導入事例

社団法人相模カンツリー倶楽部

  • その他
  • ゴルフ場特有の管理システムをOBCの柔軟なカスタマイズで刷新
    業務負担の軽減を可能にし、更なる顧客サービスを創出
    所在地
    神奈川県大和市
    従業員数
    110名
    会員制ゴルフ場のという業種の特殊性に加え、勤怠条件が異なる従業員の混在など管理業務においても特殊性が高いことで、手書き処理対応が中心になっていた私どもの業務を効率的なものに刷新できたのは、ゴルフ場の管理システムとOBCの奉行シリーズとの親和性の高さにあります。

    課題と効果

    課題
    1. オフコンの付随システムで会計処理を行っていたが、月次締めを行わないと累計が把握できず、途中経過を全て手計算で把握していた。
    2. 締め処理を行うと明細伝票が削除されるため、明細を全て出力し保管する必要があり、関連資料を参照するにも負担が大きかった。
    3. 消費税が月合計一括計算しかできず、課税区分などの管理ができなかった。
    4. キャディ給与の支給項目が特殊なため、給与を全て手計算で処理しなくてはならず、業務負担感が強かった。
    効果
    1. 月次途中でも売上や経費の累計明細の把握が可能となり、理事会資料など、経営戦略立案のための資料の作成が容易となった。
    2. 会計資料の即時照会が可能であり、過去データの参照も容易になった。
    3. 消費税額は課税区分ごとの管理が可能となり、正確な消費税額の把握が可能となった。
    4. これまでのオフコン付随システムでは対応・処理ができなかったキャディ給与の計算が可能になった。

    導入前の課題

    特例性の高い管理業務が、戦略的経営判断の阻害要因に

    • 社団法人相模カンツリー倶楽部
      総務部長
      北沢 文孝 氏

    私どもの倶楽部は、古いメンバーズコースならではの習慣が多く残っているのも一つの特徴となっています。例えばキャディの給与。最近設立された倶楽部の多くは、キャディへの手当を簡略化することで、管理業務を省力化していますが、長い歴史の中で培われてきた習慣を、利便性や効率化だけを理由に刷新するのは困難な要素でした。

    売上管理なども、手書伝票をもとにオフコンにまとめて入力するという、非常に手間と時間のかかる業務を行っていました。しかし、この方式では、オフコンのデータ保管量の問題から、月締め後の過去明細が全くとれない、締め処理を行わなくては月次決算はもちろん年次決算数字も出力できないため、リアルタイムな業績が把握できないなど、戦略的な経営判断を行いづらい状態にありました。伝統的な習慣が多く残るキャディ給与などは、その仕組みの複雑さから給与計算を事務員2名が丸1日かけて行う負担の大きい業務となっていたのです。

    そのようなことから、オフコンが古くなったことを期に、よりリアルタイムな経営数字の把握と管理業務の省力化によって、メンバーの皆様に、より快適な倶楽部ライフを楽しんでいただくために、ゴルフ場管理システムと奉行シリーズを連動させることで、フロント業務から管理業務までを刷新するシステム構築に着手しました。

    選定ポイント

    ドラスティックなシステム改革で倶楽部の快適性をさらに向上させる

    新たな業務システムは、2003年11月にテスト導入し、2004年1月から本格稼動しています。今回のシステム改革時に、管理事務スタッフ1人1台のパソコン環境を整えたことで、業務フローが格段に向上、業務効率が大幅に改善されています。

    特に今まで業務負荷の高かったキャディの給与計算がキャディ伝票で管理され、給与計算のみならず、勤怠管理までできるようになっています。それまでハウスキャディ40名プラス繁忙期のアルバイトキャディの給与計算は、毎日40枚前後発生する伝票を手計算で処理していたのですが、キャディマスターが日々入力を行うキャディの勤怠データを、給与奉行シリーズに受け入れて集計するだけで済み、これまでの半分以下の労力で処理できるようになっています。さらにキャディの給与計算の場合、社会保険以外の天引明細もあるため、社員分も含め年末調整業務が大きな負担となっていたのですが、今回のシステム構築によって年末調整も簡単になりました。

    私どもは仕訳件数が多いのも特徴です。これまでのオフコンでは消費税の計算が月合計一括でしかできず、課税区分の管理もままならなかったのです。月末に消費税額を合わせるのが一苦労だったのですが、そのような問題も解消されています。

    さらに今回のシステム改革での大きな成果は、リアルタイムな経営データの把握が可能になったことです。それまで営業月報はもちろん年報も、締め後に更新をかけて初めて出力できるため、期中数字を把握するためには、手計算もしくは別にエクセルで資料を作成する必要があり、色々な意味でロスの多い内容となっていたのです。現在は期中数字のリアルタイム把握はもちろん、過去データの参照も可能となり、理事会用資料の作成も簡単に行えるようになっています。

    システムフロー図
    システムのポイント
    1. ゴルフ場管理システムから勘定奉行へ仕訳データを連携
    2. キャディーマスターの日報データから給与奉行へ勤怠データとして受入

    導入効果と今後の展望

    OBC製品の親和性の高さがさらなる顧客サービスを生む

    今回、OFFICE BANKも導入し、未収金の請求業務負担も軽減されています。システム構築前は月に一度200前後の請求書を作成し、そのデータを専用ソフトに入力後、回収代行のファクタリング会社にフロッピーでデータを送付していました。請求書の作成から、専用ソフトへの入力、先方へのデータ着までに2日しか猶予がなく、処理に毎月追われていました。今回ファクタリング会社が対応しているOFFICE BANKを導入したことで、請求額の引き落としデータが自動作成され、結果もフィードバックできることで、消込業務までもが簡略化されています。

    仕訳件数の多さや、独特の給与形態、長い歴史によって培われた習慣などで、通常のシステムでは対応しにくかった私どもの管理業務の刷新が可能となったのは、ゴルフ場の管理システムと、OBCの製品との親和性にあると思います。

    管理業務の処理能力の向上と、経営数字をリアルタイムに把握することによって得られる様々なメリットを、今後は倶楽部運営を支えるメンバーの皆様に還元できるよう、顧客管理の充実、予約システムの拡充などに広げていきたいと思っております。

    本例での導入製品はこちら

    • 勘定奉行
    • 給与奉行
    • 償却奉行
    • OFFICE BANK

    会社概要

    会社名
    社団法人相模カンツリー倶楽部
    所在地
    〒242-0001神奈川県大和市下鶴間4018番地
    設立日
    昭和6年9月(昭和11年社団法人として認可を受ける)
    従業員数
    110名(キャディ含む)
    会員数
    1,345名(正会員・平日会員含む 05年9月現在)
    年間来場者数
    45,000人

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