出勤簿は、労働者名簿、賃金台帳とともに労働基準法で定められている「法定三帳簿」の1つで、従業員の労働日数・労働時間数・時間外労働などを把握するために、従業員の労働日ごとに始業と終業時刻を確認し記録する帳簿をいいます。
対象者はパートタイム・アルバイトを含む全ての従業員で、2019年4月からの労働安全衛生法の改正により「管理監督者の労働時間の把握」も義務化されるようになります。
出勤簿の作成に関して、労働基準法には明確な規定はされていませんが、厚生労働省の通達「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に従い、以下の方法を原則として、企業は労働者の始業・終業時刻の確認と記録を実施しなければなりません。
- 使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
- タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。
タイムカード等の客観的な記録に基づき、労働時間数（始業時間と終業時間）が正確に把握できれば、記録方法や様式の規定はなく、出勤簿への記載事項は「氏名」「出勤日」「始業時間」「終業時間」「休憩時間」を記入するのが一般的です。
ただし、タイムカードは必ずしも正確な出勤、退社時刻を反映しているといいきれないため、作業日報や残業許可書などと照合し、正しく打刻されているかを検証する必要があります。もしタイムカードの打刻時間と実際の労働時間に大きな違いがある場合は、打刻時間の修正を行います。
出勤簿は、従業員の最終出勤日から３年間保存することが法令上義務づけられています。2005年からは、以下の必要条件を満たす場合に限りパソコン等での保存も認められています。
- 法令で定められた要件を十分に備えたうえで、事業場ごとに画面上に表示し印字できること
- 労働基準監督官の臨検時等での必要事項の明確な開示と提出ができるシステムであること
- 誤って消去されず、長期に渡って保存できること
万が一、３年以内に出勤簿を廃棄もしくは紛失した場合には、労働基準法120条に基づき「30万円以下の罰金」が課せられます。
こちらの記事もおすすめ
関連リンク
