多くの企業では、請求書をメールで送付することが一般的になっています。メール送付は、コストやスピードの面では非常に有効な手段ですが、一方で保存方法や記載ミス対応など、紙の請求書にはなかった課題もあります。
現在は、電子帳簿保存法やインボイス制度など遵守すべき法令要件もあり、「このやり方で大丈夫だろうか」と不安を抱く担当者も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、請求書をメールで送付する際の実務・制度両面の注意点を整理し、ミスを防ぐための運用方法を実践的な視点から解説します。
取引先へ請求書をメール送付する行為はすでに一般的になっており、法的にも問題ありません。国税庁の見解でも、請求書の交付方法について制限は設けられていないため、メールで送付することも認められています。
郵送による請求書送付と比べて、メール送付には次のように多くのメリットがあり、業務効率化の観点から非常に優れた手段と言えます。
メール送付では、郵送時の「紙の原本」に自然に備わっていた真正性（改ざんされていないこと）や保存証拠性が担保されません。そのため、メール送付は電子帳簿保存法で「電子取引」として扱われ、データの保存に対して様々な要件が課せられています。
電子帳簿保存法の要件は、受領側に義務づけられたものと思われがちですが、送信側にも控えデータの保存が義務づけられています。
メール送付は効率化というメリットがある一方で、電子取引としての管理体制も整備することに注意が必要です。
請求書をメールで送付する行為は、紙の郵送と違い、法律上「電子取引」に分類されます。電子取引では、送信側も受領側も、やり取りの証拠を電子データで保存しなければなりません。
この制度を理解せずに紙で印刷・保管していると、電子帳簿保存法の保存要件を満たさず、青色申告の取消や追徴課税などの罰則が科されることがあるため注意が必要です。
ここでは、メール送付した請求書に関する保存ルールについて整理します。
電子帳簿保存法では、電子データを保存する場合、次の3つの要件を満たすことが義務づけられています。
| 真実性の確保 | データが改ざんされていないことを保証する。 タイムスタンプの付与、訂正・削除履歴を残すシステムの利用など、少なくとも、上書き保存や削除ができない管理環境を整えておく必要がある。 |
| 可視性の確保 | いつでも内容を確認できる状態を保つ。 請求書データを閲覧できる環境を用意し、フォルダ名やファイル名をわかりやすく整理しておく。 担当者が変わっても、過去データをすぐに確認できる状態が理想。 |
| 検索性の確保 | 日付・取引先・金額などの条件で検索できるようにしておく。 フォルダ分けやファイル名の工夫で要件を満たせるが、システムで検索できる仕組みを使うとより確実。 |
これらの要件を人の手で満たそうとすると、作業負荷が高くなりがちです。実務上は、発行と保存ができる仕組みを導入することが現実的です。
電子帳簿保存法では、従来のように控えを紙に印刷してファイルしても、電子保存としては認められません。
送信側が保存すべきデータは、主に次の3点です。
また、保存方法には大きく次の2つの方法があります。
この方法は、メールソフトで受信したメールを手作業でフォルダ分けし、パソコン内や社内サーバに保存して管理します。添付した請求書PDFのファイル名の付け方を統一すれば、検索性も保てます。「メール本文＋添付ファイル」をセットで管理する場合は、メールの件名と同名で保存する方法もあります。
この方法は低コストで保存できますが、電子取引保存要件としては不充分な点が多くあります。例えば、フォルダ内のファイルは削除や上書きが自由にできるため、真正性が担保されているとは言えません。改ざん防止の仕組みを併用することが望ましく、「バックアップを定期的にとる」「フォルダへのアクセス権を制限する」などの対策が必要です。
この方法は、請求書の電子発行サービスを利用し、「請求書の発行・送付・保存」まで一連の流れの中でシステムが自動記録するものです。発行時に自動で履歴が残り、「いつ・誰が・どの取引先に送信したか」を後から追えます。送付されたデータにはタイムスタンプが付与されるなど改ざん防止機能もついており、電子帳簿保存法への対応をシステムレベルで担保できます。
請求書の電子発行サービスには様々なタイプがありますが、基本的な機能は次の3点です。
＜請求書発行システムの基本機能＞
請求書の作成機能や送付機能はどのタイプにも搭載されていますが、最近は入金管理機能も標準搭載しているサービスが増えつつあります。現在の業務が手作業中心であるなら、こうしたシステムを利用して、まず送信・保存の自動化から始めるだけでも十分な効果があるでしょう。
インボイス制度の施行により、請求書の保存義務は発行者・受領者の双方に明確に課されるようになりました。発行者（売手）は、交付した適格請求書の「写し（控え）」を保存し、受領者（買手）は、受け取った適格請求書を帳簿と紐づけて保存しなければなりません。この保存は、いずれも仕入税額控除の前提条件となっています。
一方、電子帳簿保存法でも、「電子取引」に対して送信者・受信者の両者に電子保存が求められます。
この2つの法律は、「電子で正確に取引を証明する」という点で共通していますが、目的が次のように異なります。
例えば、請求書PDFをメールで送信し、受信側がそれを印刷して保存した場合、形式上はインボイスの保存義務を果たしているように見えます。しかし、電子取引で発生したデータを紙に変換してしまうと、電子帳簿保存法の電子保存要件を満たさないため、受信側は不適正保存とみなされます。税務調査で送信側にも取引の真正性を確認されることがあり、送信側の対応も問題視される可能性があります。
このように、電子取引では送信側にも間接的にリスクが発生するため、取引先との間で「電子でやり取りしたものは電子で保存する」というルールを明確に共有しておきましょう。
電子取引を行う際は、発行者は送信データを、受領者は受信データを、それぞれ電子保存する運用こそが、インボイス制度と電子帳簿保存法の双方に適合する保存対応です。メール送付によって効率化が進む今だからこそ、「送る」「受け取る」双方でデータを正しく残す体制を見直すことが、法対応と業務最適化の両立につながります。
請求書をメールで送る際、「送信したつもりが届いていなかった」「誤って別の取引先に送ってしまった」といったトラブルをよく耳にします。
請求書のメール送付は、スピードと利便性の高い手段である一方で、一度送信したら取り消しができません。だからこそ、送信前の確認や社内ルールの整備は、法対応と同様に重要になってきます。
ここでは、メール送信時のありがちなトラブルと、その予防策について整理してみましょう。
請求書メールの件名や本文が曖昧だと、取引先の担当者が見落としたり、スパム扱いされたりすることがあります。特に、件名が「請求書送付」だけのものや、本文が一行しかないようなケースでは、受け取る側の視点で見ると、どの請求書か判断できない状況を招きかねません。
件名には「【ご請求書送付】株式会社〇〇様／2025年11月分」といった形で、取引先名と対象月を入れると分かりやすくなります。本文も、挨拶→要件→添付ファイルの説明→締めの一文、という流れを決めておくとよいでしょう。また、短すぎず、かつ相手がすぐ内容を把握できる構成が理想です。
メールの書き方を社内で統一しておくと、担当者が変わっても印象がぶれず、取引先に安心感を与えられます。
奉行Edge 発行請求書DXクラウドのように、メール定型文が用意されている電子発行サービスを使えば、イチから都度用意する必要がなく、メールの不備を防げます。
請求書をメールに添付する際は、データの改ざん防止と真正性の確保を意識しなければなりません。請求書をWordやExcelで作成している企業は数多くありますが、そのまま送信すると、受信側で内容を変更できてしまうため、改ざんできないデータにする必要があります。
内容を固定できるPDF形式が有力ですが、PDFでも上書きができることから、改ざんを完全に防ぐことが難しいため、電子帳簿保存法では「タイムスタンプの付与」または「事務処理規程による運用管理」で真正性を確保することが求められています。
奉行Edge 発行請求書DXクラウドのような電子発行サービスなら、発行時点で自動PDF化し、タイムスタンプを自動で付与して送信できます。このようなサービスを活用して改ざんリスクを抑えるのも有効な選択のひとつです。
メール送付における最も深刻なトラブルが、宛先の誤送信です。請求書には、金額・取引内容・振込先などの機密情報が含まれるため、誤って他社に送ってしまうと取り返しのつかない事態になりかねません。
宛先入力を毎回手打ちしている場合、ヒューマンエラーを防ぐことは難しくなるため、基本的な防止策として、宛先の入力を“手動で行わない”運用に変えることが有効です。
例えば、アドレス帳に「請求書送信用」の宛先を登録し、個人アドレスではなく代表アドレス（例：keiri@〇〇.co.jp）を使うようにするだけでも、誤送信のリスクは大きく減らせます。
また、送信前に宛先の再確認をルール化することや、上長の承認を挟むルールなども有効です。
最近では、社外宛先を含む場合に警告を出すシステムを導入する企業も増えています。
属人的な運用のままでは、誤送信は防げません。奉行Edge 発行請求書DXクラウドのように、サービスで受信側のメールアドレスを収集し、収集後マスタに自動登録できれば、送信ミスは起きにくくなります。
メールソフトから請求書データを送る場合、手動でファイルを添付するため、添付漏れや誤ったファイルを添付するミスもよく起こります。こうしたヒューマンエラーを防ぐには、送信前のチェックを“ルール化”することが非常に重要です。
例えば、本文に記載した取引先名・金額と、添付ファイル名・内容が一致しているかの確認を必須作業としてルール化します。また、添付ファイル名には証憑の種類・宛先・取引日などを含めると、内容を把握しやすくなります。入念にチェックする場合は、添付ファイルを開いて内容を再確認し、上長や別担当者による二重チェックを行うなど、確認手順を送信フローに固定化しておくことも有効です。
奉行Edge 発行請求書DXクラウドのような電子発行サービスの場合は、請求データを作成した画面を起点としてメール送信できるため、添付漏れや誤添付の心配はありません。
請求書のメール送付を安全に運用するには、「人に頼らないルールづくり」が重要です。担当者の経験や感覚で対応していると、確認方法やファイルの扱い方が人によって変わり、ミスが起きやすくなります。
最低限整えておきたいのは、次の3点です。
例えば、「月末締め翌月5日送付」などスケジュールを固定し、送信前に上長確認を挟む承認フローを設けておくと、ルーティーン化しやすくなります。また、メール履歴を一覧で記録しておくと、トラブル時の証跡にもなり、監査対応にも役立ちます。
奉行Edge 発行請求書DXクラウドのように、多くの電子発行サービスには指定スケジュールで自動送信する機能が搭載されています。定期的な取引であれば、定型フォームを作成し、日時を指定しておけば毎月自動で送信してくれるため、送付忘れを防止できます。
メール送付への切り替え時に多いのが、取引先の承諾を得ていないまま運用を開始してしまうケースです。
インボイス制度の施行後は、受領側企業にも電子取引データを電子で保存する義務が生じており、「紙の原本を希望」「特定のシステムで受け取りたい」といった方針を持つ企業も多くあります。そのため、送付方法を変更する際には、事前に案内を出して合意を得ることが大切です。送付可否や担当窓口を一覧にまとめ、社内でも共有しておくとより安心です。
市場には、奉行Edge 発行請求書DXクラウドのように、システムから取引先に通知文を送れるサービスもあるため、このような機能を活用すると効率的です。
請求書には、取引金額や振込口座、担当者名など機密性の高い情報が含まれるため、誤送信や第三者への転送による漏洩リスクが伴います。そのため、メール送付をする場合はセキュリティ対策も検討しておかなければなりません。
基本的なセキュリティ対策としては、添付ファイルにパスワードを設定する方法があります。ただし、従来の「ZIP暗号化＋別メール送付（PPAP）」は、セキュリティ対策としては弱く、いまや推奨されていない手法となっています。
代わりに近年は、奉行Edge 発行請求書DXクラウドのような電子発行サービスを使って、取引先にはダウンロード用のURLだけを送る方法をとる企業が増えています。この方法なら、アクセスできる相手を限定できるうえ、パスワードの管理や誤送信リスクも抑えられます。
また、こうしたサービスでは送信履歴や添付ファイルの操作記録を残せるため、いつ・どの取引先に・どんな内容で送ったかを確認できます。
請求書のメール送付は、スピードと利便性の高い方法ですが、扱う情報の重みを決して忘れてはなりません。
請求書のメール送付は、郵送に比べコスト削減・スピード向上・エコ対応の面で多くの成果が期待できます。しかし、メール送付が定着した現場ほど、「誤送信を防ぐために二重チェックをしている」「送信済みを別フォルダに移しておく」といった、アナログ管理による“人が動かす仕組みの限界”が発生しています。
属人化したルールや、個人依存のチェックに支えられている状況では、送信ミスが生じやすく、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応にもリスクが生じます。税務調査や取引先からの問い合わせがあった際、問題が表面化するのは、企業としての信用問題にも発展しかねません。
「電子取引」として適切な対応ができるようにするには、属人化を排し、「作る」「送る」「残す」をひとつの業務プロセスとして一元管理できる仕組みが必要です。
請求書の発行・送付・保存を一元的に管理できる電子発行サービスなら、請求書の作成から送信、保存までの流れを自動化し、誰が、いつ、どの請求書を発行・送付したのかが可視化され、後からの確認や追跡も容易になります。
電子帳簿保存法の「真実性」「可視性」「検索性」も、仕組みとして確保でき、法対応の点から見ても安心です。
市場には様々なタイプの電子発行サービスがありますが、ベンダーによって搭載機能やオプション機能が異なるため、標準搭載機能で自社の業務を多くカバーするタイプを選ぶとよいでしょう。
例えば、奉行Edge 発行請求書DXクラウドの場合、請求データがあれば簡単に請求書フォームに落とし込むことができ、取引先にメールやWebを通じてペーパーレスで配信できます。現在使用している販売管理システムから請求データをアップロードできるため、現有システムをリプレイスする必要はありません。
また、請求書以外にも、納品書や支払明細書など、あらゆる帳票の電子配信が可能で、直感的な操作でレイアウトを作成できるため、自社フォームを変えることなく帳票を配信できます。25枚/月から利用でき、中小企業にとって導入しやすいのも魅力です。
送付方法は、Web参照用URL（取引先ごとの専用URL）を記載して送付する方法と、メールにPDFデータを添付して送付する方法に対応しています。メールは、配信元アドレス、件名・本文などを自由に変更できます。配信は、即時配信のほか、指定した日時に自動配信もできます。
電子配信を希望しない取引先には、紙の郵送代行オプションを利用することも可能です。ワンクリックで簡単に代行依頼ができるため、紙の請求書発行が残っても、社内の請求業務を完全ペーパーレス化できます。
※オプションが必要です
請求書をメールで送る方法は、業務効率化になる一方で、制度対応や内部統制の面で注意すべき点が多々あります。これまではミスなく進めてきた企業でも、人任せの運用ではいつかリスクが顕在化するかもしれません。
とはいえ、新しい仕組みの導入にはコストも手間もかかります。既存の業務フローを大きく変えずに、無理なくコンプライアンスを遵守して電子発行できる仕組みを導入するのが現実的でしょう。
奉行Edge 発行請求書DXクラウドのような、既存システムと連携させて使えるサービスを活用すれば、経理担当者は煩雑な管理作業から解放され、より戦略的な業務改善や経営支援へと時間を振り向けられるようになります。制度対応も、業務の流れの中で自然に完結できるため、担当者がルールを意識する必要もありません。
こうしたサービスを活用して、安全に、適切に、請求書を電子発行する方法に変えていきましょう。
奉行Edge 発行請求書DXクラウドを体験してみませんか？
30日間無料で請求書の電子発行・配信を一通りお試しいただけます！