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導入事例

奉行シリーズと勤怠・人事ワークフローの導入により
業務効率化に加え、社員の行動が変わる仕組みを構築

GMOクラウド株式会社
(東京都渋谷区)

導入製品 奉行シリーズ
事業内容 ホスティングサービスおよびセキュリティサービスを中核とした総合インターネットソリューションの提供
資本金 9億1,690万円(平成24年12月31日現在)
東京証券取引所マザーズ上場企業
(証券コード:3788)/2005年12月
年商 連結9,409百万円/単体4,975百万円
(平成24年12月31日現在)
従業員数 連結433名/単体202名(平成24年12月31日現在)
子会社 18社 連結14社(国内9社、海外5社)、非連結4社(海外4社)

GMOクラウド株式会社

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ホスティングサービスやセキュリティサービスを中核とした各種インターネットソリューションの提供により成長を続けるGMOクラウド株式会社。会社の成長とともに増加の一途を辿る社員の勤怠集計、給与計算に時間がかかるうえ、勤務実態がリアルタイムに把握できず、規則に準じた管理やマネジメントが困難な状況であった。また、3ヶ月に一度実施する人事評価をEXCELで管理しており、評価結果を効果的にフィードバックする仕組みもなかった。奉行シリーズ及び勤怠・人事ワークフローの導入により、大幅な業務効率化を実現。さらに、人事情報・勤務実績が透明化されたことで、社員の行動が変わり、残業や休日出勤の抑制による人件費削減や、人事評価制度の効果的運用の実現といった効果を生み出している。

課題1 勤怠情報を出勤簿で管理していたため、各部門からの収集や入力業務に時間がかかっていた。 効果1 勤怠ワークフローの導入により、勤怠データが自動収集され、給与奉行にそのまま連携できるようになり 、業務時間が大幅に短縮された。
課題2 人事評価結果の社員へのフィードバックや、勤務実績をリアルタイムに把握できる仕組みがなく、マネジメントが困難な状況であった。 効果2

人事情報や勤務実績の透明化により、社員の行動が変わり、人事評価制度の効果的な運用、人件費削減につながった。

課題3 スタンドアロン版では業務分担ができず、非効率なうえ属人化によるリスクがあった。 効果3 ネットワーク版を導入し、複数の担当者による業務分担が可能に。業務生産性向上に加え、属人化のリスクを解消した。
導入に至る経緯、選定ポイント 業務生産性向上を目的に、人事労務システムを大幅に拡張

森田 広志 氏
コーポレート部
管理セクション
セクションチーフ
森田 広志 氏

GMOクラウド株式会社様は、1996年のホスティングサービス事業の開始を皮切りに、セキュリティサービス、翻訳サービスなどのソリューションサービスの開発・運用と順調に事業を拡大してきた。2005年12月に東京証券取引所マザーズに上場を果たし、現在は、国内・海外合わせて18社の子会社を抱えるグループ企業である。2011年9月に提供を開始したクラウドサービスにおいては、わずか1年強で顧客数1,600社を超える国内最大級のサービスに成長させた。このような企業の成長に伴い、増加し続ける社員の人事労務管理に現行システムでは限界を感じていた。
同社が抱える課題は、大きく2つあった。1つは、勤怠集計・給与計算業務の効率化、もう1つは、人事評価結果を社員にフィードバックする仕組みの構築である。

「私が人事労務業務を一人で担当していた頃は、社員数も100名位でしたが、ここ数年で2倍に増え、とにかく勤怠集計と給与処理にとても時間がかかっていました。」当時を振り返り、コーポレート部 管理セクション セクションチーフ 森田広志氏は語る。「勤怠情報を紙の出勤簿で管理していたので、各部門から集めてEXCELや他ソフトに入力し、その集計結果を給与奉行に手入力していました。入力の手間もありますが、ミスの不安も大きかった。給与計算後は、給与明細書を印刷し、社員に配付する業務にまた1日掛かり。当時は、人事奉行・給与奉行共にスタンドアロン版を利用していたので、業務効率が悪い上、自分一人でシステムを運用しているリスクも常に感じていました。」
このような課題解決を目的に、勤怠ワークフローの導入及び奉行シリーズのネットワーク版へのバージョンアップ、さらに、給与明細照会Webシステムを導入した。

また、もう1つの課題として、同社では、目標管理制度を採用しており、3ヶ月に一度人事評価を実施しているが、評価はEXCELで管理しており、迅速かつ効果的に社員へフィードバックする仕組みがなかった。3ヶ月という短い周期で行われる目標設定と評価を通して、同社の成長の基盤である強い人材が育成されており、実施後は、迅速なフィードバックが求められる。そこで、人事奉行で管理している人事情報をWebで照会できる人事ワークフローを導入し、EXCELから取り込んだ評価結果を、すぐに、そしていつでも照会できる仕組みを構築した。

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システム概要

GMOクラウド株式会社では、様々な人事情報を一元管理できる「人事奉行」、年間給与業務を迅速かつ正確に処理できる「給与奉行」を基盤に、勤怠ワークフロー、身上申請ワークフロー、人事情報の閲覧、給与明細の照会が可能なWeb型のフロントエンドソリューションを導入。

日々の打刻データや、申請・承認を経た残業・休日出勤・有休といった勤怠データを基に勤怠集計が自動的に行われる。社員や部門長は、Web上で自身や部下の勤務実績をリアルタイムに照会することができ、残業や休日出勤等の傾向把握が可能だ。同社では、残業時間を超過した社員及びその上長に対し、アラートメールを自動配信し、36協定の遵守に努めている。勤怠データや身上異動データは、給与奉行・人事奉行にそのまま取り込め、常に最新の人事情報に基づいて正確に給与計算が行える。給与計算後は、指定日に給与明細データが自動公開され、社員はいつでもWeb上で明細書を照会できる。また、財務会計システム「勘定奉行」と直接連携し、給与賞与に関する仕訳伝票を自動作成することが可能だ。

人事奉行では、所属や役職・等級などの異動履歴や滞留年数をはじめ、添付書類や顔写真といった画像データなど、様々な社員情報を一元管理できる。同社では、人事奉行で管理している人事情報を、社員や部門長がWeb上で閲覧できるよう公開しているため、過去からの人事評価推移や手当の変遷、現在の等級をいつでも確認可能だ。その他、保有している資格や健康診断履歴、住所等を確認できるため、社員と総務部門との人事情報の不一致を防止し、常に正確な情報を保持できる。もちろん、部門長が部下の人事情報を閲覧することもできるため、人事計画や能力開発といったキャリア形成の上でも役立てることが可能だ。

システム概要図


導入効果と今後の展望

伊藤 摩衣子 氏
コーポレート部
管理セクション
労務総務グループ
社会保険労務士
伊藤 摩衣子 氏

大幅な業務時間の短縮に加え、マネジメント強化を実現

勤怠ワークフローの導入により、各部門の勤怠データが自動収集され、給与奉行にそのまま連携可能に。入力の手間やミスがなくなり、正確かつ迅速な給与計算が行えるようになった。「以前は、出勤簿を手元に集めてから担当者2人で丸2日かけて入力していたのですが、データ確認のみの作業に変わり、本当に楽になりました。給与明細照会Webの導入により、印刷・封入・仕分け・配付といった丸1日かかっていた業務もなくなり、大幅に業務時間が短縮されました。」と、森田氏は語る。また、奉行シリーズをネットワーク版にしたことで、複数の担当者による業務分担が可能となり、総務担当者の役割分担はもちろん、これまで総務から提供していた月次の給与データを、経理担当者が自ら取得できるようになり、属人化のリスク解消と同時に業務効率化を実現した。

更なる効果として、森田氏は次のように語る。「システム導入に合わせて、就業規則の運用について再度社員に説明を行いました。曖昧な解釈を正し、規則や法令に則った管理を徹底する良い機会になりました。」コーポレート部 管理セクション 労務総務グループ 社会保険労務士 伊藤摩衣子氏は「残業や休日出勤の申請を徹底し、部門長が社員の勤務実態を常に把握できるようになりました。これにより、部門長自らが残業や休日出勤を抑制しようと社員やアルバイトに働きかけている部門もあり、結果として、労働環境の向上にも繋がっていると感じます。」と語る。

また、人事ワークフローの仕組みを活用し、人事評価の結果を迅速にフィードバックすることが可能になった。社員が自らの人事情報を照会することが目標を意識する機会になり、また、最新の評価と合わせて過去からの評価推移を振り返ることができ、目標管理制度の効果的な運用を実現している。
このように、同社では、総務部門が勤怠情報や人事情報を透明化する仕組みを提供したことにより、社員自身が意識を変え、自発的にマネジメントを実践するという素晴らしい効果を生み出している。

更なる企業成長を支える人事制度の構築を目指す

今後の展望について、伊藤氏は次のように語る。「残業時間が基準を超えた社員には産業医の面談を義務付ける等、勤怠情報を活用したメンタルヘルス対策をきちんと整備したいと思っています。」森田氏は、更なる企業成長に向けて抱負を語る。「来期は、人事制度の大きな変革に取り組む予定です。企業の成長に合わせて、相応の人事制度を構築していかなければなりません。奉行シリーズは、なくてはならない存在です。」

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会社名: GMOクラウド株式会社
事業内容 ホスティングサービスおよびセキュリティサービスを中核とした 総合インターネットソリューションの提供
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年商 連結9,409百万円/単体4,975百万円(平成24年12月31日現在)
従業員数 連結433名/単体202名(平成24年12月31日現在)
子会社 18社 連結14社(国内9社、海外5社)、非連結4社(海外4社)
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