豆知識
お悩みポストに届いた質問にお答え！「出張の予約から精算まで、もっとスムーズにできないの？」
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「経理の畑」では、読者の皆さんから寄せられた経理業務のお悩みに、実務の視点からお答えしています。
「他社ではどうしているの？」「もっと効率的な方法はある？」
今回は、おなやみポストに寄せられた出張手配・経費精算に関するご相談を、⼩学⽣から大人までを対象に広く簿記レッスンや講義を行っている、池本綾子さん（アヤコ先生）によるマンガ解説でご紹介します。
<アヤコ先生プロフィール>
『イラストとマンガで楽しくわかる！はじめての経理のおしごと（ソーテック社）』、『わくわく！かんたん！イラスト簿記（ネットスクール出版）』著者
小学生から簿記のレッスンを実施｜毎日1枚イラスト簿記を発信｜Asサポート代表｜社長BOKIゲーム統括インストラクター
それでは、早速今回のお悩みを見ていきましょう。
今回のお悩み
――当社では、出張時の新幹線や飛行機、ホテルの予約を経理が担当しています。
経費を抑えられ、法人カードで精算もまとめられるため効率的なのですが、日時や座席、ホテル変更など営業担当とのやり取りが何度も発生してしまいます。他の会社ではどのように運用しているのでしょうか？
マンガを見ると、「営業担当が何度も変更するから大変なんだ」と思うかもしれません。
でも、本当の原因は「誰が予約しているか」だけではなく、運⽤ルールが整理されていないことかもしれません。
大切なのは、今の運用を整理して、自社に合ったルールを見直すこと。
この3つのポイントから、今の出張手配・経費精算の流れを見直してみましょう！
見直すポイント ①「誰が予約する？」
会社に合った「予約担当」を決めましょう！
「営業担当が予約するべき」「経理担当が予約するべき」という正解はありません。
大切なのは、自社の業務内容や出張の頻度に合わせて、誰が予約を担当するかを明確に決めることです。
例えば、次のような方法があります。
例えば
- 営業担当
- 経理担当
- 旅行会社
- 出張管理システム
会社によって最適な方法は異なります。
| こんな会社なら… | おすすめの方法 |
|---|---|
| 変更・キャンセルが多い | 営業担当が予約、または出張管理システム |
| 出張費をまとめて管理したい | 経理担当が予約 |
| 出張者が多く管理が複雑 | 出張管理システム |
| 高額な出張が多い | 上司承認後に予約 |
| 方法 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| 営業担当が予約 | 自分の予定に合わせてすぐに予約できる | 経費が高くなる場合がある |
| 経理が予約 | 法人契約や法人カードを利用しやすい | やり取りが増える |
| 上司が承認後に予約 | 出張の必要性を確認できる | 時間がかかる |
| 出張管理システム | 申請・承認・予約・精算まで一元管理できる | 導入コストがかかる |
アヤコ先生のワンポイント💡
「誰が予約するか」を決める前に確認したいこと
予約担当を決める前に、まず現在の運用を整理してみましょう。
例えば
- 出張は年間どのくらいある？
- 変更やキャンセルは頻繁に発生する？
- 法人契約や法人カードを利用している？
- 営業担当と経理担当、どちらの負担が大きい？
これらを整理すると、自社に合った予約方法が見えてきます。
見直すポイント ②「変更・キャンセルのルールは決まっている？」
出張では、予定変更やキャンセルが発生することもあります。
そのたびに、
「変更してもいいですか？」
「誰に連絡すればいい？」
「キャンセル料がかかるけど、どうする？」
と確認していると、営業担当だけでなく経理担当の負担も増えてしまいます。
そこで、変更やキャンセルが発生したときのルールをあらかじめ決めておきましょう。
例えば、こんなことを決めておきましょう！
| 決めておくこと | ルールの例 |
|---|---|
| 変更期限 | ○日前まで／当日の変更は上司へ連絡 |
| 連絡先・連絡方法 | 経理へメール／システムから申請 |
| 承認が必要なケース | キャンセル料が発生する場合は上司承認 |
| 変更する人 | 原則、予約した本人が変更 |
| 追加費用の扱い | 自己都合・業務都合など理由を記録 |
アヤコ先生のワンポイント💡
変更ルールは「期限」だけでなく
「追加費用が発生したとき」まで考えておきましょう。
特に航空券やホテルなどは、変更するタイミングによって手数料やキャンセル料が発生することがあります。
「いつまで変更できるか」だけでなく、「追加費用が発生する場合は誰の承認が必要か」まで決めておくと、その都度確認する手間を減らせます。
見直すポイント ③「精算方法は効率的？」
出張から戻った後、
「領収書を集める」
「精算書を作る」
「経理が内容を確認する」
「会計ソフトへ入力する」
といった作業に時間がかかっていませんか？
出張手配だけでなく、出張後の精算まで含めて見直すことも大切です。
例えば、こんな方法があります！
| 方法 | 期待できること |
|---|---|
| 法人カードを活用 | 個人の立替を減らし、利用明細をまとめて確認しやすくする |
| 経費精算システムを活用 | 申請・承認・精算の流れを効率化する |
| 会計ソフトと連携 | 経費精算システムや法人カードのデータを会計ソフトと連携できれば、入力作業を減らせる場合があります。 |
アヤコ先生のワンポイント💡
精算の「二度手間」がないか確認してみましょう
例えば、
『営業担当が経費精算書を作成→経理担当が確認→経理担当が会計ソフトへ再入力』
同じ情報を何度も入力していませんか？
まずは現在の精算の流れを書き出して、「この入力、もう一度やる必要ある？」という作業がないか確認してみましょう。
法人カードや経費精算システム、会計ソフトとの連携を活用することで、こうした重複作業を減らせる場合があります。
「こんなこと聞いてもいいのかな？」という小さな疑問も大歓迎です！
皆さんからいただいたお悩みをご紹介することで、同じようなことで悩んでいる経理担当者にも、解決のヒントを届けることができます。
あなたの疑問が、誰かの「なるほど！」につながるかもしれません。
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