ワールドビジネスセンター株式会社|給与システム・人事システムの導入事例|奉行シリーズ

導入事例

ワールドビジネスセンター株式会社

  • ソフトウェア・情報サービス業
  • 社員の2/3は顧客企業に常駐している特殊な業態において公正な人事評価を行い、戦略的な組織改編、人事異動を実現するシステム基盤を奉行V ERPで構築
    所在地
    京都府京都市
    従業員数
    600名
    年商
    5,165百万円(平成23年3月末時点)
    ワールドビジネスセンター株式会社様は、医療機関を中心に文教機関、金融機関、官庁自治体といった取引先に対し、システムの運用管理やネットワーク環境構築等のサービス提供及びシステム開発を行っている。京都に本社を構え、大阪、東京に拠点を置き、社員数は600名を数える。
    同社は一般的なシステム開発企業と違い、システム開発による売上は売上全体の約2割に止まり、6割を超える売上を、顧客との請負契約に基づき社員が常駐型で業務を行うシステム運用管理で構成している。
    社員の2/3は顧客企業に常駐し、システムに関する問い合わせ対応やサーバー、ネットワークの稼働確認、トラブル対応などの業務を行っている。このような特殊な業態においては、社員ひとりひとりの資質やスキルを把握することが難しく、社員を公正に評価し、会社の戦略を実現するための組織改編や人事異動を行うには人事管理システム基盤の構築が急務であった。その基盤システムに選ばれたのが「奉行V ERPシリーズ」である。

    課題と効果

    課題
    1. 人事情報は紙の社員台帳で管理していたため、職務や作業場所(サイト)の異動履歴や滞留期間を考慮した適切な人事異動や、社員の実績に基づく公正な人事評価を徹底するのが困難であった。
    2. 労務費配賦の配賦基準となるプロジェクト別の勤務時間集計に膨大な時間と手間がかかっており、また集計ミスが発生していたため正確な原価把握が困難だった。
    効果
    1. 人事奉行で滞留期間が一定期間を超えた社員を即座にリストアップでき、適切な人事異動を行えるようになった。また、必要な人事情報をいつでも即座に取り出せるようになり、公正な人事評価を行うための基盤を構築できた。
    2. 人事管理、就業管理、給与管理のシステムを導入したことで、勤怠集計から給与計算、プロジェクト原価計算、さらには会計システム連携まで正確かつ迅速に処理できるシステム基盤を構築できた。

    導入に至る経緯 選定のポイント

    作業場所(サイト)やシステム開発案件単位でのプロジェクト原価管理の徹底を目指し、原価管理システムとの連携を視野に入れた人事労務システムの導入へ

    • 管理本部 次長兼
      人事統括グループ長
      奥田 健二 氏

    同社の顧客企業の約3割は、病院などの医療機関である。電子カルテやオーダリングシステムの導入が進み、システムを動かすサーバーやネットワーク環境が診療行為に多大な影響を与えるため、長年培ったノウハウを基にシステム状態の管理、トラブル対応等を行っている。同社にとって社員の資質やスキルは、顧客に提供するサービスの質、引いては同社の利益に大きな影響を与える点において非常に重要であるため、顧客から次の顧客へと異動するたびにキャリアアップさせながら社員のスキルを高めている点が同社の強みである。
    現在、社員が常駐する作業場所(サイト)は180箇所を超え、20年以上継続して管理業務を請け負っているサイトもあるほど、顧客企業にとってなくてはならない存在だ。

    「顧客企業に常駐するという特殊な業態であるがゆえに、希薄になりがちな会社への帰属意識を持ち続けてもらうことや社員のモチベーション維持、向上が課題でした。」と同社、管理本部次長兼人事統括グループ長、奥田 健二氏は語る。「そのため、自ら顧客企業に出向いて社員と直接会話したり、人事部が無作為に選出した少人数グループで交流会を開催し他部署との情報交換をする場を設けたりといった取り組みをしています。教育にも特に力を入れており、年間5日の教育研修日を設けて社員のスキルアップに努めています。」

    しかし、個人の実績や教育研修履歴、保有資格といった人事情報は、紙の社員台帳や顧客企業に提出するプロファイルシートに点在しており、適切な人事異動や公正な人事評価を徹底することが困難な環境であった。そのため、人事情報を一元管理し、キャリアマネジメントや公正な人事評価を行うための人事管理システム基盤を構築することが命題であった。

    また、同社では、システム運用管理のサイト、開発するシステム案件など合わせて1000種類にも上るプロジェクトの個別原価管理を行っている。そのため、各プロジェクトに携わった社員の勤務時間を基に労務費を配賦しているが、配賦基準となる勤怠情報は紙での勤務時間申請に基づいて部門長が手集計し、自社開発の原価管理システムに入力を行っていたため、大変な手間が掛かるうえミスも発生し、正確な原価把握が困難であった。
    顧客企業での業務が多いため、顧客企業に合わせた勤務シフト管理が必要となり、勤務体系は200種類を優に超えている。先方からの希望で勤務時間帯の変更、勤務パターンの追加も日常的に起こる。

    このような複雑な勤務シフト管理に対応でき、かつプロジェクト単位での勤務時間管理を徹底できるシステムとして「Log@Time」という専門の就業管理システムの導入を決定。その人事管理基盤を支える人事労務システムの導入を本格的に検討し始めた。
    人事労務システムを選定するにあたり、他社のERPシステムも数社検討したが、「Log@Time」とデータ連携実績があり、かつ低コストで同社が求める人事マネジメントが実現できる人事奉行V ERPおよび給与奉行V ERPの導入を決定。2012年4月より運用を開始した。

    システム概要

    人事管理システムを基盤に、就業管理から給与計算、プロジェクト原価計算、会計システム連携までを自動化。
    手入力を極限まで削減し、正確かつ迅速に処理できるシステムの構築を実現

    同社が導入した人事奉行では、社員の年齢や勤続年数、保有資格といった基本情報や所属、役職、等級などの異動履歴、評価履歴、教育研修履歴といった履歴項目に加え、健康診断や外国人労働者の在留資格といった最新の法制度に規定された項目を含めて50項目もの人事情報が管理できる。社員情報と一緒に、顔写真や自宅地図など様々な画像管理を行うことができ、同社のように顧客企業に常駐している社員が多い企業には効果的だ。

    同社の組織体系は、本来の会社組織である部門・部・グループの下階層にサイトの管理が必要であり、5階層で運用している。戦略の実現のため組織改編を適宜行っているが、人事奉行では現在の組織体系に対し部門をドラッグアンドドロップで組み替えたり、新しい部門を追加したりといったことが簡単な操作で行える。組織体系の履歴を保持するため、基準日を指定することでいつでも過去の組織体系で人事管理帳票を出力することが可能だ。

    また、同社では社員を定期的に別の部門やサイトに異動させ、多くの現場で経験を積むことによりスキルアップを図っている。人事奉行では、社員の職務やサイトの滞留期間を管理でき、滞留期間が一定期間を超えた社員を瞬時にリスト化することができる。異動発令処理においても同様に滞留期間を条件に異動対象となる社員を抽出し、顔写真をドラッグアンドドロップで新しい部門やサイトへ動かす簡単な操作で異動処理が完了する。未発令の異動情報を利用して人員構成表や組織構成図を出力できるため、複数の異動案を作成しシミュレーションを行うこともできる。

    人事奉行で行った組織改編や異動による社員の更新情報は、就業管理システム「Log@Time」に自動更新される。「Log@Time」で集計された勤怠データは、給与奉行や販売管理システムに自動連携され、給与計算およびプロジェクト原価計算が行われる。
    給与奉行では、毎月の給与賞与処理に加え、算定基礎・月額変更や給与改定・賞与算定、有休更新、遡及計算、年末調整といった年間給与業務を幅広く行うことができる。同社では頻繁に月額変更処理が行われるが、改定した標準報酬や保険料は、改定月の給与処理前に対象社員の社員情報に自動更新されるため、徴収ミスが起こる心配はない。
    その他、社員の生年月日から健康保険や介護保険、厚生年金保険、雇用保険の徴収有無の自動判定、さらに、企業の規程に沿って登録した有休付与日数表に基づいて有休の自動更新を行うため、法令や就業規則に則った正確な給与計算が可能だ。
    給与奉行で計算された給与データや、販売管理システムで集計された売上・仕入・入金・支払データが会計システムに仕訳データとして連携される仕組みとなっており、手入力を極限までなくし、データの自動連携を行うことで正確かつ迅速な処理ができるシステム基盤の構築を実現している。

    システム概略図

    導入効果と今後の展望

    社員の価値をより可視化するため、人事データのさらなる活用へ

    導入効果について、奥田氏は次のように語る。「当社のような業態の場合は特に、部長が自分の部下の人事情報を迅速に照会でき、社員ひとりひとりのスキルがきちんと見える点に人事データベースの価値があります。人事奉行を導入してから、必要な時に必要な人事データが容易に取り出せるようになりました。社員をきちんと評価するために、今後は取り出す人事データのポイントをもっと増やしていきたいと考えています。」

    売上増加に向けた新たな戦略が始動

    「売上増加に向けて2012年10月に大幅な組織改編を行い、新しいサービス、新しい製品パッケージを開発する部門を設立しました。また、海外進出を視野に入れた外国人学生のインターンシップの受入から採用までを実施し始めています。人事も、管理部の中の人事グループだったのが、人事部として昇格しました。今後はより一層、教育に力を注いで社員を磨き、プロフェッショナルを育てたい。そして、社員ひとりひとりのスキルを正当に評価して経営陣に伝えていきたいと考えています。」

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    会社概要

    会社名
    ワールドビジネスセンター株式会社
    事業内容
    システム等の運用管理、システム開発、ネットワークシステムの構築及び保守、コンピュータ及び周辺機器・消耗品等の販売、パッケージソフトの開発及び販売 
    資本金
    23,744万5千円
    年商
    5,165百万円(平成23年3月末時点)
    従業員数
    600名

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