2年猶予を賢く使おう!改正電子帳簿保存法に必要な対応と進め方をわかりやすく解説!

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電子帳簿保存法で2022年1月に義務化されることになっていた電子取引の電子データ保存は、2年の猶予期間が設けられました。この決定に対し、「まだ焦らなくて大丈夫」と安心してはいないでしょうか? 法的解釈では義務化は既に始まっており、猶予期間には大切な意味があります。何もしなければ、2年はあっという間に終わってしまいます。
今回は、猶予期間の真の意味についてお伝えするとともに、この期間をしっかり準備に充てられるよう、対応の進め方について詳しく解説します。

目次

2022年施行の改正内容をおさらい
—電子取引「電子データ保存の義務化」は全ての企業が対象です!

電子帳簿保存法(以下、電帳法)には、データ作成した帳簿や書類をデータのまま保存する「電子帳簿保存」、紙の書類を画像データに変換する「スキャナ保存」、電子データでやり取りした取引情報をデータで保存する「電子取引」の3つの制度があります。

2022年の改正では、電子帳簿保存とスキャナ保存で大幅な要件緩和が行われた一方、電子取引では要件が強化されました。これまでは電子取引にも「紙に出力して保存」が認められていましたが、今後は電子データで受領した証憑は「電子データのまま保存」することが全ての企業に義務化されました。

※ 電子帳簿保存制度とスキャナ保存制度の要件緩和の詳細は、コラム「紙保存は要注意!2022年「電子帳簿保存法」改正後に経理担当者が押さえておくべきポイント 〜規制緩和・規制強化の内容を総ざらい」も参照ください。

電子取引には、ネット通販やEDI取引などだけでなく証憑PDFデータをメールで受領した場合も含まれ、電子データで保存する際には次の4つの保存要件を満たなければなりません。

  1. ① システム概要に関する書類の備え付け
  2. ② 見読可能措置の備え付け
  3. ③ 検索機能の確保
  4. ④ データの真実性を担保する措置

この中で特に重要なのは、「検索機能の確保」「データの真実性を担保する措置」です。
「検索機能の確保」は、「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索でき、すぐに書類を取り出せる状態に整備しておくことが求められています。そのためには、証憑の保存ができるシステムを活用するか、国税庁が示す次の方法で保存しなければなりません。

<システムを活用しない場合の保存方法>

※次のいずれかの方法で保存すること。

  1. 以下のような方法でデータの保存を行う
    ◎ ファイル名に取引年月日・取引金額・取引先の規則性を持たせる
    ◎ Excelで索引簿を作成し、その索引簿を使用して検索できるようにする
  2. 「取引先」や「各月」など任意のフォルダを用意して保存する

また「データの真実性を担保する措置」では、次の4つのうちいずれかを満たすことが求められています。

<データの真実性を担保する方法>
  1. 取引先がタイプスタンプを付与したデータを受領
  2. 自社でタイムスタンプを付与
  3. データの訂正削減を行った場合に記録が残るシステム、または訂正削除ができないシステムを利用する
  4. 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け

上記の1・2では、自社または取引先にタイムスタンプを付与できるシステムが必要になります。また3では、EDI取引などデータの送受信・保存ができるシステムを取引先にも利用してもらわなければなりません。上記1〜3までの要件に対応できない場合は、柔軟に対応できる「事務処理規程」を用意することで担保できます。

【重要】2年猶予は“延期”にあらず!
真の意味は“経理業務の電子化・ペーパーレス化を進める期間”

電子取引の「電子データ保存義務化」は、対応期間が短く周知不足などから2年の猶予期間が設けられ、「2024年1月1日までは電子データで受け取った証憑類でも紙で保存してもよい」となりました。
だからといって、単純に「2年間は紙で保存して2024年からデータ保存すればよい」と解釈しては、猶予期間後の経理業務が大変なことになります。

電子取引の電子データ保存が完全に義務化されると、紙は紙の、電子データは電子データの要件ごとに対応が必要となります。現在の業務フローで「電子証憑は印刷して紙で処理を進める」方法をとっている場合、そのまま継続すると経理業務プロセスは次図のように複雑化することが予想されています。

※赤字の業務が新たに発生

市場はすでにデジタルシフトしており、今後電子取引が主流になると、ますます経理業務の負担増が懸念されます。手作業で処理し続けることで、誤って紙で保存し制度違反を引き起こすことも予想されます。
つまり、電帳法に対応するためには、受領した形態が紙か電子データかに関わらず「全て電子データで処理する」業務プロセスに切り替える、いわゆる「経理業務の電子化・ペーパーレス化」が必須となってくるのです。

制度自体が延期されたわけではないため、猶予期間が過ぎれば電帳法に対応した業務プロセスで稼働していることが大前提となります。
幸いにも、猶予期間中は電子取引の紙保存も認められています。「2年後に対応すればいい」と思わず、完全義務化される2024年1月1日までは、「データ保存の習慣をつけ、徐々にペーパーレスの業務スタイルに慣れるための練習期間」のつもりで、なるべく早く取り組み始めましょう。

電帳法対応の進め方① まずは請求書・領収書から取り組む

では、具体的にどのように業務の電子化・ペーパーレス化を進めればよいのでしょうか。

国税関係書類にあたる取引関係書類には、請求書や領収書、見積書、納品書、注文書、契約書など様々な書類がありますが、社内の全ての電子取引に対して、一度にペーパーレス化するのは大変です。
そこで最初は、受領分の請求書・領収書から取り組むのがおすすめです。経理業務での取り扱いも多いので、データで保存することに早くなれることができます。その他の書類については、やれるところから順次始めるとよいでしょう。

まずは、経理内で管理している請求書・領収書を「紙の取引」「電子取引」に分類・リスト化し、電子取引の実態把握が必要です。その際、取引書類ごとに次の項目も確認しておきます。

  1. ◎ 授受方法:取引先ごとに何で受け取っているか?
     →メール受信(PDF)、EDI、クラウドサービス、FAX複合機など
  2. ◎ 保存方法、場所:受け取ったものは「どこで」「どのように」保存しているか?
  3. ◎ 件数:月間、年間でどのくらいの件数があるか?

業務プロセスを電子化・ペーパーレス化するためには、受領時点から紙書類の量を減らすことも必要です。
現在紙でやり取りしている取引先には、今後電子取引に移行できるか相談することも大切です。また、電子データと紙の両方を受領している取引先がある場合は、今後はデータのみでよい旨を伝えましょう。

紙で受領した証憑類は、これまで通り紙での保存も認められていますが、紙の証憑類もスキャナ保存することで“取引情報の完全ペーパーレス化”が実現できます。毎月どのくらいの処理量になるかを、この時点でしっかり確認しておきましょう。

電帳法対応の進め方② データの保存方法・保存場所を決める

請求書・領収書の受領実態を把握できれば、次に電子データで保存する方法や保存場所を検討します。

●保存方法

電帳法の保存要件では、PDFで受領した証憑類やスクリーンショットで画像データにした証憑類は、取引先か自社でタイムスタンプを付与するか、訂正削除の防止に関する事務処理規程によって運用するかが必要です。(EDI取引の場合はEDIシステム上でデータ保存することも認められています)
毎月の処理件数が多いならタイムスタンプ付与がベストですが、取引先で付与されない場合は自社で付与するか事務処理規程での運用を基本に検討します。事務処理規程の策定にあたっては、国税庁でサンプルを公表しているので参考にするといいでしょう。

●保存場所

保存場所は、証憑保存が可能なシステムか、自社サーバ内の専用フォルダ等を利用するかを選択します。
サーバ内のフォルダ等に保存する場合、保存要件にある「検索機能の確保」を満たすためには、ファイル名のルール決めや検索用の索引簿などが必要になります。生産性を上げるなら、手作業の手間を減らせるシステムの利用がより安心でしょう。
また、国税関係書類は原則7年間保存する必要があります。保存場所には「充分な保存容量があるか」はしっかり確認しておきましょう。システムの場合、容量を追加する場合のコストや「税務職員による質問検査権に基づいて電子データの一括ダウンロードができるか」「適切なバックアップ体制が備わっているか」などが選定ポイントになります。

電帳法対応の進め方③ 証憑収集段階から業務フローを見直す

経理担当者が取引先から受領する場合は、そのまま仕訳入力・保存・・・と進めることができますが、営業など従業員が受領した場合は、支払申請から上長承認、経理担当の確認・保管と一連の業務フローを円滑に回す必要があります。
データの保存方法・場所が決定したら、証憑収集から保管までの業務フローをペーパーレスで運用できるよう見直しましょう。

●取引先から受領した状態が「電子データ」の場合

電子データで受領しても、申請・承認のために紙に印刷して回しているようでは、真の電子化・ペーパーレス化とは言えません。電子データはデータのままで申請・承認に回すことができる業務フローが必要です。
その際、次のようなポイントで必要な機能を整理しましょう。

  1. ◎ 従業員の申請方法に何を利用するか?(メールか、システムか)
  2. ◎ 申請時の必須項目は?記入方法は?
  3. ◎ 上長の承認方法は?(メール、システムでのチェック方法)
     チェックする項目は?
  4. ◎ 経理への回付方法は?(メール、システムでのチェック方法)
     チェックする項目は?
  5. ◎ タイムスタンプの付与タイミングは?(タイムスタンプを採用する場合)

従業員の申請から経理担当者の確認まで、一連の流れをスムーズに行うには、証憑収集機能のあるシステムがおすすめです。また、証憑類は最終的に会計処理を行うことになるため、会計システムと直結できるものがよいでしょう。特に、電子取引では今までのように紙を見ながら仕訳入力や支払業務を行うことができなくなります。支払業務自体は改正対応と直接の関係はありませんが、どのように入力業務や支払業務を行うのかも検討することも大切です。

●取引先から受領した状態が「紙」の場合

紙で受領した場合は、紙のまま保存しても法令違反ではありませんが、電帳法対応では紙の証憑類もスキャナ保存でデータ保存に取り組むことが重要になります。
スキャナ保存でのタイムスタンプの付与期間は、2022年以降、入力期間と同じ「最⻑2ヶ月と7営業日以内」となっています。また、入力期間内に訂正や削除を行った事実や内容を確認できるクラウドサービスを利用して保存した場合は、タイムスタンプを付与しなくてもよくなりました。
つまり、電帳法対応のクラウドサービスを活用してスキャンしたデータで処理に回すことができれば、紙の証憑も電子データの場合と同じようにペーパーレス運用が可能になります。

ただし、スキャナ保存には次のように保存要件が定められています。その多くはシステムに求められるもののため、システムを選ぶ際にはスキャナ保存の保存要件も満たしているか確認しておきましょう。

対応の進め方の詳細は、OBC特設サイト「電子帳簿保存法徹底対策サイト」でもご紹介しています。

電帳法徹底対策サイト

電帳法対応と経理業務のペーパーレス化には
業務を丸ごとデジタル化=経理DXを実現できる会計システムを!

今市場で提供されている電帳法対応システムやサービスには、文書管理システムや経費精算システム、会計システムなど様々な種類があり、選定に悩んだ経験をお持ちの担当者も多いことでしょう。

今回の改正では、電子データを活用できる業務フローも必要になるため、証憑収集から会計処理、保存まで丸ごと業務をデジタル化できるシステムを選ぶことが重要です。
データの保存機能だけで選んでしまうと、例えば文書管理システムではデータの保管以外の業務に対応できなかったり、経費精算システムでは取り扱える証憑が限定されたりすることになります。また、こうしたサービスでは会計処理ができないため、別途会計システムに連携させる必要があります。
電帳法対応の会計システムなら、法令に準じたデータ保存はもちろん、サービスによっては仕訳入力から支払業務までフルデジタル化=DX化することも可能です。

例えば、奉行クラウド 経理 DX Suiteの場合、証憑収集から経理業務の一連の業務を丸ごとデジタル化できます。電帳法に完全対応しており、証憑データは上長承認後に自動でタイムスタンプが付与され、奉行クラウド内で適正に保存・管理します。保存したデータは自動でリスト化し、いつでも日付・金額・支払先で検索したりダウンロードしたりできます。

●奉行クラウド 経理 DX Suite対応範囲

また、AI-OCRが証憑データから仕訳や支払処理に必要な情報を自動でデータ化し、仕訳の起票や支払予定表作成など支払管理業務、電子申告に至るまで、一連の入力作業を一挙に自動化することが可能です。
そのため、奉行クラウド 経理 DX Suiteを利用すれば、証憑収集から会計処理、支払業務にかかる作業時間(年間で924時間相当)を88%削減することができます。

●奉行クラウド 経理 DX Suiteによる効果

さらに、経理業務のDX化により財務分析も早期化でき、経営判断のスピードアップにも貢献します。

電帳法対策にはIT導入補助金を活用できる今がチャンス!

電帳法対策には、証憑収集から保存までできるシステムが欠かせません。しかし、導入コストを懸念して「対応システムを導入するのはもう少しキャッシュが確保できてから…」と考える企業も少なくないでしょう。そのような場合は、IT導入補助金の活用をおすすめします。
特に2022年度は、企業間取引のデジタル化を強化するため、会計・受発注・決済・EC領域のソフトウェアに対して補助率・補助額上限が大幅にアップされています。クラウドサービスで導入すると2年分の利用料が補助対象となるので、例えば奉行クラウド 経理 DX Suiteの場合、通常2年間でかかる費用の実質約1/3を自己負担すればよくなります。

「クラウド利用料2年分」が補助対象となるのは、かつてない充実した拡充内容だと言われています。
来年度も継続される補助内容かは定かでないため、ぜひこの機会を逃さないよう、2022年中に経理業務の変革に取り組んでみませんか。 IT導入補助金の活用方法は、コラム「改正電帳法・インボイス制度対応に補助金を活用しよう!2022年度IT導入補助金を最大限に活かす“賢い使い方”とは」またはIT導入補助金特設サイトを参照ください。

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