請求書PDFをメールで送る際に注意しておきたいポイント〜電子帳簿保存法上の注意点も解説

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請求書は、これまで紙の原本を郵送する方法が一般的でした。しかし最近は、データでやり取りする企業も増えています。特にメールソフトを使ってPDFデータを送信する方法は、手軽に行えるので多くの企業で利用されています。その手軽さゆえに、請求書をメール送信する際は注意しておきたいポイントもあります。また、2022年以降は、電子帳簿保存法にも注意しておかなければなりません。
そこで今回は、請求書のメール送付をする際に押さえておきたいポイントを解説します。

目次

請求書PDFのメール送信で押さえておきたい法律

請求書データをメール送信することは、基本的に違法ではありません。そもそも、請求書は必ず発行が義務づけられている書類ではなく、取引内容や日付、金額などが双方で確認できる状態であれば、紙でもメール文書でもよいことになっています。

請求書をPDF等のデータにしてメール送信すると、取引先に届くまでタイムラグもなく、紙への出力費や郵送費、収入印紙代などの経費も必要ありません。紙よりも保存・管理がしやすく、ファイル名などで簡単に検索できるので、必要な書類を探す手間も軽減できます。

ただし、請求書をデータでやり取りする方法は、電子取引にあたります。電子取引については、電子帳簿保存法にその要件が定められており、2022年以降は電子取引に関する紙保存が禁止されています。
請求書を送付する方法としては違法ではないものの、請求書をデータで送信する場合は、電子帳簿保存法の要件を押さえておくとよいでしょう。

請求書PDFに求められる電子帳簿保存法の要件とは

では、メールで送受信される請求書PDFについて、電子帳簿保存法ではどのように要件が定められているのでしょうか。
2022年から施行されている電子帳簿保存法の「電子取引制度」では、電子取引における紙保存が禁止され、すべての企業に「データで適切に保存」することが義務づけられています。
※ 「電子取引制度における紙保存の禁止・データ保存の義務化」は、令和4年度税制改正で2年間延長するための措置(宥恕措置)が講じられています。

電子帳簿保存法で定められている電子取引には、次のようなものが該当します。

上記に当てはまる場合は「電子取引」とみなされ、次の方法により適切に保存することが求められます。

<電子取引制度の保存要件>
  1. ● システム概要を記した書類の備付け

    1. ※ 自社開発のプログラムを使用する場合のみ
  2. ● 見読可能装置の備付け

  3. ● 検索機能の確保

    1. ①取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索の条件として設定することができること
    2. ②日付又は金額に係る記録項目についてはその範囲を指定して条件を設定することができること
    3. ③二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること
      ※ 税務職員による質問検査権に基づくデータのダウンロードの求めに応じることができる場合には②③の要件は不要
  4. ● 次のいずれかの措置を講じること

    1. ①タイムスタンプが付与されたデータを受領
    2. ②速やかに(またはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後速やかに※)タイムスタンプを付与
      ※ 取引情報の授受から当該記録事項にタイムスタンプを付与するまでの各事項に処理に関する規程を定めている場合に限る。
    3. ③データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用
    4. ④訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け

電子帳簿保存法は、所得税法や法人税法で定められた「国税関係帳簿・書類のデータ保存を認める」ためのものですので、上記の電子取引の保存要件は受領側にとって必要な要件となります。措置の選択についても、保存義務者(受領側)の任意により自由に選択できることになっており、複数の改ざん防止措置があっても差し支えないとされています。
そのため、措置の中に「タイムスタンプが付与されたデータ」という選択肢があるとはいえ、送信側としてはタイムスタンプを付与せずに送信しても違法にはなりません。

ただし、電子取引の紙保存が禁止されたことによって、取引先がデータ送信を拒否する可能性もあります。紙の原本を取引の証明としている企業はまだ多く見られますし、「電子取引の紙保存禁止」によって、これまでデータ送付を受け入れていた企業でも取引先に紙での発行に戻すよう求めるケースがすでに発生しています。
「電子取引の紙保存禁止」の“完全義務化”は、令和4年度税制改正において事実上2024年1月まで先送りとなりましたが、それまでに取引先が対応できていなければ、今後データでのやり取りが難しくなる可能性も考えられます。
請求書をデータで送付することに対しては、取引先の合意・承認も重要ですので、一存でデータ送信に切り替えるのではなく、取引先に主旨や送付方法、データ形式などを伝え理解を促しましょう。

なお、電子帳簿保存法に関して、データで送信した場合の自社が発行した請求書の控えについては注意が必要です。
WordやExcelなどで作成したデータに、社印を押すため一度プリントアウトして押印した後PDF化してメール送信した場合、「自社が発行した請求書の控え」は送信したPDFデータが電子取引の保存対象になります。それまでに作成したWordやExcelなどの元データおよび紙の書類は、「押印した請求書をデータ化したもの」という完成形の作成過程に過ぎないため、保存義務は発生しません。


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請求書をデータ送信する際に注意しておきたいポイント

メールで請求書を送る際には、いくつか注意点もあります。紙ではなくデータが原本となるための大切なポイントですので、しっかり押さえておきましょう。

1.PDFなど改ざんできない形式で作成・送付する

WordやExcelなど、作成した請求書データをそのまま送信してしまうと、金額など請求書の内容を改ざんされてしまう恐れがあります。取引先にデータを送付する際は、PDFなど一般的に改ざんができないデータ形式に変換して送付するようにしましょう。

2.押印は廃止・もしくは電子印鑑などに切り替える

2020年6月、政府が押印廃止を明言したことを機に、社印などの押印を廃止する風潮が生まれています。法的にも、押印なしでも全く問題はありません。
とはいえ、トラブル防止のために押印を求める企業もあります。しかし、一度紙に出力してから押印し再度データ化する方法では、手間もコストもかかります。基本的には、押印は廃止の方向で捉え、取引先が押印を求めてきた場合は電子印鑑や印鑑画像を貼付するなどで対応するようにしましょう。

3.件名や日付がわかりやすいファイル名にする

請求書などの国税関係書類は、原則7年間の保存義務があります。請求書データを送付する際は、ファイル名にも配慮しておくと、取引先にとっても自社にとっても便利でしょう。
例えば、電子帳簿保存法では、保存要件の1つに「検索性の確保」があります。ファイル名に、保存要件で求められている「取引年月日」「取引金額」「自社名」を含んでおけば、取引先も改正電子帳簿保存法に対応した形式で保存が可能になります。

4.PDFファイルにパスワードをかけて送る

請求書には、取引内容や金額、口座番号など、多くの取引上の機密情報が含まれます。そのため、送付の際にはパスワードを設定するなどセキュリティ強化を施しておくと安心です。
ただし、パスワード付きZIPに変換して送る方法(PPAP)は、最近ではその安全性やウイルス混入のリスク、手間などを考えて、利用を取りやめる企業が増えています。その他のできるだけ強固なセキュリティがかけられる方法を選ぶとよいでしょう。

5.請求書データが添付されていることを件名に記載する

取引先の担当者には、毎日多くのメールが届いている可能性があります。請求書を確実に受領してもらうためには、メールを開封しやすい工夫をしておくことも重要です。
例えば、請求書をメールで送付する際、件名に請求書が添付されている旨を記載すると丁寧です。またメール本文にも、その金額や支払い期日など確認をしてほしい事項を記載しておくと、チェック漏れなどを防ぐことができます。

<メール記載例>

6.送付先のメールアドレスを間違えない

先述した通り、請求書には取引における機密情報が満載ですので、間違ったメールアドレスに送信してしまうと、予定通りに入金がされないだけでなく情報漏洩などのリスクも考えられます。
メールソフトを使用して送信する場合は、送付のたびに「メールアドレスは合っているか」「送付先の担当者が変わっていないか」などを確認しておくことが必要です。

安全に取引するにはWeb請求書発行システムがオススメ!

請求書のデータ送信には、普段から通信手段としてよく使用している「メールソフトを利用」という企業も多く見られます。しかし、取引先ごとにその都度手作業で送信することになるため、毎月発行する請求書の量が多いと業務が煩雑になり大変です。添付する請求書も、内容だけでなく宛先を間違っていないか確認する必要があります。セキュリティの設定やメールアドレスの確認、メール本文の作成など、送信のたびに行っていては、業務負荷が減ったとは思えないのではないでしょうか。

そこで、最近多くの企業で注目され導入が進んでいるのが、Web請求書発行システムです。
Web請求書発行システムでは、販売管理システムや会計システムに連携して、売掛情報(債権データ)から請求書を自動作成し、請求書のデータを取引先に送信したりWeb上で発行したりすることができます。請求書のテンプレートがいくつか用意されているシステムも多く、好きなフォームを選択して発行することができます。中には、請求書フォームを取り込んだりテンプレートの編集ができたりするシステムもあるので、従来のフォームを使いたい場合はそのような機能のあるシステムを選ぶとよいでしょう。

例えば奉行Edge請求管理電子化クラウドの場合、商蔵奉行クラウド債権奉行クラウドと連携し、任意の請求期間の売上・入金データを自動集計して請求締め後のデータから請求書を自動作成することができます。指定の日時に自動的に請求書データを取引先に送付することができるので、送信期日や送信漏れに気を遣うこともありません。送信時のアドレスや件名、本文もすべてシステム上で管理されるので、安心です。

フォームはあらかじめテンプレートが用意されていますが、オリジナルフォーム機能により文字や線などの編集ができるので、従来の請求書フォームを変えずに発行することも可能です。

さらに、奉行Edge請求管理電子化クラウドで発行した請求書のPDFデータには、自動でタイムスタンプが付与されます。発行側も受領側も、双方で電子帳簿保存法に対応できるので、取引先が電帳法対応を心配している場合にもオススメです。

送付方法は、Web参照用URLの送付、もしくはPDFデータの添付送信から選べるので、取引先の希望により使い分けることも可能です。
セキュリティ面でも、奉行クラウドでは世界トップレベルのセキュリティと評されるマイクロソフト社の「Microsoft Azure」を採用し、データは全て暗号化され、他の利用者のデータとは隔離された状態で安全に保管されます。奉行クラウドへの通信やデータセンター間の通信など、あらゆる通信もSSLで保護されるので安心です。

おわりに

請求業務は、毎月発生する業務で手間やコストがかかることが最大の課題となっています。紙からデータ対応にシフトすることには、自社だけでなく取引先の業務効率化にも貢献できる意味があり、一説には「1兆円以上の経済効果」を生み出すとも言われているほどです。
奉行Edge請求管理電子化クラウドのように、取引先にも電子帳簿保存法対応ができるシステムなら、自社だけでなく取引先の経理業務の効率化にも貢献できます。
経理業務のデジタル化が求められる今だからこそ、Web請求書発行システムの導入は大きな業務改革ができるでしょう。

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