生成AIの登場により、経理業務でもAIを活用する場面が急速に増えています。勘定科目や会計処理について調べたり、文章を作成したり、OCRで請求書や領収書などの証憑をデータ化したりと、これまで手間のかかっていた作業をAIが支援する機会は着実に広がっています。
一方で、「AIを導入したのに、思ったほど業務が楽にならない」「以前より便利にはなったものの、月末の忙しさは変わらない」と感じている経理担当者も少なくないのではないでしょうか。経理業務でAIを活用する場合、個々の作業を効率化するだけでは、その効果が業務全体にまで広がらないことがあります。
今回は、AIを経理業務の中でより効果的に活用する方法として、経理業務を一つひとつの作業ではなく「業務プロセス」として捉え、日々の業務の中で必要な場面に自然にAIを活用できるようにする「AI活用業務スタイル」という考え方について解説します。
＜3文でわかる！この記事のポイント＞
AIを導入しても、経理業務全体の効率化につながらず、「思ったほど業務が楽にならない」と感じている企業は少なくありません。その背景には、AIの活用が「個別作業の効率化」にとどまり、経理業務の流れの中で十分に活かされていないという課題があります。本記事では、経理業務を一連の業務プロセスとして捉え、AI活用を業務の生産性向上につなげるための考え方（AI活用業務スタイル）を解説します。
経理業務でAIを活用する場面は増えています。例えば、生成AIで会計処理や勘定科目について調べたり、OCR（紙の請求書や領収書などを文字データとして読み取る技術）を利用して証憑をデータ化したりすることは、すでに珍しいことではありません。個々の作業を見れば、以前より効率化できる場面は確実に増えています。
それにもかかわらず、「AIを使っているのに、経理業務全体はあまり変わっていない」と感じるのはなぜでしょうか。その理由の一つとして考えられるのが、AIを「個別の作業を効率化するツール」として活用し、その前後にある業務まで含めて捉えられていないことです。
例えば、経理の現場では次のような使い方が考えられます。
それぞれの使い方を見れば、確かに作業は効率化されています。しかし、これらの作業は一つひとつ独立しているわけではありません。証憑を受け取り、内容を確認し、仕訳を起票するという一連の過程にも、必要に応じて過去の取引を調べたり、税区分などを確認したり、入力した内容をチェックしたりという作業が発生します。そしてその結果は月次決算や集計・分析へとつながっていきます。このように、前の工程で確認・判断した内容を次の工程へ引き継ぎながら、一連の業務として進めていくのが通常です。
ところが、AIの活用が個々の作業にとどまっていると、こうした一連の業務の中で発生する確認や検索、判断などは、これまでと変わらず人が担うことになります。例えば、生成AIで処理方法を調べた後に会計システムへ入力し、過去の仕訳を検索し、税区分を確認し、判断に迷えば上司やベテラン社員に確認したりしていないでしょうか。
このような状態では、AIによって一つひとつの作業にかかる時間は短くなっても、その前後で必要になる確認や検索、判断まで含めた業務の流れは、従来と大きく変わっていないことになります。その結果、個々の作業では効率化を実感できても、月次決算や決算業務まで含めて見れば、「思ったほど時間が生まれない」「忙しさが変わらない」という状況が生まれます。
AIを経理業務の中でより効果的に活用するには、個々の作業だけを見るのではなく、それらがどのようにつながり、どこで確認や検索、判断が発生しているのかまで含めて考える必要があります。
では、経理業務を「業務プロセス」として見てみると、AIを活用できるポイントはどのように見えてくるのでしょうか。
経理業務全体を一連の業務プロセスとして見渡してみると、例えば、次のような場面でAIの活用が考えられます。
こうして見ると、経理業務では入力だけでなく、情報の検索や確認、判断に必要な情報の整理、分析のサポートなど、さまざまな場面でAIを活用できることが分かります。
ただし、これらの場面をそれぞれ切り離してAIを活用するだけでは、先述した「個別作業の効率化」と変わりません。経理業務では、証憑から取得した情報をもとに仕訳を作成し、作成した仕訳をチェックし、その結果を月次決算や経営分析へと、前の工程で扱った情報や判断が次の工程へ引き継がれながら業務が進んでいくからです。
だからこそ、AIの活用も「この作業をAIで効率化できるか」という視点だけではなく、一連の業務の流れを見渡しながら、「どの場面でAIを活用すれば、業務をよりスムーズに進められるか」という視点で考える必要があります。
では、このような業務プロセス全体を見据えたAI活用を、どのような考え方で実現すればよいのでしょうか。そのための考え方が、OBCの提唱する「AI活用業務スタイル」です。
AI活用業務スタイルは、AIを活用するために、これまでの業務の進め方を大きく変えるものではありません。普段の業務を進める中で、必要なときに必要な場面で自然にAIの支援を受け、人とAIがそれぞれの役割を担いながら業務を進めていく、という考え方です。
例えば経理業務には、「証憑の内容を確認する」「過去の取引を検索する」「仕訳の入力内容をチェックする」など、人が確認や検索に時間をかけている場面があります。こうした場面で必要に応じてAIの支援を受けられれば、人が担っていた作業や確認の負担を減らすことができます。
ここで大切になるのが、「AIを活用するために、普段の業務の進め方を変えない」ことです。AIを使うたびに別のツールを立ち上げたり、担当者自身が「ここでAIを使おう」と考えたりするのではなく、普段の業務を進める中で、必要な場面になれば自然にAIの支援を受けられるようにします。
AIを活用するために業務を変えるのではなく、いつもの業務の中で、必要なときにAIを活用できるようにすることが、AI活用業務スタイルのポイントです。
経理担当者には、正確な会計処理を行うだけでなく、財務データを分析し、数字の変化から会社の状況を読み取り、経営判断に役立つ情報を提供することも求められています。しかし実際には、日々の入力や確認、検索などに多くの時間を取られ、分析や経営判断に役立つ情報の提供まで十分に手が回らないことがあります。
AI活用業務スタイルでAIを活用すると、情報の検索や整理、処理候補の提示、確認などをAIが補うことで、これまで人が費やしていた時間や負担を減らすことができます。その結果、これまで十分な時間を割けなかった分析や判断などの業務に、より多くの時間を使えるようになります。
AIは経理担当者に代わってすべての業務を担うのではなく、必要な場面で人の業務を補う存在です。人とAIが共に働くことで、経理担当者も本来の役割に使える時間をより多く確保できるようになります。
AI活用業務スタイルを実現するためには、AI機能が搭載されているかどうかだけでなく、そのAIを日々の経理業務の中でどのように活用できるかを見ることが大切です。
近年、AI機能を備えた会計システムや業務システムが増えています。しかし、どれだけ多くのAI機能を備えていても、実際の経理業務の中で活用しにくければ、十分に使われない可能性があります。
AI活用業務スタイルの考え方に沿ってシステムを選ぶのであれば、経理業務の流れを見渡したうえで、日々の業務の中で必要な場面にAIを活用できるかという視点を持つことが重要です。
では、具体的にどのような点を確認すればよいのでしょうか。
システムを選ぶ際には、AI機能の数だけを比べるのではなく、経理担当者が普段の業務を進める中で、必要な場面にAIの支援を受けられるかを確認します。また、AIを使うために業務の進め方を変えるのではなく、いつもの業務の中で無理なく活用できることも大切です。
例えば、次のような視点で確認するとよいでしょう。
こうしたAI活用を実現する仕組みの一例が、「勘定奉行クラウド」の「奉行AIアシスタント」です。
勘定奉行クラウドの奉行AIアシスタントは、日々の経理業務の中で、仕訳作成や検索、確認など、AIの支援が必要な場面で経理担当者をサポートします。AIを利用するために普段の業務の進め方を大きく変えるのではなく、いつもの業務を進めながら、必要に応じてAIの支援を受けられることが特徴です。
例えば、過去の仕訳を確認したい場合は、AIとの対話を通じて必要な仕訳をすばやく検索できます。勘定科目や税区分などの処理に迷った場合も、取引内容に応じた仕訳候補をAIが提案するため、そのまま起票につなげることができます。
入力後の仕訳チェックも、日次や月次で行う誤りや重複、入力漏れなどチェック内容を指定すれば、ボタン一つでAIに任せることができるため、これまで人の目で行っていた確認業務の負担を大きく軽減できます。
このように、奉行AIアシスタントは「探す」「提案する」「確認する」といった作業を支援し、担当者がスムーズに業務を進められるようにします。時間や工数を削減できるだけでなく、確認や差し戻しなどの判断に迷うといった心理的な負担も軽減できます。こうした負担が減ることで、経理担当者は業務効率を高めながら、分析や判断、経営への提案といった本来注力すべき業務に、より多くの時間と力を使えるようになります。
普段の業務の中で、必要なときにAIの力を借りながら、人とAIが共に働ける環境をつくることが、AI活用業務スタイルの実現につながります。
AIは、必要な場面で人の業務を補い、これまで時間を割けなかった仕事に向き合える余地をつくるための存在です。だからこそ、AI活用では「AIで何ができるようになるか」だけでなく、「AIによって経理担当者が何に時間を使えるようになるか」という視点を持つことが大切です。
AIの導入を検討する際には、今回ご紹介した「AI活用業務スタイル」という考え方を参考に、自社の経理業務ではどのような場面でAIの支援を受けるとよいのかを検討してみてはいかがでしょうか。
「勘定奉行クラウド」と「奉行AIアシスタント」は、いつもの経理業務を進めながら、必要な場面でAIの支援を受けられる環境を提供します。AIによって経理担当者の働き方をどのように変えられるのか、さらに知りたい方は特設サイト「勘定奉行クラウド × 奉行AIアシスタント」をご確認ください。