固定資産の管理、煩雑になっていませんか？「経理の畑サイト」公開を記念して行ったキャンペーンで経理の方からお悩み業務を募集したところ、最も多かったのが「固定資産管理」でした。
今回は、キャンペーンの一環として専門家・葛西一成さんに取材を行ない、固定資産の管理方法について話を伺ってきました。上場企業の経理部長を経てアドバイザーとして独立された、実務経験のある葛西さんだからこそのノウハウ、ぜひ参考にしてみてくださいね。
――今回は、葛西一成さんに「固定資産管理」について伺ってまいります。まずは自己紹介をお願いできますか？
葛西さん：経理実務の専門家として活動しています、葛西と申します。上場企業に対する会計システムの導入支援、セミナー講師や執筆活動といった仕事をしています。
キャリアのスタートは、大学卒業後に入った通信機器メーカーの子会社です。そこから、親会社である上場会社に移り、決算業務や連結開示といった仕事を経験してきました。
その後、スキルアップを目指して転職。食品系やIT系の上場会社や上場子会社など、いろいろな会社を渡り歩いてきました。制度会計、管理会計などをメインで経験してまいりまして、特に会計システムを含むシステム導入の仕事が印象に残っています。このときの経験が、独立後の今も活きているなと思いますね。上場企業2社で経理部長を経たのち、独立しました。出版社からのお声がけや、他社さんからのアドバイザー打診があり、「これは独立してやっていけるな」と思い、決断したという感じです。
独立後は、上場企業に入り、連結や単体といった決算開示支援をやらせていただいています。あと、会計システムのアドバイザーとして導入支援やサポートをしたり、CPAラーニングという無料のオンライン講座の実務家講師で動画配信を行ったり、書籍や雑誌での連載記事などの執筆活動を行ったりしています。
――自己紹介でお話いただいたように、実務経験をお持ちのアドバイザー目線でお答えいただきたいと思います。よろしくお願いいたします。
葛西さん：よろしくお願いいたします！
――では、さっそく「固定資産管理」業務でのお悩みについて伺っていきたいと思います。キャンペーン募集者からは、「入力方法がきちんと決まっておらず、担当者によって名称のつけ方や摘要の入力内容がまちまち。資産の入れ替えがあっても、元の資産登録が大雑把で除却できない。どうしたらいいでしょうか」という具体的なお悩みが挙がってきました。これは結構あるあるなお悩みですか？
葛西さん：そうですね。なかなか表に出てくることはないですが、割と経理の皆さんが悩まれていることなんじゃないかと思います。
今回のテーマは固定資産管理ですが、固定資産に限らず、会計システムを使う際、「どのようなデータを入力すればいいのか」というところで悩まれる方が多いと感じます。固定資産ですと、名称の付け方やデータ入力の仕方なんかが多い悩みですね。
――そもそも経理の方は固定資産管理において、どのような業務が求められるのでしょうか？
葛西さん：固定資産の管理と一口にいっても、さまざまな視点があると思っています。大きく分けると、現物管理と台帳管理の2つですね。このうち、台帳管理が経理の皆様にとって直接関わる部分になり、取得した固定資産を台帳として登録していく作業が挙げられると思います。
――なるほど。一般的にどのように管理しているのでしょうか？
葛西さん：この台帳への登録作業は、基本的にシステムを使っていらっしゃるところが多いでしょう。2027年度には新リース会計基準が始まりますから、システムで管理しなければならない固定資産が増えるという考えが強まってもいると思いますよ。
――まずはシステム管理が重要ということですね。
葛西さん：そうだと思います。では、どのようにシステムに登録、管理していけばいいのか、ということですよね。ここが経理の方の悩みどころですよね。システム活用に加えて、重要なポイントがあると思います。
――ずばり、その管理のポイントと言うのは何なんでしょうか？
葛西さん：「運用ルールを決めること」ですね。当たり前ですが意外とできていない企業が多いのではないでしょうか。具体的には、「登録粒度を見極める」「担当者を決める」というのが重要だと考えています。
――改めてキャンペーンで集まった声を見てみると、固定資産をどの粒度で管理するか、悩まれていることがわかる内容だったと思いますがいかがですか？
葛西さん：はい、どの粒度で登録、管理するかが経理の皆様の悩みになっていることがわかりますよね。皆さんにもイメージしてもらうために例を挙げましょう。たとえば、大きな機械本体と、それに付随している装置がある場合、丸ごと一式で「機械装置」として登録するのか、本体と装置とで分けて登録するのか。この登録の粒度について、企業さんによって考え方がそれぞれありますよね。
――確かに企業によって違いそうですね。粒度が細かいほうが良いのか、かえって手間になるのか、どちらだと思われますか？
葛西さん：登録は基本的に手作業なので、細かくしすぎると手間ですし、明細もそれだけ増えるため、管理も大変になるといえるでしょう。ただ一方で、細かく管理するメリットもあります。機械装置のうち、一部分が壊れて取り換えるとなったとき、細かく管理していれば、その部分だけを除却しやすくなります。これが固定資産台帳で「機械装置一式」として登録していると、その一部分がどの部分になるのかという問題が出て、除却するのが難しくなるんですね。
登録粒度の運用ルールは基準で決まっているわけではないので、会社ごとの考え方、カラーが出てくるところで、だからこそ悩ましいんです。うちの会社ではどの粒度が1番適切なのか、頭を抱えている経理担当者の方は非常に多いんじゃないかと思います。
――機械装置のたとえはわかりやすいですね。「一式」で登録していて、いざ故障したときに「ここだけ壊れたときの処理ってどうしよう」みたいな話になることがあるのかなと思いましたが、そうしたときはどうしていらっしゃるんでしょうか。
葛西さん：おっしゃる通り、ありがちな話ですよね。実際は一部分だけの除却はできず、大元が残っているならそのままにしておくというケースもあります。
――そうなると、固定資産税の面で損することになるのでは…？
葛西さん：そうですね。本当はもう使っていないものがあるのに、除却できずにいるために固定資産として載ったままになってしまっているということもあり得るでしょう。本当は除却損を出して税負担を減らせるのに出せないというデメリットはありますね。
――なるほど。ちなみに、企業によって管理の決まりがあったりするものなんですか？例えば、IPOしている企業の場合は厳密にしなければならないなど。
葛西さん：あまりないんです。ただ、除却しづらくなるデメリットがあるため、ある程度は細かい粒度で分けたほうが、その後の処理もしやすいのは間違いないです。
――葛西さんが経理部長を務められていたときには、登録の粒度に関するルールをどう部下、メンバーの方に伝えていたのでしょうか。
葛西さん：運用ルールを決めるべきなのですが、決めるのもなかなか難しいところで、実際に現物を見て「この粒度で除却できるよね」といった見極めを大事にしていました。
大規模な工場を建てて機械装置を入れたときには、現物を見に行き、「この粒度で登録していきましょう」と判断して登録するわけですね。やはり実際に見ないと、どう登録すればいいのかが見えてこないんです。
――確かに現場を見ることで見極めができますよね。
葛西さん：おっしゃるとおりです。
――ちなみに登録時は、除却を前提にした考え方をされているということですよね？
葛西さん：そうです。最後に除却することを考慮した上で実物を見て、どの粒度で登録すればいいのかを決めていました。画一的に「この粒度でいきましょう」と決めてみても、「やっぱりこの粒度は違ったね」ということが起きたりするので、大きいものを買ったときにはしっかりと現物を確認し、除却前提で登録の粒度を決めていきましょうと話していました。
現物を見ず、請求書だけを見て登録すると、内訳明細まで見て細かく入力する人がいれば、「一式」とまとめた形で登録する人もいるといった具合に、粒度がバラバラになりがちです。「現物を見て判断し、明細を登録しましょう」とルール決めしておくことが重要だと思います。
――担当者ごとの入力内容の差は、やはり多いものですか？
葛西さん：結構多いと思います。細かいところですと、カタカナ入力をする際に半角なのか全角なのかも、人によって判断が分かれるんですよ。
これは会社の規模感にもよってきますが、登録する担当者を1人に決め、「入力はこの人がメインでやる」としてしまうことが理想ではあると思います。複数人でやる場合は登録についてしっかりルール化しておく必要があるということですね。
――なるほど。粒度を決めていたとしても、本当に細かい入力内容のところでズレてしまうという可能性があるんですね。
葛西さん：入力者が複数人いると、その人の性格や個人的な思考の影響で入力内容がバラバラになりがちなんですよ。ある程度大きな規模の会社は入力の分担をしなければならないかもしれませんが、できれば固定資産の入力は専門の人を置き、登録のブレを減らすのもよいと思います。
――お話を聞いていると、固定資産の登録のタイミングから見直すことが理想の解決策なのかなとは思うのですが、今まさに悩んでいる方に対して、何かお伝えできるアドバイスはありますか？
葛西さん：まずはやはり「登録の粒度」を見直すことが重要だと思いますね。今まで一式で登録していたものが本当にそれでいいのか。お話した通り、現場に行って現物をチェックするのが理想です。
その他にも、業者からくる見積書の明細を登録する粒度として活用するのもオススメです。請求書ですと「○○一式」とまとめられていることが多いですが、見積書ではより細かく商品単位で分けて記載されているはずです。その見積書を参考に固定資産を登録し、名称も明細書に記載されている名称を使用して登録していくのも良いかもしれません。
また、担当者決めが重要であることもお話させていただきましたが、データを検索する中で、検索しやすい名称の付け方など、「こうだったらいいのにな」というその人なりの考えがあると思うんですね。その考えを1度まとめてみるのも良いと思います。
その言語化ができれば、属人化することなく、チームや部内でルールとして展開できるといえます。その内容を上長の方に「こうすれば検索がしやすくなるから、この形で運用してみたい」と伝え、承認を得て部内のルールとして浸透させていくというやり方もあるんじゃないかなと。
――検索のしやすさが、入力ルールになると。
葛西さん：はい。データとして持つということは、何かしら検索することがあると思います。検索のしやすさという観点で工夫することが、入力ルールにもつながってくるんじゃないかなと。
システムで枝番のマスターデータを持てるようであれば、枝番で詳細に管理するといった考え方もありますよね。
――葛西さん的に、枝番などでカテゴリーを分けて管理されている企業さんのほうが上手くいっているなという感覚がありますか？
葛西さん：そうですね。枝番を持てるシステムなのであれば、枝番を付与してしっかり管理するほうが管理しやすいところがあると思います。
固定資産の管理は、現物と台帳とを結びつけなければならないんですよ。大体の企業さんが年に1、2度、現物のチェックを行いますが、そのチェックのためにも台帳と現物とを紐づけられるような管理法を確立していただきたいですね。「一式」と登録していると、どこまで一式としているのかがわからなくなってしまうため、やはりもう少し粒度を細かくして管理するほうが良いでしょう。
最近ですと、固定資産の現物にバーコードを付け、固定資産台帳のバーコードと連携させる仕組みもあり、簡単に管理を連動できるようにしている企業さんも増えてきています。特にメーカーにとっては固定資産も自社の財産ですから、重要視して対応することが必要かなと思いますね。
――現物のチェックをする際も、経理や管理部隊の方が現地に行くケースが多いのでしょうか。
葛西さん：そうですね。工場経験のある方がメインではありますが、本社の経理が一緒に行って見ることも重要だと思います。
工場にある機械ですと、本社の人間が常に見ているものではないですから、現物の写真データを持っていって照らし合わせることでチェックします。写真付きでデータ管理しようとすると、データ容量が大きくなりますから、Excelよりシステムを使うほうが使い勝手が良いでしょうね。
――固定資産は、購入ではなくリースするケースもあります。いわゆるオペレーティングリースですが、こういった「買わない」ものの場合、固定資産管理のように登録して管理する会社と登録しない会社と、どちらが多い印象ですか？
葛西さん：登録しない会社が多いでしょうね。ただ、理想としては登録して管理したいところだと思います。オペレーティングリースでどういう資産が会社にあり、それがどこに置いてあるのかまで本当は確認できるようにしておきたいところだなと。
これは私の経験ですが、1年更新で契約していたケースで、実は誰かが間違って廃棄してしまいもう現物がなくなっているのに、ずっと費用を払い続けていたということがありました。
――無駄にお金を払っていたということですね。
葛西さん：そうです。廃棄されていたことを把握できずに毎月払っていたというのは、まさに無駄ですよね。こうしたずさんな管理と無駄なキャッシュの流出を防ぐためにも、管理はしっかりしておきたいところです。
――2027年度には新リース会計基準が強制適用されますね。
葛西さん：ええ。ちょうど良い機会になるのではないかと思います。こういった法改正などのタイミングで固定資産管理を見直す企業は多いです。
キャッシュアウトを防ぐため、購入ではなくリースする割合が増えてきていることもあり、先ほどお話したような「実はもう現物がないのに、無駄にお金を払い続けていた」ケースは、実はあちこちの現場で起きているだろうと思います。現場は管理について厳格な認識がなく、壊れたものは捨ててしまう。経理はその事実を知らず、今までの処理を継続していた結果、無駄なお金を払い続けていたということになる。これは問題ですね。
また、ものはあるものの、倉庫に置きっぱなしにしており、使っていないのに、契約したままになっているから払い続けているというパターンもあります。固定資産の管理と同じく、リース品に関しても経理が現物を見てチェックしたほうが良いです。これは私が経理の現場で働いている方にもよく伝えていることです。
現場の方にチェックしたかどうかを聞いているというところもあるのですが、現場の方も忙しいですから、「チェックした」とだけ報告し、本当にしっかりチェックしているか疑問なこともあります。毎回同じ内容だからと、きちんと現状を確認せず「去年と同じです」と返答されている可能性もあるため、経理の目でもしっかり確認するのが良いです。
現場としてもしっかりチェックして、使用していない資産やリースを減らすことで、部門の費用もへらすことができるメリットがあるんですけどね。
新リース会計基準については、重要性の観点からオンバランス化しなくてもよいリースもあるのですが、そのあたりの資産も含めてすべてデータ管理すべきではないかと思っています。オペレーティングリースの資産と契約書と紐づけて一元管理できるようにしておくことで、資産管理を厳格化できます。このタイミングを活かしてそれを目指すのが良いでしょう。
――実際のところ、どのように固定資産管理をしている会社が多いでしょうか。システムを使われているところが多いですか？
葛西さん：いえ、まだExcel管理をされている企業もあります。また、システムで管理していても、それは有形固定資産だけで、リース資産や無形の固定資産はなぜかExcelで管理しているというパターンもあります。
これはシステムを使いこなせていないからかもしれませんし、そもそもシステムの機能がすべての資産の管理に対応していないかもしれません。しかし、システムでの管理とExcelでの管理に分かれてしまうと作業が煩雑になるため、できればシステムで一元管理できるようにしていただきたいなと思います。
――アドバイザーとして、顧客企業にもそういったお話はされていらっしゃるんでしょうか。
そうですね。先ほども話題に出てきました新リース会計基準の件が良いタイミングになりますから、これを機にシステム管理に移行していくべきですよとお伝えしています。
葛西さん：Excelですと、実は減価償却の計算式が間違っているケースもあるんですよ。年代によって償却の計算方法が変わっていることがあり、Excelの関数で細かく作りこんでいても、そこまで対応できておらず何かしら間違っているという。「よくここまで作りこんだな」と思うExcelで管理されている企業もありますが、変更に対応し切れず、結果的に間違ってしまっているのはもったいないです。固定資産の管理というジャンルにおいては、システムが必須だと思います。
今Excel管理をされている場合は、まずどうすればシステムに置き換えられるのかを考えていただきたいです。システムであれば仕訳も自動生成できる場合がありますので、業務の効率化にもつながります。
――システム導入のお話をされるとき、お客様の反応はいかがですか？抵抗を示されるケースも多いのでしょうか。
葛西さん：まず気にされるのが導入コストですね。管理部門は利益を上げる部門ではないので、そうした部門にシステムを入れて投資することに対して消極的な姿勢を示されることはあります。でも、やはり作業工数や正確性の担保のためにも、システムは入れたほうが良いですから、そのことをお伝えするようにしています。
あとは「面倒くさい」ですよね。やはり最初の作業の大変さがハードルだと感じられているケースは多いのかなと。ただ、これも実際に入れてみると「やっぱり良かった」とおっしゃられるので、導入後の効率アップを考えると、導入時の苦しさをぜひ乗り越えていただきたいなと思っています。
私への相談で多いのは、もうシステム導入をしているもののExcel管理もしているという中途半端に両方使っているパターンの企業です。繰り返しになりますけど、「何とかしたい」と思いながらも着手できていなかった企業にとっては、基準の改正など何かのタイミングがあったときに一気に業務効率化を計るのが1番だと思いますので、今の時期は本当にチャンスだと思っています。
――新リース会計基準の関心の高まりは感じられますか？
葛西さん：そうですね。上場企業やその子会社が新リース会計基準の適用になるため、相当数の企業がその対象となります。そうした企業の経理の方がかなり心配されているようで、私が開くセミナーにも多くの参加があり、知識を蓄えていらっしゃる様子がうかがえます。
ただ、実際にどう対応していくべきかという検討段階で踏みとどまっている経理の方が多いのかなと思います。他社事例も見えづらいため、場合によってはシステムベンダーさんに相談してみても良いかもしれません。
――ベンダーに相談すると、そのままそのシステムを導入しなければならなくなるのではという不安がありそうです。
葛西さん：そうですね。ただ、相談してみないことには何もわからずどうにもならないと思うので、まずは積極的に動いて相談してみるのは大切なんじゃないかなと。
コンサルに依頼できる場合は良いですが、そうではない企業は、やはりシステムベンダーさんとうまくコミュニケーションを取りながら情報を集め、どこから始めるべきなのかを見定めてやってみるのもひとつの手だと個人的には感じています。
固定資産の領域は、システム導入でかなり楽になる典型的なところだと思うんですね。もちろん、手作業がゼロになるわけではないのですが、システムにデータが一元管理されているというのは、かなりの効率化につながるため、その理想に向かって取り組んでいただきたいなと思います。
実は、システムに切り替えたことで、Excel管理時代の計算が間違っていたことに気付かれるケースもあるんですよ。そういった意味では、システム導入は、経理の作業の正確性の担保にもつながると思います。
――本日はありがとうございました