【令和2年分】最新・扶養控除等(異動)申告書の書き方と従業員への注意喚起のポイント

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毎年の年末調整時に提出する「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」(以下「扶養控除申告書」)について、令和2年分から様式の一部が変更されます。
扶養控除申告書は年末調整時に欠かせない書類の1つですが、毎年のアナウンスや書き方指導で手を焼いている担当者の方も多いことでしょう。
さらに今年は、様式の変更内容も従業員に伝え、間違いないよう提出してもらわなければなりません。

そこで「扶養控除申告書」の目的をあらためて整理しつつ、「令和2年分」の申告書をベースに書き方のコツと従業員へのアナウンスのポイントについて解説します。

「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」とは?

扶養控除申告書には、以下のように記されています。

◎ この申告書は、あなたの給与について扶養控除、障害者控除などの控除を受けるために提出するものです。

◎ この申告書は、源泉控除対象配偶者、障害者に該当する同一生計配偶者及び扶養親族に該当する人がいない人も提出する必要があります。(「平成31年分」より抜粋)

扶養控除とは、簡単に言えば「養う家族がいる場合、税金の負担を軽減できる」という制度です。扶養控除申告書は所得税の課税区分を決める重要な役割を担っており、これを提出することで「配偶者控除」「扶養控除」「障害者控除」「寡婦(寡夫)控除」「勤労学生控除」といった控除を受けることができるようになるのです。

翌年1月からの所得税額は、扶養控除申告書の内容をもとに計算し、給与から天引き・徴収することになります。そのため、毎年年末には翌年用の書類を提出してもらわなければなりません。
年の途中で就職、あるいは転職した場合は、そのタイミング提出してもらいます。
結婚や出産を機にパートナーの扶養に入ったり、1年の途中からパートナーが扶養から外れたりしたなど、提出した扶養控除申告書の内容に変更が生じた場合は、所得税の再計算が必要になるため、当年分の年末調整時に返却し、訂正の上再提出してもらいます。

また、扶養控除申告書の提出がなければ、所得税額の計算の際、源泉徴収税額票の額面が高い「乙欄」で計算することになり控除が受けられなくなります。そのため、扶養控除申告書の提出が年末調整の要件になっているのです。もし提出がなかった場合は、控除を受けるには従業員自身で確定申告をしてもらうことになります。この理由をしっかり理解してもらい、たとえ扶養している家族がいない場合であっても書類は必ず提出するよう促しましょう。

【最新版】扶養控除申告書の書き方〜従業員へのアナウンスのポイント

扶養控除申告書は、年末調整を受ける全員が記載する欄と、扶養親族の情報を内訳別に記載する欄で構成されています。
「扶養親族の年齢」「一緒に住んでいるか・いないか」などによっても控除額が大きく変わるため、正しく記載してもらわなければなりません。

では、具体的に、それぞれの欄にどう書いていくかを確認しましょう。
現在、「令和2年分」の申告書様式が国税庁のホームページで公開されています。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
国税庁リンクPDF「令和2年分 給与所得者の扶養控除等(移動)申告書」

なお、扶養家族の年齢の判定については、提出する年の1年後の年末(12月31日)時点・・・例えば、2019年12月に提出する場合は、2020年12月31日時点の年齢を基準にしてください。

■ 全員が記載する欄

先述したように、扶養控除申告書は年末調整をする場合必ず提出してもらわなければなりません。そのため、独身の場合であっても以下の欄に必ず記載して提出してもらう必要があります。提出しない場合は、「年末調整では控除が受けられない」ことや「自分で確定申告をしなければならない」旨を必ず伝えましょう。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

■ 本人・扶養親族の情報を内訳別に記載する欄

次のA〜Dの4つの区分において、A〜Dに該当する扶養親族の情報、もしくは、Cに該当する本人の情報を記載してもらいます。

  1. A. 源泉控除対象配偶者
  2. B. 控除対象扶養親族
  3. C. 障害者、寡婦、寡夫または勤労学生
  4. D. 他の所得者が控除を受ける扶養親族等

A. 「源泉控除対象配偶者」欄について

源泉控除対象配偶者の要件は、給与所得者(2020年分の所得の見積額が 900 万円以下の人に限る)と生計を一にする配偶者で、2020年分の所得の見積額が95 万円(給与所得だけの場合は給与等の収入金額が 150 万円)以下の人となっています。(ただし、⻘色事業専従者として給与の支払を受ける人及び白色事業専従者を除く)

パートナーが専業主婦(主夫)または年収150万円以下のパート収入がある場合、この欄に氏名、年収、同居の有無、住所を記載することになります。ただし、パートナーの年収が150万円以上の場合は「配偶者控除等申告書」に記載することになるので、この欄の記載は不要です。
また、単身赴任などでパートナーと同居していない場合は、親族関係書類や送金関係書類の添付が必要になります。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書 「源泉控除対象配偶者」

B.「控除対象扶養親族」欄について

「控除対象扶養親族」欄に記載するのは、以下の要件を全て満たす扶養親族になります。

  1. 配偶者以外の親族(6親等内の血族及び3親等内の姻族)又は都道府県知事から養育を委託された児童(里子)や市町村⻑から養護を委託された老人であること。
  2. 納税者と生計を一にしていること。
  3. 2020年分の所得の見積額が48万円以下であること。
  4. ⻘色申告者の事業専従者としてその年を通じて一度も給与の支払を受けていない、または白色申告者の事業専従者でないこと。
  5. 年齢が16歳以上であること。

控除対象扶養親族が70歳以上である場合、「老人扶養親族」に該当します。同居している場合は、「同居老親等」にチェックしましょう。老人ホームに入居している場合は、「その他」にチェックしてください。
19歳〜23歳未満の子供は特定扶養親族に該当するため、「特定扶養親族」にチェックをします。また、留学等のために国外で別居している扶養親族の場合は、非居住者欄に○をつけ合計送金額を記載するとともに、親族関係書類と送金関係書類を添付します。(国内で別居している扶養親族の場合は必要ありません)

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書 「控除対象扶養親族」

16歳未満の扶養親族がいる場合は、申告書の下部に別途記載欄があるので、分けて記載します。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書 16歳未満の扶養親族

C. 「障害者、寡婦、寡夫又は勤労学生」欄について

障害者控除、寡婦控除(寡夫控除)、勤労学生控除を受けたい人が、必要事項を記載する欄になります。この欄は、扶養親族だけでなく従業員本人が該当する場合も記載が必要です。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書 「障害者、寡婦、寡夫又は勤労学生」
障害者控除の対象と記載における注意

従業員本人や同一生計配偶者※または扶養親族が所得税法上の障害者に当てはまる場合には、該当者と障害の区分(等級)を書く必要があります。障害者控除は、扶養控除が適用されない16歳未満の扶養親族にも適用されます。障害の重度によって記載すべき欄が変わりますので、注意しましょう。また、該当者数と障害の区分で控除額が変わるので、漏れがないように注意を促してください。
重度の精神障害や知的障害、身体障害等があると判定された「特別障害者」の場合は、「左記の内容」に障害者手帳の種類や障害の等級などを記載します。
※同一生計配偶者とは、給与所得者と生計を一にする配偶者のうち、合計所得金額が48万円以下である者をいいます。

<寡婦・寡夫の場合>

寡婦・寡夫の要件は、以下のようになります。

<寡婦>

  • 所得者本人が次のいずれかに該当し、2020年中の所得の見積額が48万円以下の扶養親族または同居の子供がいること。

    ㋑ 夫と死別した後、婚姻していない人

    ㋺ 夫と離婚した後、婚姻していない人

    ㋩ 夫の生死が明らかでない人

  • 上記 ㋑ ㋩ のどちらかに該当し、2020年中の所得の見積額が500万円以下(給与所得だけの場合は給与の収入金額が6,777,778円以下)の人

<寡夫>

  • 所得者本人が次のいずれかに該当し、2020年中の所得の見積額が48万円以下の同居の子供がおり、かつ所得者本人の2020年中の所得の見積額が500万円以下であること。

    ㋥ 妻と死別した後、婚姻していない人

    ㋭ 妻と離婚した後、婚姻していない人

    ㋬ 妻の生死が明らかでない人

<特別の寡婦>

  • 寡婦のうち、扶養親族の子がいること。かつ、所得者本人の2020年中の所得の見積額が500万円以下であること。

所得者本人が寡婦または寡夫の場合、該当欄にチェックします。その上で、上記㋑〜㋬のいずれに該当するかと、扶養親族や子供がいる場合は、その氏名および2020年中の所得の見積額を「左記の内容」欄に記載します。

また、「令和2年分 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」から「単身児童扶養者」のチェック欄が設けられます。これは、児童扶養手当を受けているシングルマザーやシングルファーザー(離婚・未婚を問わず)またはパートナーの生死が不明な人が対象となり、この欄にチェックすると2020年から住民税の非課税措置が受けられます。
書き方指導の際は、該当者がこのチェックを忘れずに行うように留意してください。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書 「単身児童扶養者」
<本人が勤労学生の場合>

所得者本人が、大学、高等学校、一定の要件を備えた専修学校、各種学校に通う学生、または職業訓練法人の行う認定職業訓練を受けている訓練生の場合に、記載が必要になります。
勤労学生であるかどうかは、2020年中の所得の見積額が75万円以下(給与所得だけの場合は、給与の収入金額が130 万円以下)で、給与所得等以外の所得が10 万円以下であることが要件になります。
また、専修学校、各種学校の生徒や職業訓練法人の訓練生の場合は、文部科学大臣(または厚生労働大臣)の証明書の写しと、学校⻑(または職業訓練法人の代表者)の証明書を添付する必要があります。

D. 「他の所得者が控除を受ける扶養親族等」欄について

同居している家族に2人以上の所得者がいる場合、扶養親族はいずれか1人の所得者でしか扶養控除を受けることはできません。
例えば、共働きの夫婦の場合、扶養する子供の情報は夫婦どちらかの扶養控除申告書に「控除対象扶養親族」として記載します。そして「扶養しない親」の扶養控除申告書には、「他の所得者が控除を受ける扶養親族等」欄に対象の子供の名前や扶養控除を受けるパートナーの名前などを記載することになります。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書 「他の所得者が控除を受ける扶養親族等」

扶養控除申告書を適切に記載してもらうための6つのポイント

扶養控除申告書は、年末調整に必要な書類の中でも、書き方が難しいと言われています。従業員にできるだけミスが起こらないように提出してもらうためには、書き方のマニュアルを用意しておくと便利です。その際、以下6つの点についても、正しく理解し対応してもらうように努めましょう。

    1. ① 2か所以上で働いている場合は「提出は1か所のみ」を伝える

      勤務先が1か所の場合は、その企業に提出するだけで問題ありませんが、ダブルワーク等で勤務先が2か所以上ある場合、同時に2か所に提出してはいけないことになっています。
      最近は副業を認める企業も多く、従業員の中には複数の企業で働いているという人もいるかもしれません。そうした場合は、いずれか1か所に「扶養控除等申告書」を提出してもらい、最終的には自分で合算して確定申告してもらう必要があることを伝えましょう。

    2. ② 中途入社をした従業員には新たに「扶養控除申告書」の提出を求める

      年の途中で入社した従業員には、当年分の扶養控除等申告書を提出してもらう必要があります。入社手続きにかかる書類を渡す際に当年分の扶養控除申告書も一緒に渡し、早めに提出してもらうようにしましょう。
      年末調整時に提出するのは翌年分になりますので、他の従業員と同様に書類を用意することで対応できます。

    3. ③ 扶養親族に変更があった場合は、速やかに修正をしてもらう

      年度途中で子供が生まれたり、配偶者がパートで働いたり、就職、退職等で扶養家族に異動があった場合は、随時「扶養控除等申告書」の修正が必要になります。従業員から報告を受けたら、当年分の「扶養控除等申告書」を一度返却し、修正・再提出してもらいましょう。年末調整時に提出するのは翌年分になりますので、変更後の内容で改めて記載してもらいます。

    4. ④ パートやアルバイトにも扶養控除申告書を提出してもらう必要がある

      企業には、従業員の所得税から源泉徴収を行う義務があるため、パートやアルバイトであっても年末調整を行う必要があります。ただし、複数の企業でパート・アルバイトをしている人で、別の勤務先で扶養控除申告書を提出している場合は不要です。副業をしている正社員と同様、確定申告で控除を受ける必要がありますので、その旨を本人に伝え、提出先をどうするか判断してもらいましょう。

なお、パート・アルバイトにおいても、以下の要件のいずれかに該当すれば年末調整の対象になります。

  • 1年を通じて勤務している。

  • 年の途中で就職し、年末まで勤務している。

  • 年の途中で退職した人のうち、以下に当てはまる人

    ① 海外支店等に転勤したことにより非居住者となった

    ② 死亡退職した

    ③ 著しい心身の障害のために退職した

    ④ 12月に支給されるべき給与等の支払を受けた後に退職した

    ⑤ いわゆるパートタイマーとして働いている人などが退職した場合で、当年中の支払い給与の総額が103万円以下

もし、天引きされていない場合は、企業側で従業員の税金を立替えて税務署に納めなければなりません。
立替えた税額は、後日、本人に請求することはできますが、入れ替わりの激しいパートやアルバイトにおいては、退職等で連絡がつかず回収できないことも考えられます。
人数が多いと、その分負担額も大きくなるため、パートやアルバイトだとしても必ず「扶養控除申告書」を提出するようアナウンスしてください。

⑤ 法改正に伴い、2020年以降は「見積額」の計算に注意する

2020年1月から源泉所得税が改正され、給与所得控除が10万円引き下げられます。これにより、扶養親族の合計所得金額の要件も変わりますので、しっかり変更点を伝えるようにしましょう。(所得税改正の詳細は、OBC360°記事「『令和2年分』の年末調整が大幅変更!基礎控除・給与所得控除の改正内容とその影響」を参照ください)
扶養控除等申告書には、扶養親族の「所得の見積額」を記載する欄があります。「所得の見積額」は、その年中の年収から給与所得控除を引いた額を記載しますが、計算間違いや書き直しが多く発生しやすいので、以下のポイントに充分注意するようサポートしましょう。

  • 扶養親族の年収を適切に把握しておくこと。
  • 扶養親族の条件を改めて確認しておくこと。
  • 申告書には、扶養親族の年収から給与所得控除になる55万円を引いた額を記載すること。

⑥ 早めに提出してもらう

扶養控除申告書は、年末調整時に当年分と翌年分を従業員に渡します。当年分は、訂正や追記がないかよく確認してもらい、なるべく早く提出してもらいましょう。また、翌年分は「その年の最初の給与を支払う前までに提出」が原則になっていますが、この時期は重要な業務が多く控えているため、早めに出してもらうことをおすすめします。

おわりに

年末調整の関係書類は、法改正の影響を受けやすく、年々複雑かつ記載内容が難しくなってきています。記載事項を充分理解してもらうことや、間違わずに記載するためのサポートなど、労務担当者の手間は増えるばかりです。たとえ小さな改正でも、手続きを紙でやりとりしていると、書き間違いが増える原因にもなりかねません。
こうした業務の無駄を省き、効率よく進めるためには、時間がかかりやすく管理にも手間がかかる“紙のやりとり”をやめることから業務改善してはいかがでしょうか。
例えば、OBCの「奉行Edge年末調整申告書クラウド」などのクラウドサービスを利用すれば、従業員はガイドに沿って簡単に申告ができます。労務担当者も、申告書の配付・回収やチェック・差し戻し・再提出など、従業員とのやりとりをクラウド上で完結できるようになるため、大幅に業務負担を軽減できます。

年末調整業務自体が煩雑だからこそ、こうした“合理化できるところ”から始めてみてはいかがでしょうか。

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