導入事例

株式会社ワールド・ワンが運営する店舗は、沖縄系居酒屋が4店舗と郷土料理系居酒屋が2店舗、バーが1店舗に、2008年4月にオープンした「琉球和食」という新ジャンルを提供する「金魚すさび」を含めて10店舗。こだわりの食材で作られる名物料理はもちろん、スタッフの活気や店の雰囲気も人気だ。

「創業当初から『人』にこだわり、社員・アルバイト全員がチームで会社を創ることを最も大事にしてきました。」と語るのは、株式会社ワールド・ワン 代表取締役の河野 圭一氏。　現場が本当に必要とする情報をリアルタイム、且つ的確に伝える仕組みを追い求め、改善を繰り返した結果、今のシステムの形となった。

「以前は、店舗のPOSシステムで集計された結果をもとに各店長が営業日報を本社に報告。　本社ではエクセルで日次決算資料にまとめなおし、各店舗にFAXしていました。しかし、店舗数の増加と共に処理が追いつかなくなり、システムによる効率化が迫られていました。」と代表取締役の河野氏は語る。

店舗の拡大に伴う明細データの増大といった課題や、将来の目標として掲げる店舗数拡大に耐えうる経理の仕組みを構築するためにも、会計業務のスリム化と効率化が早急な課題となっていた。

このような状況を改善するため、中心となってシステム化を整備したのが財務部部長の砂川氏だった。「アナログ作業をシステム化する必要がありましたが、その際に大切にしたのは、アナログとデジタルのメリハリでした。」と語る。

「例えば、各店舗の売上などはシステムにより即時に集計が可能ですが、営業日報は1日の終わりの確認と意識付けの意味としてあえて手書きを残しています。しかし、一方で、勤怠データについてはデータベース化し、即時に勤怠データが本社に届くしくみにしました。また、日報の連絡はFAXをやめ、グループウェアを通じて配信しています。」

同社のシステムは、各店舗のPOSシステム、本社側の財務会計システム（勘定奉行）・給与計算システム（給与奉行）、店舗と本社の情報を集計する「元気の出るシステム」、そして社員とのコミュニケーションツールとしてのグループウェアで大きくは構成されている。

外部システムと各店舗のPOSシステムからは、店舗別仕入明細データや日次の売上データを勘定奉行に自動で取り込んでいる。また、給与奉行と連携することにより、人件費データの取り込みを効率的に行っている。最終的には勘定奉行に取り込まれたこれらの財務データと、アルバイトスタッフの勤怠・シフトデータ、来店顧客の情報や天候などの非財務データを加工することにより、各店舗進捗状況表、日次決算資料、利益ペース計算表、日報の4種の財務資料が翌日の2時には社長のコメントと共に現場に落としこめる仕組みだ。 また、店舗別の利益や費用対効果などの全ての情報をまとめた店舗実績表を基に、月2回の店舗経営についての会議を行っている。このような資料を使って行う会議では、現場から挙がる仮説を、数値で検証できるようになったことが大きな効果を生んでいる。現在は、さらに資金繰りも日次で預金口座別に確認することができている。「店舗実績表は月末に締めて翌月の10日には出すことができています。予算・前年対比・月次の進捗など、これを見ると全ての情報がわかります。」と河野氏。

「全ての仕訳伝票を店舗別に細かく切ることで、各店舗の損益が正確に把握できる仕組みです。そのため、月間仕訳データは1万2千件、決算時には15万件の仕訳が発生しますが、取り込みも簡単なのが助かっています。勘定奉行のパフォーマンスに関しても全く問題なく、非常にスムーズに動くので満足しています。」と砂川氏は語る。

POSシステムからの店舗データと、勘定奉行の経費データをうまく統合させ、経営に関わる情報の集計と落とし込みの早期化を実践している。それぞれのシステムが一体となり、「社員・アルバイト全員がチームで会社を創る」ことを下支えするすばらしい仕組みだ。