株式会社水野鉄工所｜仕入在庫管理ソフト・会計ソフトの導入事例｜奉行シリーズ

課題

1. 各部署が独自に購買業務を行い、ダブリ発注等が発生、購買管理が困難であった。
2. 経理部門と生産部門で「経費」の見解に相違があった。
3. 会計処理に時間がかかり、現状を反映した決算書の作成が困難。
4. 「コスト削減」への取組に、漠然としか指示・対応できなかった。

効果

1. 起票から承認、発注伝票・仕入伝票の作成までの一連の流れをシステムでリアルタイムに管理。
2. コストに関して共通の認識が持て、正確な現状把握も実現。
3. 購買ルールの明確化、標準化で重複作業が大幅に減少。業務効率が向上した。
4. コスト増などの問題特定が可能になり、具体的な対応策を実行できるようになった。

購買・経費申請システムを導入し、承認の手順や、記載方法、勘定科目の分類などを発注時にすべて記入するようになったことで、発注者が「いつ、どこで、どこに、なんの目的で、どのくらい発注したか」などが明確になり、結果としてコスト意識も大きく変わりました。

たとえば大量に使用する潤滑油や切削油などの使用量も、全体の年間使用量ではなく、課単位、グループ単位、もっと細かく機械単位で使用量が把握できるようになりました。

また、今までは切削油を仕入れるときに、各部署が各々の判断で価格交渉を行い、少しでも安く仕入れることがコストダウンだという意識でした。しかし今では、システムから得られた数値を基にして、値段の高い切削油を使ったとしても、作業効率が上がったり、品質が向上したり、機械寿命が延びたりといったトータルコストに対するメリットが明確になったことにより、各部署で費用を掛る際の適切な判断を下すことが可能になりました。

今までの「コストを削減しなさい」という漠然とした投げかけに対して生産部門は、「自分たちはしっかりやっている」という自負と、何が問題なのかが見えてこないというもどかしさがあったのだと思います。

システムの導入によって「問題の所在が明らかになるような材料」を具体的に得られるようになったたことで、問題が特定できるようになり、自分たちでしっかりとした改善策・対応策を考えてくれるようになりました。

さらに、生産部と経理部とのデータの共有が行われた結果、仕入に対する認識も会社レベルで変わってきたのだと思います。

経理部としても、起票時のデータがそのまま蔵奉行の発注伝票・仕入伝票作成に連動し、さらに勘定奉行へと流れることによって、手書き伝票の再入力の手間、台帳の不整合が無くなるといった効果が出ています。結果、年度末の損益計算書作成だけではなく月次決算レベルでも大幅な時間短縮が実現しました。また、支払明細の自動算出をカスタマイズしたことで、製造業に多い“手形による支払管理”にも対応しています。