2024年4月から、ドライバー・建設・医師などに時間外労働の上限規制が本格適用されたことで、36協定の運用に対する企業の対応力が問われる段階に入りました。36協定は、多くの企業で締結・運用されていますが、日々の勤怠管理においては、まだ課題が多いのが現実ではないでしょうか。
そんな中、クラウド型の勤怠管理システム（以下「クラウド勤怠管理システム」）が注目を浴びています。
今回は、36協定の基本と最新の改正法のポイントを整理し、中小企業が抱える勤怠管理の課題を踏まえて、協定を守るためのシステム運用方法について解説します。
36（サブロク）協定は、労働基準法第36条に基づき、法定労働時間（1日8時間・週40時間）を超えて時間外労働や休日労働を行う場合に、あらかじめ企業と労働者代表が書面で締結し、労働基準監督署へ届け出る必要がある労使協定のことです。
36協定では、時間外労働および休日労働の上限時間・対象業務・適用期間などを明確に定め、労働組合または従業員の過半数代表と締結し、所轄の労働基準監督署に届け出ることで効力を発揮します。
従業員の人数にかかわらず、時間外労働や休日労働を行わせるすべての事業場が対象となり、36協定を締結せずに残業を命じると法令違反として罰則を課されます。また、36協定の適用期間には有効期限があり、期間満了時には更新または再締結が必要です。
36協定には「一般協定」と「特別条項付き協定」があります。繁忙期などに一般協定で定める時間外労働を超えると想定される場合は、「特別条項付き協定」を締結しなければなりません。
特別条項付き協定では、実際にその上限を超過する際の手続きや、労使協議の履歴を記録・保存しておくことも求められます。
2020年以降は中小企業にも時間外労働の上限規制が適用され、現在、一般協定では月45時間・年360時間が、特別条項付き協定でも例外的上限（年720時間・2〜6ヵ月平均80時間・月100時間）※を超えることはできないとされています。
※この要件は全て満たす必要があります。なお、月100時間の上限は休日労働を含みます。
出典：厚生労働省「時間外労働の上限規制」
2024年4月には、これまで猶予されていた自動車運転業務・建設業・医師にも時間外労働における上限規制が適用されました。ドライバーについては、「改善基準告示」により年間拘束時間・休息時間のルールも追加され、現在は業種を問わずより厳格な労働時間管理が求められています。
これらを超過すると、行政指導や是正勧告の対象となることもあり、「協定を結んでいるだけでは不十分」という意識が中小企業にも広がっています。
36協定は、働く人の健康と企業の信頼を守るためのルールであり、残業を合法化するための免罪符ではありません。「締結して終わり」ではなく、日々の労働時間を上限の範囲内で運用し続けることにこそ意味があります。
法令を理解するだけでなく、日々の勤怠管理と連動させて“守れる協定”にしていくことが労務管理の基本と言えるでしょう。
36協定の遵守には、労働時間を日々正しく把握し、上限超過の兆候を早期にとらえる必要があります。
しかし、36協定の内容や上限時間のルールを理解していても、実際の運用現場からは「気づいた時には上限を超えていた」という声が聞かれます。このようなケースの多くは、意識やルールの問題ではなく、現状の勤怠管理の仕組みが限界を迎えていることに原因があります。
特に、長年多くの企業で利用されてきた紙の出勤簿やExcelによる集計は、担当者がどれほど丁寧に確認しても、次のような問題が発生しやすく、「人の手で帳尻を合わせる」ことが難しくなります。
出勤簿やタイムカード、Excelシートを中心にした勤怠管理は、「集計のために転記する」という作業が発生します。その結果、転記漏れやExcel数式のズレなどが日常的に起こりやすくなります。ほんの些細なミスでも、そのまま労働時間の確定値として扱われてしまうため、正確な時間外労働を把握できず、36協定上限管理の判断を誤るリスクが生まれます。
また、修正や再確認が発生するたびに数字の調整作業に時間を奪われ、「労働時間を管理しているようで、実際には追いかけているだけ」という構造に陥ってしまいます。
近年は、テレワーク、フレックスタイム、シフト勤務、変形労働時間制など、働き方の多様化が進んでいます。生産性向上の観点では望ましいですが、制度ごとに“残業が発生する基準”や“時間の数え方”が異なるため、勤怠データをまとめる際にはそれぞれに応じた計算ルールが必要です。
アナログ管理の場合、この制度ごとの違いをExcelの計算式や別ファイルの運用で吸収するしかありません。また、勤務形態が増えるほど調整すべき箇所が増え、部署異動や制度変更があるたびに集計方法を見直す必要があります。その結果、「一部の制度だけ集計が遅れる」「月末になっても全体の時間外労働が確定しない」といった“集計の遅延”が発生することになります。
36協定の遵守でもっとも重要なのは、「超過の兆候を早くつかむこと」です。
月末に残業が超過する、特別条項の回数上限が逼迫しているといった予兆を事前に把握できなければ、現場で制止する判断ができず、法令違反を抑止できません。
しかし、紙やExcelでは、集計が終わるまで全体像が見えないため、人事担当者や上司が残業時間を把握できるのは集計後、つまり違反が発生した後になってしまいます。
このように、アナログ管理を続ける限り、36協定を“守り続ける”ことは困難になっていきます。
長時間労働が常態化すれば、従業員の健康被害や離職にも直結し、企業の社会的信用を損なう要因にもなりかねません。協定を遵守できないことで被るリスクを防ぐには、日々の勤怠データを的確に捉える仕組みが欠かせないのです。
36協定を “守り続ける”には、これまでのように勤怠実績を後から集計して判断するやり方を見直し、日々の労働時間をその都度把握し、超過の兆候を早期に捉えて調整ができる仕組みに移行することが不可欠です。
クラウド勤怠管理システムは、そのための基盤を作る仕組みといえます。勤務データは自動で蓄積され、残業時間や36協定の上限到達状況をリアルタイムで把握できます。
これにより、アナログ管理で起きていた課題を、一つのプラットフォームで同時に解決できます。
ここでは、クラウド勤怠管理システムがアナログ管理の課題をどのように解決するかを整理します。
クラウド勤怠管理システムでは、従業員が打刻したデータが即時にクラウドへ反映され、残業時間や休暇残数が自動で集計されます。これにより、担当者はExcelへの転記や集計作業から完全に解放され、入力ミスや数式崩れといった人的エラーを排除できます。
また、勤怠データを日々更新・確認できるようになることで、勤怠管理は「締め処理」中心の事務作業から、運用状況のモニタリング業務へと変わります。その結果、残業時間の増加傾向を早期に察知し、シフト調整や業務配分の見直しなど“予防の判断”に充てられるようになります。
例えば奉行Edge 勤怠管理クラウドの場合、勤務スケジュールと打刻データをもとに日々の勤務時間が自動集計されます。勤怠集計や検算作業は一切不要で、いつでも勤務状況を確認できます。
残業管理も、時間外・深夜・休日と分けて管理するほか、打刻ベースの残業時間と申請ベースの残業時間を分けて集計できるため、乖離チェックがしやすくなります。
いま勤怠管理業務が直面している本質的な課題は、多様な勤務形態を同じ基準で管理できないことにあります。
クラウド勤怠管理システムの多くは、勤務区分や雇用形態ごとに異なるルールを設定できます。フレックスタイム制や変形労働時間制、シフト勤務など複数の勤務形態に対応できるため、自社が複数の勤務形態を採用していても、全社員の労働時間を共通フォーマットで集計・比較できます。
ただし、勤務体系への対応力はサービスによって異なるため、自社の勤務形態に合わせて柔軟に設定できる仕組みかどうかを確認する必要があります。
例えば奉行Edge 勤怠管理クラウドでは、ナビの案内に従って設定や入力を進めるだけで、自社の就業規則に則った勤務体系を自由に設定できます。フレックスタイムや変形労働時間制など、通常勤務とは異なる勤務形態にも対応しており、勤怠締めと同時に残業計算も完了するため、 締め日後のExcelによる手集計・手計算が不要になります。
36協定の上限を確実に守るには、労働時間を確認するだけでなく、超過の兆候を早期に捉えて対策することが重要です。
クラウド勤怠管理システムの中には、36協定の上限時間や特別条項をあらかじめ登録することで、超過が想定される段階で自動アラートを通知できるタイプが増えています。こうした仕組みを備えているサービスであれば、「月45時間に近づいている」「特別条項の年6回目が迫っている」「時間外労働が月100時間に近づいている」といった情報を、本人と上長の双方にリアルタイムで知らせることができます。
他にも、複数社員や部署を横断して比較し、どの現場で上限超過リスクが高まっているかを、データで“見える化”できるタイプもあります。
奉行Edge 勤怠管理クラウドの場合は、36協定の届出時間をもとに、1か月・1年間・2〜6か月の平均時間で、時間外・休日労働の進捗を自動監視します。上限を超えそうな従業員は、リストで色付き表示され、基準時間に近づいた段階で本人と上長に自動で通知が送られるため、「気づいたときには超過していた」状況を防ぐことができます。
クラウド勤怠管理システムのもう一つの強みは、法改正への自動対応にあります。
36協定をめぐる法令や労働時間制度は数年単位で改正が続いており、今後も「勤務間インターバル」や「医師の働き方改革」など、労働時間管理をめぐる環境はさらに変化していくことが予想されます。
クラウドサービスなら、改正法が施行されるタイミングでプログラムが自動でアップデートされます。担当者がExcelのように数式や集計ルールを見直す必要がなく、常に“現行法準拠”の状態が維持されます。
法改正のたびに発生していた管理コストを考えれば、法改正対応としても必要不可欠なツールと言えるでしょう。
奉行Edge 勤怠管理クラウドも、法改正に伴い自動でプログラムが更新されるため、施行日には改正法に準じた運用ができる体制が整備されます。プログラム更新情報は、事前に担当者向けにアナウンスされるため、「プログラム更新されたことを知らない」ということがなく、アナログ管理のような法対応の負荷も軽減されます。
36協定や労働基準法で定められた労働時間管理の目的は、「法令を守る」ことではなく、「働く従業員の健康を守る」ことにあります。
クラウド勤怠管理システムの中には、単に法制度を遵守するだけでなく、健康管理や業務配分などに活用できる機能を備えたものも増えています。こうした機能があれば、従業員の不調および休息不足の可視化や、サービス残業の実態把握、仕事量の見直しなどができ、健康経営の実現にもつなげられます。
例えば奉行Edge 勤怠管理クラウドでは、月次報告用の集計資料や残業分析用の資料をワンクリックで作成できます。出力された資料は、健康経営やメンタルヘルス対策、部門別の残業分析、生産性指標の算出などに活用できます。
出退勤時刻とPCのログオフ時間の乖離から、サービス残業の有無も確認できるため、テレワークなどの労働状況を可視化し、労働時間の適正把握と長時間労働を防止できます。また、打刻画面に残業時間を表示できるため、従業員側でも残業時間をリアルタイムに確認でき、働きすぎを意識しやすくなることで従業員の意識改革にも役立ちます。
岡山県を拠点に土木・建築事業を展開する株式会社上田組様では、地域インフラを支える建設業ということもあり、日々の進行状況に合わせて残業や休日出勤が発生することも多く、「36協定をどうやって実際の現場運用に落とし込むか」が長年の課題でした。それまでは、自己申告に頼る勤怠管理のため「申告漏れがあってもわからない状態だった」そうです。
2024年に建設業にも残業時間の上限規制が適用されると決まったとき、こうした課題を一気に改善すべく、奉行Edge 勤怠管理クラウドを導入することになりました。
残業時間の管理は、20時間、40時間、60時間と20時間刻みで設定し、規定の残業時間を超えた際のアラートメールが本人と総務にも届くようにしているそうです。メールが届くと、必要に応じて上長に対し業務の調整を指示することで、残業抑制が図られるようになりました。
また、集計から確認までがほぼ自動化され、これまで1週間かけていた残業時間や残業代の集計作業が、導入して２か月後には数分のチェック作業だけで済むようになったそうです。今では、勤怠管理は「締め作業」ではなく「日常運用」で管理できるようになり、担当者からは、「あまりにも楽なので、“今までの苦労はいったい何だったのだろう”と思ってしまう」という感想まで出ているそうです。
建設業という勤務形態が特殊な業界で残業を抑制するには、現場の理解と給与体系の抜本的な見直しなど、周辺整備が欠かせません。同社では、現場向けに奉行シリーズと連携できる工事原価管理システムを合わせて導入し、総務部門のみならず工事部門でも仕事のやり方が変わってきたと言います。
こうした株式会社上田組様の取り組みは、奉行Edge 勤怠管理クラウドによって「36協定を守るための勤怠管理」から「働きやすさを守るための仕組み」へと進化させた好例と言えるでしょう。
※株式会社上田組様の取り組みは、こちらも参照ください。
36協定の本質は、単に労働時間を制限することではなく、企業と働く人が、無理なく続けられる働き方を実現することにあります。しかし、「担当者の努力」や「現場の意識」に頼るだけでは、その理想を日々の運用のなかで守り抜くことは難しいでしょう。
クラウド勤怠管理システムを導入すれば、勤怠管理をリアルタイムに確認できるだけでなく、超過の兆候を事前に知らせることで法令遵守を「日常の運用」として自然に根付かせることができます。
また、奉行Edge 勤怠管理クラウドのように、勤怠情報からメンタル不調兆候を自動検出する機能があれば、従業員の健康管理にも役立ちます。
36協定を守ることは、社員を守ることであり、ひいては企業の持続性を守ることにもつながります。今一度、奉行Edge 勤怠管理クラウドのような“法令を守りつつ従業員も守れる”システムで、自社の労働時間管理を見直してみてはいかがでしょうか。
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