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 経理・会計業務のアウトソーシングを請け負ううえで最も気を使う点は、顧客データの取り扱いです。これまでのノウハウの蓄積で、サーバー内には常に最新のデータを保存するといった社内的な管理体制は徹底していましたが、顧問先からデータを持ってくる仕組みづくりには困難な面が多くありました。以前はフロッピーなどを使って運んでくるか、あるいは顧問先の担当者様にご郵送いただいていたのです。
Ｅメールで会計データを送ってもらおうともしたのですが、期を重ねるごとにデータの容量が大きくなり、メールではうまく送れないケースが出てきました。結局、十何枚ものフロッピーやＭＯにデータを落として持ってくる、もしくは郵送していただく方法にならざるを得ませんでした。遠隔地の顧問先企業となると、郵送にかかる時間的ロス、紛失や破損の心配もあります。そもそも、複数のメディアにデータが混在する状況は事故の元でもありました。
最近は会計業務の受託に加えて、業務の効率化や経営面でのアドバイスを求められるケースも増えてきており、顧問先と会計情報をスピーディーに共有することが重要になっています。いずれネットワークを活用したシステム運用が必要不可欠になると考えていましたが、そんなとき、登場したのが「勘定奉行シンクロシステム」だったのです。
「勘定奉行シンクロシステム」では、データの受け渡しを追加・修正した「差分データ」だけのやり取りでおこないますので、当社と顧問先企業とのあいだでデータの整合性を保ちながら素早く簡単に、お互いの会計データをシンクロ（同期）させることができます。バックグラウンドにＥメールを使用でき、当然、データはすべて暗号化されていますから、セキュリティ面も万全です。
データを受信すれば、どこに追加･修正を加えたかリスト化して確認できるうえ、許可したデータの更新作業はソフトが自動的に進めてくれるので、人的な計算ミスの心配も不要になります。入力のたびにデータを送信することもできますし、運用ルールを決めて定期的にシンクロすることも可能なので、顧問先の都合に合わせて作業することができます。また、顧問先によるデータの上書きについても、それが優先させてよい更新なのかを確認できるため、整合性のとれた情報管理がおこなえます。
経営面のアドバイスにおいても大きなメリットが生まれます。たとえば、これまでは顧問先企業から提出される３カ月もしくは半期のまとまった数字をもとに今後の経営戦略を考える、といったタイムラグが発生していました。「勘定奉行シンクロシステム」を使って会計データをシンクロさせれば、顧問先の最新の情報をもとに経営戦略を支援する助言ができます。経営環境の変化が激しい今日、とくにこの点は重要だと思います。 |
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 いくつかの顧問先企業とのあいだで、「勘定奉行シンクロシステム」の効果が確実にあらわれてきています。
顧問先のひとつである金融機関の子会社では、月次決算のスピード化が重要な課題になっていました。監査対応も含めて、親会社への月次報告を翌月の５日前後には済ませたいというニーズがあったのです。従来の方法では、顧問先の作業と私どものチェックで５日かかっていましたが、「勘定奉行シンクロシステム」を活用することで、チェックと修正作業まで含めて３日で完了できるようになりました。本来かかる時間を考えると、大幅な時間短縮につながっているので、たいへん喜ばれています。
別の顧問先でのシンクロシステムの導入例として、いわゆる町の電器屋さんがインターネット上の販売で業績を伸ばしたケースがあります。そこは60期以上も続いている老舗の販売店なのですが、量販店の勢いに押され、製品の販売よりも修理やメンテナンスが仕事の中心になっていました。
それまで経理は社長が手書きでおこなっていましたが、収益が落ち込むなかで社長のお孫さんがネット上に出店したとき、業務拡大に合わせて当社がお孫さんから経理面での相談を受けることになりました。そこで提案させていただいたのが、サイト運営会社から提供される売上データを、そのまま「勘定奉行シンクロシステム」に読み込んでしまおうという新しい会計システムの導入です。
もともとパソコンに向かって仕事をしている時間が長いので、そのついでに「勘定奉行シンクロシステム」にデータを入力する、読み込むという作業をしていくと、自然に会計処理が終わってしまいます。
そのデータをメニューからクリックして当社に送ってもらい、チェックをしたうえで、分析資料、コメントなどを数日後に送信することができます。もちろん、間違った処理は修正して返しますので、そのまま受け入れてもらうだけでＯＫです。今ではネット上の店舗が実店舗の販売額を大きく上回るほどに成長し、売上向上に貢献することができました。
先の金融機関子会社については、同社の立ち上げ時に新規ビジネスに合わせて科目体系を検討したほか、当社の伊藤が中心となって「勘定奉行」の扱いに不慣れな経理担当者へ操作指導もおこないました。会計面でのサポートサービスの一環として、貸出件数や平均残高といった経営分析用の資料を提供できるようになったことと、分析に時間が割けるようになったことも、とても有意義な効果です。今後は予算づくりなども含めて経営面のアドバイスをさらに充実させようと考えています。 |
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当社が「勘定奉行シンクロシステム」を推奨している大きな理由は、ソフトが実績および継続性、拡張性の面で優れていることにほかなりません。
顧問先企業に多い中小企業が成長していく過程では、そのステージに合わせて会計ソフトのバージョンアップや、システムの拡張をおこなう必要が出てきます。税制改正など、外部環境への対応も求められるでしょう。その点、「勘定奉行シンクロシステム」なら奉行ＬＡＮや奉行ＥＲＰ（統合基幹業務システム）などへの拡張も容易におこなえます。
今後も「勘定奉行シンクロシステム」の導入を通じて、中小企業の経営戦略を会計的側面から支援していきたいと考えています。私たちの目的は、あくまで「顧問先企業をもっと儲かるようにする」ことです。そのために経理は何をするべきか、経営者の情熱に応えられるサービスとは何かを常に追求していこうと思います。
実は現在、「勘定奉行シンクロシステム」を有効活用していただくためにセミナーの開催を計画しています。こうした機会を通じて、さまざまな企業の経営者の方と関係を深め、より良いパートナーシップを築いていければ幸いです。 |
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