導入事例

当社は2000年にJASDAQ市場に上場していますので、金融商品取引法（いわゆる日本版SOX法）に対応する内部統制への取り組みが必要になります。2006年夏頃から内部統制に関するセミナーに参加し、担当役員、内部監査室長、経理部長が中心となって、内部統制に関するアウトラインを決め、金融庁の実施基準案が発表された11月末に、連結子会社を含めた8名による内部統制プロジェクトを発足させました。

内部統制プロジェクトを進めるためには、「業務フロー図」「リスクコントロールマトリクス」「業務記述書」のいわゆる3文書の作成が急務でしたが、もちろんゼロから作り上げることは現実的ではありませんので、システム導入が前提となりました。

選定にあたっては、機能面・価格面・使いやすさ・サンプル面の充実という四つの視点から検討しましたが、簡便さを売りにするものは修正時の対応力が低く、逆にシステム構築・運用・評価がセットになったようなシステムはコストの面で問題がありました。

その中で奉行DOCUMENT Packの導入を決めたのは、当社がOBCと協業していて製品に対する予備知識があったこともありますが、それ以上に33プロセス・700コントロールという充実したサンプルがあり、実際にデモを行ってみた結果、機能面や使いやすさも高いレベルであったためです。12月に行われたプロジェクトの会合でメンバーに紹介し、ほとんどその場で採用を決定し、年が明けてすぐに発注しました。

奉行DOCUMENT Packを実際に使用してみると、このシステムは勘定奉行の業務フローがベースとなっているので、内部統制の鍵となる経理部門ではサンプルとのマッチング度も高く、文書作成が非常にスムーズに行えました。逆に、販売・購買・発注といった、いわゆる業務の入口に当たる一般業務プロセスについては、小売業・卸売業を対象に設計されているため、当社のようなソフトウェア業とは少し異なります。しかし、豊富なサンプルを参照することで、自社独自のものにカスタマイズすることができたと思います。サンプルを上手く取り込めることが奉行DOCUMENT Packの魅力だと思います。

内部統制文書は一度作成すれば終わりというものではありませんから、「Plan・Do・Check・Action」のスパイラルアップを行うためにも、まずは現状を文書化し、実際に運用してみることが大切なのではないでしょうか。