勤怠管理は、企業が従業員の勤怠状況を適切に把握することを指します。これは、労働基準法において、全ての企業に対して勤怠管理の実施が義務付けられているものです。
勤怠管理の目的は、「賃金の適切な管理」と「従業員の適切な労働時間の把握」です。
企業は、従業員に対して正しく賃金を支払う義務があります。残業代の未払い等を発生させないためにも、企業は従業員の労働時間を適切に把握しなければなりません。そのため、労働日ごとの始業時間・終業時間の管理を行います。また、労働と健康との因果関係が叫ばれるようになって以降は、残業時間や休日出勤のデータで「従業員の健康管理」も行うようになっています。
勤怠管理は、管理監督者を除く全ての従業員が対象です。管理監督者は、「部長」「工場長」といった、従業員の労務管理に一定の責任を持っている立場の従業員のことを指します。
ただし、2019年4月以降は「働き方改革関連法」により管理監督者も労働時間の把握が必要になります。
勤怠管理において把握するべき範囲は、以下の5項目が必須です。
- （1）出勤、退勤時刻と労働時間
- （2）遅刻や早退の回数と時間
- （3）時間外労働時間と深夜労働時間
- （4）休日出勤日数とその労働時間
- （5）有休日数、有休残日数
勤怠管理に使われるツールには、タイムレコーダー、Excel表管理、手書き出勤簿、勤怠管理システムなどがありますが、2019年4月以降は「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に従い、始業・終業時間の確認および管理を以下の2つの方法で行うよう指定されます。
- （ⅰ）企業が自ら現認することで確認・記録
- （ⅱ）タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認・記録
また、労働時間を記録した書類については3年間の保存義務があり（労働基準法第109条）、勤怠管理の記録も該当します。
「働き方改革関連法」に伴い、労働時間に関する法律が2019年4月に改正されます。勤怠管理は、働き過ぎを防ぎ、従業員のワーク・ライフ・バランスを実現するためにも重要な業務であるため、法律が改正されるごとに内容をしっかり確認することが大切です。
参考
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