OBC働き方改革推進チーム
請求書発行は、毎月20日や月末などに行う頻度の多い業務であるにも関わらず、多大な時間や労力をかけて行っているご担当者様が多く見受けられます。一方で、働き方改革が企業に求められる中、請求書発行の時間削減を実現する手法が世の中に多く出てきており、どの手法を活用するのが最適なのか、という声を多く聞くようになりました。本コラムでは、ご担当者様が知っておくべき、請求書発行の時間削減を実現する手法を選ぶポイントを、詳しくご紹介いたします。
目次
１ 請求書発行業務に時間がかかるワケ
多くの企業では、販売管理システムを使って請求書を出力しています。しかし、販売管理システムで処理をした後の手作業に、多大な時間がかかっています。では、具体的にどのようなことが手作業で行われており、どのぐらい時間がかかっているかを整理してみましょう。
＜１．印刷＞
□ 販売管理システムから請求書を印刷し、コピー機に取りに行く。
□ 請求書の枚数や内容を確認し、封入する順番などを考慮して請求書を並べ替える。
＜２．封入・封かん＞
□ 封筒に請求書を封入し、封筒のフタの部分にのり付けをして封を閉じる。
□ 請求書の宛名を記載し、切手を貼り付ける。
＜３．投函・郵送＞
□ 最寄りの郵便局に請求書を持っていき、郵送の手続きを行う。
このように、請求書発行業務のほとんどが手作業で行われているため、時間がかかっています。請求書発行業務の時間を削減するためには、販売管理システムで処理をした後の手作業をいかに無くせるかがポイントになります。
２ 最適な手法を選ぶ３つのポイントはコレ！
世の中には、請求書発行の手作業を無くして、業務時間を削減できる手法が沢山あります。自社にあった最適な方法を選んで活用することが、請求書発行の時間削減を実現する近道になります。しかし、沢山ある手法の中からポイントを押さえて選ばないと、余計なリスクやコストを生む原因となってしまいます。
ここでは、請求書発行の時間削減を実現する手法を選ぶ際に、必ず押さえておきたい３つのポイントについて詳しくご紹介いたします。
ポイント①：今まで通りの請求書発行を、そのまま任せられること
請求書発行は、ミスなく・漏れなく行わなければならない重要な業務であるため、指定した日に正しく送付される、宛先や金額にミス・漏れなく発行されるといった安心して利用できる手法を選ぶことが重要です。最近では、クラウドサービスを使って請求書をメールで自動発送する仕組みをよく見かけますが、クラウド事業者に請求書発行を任せてしまうのは不安、といったお客様の声も多いようです。また、クラウドの手法の場合は、従来の紙による郵送は高額なオプション契約が必要、といったデメリットもあります。日本の商習慣に慣れた企業が初めて活用する手法としては、従来の紙による請求書発行の運用を変えずに、請求書の印刷から郵送までの作業を無くせるような、安心の仕組みを選ぶことがベストです。
ポイント②：短期間で始められて、必要な分だけ利用できること
請求書発行は、締日までに完了しないといけない業務です。よって、販売管理システムと繋がっていて、短期間の準備ですぐに利用できる仕組みを選ぶことが必要です。また、請求書発行は、指定された用紙への印刷がある・定期的に同封する案内資料が存在するなど、従来の手作業でないと処理が行えない請求先も存在するため、実質すべての請求書発行の手作業を無くすことは難しいです。そこで、必要な分の請求書発行だけ、部分的に利用できる手軽な手法を選ぶことがポイントになります。
ポイント③：作業時間と発送経費を両方削減できる、コストパフォーマンスの高い手法であること
請求書発行の作業時間を削減できるのはもちろん、発送経費も同時に削減できる仕組みでないと、大幅なコストが掛かってしまします。例えば、請求書の印刷から郵送までを、全てアウトソーシング会社に任せる手法がありますが、自社で行う作業がほぼ無くなる一方で、委託コストが大幅にかかるというデメリットがあります。請求書1通から利用でき、利用した分だけ料金を支払うような仕組みで、かつ、従来の発送経費よりもコストを抑えられるような手法を選ぶことが重要なポイントです。
３ 最適な手法をうまく使って、請求書発行業務の時間削減を実現しよう！
請求書発行業務は、今でも多くの企業が手作業で行っており、時間をかけて行うことが当たり前になっている固定的な業務です。言い換えますと、企業が時間削減に取り組むべき業務の一つが請求書発行である、ということになります。もし、請求書発行業務の手作業を無くすことができれば、皆さまの固定業務時間の削減に大きな効果をもたらすでしょう。ぜひ、この３つのポイントを踏まえた最適な手法を見つけて、請求書発行業務の時間削減に取り組んでみてください。
なお、初めて請求書発行の時間削減に取り組まれる方は、安心・手軽に取り組めるおすすめの手法「請求書発行業務の時間削減 進め方ガイド＆請求書発行業務省力化モデル」をぜひご参考にしてください。
