紙保存は要注意!2022年「電子帳簿保存法」改正後に経理担当者が押さえておくべきポイント 〜規制緩和・規制強化の内容を総ざらい

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2022年1月に電子帳簿保存法の改正が施行され、国税関係帳簿・書類のデータ保存について抜本的に見直しが行われます。大幅な要件緩和が行われるため、改正法への期待が膨らむ一方、規制や罰則も強化されることから、多くの企業が「書類のデジタル化」を進めようとしています。
闇雲にデジタル化しても、適切にポイントを押さえておかなければ、せっかくの対応も“ムダうち”になりかねません。
そこで今回は、改正される2022年以降の要件について詳しく解説し、経理担当者が注意しておくべきポイントについてご紹介します。

目次

電子帳簿保存法とは?〜2022年度改正の背景・目的

電子帳簿保存法(以下「電帳法」)とは、簡単に言えば、帳簿や決算書、請求書など国税関係帳簿・書類を、一定の条件を満たせば電子化して保存することを認める法律です。

電帳法で認められている保存方法には「電子データ保存」と「スキャナ保存」があり、それぞれに適用される帳簿・書類は次のようになっています。

本来、国税関係帳簿や書類は「紙での保存」が原則ですが、保存にかかるコストや事務的負担を軽減するため、電帳法によって電子データでの保存が特例として認められました。
そして、1998年の施行以来、時代の変化に応じて幾度となく法改正が行われてきました。2015年には電子署名の義務化廃止や金額の上限撤廃が、2016年にはスキャナ保存要件が緩和され、直近では2020年10月に電子決済の利用明細データも証憑として認められるようになり、おかげで、徐々にスキャナ保存や帳票類のデータ化、電子取引に取り組む企業が増え、今では業務上欠かせない法制度となっています。

しかし一方で、「国税関係書類の保存は紙で」というルールを敷いている企業も珍しくないようです。今回の改正では、そうした企業のルールに一石を投じ、「経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上・記録水準の向上」を目的に施行されます。

ここ数年、スマートフォンの普及による消費者行動の変化、コロナ禍の影響によるリモートワークの増加、そしてDX(デジタルトランスフォーメーション)の推進など、社会はデジタル化へと大きく変化しています。特に、企業の業務におけるデジタル化はめまぐるしく進化しており、2023年インボイス制度が開始する頃には、同時に導入される電子インボイスによって大きく業務のあり方が変わる、とも言われています。
2022年は、全ての企業にとって「デジタル化の波に乗れるかどうか」のターニングポイントになるはずです。こうした時代の流れに合わせて、より多くの企業がデジタル変革できるよう、抜本的に要件が見直されることになったのです。

2022年1月以降の改正内容

今回改正される内容は、大きく分けて次の3つのポイントがあります。

① 国税関係帳簿・書類の要件緩和

国税関係帳簿・書類の要件緩和については、次の5項目があります。

1. 事前承認制度の廃止

従来は、国税関係帳簿・書類で電子データ保存・スキャナ保存を導入する場合、原則3ヶ月前までに税務署長などへ申請し、承認を受ける必要がありましたが、改正後はこの手続きが不要になります。
事前承認制度が廃止されると、事務手続きの負担が劇的に軽減され、導入フローも簡素化されるので、いつでも好きなタイミングで開始することができるようになります。
なお、電子取引は現行法でも事前申請が不要でしたので、これにより国税関係帳簿・書類、電子取引すべてのデータ保存に対して「事前申請が不要」になります。

2. システム要件緩和と優良保存認定制度の新設

国税関係帳簿・書類の電子データ保存には、本物だと確認できる「真実性の確保」と、誰でも視認できる「可視性の確保」が求められます。そのため、これまでは電子帳簿の保存要件が詳細に定められていました。
しかし2022年1月以降は、簿記の正規原則(一般的には複式簿記)に従って記録されており、最低3つの要件を満たせば、電子データ保存が認められることになりました。
また、これまでの詳細な保存要件および検索要件を満たしている帳簿は「優良な電子帳簿」に認定され、過少申告加算税が5%免税されるインセンティブが整備されます。(ただし、申告漏れについて隠蔽、または偽装された事実がある場合には適用外となります)

国税庁 パンフレットPDF「電子帳簿保存法が改正されました」より 国税庁 パンフレットPDF「電子帳簿保存法が改正されました」より
出典:国税庁 パンフレットPDF「電子帳簿保存法が改正されました」より
3. 検索項目を「日付」「取引金額」「取引先」に限定

国税関係帳簿・書類の電子データ保存・スキャナ保存について、現行法で求められてきた検索性の要件が、今後は「日付」「取引金額」「取引先」の3項目に限定されます。
スキャナ保存については、税務職員による質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じる場合、検索要件の中の「日付/金額の範囲指定により検索できること」「2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できること」が不要になります。

4. 適正事務処理要件の廃止

スキャナ保存に関して、内部統制の一環として不正防止の観点から必要だった「社内規程の整備」や「相互けん制」「定期的な検査」といった適正事務処理要件が、2022年から廃止されます。これにより、定期検査に必要だった原本(紙書類)が不要となり、スキャン後すぐに廃棄することができるようになります。 また、2名以上で対処しなければいけない事務処理も、今後は1名での実施が認められるようになります。

5. スキャナ保存のタイムスタンプ要件緩和

スキャナ保存は、これまで「受領者が自署」した上で「3営業日以内にタイムスタンプ付与」が必要でしたが、今後は「自署不要」「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内にタイムスタンプ付与」に変更されます。 また、「データの修正や削除の履歴が残る、または修正や削除ができない」「入力期限内にデータを保存したことが確認できる」といった機能を持つクラウドサービス等を使用する場合、タイムスタンプも不要になります。原本と画像の突合作業も不要になるので、「適正事務処理要件の廃止」と合わせると、経理担当は承認するだけでよくなります。

国税庁 パンフレットPDF「電子帳簿保存法が改正されました」より
出典:国税庁 パンフレットPDF「電子帳簿保存法が改正されました」より

② 電子取引における電子データ保存の義務化

データで授受した請求書などの国税関係書類について、現行法では紙での保存が認められていますが、2022年以降は、全ての企業に対し、データで受け取った書類(電子取引書類)の出力保存が原則「不可」となります。

電子取引は、紙の文書ではなくデータで授受する方法すべてが該当します。そのため、EDI取引やクラウドサーバ経由などの他に、請求書等のPDFをメールで送付する方法や、Web請求書発行システムなどを利用する方法も該当します。これまで「電帳法とは関係がない」と思っていた企業でも、このような電子取引に該当するやり取りを行っていれば義務化の対象になります。
しかも、データ保存に際しては、受領した書類データにタイムスタンプ※を付与し、検索要件を満たした状態で保管することが求められます。
たとえメールで授受していても、電子取引の対象は「データで授受する取引情報」になるため、受信メールの本文に取引情報の記載がない限り「メールごと保存」しても適法とは言えません。改正法が施行される直前の2021年12月31日までには、電子取引データも電帳法に適した保存運用方法に切り替えが必要になります。
※ 受領した書類データへのタイムスタンプ付与は、事務処理規程の備付けによって代替も可能です。

電子取引の保存要件は、次のようになっています。

国税庁 パンフレットPDF「電子帳簿保存法が改正されました」より
出典:国税庁 パンフレットPDF「電子帳簿保存法が改正されました」より

ただし、電子取引の授受方法は様々であることから、改ざん防止措置については「データに応じて複数の改ざん防止措置が混在しても問題ない」とされており、データ格納・保存場所もデータごとに「異なってもよい」とされています。とはいえ、保存場所が複数存在すると、管理上混乱を招く恐れもあります。業務上は、適切に保存・管理できるよう一元化しておくことが望ましいでしょう。

③ 罰則規定の強化

スキャナ保存において事前承認が廃止されるため、代わりに税務処理上の不備があった場合のペナルティーが重くなります。
具体的には、隠ぺいや偽装など悪用があった場合、申告漏れに生じる重加算税が10%加重されることになります。(2022年1月1日以降に法定申告期限等が到来する国税について適用)
また、電子取引においても、スキャナ保存と同じ罰則が設けられます。

会計システムをはじめ
電子取引に関連する全てのシステムで改正法への対応を!

国税関係帳簿・書類および電子取引データは、規定の要件に沿って保存されていないと、税法上の帳簿・書類として認められません。そのため、今回義務化される電子取引データに関しては、確実な保存運用が必要になります。
改正に向け適正に対応するためには、まず現有の会計システムが法要件を満たしているかどうか、早急に確認しましょう。また、今回の改正では、電子取引に関係する「複合機」「メール」「EDI」「販売管理システム」「帳票管理システム」などについても、要件対応が求められることになります。自社で利用している各システムにおいて、確実な対応ができるか確認しておくことが肝要です。

スキャナ保存、電子取引で確認しておきたい内容は、次の通りです。

スキャナ保存制度で求められる主なシステム要件

  • 訂正または削除の事実および内容の確認等が行えること
  • 「日付」「金額」「取引先」を検索条件として設定できること
  • 税務職員による質問検査権に基づきデータをダウンロードできること

電子取引で求められる主なシステム要件

  • 「日付」「金額」「取引先」を検索条件として設定できること
  • 税務職員による質問検査権に基づきデータをダウンロードできること
  • 速やかにタイムスタンプを付与すること
    (事務処理要件を定めて運用する方法でも代替可)
例えば、勘定奉行クラウドは、帳簿・書類だけでなく、スキャナ保存や電子取引でも、改正電帳法が求める全ての要件に完全対応しています。
PDFの請求書等も、証憑データと取引情報を紐付けしてアップロードするので、日付・金額・取引先ですぐに検索できます。もちろん、アップロードから修正・削除の履歴もすべてシステム上で管理できます。
紙の領収書や請求書でも、スキャンして任意のフォルダに保存すれば、自動でシステムへアップロードでき、画面を見ながら仕訳ができます。取引情報が記録されたExcelファイルからも自動で仕訳候補を作成するので、入力時間の手間も人為的ミスもなくなります。
OBC「改正電子帳簿保存法」対策サイト
詳しくは、OBC「改正電子帳簿保存法」対策サイトも参照ください。
OBC「改正電子帳簿保存法」対策サイト

さらに、奉行シリーズでは、商蔵奉行クラウド奉行Edge請求管理電子化クラウドでも電子帳簿保存法対応の機能が標準装備されています。
奉行Edge請求管理電子化クラウドは、商蔵奉行クラウド・債権奉行クラウドと連携しており、自社が発行する請求書に自動でタイムスタンプを付与できます。請求書の送付作業を自動化するとともに、発行側・受領側ともに電子帳簿保存法に対応したデータ保存が可能です。
アップロードされたデータは、一様にクラウド上で保存されるため、取引方法ごとに保存方法を変える必要はありません。

このように、関係するシステム全体で法改正に対応していれば、今回のような保存要件の変更にも迅速に対応することができます。

おわりに

今回の改正で、経理業務のデジタル化が大きく進むことが期待されています。今は国を挙げてデジタル化を進めていることもあり、今後この動きはますますスピードアップするでしょう。
こうした時代の流れに乗り遅れないためには、社内で取り扱う税務関係の帳簿・書類がどんなもので、どんなルート・頻度で届いているのかを把握し、「既存システムが法要件に適しているか」「要件を満たすために無理のない業務プロセスで運用できるか」を早急に確認することが重要です。

現在、電子帳簿保存法の要件を満たしているシステムやサービスには、「JIIMA認証」※を取得しているものがあります。これは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(Japan Image and Information Management Association)が発行する認証で、電子帳簿、スキャナ保存、電子取引それぞれに法的要件を満たしているかを認定しています。こうした認証制度を、自社システムが法律に準拠しているかの確認やシステム選びの際に参考にするのもよいでしょう。
※勘定奉行クラウドは「JIIMA電帳法スキャナ保存ソフト認証」「電子帳簿ソフト法的要件認証」を取得、「電子取引ソフト法的要件認証」を取得申請中です。

今回の改正内容には必要な対応や注意点が多くあり、担当者はその準備に多くの労力・時間を取られることになるかもしれません。ですが、電子インボイスが導入される頃には、「業務のデジタル化」が当たり前となっている未来が既に描かれています。今のうちに全体的なフローの見直しも含め、自社に必要なデジタル運用体制に切り替えることは、決して無駄にはなりません。
改正電帳法への対応を検討する際は、ぜひ近い将来を見据えた準備を始めてください。



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