業務効率が劇的に変わる!Web請求書発⾏システムの導⼊メリットと選び⽅のポイント

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2020年以降、テレワークの推進が急増し、経理担当者の間で「請求書を電子化したい」というニーズが高まっています。

経理の新しい働き方を共創する「日本の経理をもっと自由に」プロジェクトによると、経理担当者1000人に行った緊急事態宣言下における働き方と電子化推進に関するアンケート調査では、経理業務でテレワーク(在宅勤務)ができなかった要因の第1位に「紙の請求書業務」が上がったそうです。OBCが2020年秋に行った調査でも、経理担当者の75.8%が「ペーパーレス化を実現したい」と回答していました。

そんな中、業務進行や経費の面で企業に大きなメリットがあると注目を集めているのが、「Web請求書発行システム」です。

今回は、Web請求書発行システムについて、導入のメリットやシステム選びのポイントを分かりやすくご紹介します。

目次

Web請求書発行システムとは

Web請求書発行システムとは、請求書データをWeb上でやり取りできるクラウドサービスのことを言います。
Web請求書発行システムで請求書を作成し、相手先に通知メールを送信すると、相手先は通知メールにあるURLをクリックして請求書の内容を確認することができます。データは、閲覧だけでなくダウンロードも可能ですので、受領側は必要に応じて印刷することができます。

請求書の発行は、これまで販売管理システム等から請求書を紙に出力して郵送するのが主流でした。一部、ペーパーレス化を進める企業では、請求書データをメール送信する方法なども採用されていましたが、印刷費や郵送代のコストは削減できても“メールに添付して送信する”という手作業はなくならず、送信ミスなどの懸念も拭えないのが実情でした。他にも、EDI取引で請求書をデータ送信する方法もありますが、取引先にも対応システムが必要になるため、なかなか普及が進んでいません。

そんな中、新型コロナウイルスの影響で、請求書の発行業務がネックとなって「在宅勤務やテレワークが実施できない」問題が浮上し、インターネットを介してどこからでも請求書を発行できるWeb請求書発行システムを導入する企業が急増しているのです。
特に2020年以降は、「パスワード付きのZIPファイルも安全ではない」とメールの添付送信を禁止する企業も増え始めており、セキュリティ面からもクラウドサービスで提供されるWeb請求書発行システムへの期待が高まっています。

Web請求書発行システムなら作業時間と経費が大幅に削減!

請求書の発行業務には、通常、請求書データの作成から印刷、仕分け・押印し、封入して投函する作業が発生します。

Web請求書発行システムを導入すると、これらの作業はどのように変わるのでしょうか。

OBCが独自に行った調査では、毎月300件の請求書を発行する企業の場合、紙の請求書を印刷・封入・送付作業に年間約192時間を費やしていることが分かりました。また、用紙代、印刷代、封筒代、郵送代などの実費に人件費も加えると、年間76万円必要となることも試算されています。
この企業が、Web請求書発行システム・・・例えば奉行Edge請求管理電子化クラウドを利用すると、作成から送信まで全てがWeb上で完結するため作業時間はゼロになり、郵送にかかる経費もゼロにすることができます。また、たとえ取引先から再送依頼があっても、簡単な操作で再送できるのでスピーディーに対応することが可能です。

さらに、市場で提供されているWeb請求書発行システムの多くは、販売管理システムや会計システムなどと連携して、売掛情報(債権データ)を基に自動で請求書を作成することができるようになっています。自社の債権データを取り込むことができれば、手入力で請求書を作成する必要もなくなります。
つまり、請求書作成の時間すら短縮することができ、あっという間に請求書の発行業務が完了することになります。

請求書の発行業務は、締日前の数日間に集中しやすく残業の要因にもなっています。奉行Edge請求管理電子化クラウドのように指定した日時に自動送信する機能があれば、確実に発行することができ、送信忘れを防げる上に、締日前の繁忙を緩和することにも役立ちます。

Web請求書発⾏システムを選ぶ際のポイント

「Web請求書発行システム」と言っても、提供するベンダーによって機能や対応は様々です。システムを導入する際は、自社の業務ルールを基準に最適なものを選びましょう。
特に、次の4点をしっかり確認しておくことをお勧めします。

①自社の債権データを活用できるか

Web請求書発行システムを導入しても、自社で管理している債権データをもとに自動作成ができなければ、請求書の発行業務から手作業をなくすことは難しくなります。
Web請求書発行システムの多くは、同じベンダーが提供する販売管理システムや会計システムと連携できるよう設計されているので、連携のための設定や追加コストをかけずに請求書作成作業を自動化することが可能です。
例えば、奉⾏Edge請求管理電⼦化クラウドは、商奉行債権奉⾏クラウドの取引先マスタや請求データと直接連携しており、請求締め後のデータから自動で請求書を作成することができます。マスタや請求データを二重管理する必要もありません。
Web請求書発行システムを導入するなら、自社システムとの連携が可能かしっかり確認しておきましょう。

②オリジナルのフォーマットに対応するか

自社用の請求書フォームを持っている企業の場合、Web請求書発行システムに切り替える際に「自社のフォームを使用できるか」は確認しておきたいところでしょう。
多くのWeb請求書システムでは、あらかじめテンプレートがいくつか用意されていますが、中には奉⾏Edge請求管理電⼦化クラウドのように、テンプレートの編集や任意の文字や線の追加など自由にできるものもあります。こうしたシステムなら、従来の請求書フォームを変えずに発行することも可能です。
こうした機能は、電子請求書に否定的な取引先が「取引先専用の指定フォーム」を求めている場合にも有効です。取引先の指定フォームで設計すれば、双方の業務に負担をかけず請求書を発行することができます。

③セキュリティ体制は万全か

請求書は、企業情報や取引情報が記載されている重要書類ですから、セキュリティの強度はもっとも重視すべき点でしょう。在宅業務やテレワークでWeb請求書システムを利用する場合も、データの安全性は重要です。
例えば、奉行クラウドが採用しているクラウド基盤は、世界トップレベルのセキュリティと評されるマイクロソフト社の「Microsoft Azure」です。データは全て暗号化され、他の利用者のデータとは隔離された状態で安全に保管されます。また、奉行クラウドへの通信やデータセンター間の通信など、あらゆる通信もSSLで保護されます。
最近、SNSで個人情報の保管の甘さが社会問題になったケースもあります。インターネットを利用する以上、ベンダーのセキュリティ体制はしっかり確認しておくことが必要でしょう。

※ 奉行クラウドのセキュリティ対策については、コラム「クラウドサービスのセキュリティは本当に安全?企業で⾏うべき対策とは」を参照ください。

④導入サポートは充実しているか

新しいシステムを導入する際には、確実かつスピーディーに運用体制を確立できるかも重要です。特に、請求書を発行している途中でトラブルが起こると、タイムリーに発行できないなど取引先にも影響しかねません。
突発的なトラブル、操作上の不明点などにどの程度タイムリーに対応してもらえるか、ベンダーのサポート力も確認しておきましょう。担当者の知識や技術レベルによっては、深いサポートが必要になることもありますので、ベンダーが提供するサポート内容を詳しくチェックしておくと安心です。
奉行クラウドなら、業務に精通した専門スタッフが、導入時はもちろん、導入後の操作上の疑問や相談にも迅速に対応します。電話・Web・Faxで相談できるほか、サポートスタッフが遠隔操作でお客様の画面を見ながら具体的な操作方法をご案内するリモートサポートも利用していただけます。

おわりに

電子請求書は、電子帳簿保存法の「電子取引」にあたり、電子データでの保存が可能です。電子データで保存する場合はタイムスタンプの付与が求められるため、奉行Edge請求管理電子化クラウドのように自動でタイムスタンプを付与できるシステムを選ぶとよいでしょう。取引先で付与する手間も省け、双方での書類の保管・管理がシンプルになります。

「⽇本の経理をもっと⾃由に」プロジェクトによると、国内で請求書を電子化できていない企業が紙の請求書を電子化すると、郵送費で年間約5,912億円以上、⼈件費で年間約5,511億円以上の削減効果があるそうです。
企業の生産性向上のためにも、請求書の発行業務をデジタル化するところから業務の改革に取り組んでみませんか。

「⽇本の経理をもっと⾃由に」プロジェクトには、OBCも賛同しています。

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