請求書や領収書は、経理担当者が日常的に扱う書類の中でも特に件数が多い証憑です。一方で、日常的に扱っているからこそ、処理方法や保存方法について「これで問題ないのか」と迷う場面もあるのではないでしょうか。とりわけインボイス制度の開始以降は、請求書と領収書の取り扱いで「この処理で問題ないのか」「税務上認められるのか」と判断に迷うケースも増えているようです。インボイス制度では、発行の仕方次第でも、受取側の判断や確認の手間が変わることから、発行側にとっても無関係とは言えません。
そこで今回は、請求書と領収書の違いを整理し、発行時・受領時に迷いやすいポイントや適正に取り扱うためのヒントについて解説します。
請求書と領収書は、いずれも取引に関する重要な書類ですが、役割や位置づけが異なります。
請求書は、取引内容や金額を明示し、代金の支払いを求めるための書類です。商品やサービスの提供が確定した後、原則として入金前に発行されます。
発行側にとっては、「いつまでに、いくらを支払ってもらうか」を取引先に伝える役割を持ち、売上や債権を管理する起点となります。特に、継続的な取引や後日支払いが行われる取引では、取引条件を明確にするための前提書類として扱われることが多くあります。
一方、受領側にとっては、請求内容を確認し、支払手続きや経費処理を行うための根拠資料となります。
領収書は、代金を受領した事実を証明するための書類で、現金、振込、クレジットカード決済など手段にかかわらず、支払いが完了した後に発行されます。
発行側にとっては、金銭を受け取った事実を示す証憑としての役割を持ち、受領側にとっては、支払い済みであることを示す書類として、経費精算や証憑保存に用いられます。特に、経費精算や社内での支払確認においては、領収書の提出が求められることも少なくありません。
請求書も領収書も、法令上は「必ず発行しなければならない」と定められている書類ではありません。そのため、請求書や領収書を発行しなくても、取引自体は成立します。
とはいえ、実務上は多くの取引で請求書や領収書が発行されています。その理由は、請求書や領収書には「取引内容や金額を明確にし、取引先との認識違いやトラブルを防ぐ」という重要な役割があるからです。「法令上は義務がないから」と発行しないと、発行側では取引先の経理処理が滞ったり、後日の入金確認に時間がかかったりすることがあります。受領側も、支払処理ができず債務不履行（履行遅滞）になることがあります。
このように考えると、請求書や領収書は「義務があるから発行する」のではなく、取引を円滑に進めるための共通言語として発行されている書類だと整理できます。
先述したように、請求書と領収書は本来異なる役割を担うものであり、税務や経理実務の観点では「領収書でなければならない」「請求書では絶対に不可」といった単純な線引きはできません。また、必ず両方が必要になるわけではなく、どちらか一方で足りる取引も少なくありません。
それでも、実務では「請求書と領収書どちらを発行すべきか」「この請求書で経費処理して問題ないのか」と判断に迷うことがあります。
どちらが必要かは、取引先の事情や運用ルールにも影響しますが、次のような場合は請求書を領収書の代わりとして扱うことができます。
※受領印がある場合も代用可
ただし、次のような場合は、請求書を発行・受領していても、領収書が必要になります。
なお、取引を証明する書類には「請求書兼領収書」もあります。請求書兼領収書は、請求と同時に支払いを受ける取引で発行され、請求書と領収書を別々に発行する手間を省きたい場合などに用いられます。
ただし、書面に「請求書兼領収書」と書かれていても、請求内容と支払完了の事実が明確に記載されていない場合は、追加資料（支払い証跡など）の確認が必要になります。
つまり、請求書が領収書の代わりになるかどうかは、様式の問題ではなく、取引の内容や支払いの状況、書類の記載事項を踏まえ、その書類で何を説明できるのかにあります。この判断をその場しのぎで行っていると、受領側だけでなく、発行側の業務負担も増えやすいため留意しておきましょう。
請求書が領収書の代わりとして扱われる場合には、収入印紙の要否にも注意が必要です。
国税庁の「金銭または有価証券の受取書、領収書」によると、支払総額が5万円以上の受領証書は「収入印紙」の貼付が義務づけられています。そのため、請求書が実質的に領収書の役割を果たしている場合は、請求書でも領収書とみなされ、印紙税の課税対象になります。
ただし、印紙税がかかるのは「紙の文書」に限られます。PDF、メール本文、Web画面やクラウドサービスなどを介して発行された請求書データは、すべて電子データに該当し、印紙税法上の「課税文書」に当たらないため、金額がいくらであっても印紙税は不要です。
請求書を領収書の代わりとして扱う場合には、経費処理や証憑管理だけでなく、収入印紙の要否についてもあわせて確認しておくことが、後日の指摘や手戻りを防ぐうえで重要といえるでしょう。
請求書や領収書について考える際、近年はインボイス制度を抜きに語ることが難しくなっています。インボイス制度の開始以降は、請求書・領収書の区分以上に、「その書類が適格請求書としての要件を満たしているか」が重要な判断軸となりました。
そのため、現在は制度上求められている要件を踏まえたうえで、発行する書類や運用を整理しておく必要があります。
インボイス制度において、仕入税額控除を受けるためには「適格請求書」（以下「インボイス」）の保存が必要とされています。ここでいう適格請求書とは、一定の記載要件を満たした書類が該当し、必ずしも「請求書」という名称の書類だけが対象となるわけではありません。特定の書類名を指すものではないため、記載要件を満たしていれば、書類の名称が「請求書」であっても「領収書」であってもインボイスとして扱われます。
インボイスの主な記載要件は、次の通りです。
出典：国税庁・インボイス制度特設サイト「インボイス制度って？」
「請求書」「領収書」と名称が記載されていても、上記の記載事項が不足していれば、仕入税額控除を適用することはできません。
ただし、小売業、飲食店業、タクシー業など不特定多数に対して販売等を行う場合は、インボイスの記載事項の一部を省略した簡易インボイスの発行が認められています。
出典：国税庁・インボイス制度特設サイト「インボイス制度って？」
インボイス制度を前提に考えると、「請求書と領収書のどちらをインボイスで発行すべきか」には、画一的な正解はありません。取引内容や支払方法によっては、請求書のみで要件を満たすケースもあれば、領収書のみで足りるケースもあります。
インボイス制度の対応で重要なのは、発行側が「どの書類でインボイスの要件を満たすか」を整理しておくことです。特に、請求書と領収書をそれぞれ発行している場合などは、「請求書か領収書か」を個別に考えるのではなく、「インボイスとして必要な情報を、どの書類にまとめるか」を取引先（受領側）にも伝えることが肝心です。税務上は要件を満たしていても、受領側で内部統制・経費精算・監査対応のルール上、領収書が必要になることがあります。
発行側と受領側で、「どの書類をインボイスとして扱い、どの書類を保存対象とするのか」を共有しておくことが、確認や保存の手間を減らすうえでも重要です。
請求書・領収書以外に、インボイスとして必要な情報が記載されていれば、納品書もインボイスとして扱うことができます。しかし納品書の場合、通常は単価、数量、金額の記載のみで、税率別の内訳や消費税額までは記載されないことがあります。この場合、登録番号が記載されていてもインボイスの要件を満たせないことになるため、請求書や領収書など、不足している必要事項が分かる書類と組み合わせて対応する必要があります。
なお、クレジットカード利用明細書は、一般的にインボイス記載事項を満たす書類には該当せず、その保存のみで仕入税額控除はできないため、インボイス（または簡易インボイス）に該当する領収書等が必要です。
出典：国税庁 PDF「インボイス制度 オンライン説明会・基礎編」
ただし、インボイス制度には取引内容に応じて帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる特例（自販機特例、公共交通機関特例、少額特例など）も設けられているため、これに該当する場合は、インボイスの請求書や領収書がなくてもクレジットカード利用明細書に基づいて仕入税額控除の処理を行うことができます。
※詳しくは、国税庁の特設サイトを参照ください。
請求書や領収書は、取引が完了した時点では問題がなくても、後日、確認や提出が必要になった際に「どこに保管されているのか分からない」「保存方法が適切だったのか不安になる」といったケースは少なくありません。
インボイス制度や電子帳簿保存法では、請求書・領収書の保存義務も定められており、実務では、発行や受領の場面だけでなく証憑の「保管」についても整理が必要です。ここでは、制度上求められている「保存要件」と実務で発生する「保管の課題」について整理してみましょう。
インボイス制度では、受領側に対して、請求書や領収書は経費精算や仕入税額控除の根拠となる書類として、法令に基づき保存することが求められています。これは単に書類を手元に残しておけばよいのではなく、後から取引内容や支払いの事実を確認できる状態で保存されていることが重要です。
例えば、請求書のみで処理した取引は、その請求書がインボイスの要件を満たしているか、支払いの事実を客観的に確認できるかといった点を踏まえて保存されていなければなりません。また、領収書を受け取っている場合でも、取引内容が分かりにくい記載になっていないか、他の書類と照合できるかといった点が、後から確認されることがあります。
ただし、実務では、紙で受け取る場合やPDF、システム経由でデータを受領する場合など、書類の形式が混在しやすく、保管業務が煩雑になりがちです。その結果、「どの書類がどの取引の保存対象なのか分からない」「必要な書類をすぐに取り出せない」といった状態に陥りやすくなります。
発行側にとって、発行した書類は、取引先からの問合せや後日の確認に対応するための資料になります。そのため、発行側にとっても請求書や領収書の保管は重要な業務です。
請求書と領収書を別々に発行している場合や、納品書など複数の書類が関係する取引では、「どの書類を、どの内容で発行したのか」を把握できる状態で保管しておかないと確認作業に手間がかかり、業務負担が増えやすくなります。また、発行側の保管が曖昧な場合、取引先からの確認に即座に応じられず、対応に時間を要する可能性もあります。
特に、インボイス制度では、「取引の事実を示す証憑」として控えの保存が求められています。発行履歴や記載内容を後から確認できる状態で保存しておくことが重要です。
請求書や領収書の保存では、発行側・受領側ともに、電子帳簿保存法への対応が大きな課題となります。
電子帳簿保存法では、電子データで発行・受領した取引は「電子取引」として扱う必要があります。電子取引に該当する場合、受領したデータを紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存することが義務づけられており、発行側も控えは電子データで保存しなければなりません。
電子データで保存する際には、単にファイルを保管しておくだけでは足りず、一定の保存要件を満たすことが求められます。具体的には、取引年月日・取引先・金額といった項目で検索できる状態にしておくことや、保存されたデータがあとから改ざんされていないことを確認できるようにすることが必要です。
| 真実性の確保 |
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| 可視性の確保 |
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※真実性の確保については、（1）〜（4）のいずれか1つを行えば、要件を満たすことができます。
※「検索機能の確保」については、一定の条件を満たす事業者の場合、一部または全てが不要になります。
昨今は、請求書や領収書の電子発行に取り組む企業が増えていますが、電子取引の保存要件を実務の中で一つひとつ満たしていくことは、必ずしも容易ではありません。「電子で受け取った請求書をPDFで保管しているが、検索や改ざん防止といった保存要件まで十分に対応できているか不安が残る」「保存要件を意識すると、日常の保管業務に手間がかかりすぎてしまう」など、電子帳簿保存法への対応が実務上の負担として表れやすくなります。
請求書や領収書の電子発行が増えてきたとはいえ、実務では紙と電子データが混在した状態が続いているケースが少なくありません。この「紙と電子データの混在」は、発行側・受領側のいずれにとっても、管理や保存の手間を増やす要因となりがちです。特にインボイス制度のもとでは、発行や受領の時点だけでなく、保存や管理まで含めて考える必要があり、従来の運用のままでは負担が大きくなりやすい状況だと言えるでしょう。
そこでおすすめしたいのが、発行・受領の双方で「電子化」を前提とした体制を整備することです。では、具体的にどのように電子化の体制を整えていけば良いのか確認していきましょう。
電子発行を進める際に重要なのは、「電子データで発行できるか」ではなく、「発行後どのように管理し、保存するか」まで含めて検討することです。
例えば、請求書を電子発行しても、発行履歴や内容をあとから確認できない状態では、業務負担は軽減されません。特に、メールやチャットなどで送付する場合には、控えの保存方法が担当者によってばらつきやすく、管理が属人化しやすくなります。
こうした課題には、電子発行した控えを一元的に保存・保管できる電子発行サービスを活用するのが有効です。市場で提供されている電子発行サービスの多くは、発行した請求書の控えデータを適切に保存する機能が搭載されています。
例えば奉行Edge 発行請求書DXクラウドの場合、請求書を発行すると同時に、控えデータにタイムスタンプを自動付与し、クラウド上で保存します。請求書の記載内容をもとにすぐに検索できる状態で保存されるため、発行後の確認や問い合わせ対応もしやすくなります。
奉行Edge 発行請求書DXクラウドは、あらゆる販売管理システムと連携して請求書を電子配信できます。送信日時をあらかじめ指定しておけば、スケジュールに沿ってWebやメールで自動配信するため、件数が多くても、ミスなく短時間で請求書発行を完了できます。
また、請求書だけでなく、領収書・納品書・注文書・支払通知書などのPDFファイルも配信・保存できるため、発行後の管理や保存が属人化しにくい環境を整えやすくなります。
さらに、取引先から紙での発行を求められた場合でも、サービスから印刷し郵送対応ができるため、取引先の要望に対応しながら、部分的・段階的にペーパーレス化を進められます。別途、郵送代行オプション※を利用すれば、印刷・封入・封かん・郵送といった作業をまとめて委託できます。
※郵送代行オプションは別途契約が必要です。
受領側にとっての課題は、紙と電子データが混在した状態での保存・保管です。
電子データで受領した請求書は電子帳簿保存法の要件を満たして保存する必要がある一方、紙で受け取った書類には別の保存ルールが適用されるため、受領方法によって対応を切り分けなければなりません。その結果、書類の種類や受領方法ごとに「どのルールで保存するのか」「どこに、どの形で残すのか」といった判断ポイントが増え、担当者の作業負担が大きくなりがちです。特に、メールでPDFを受領した場合、「この保存方法で要件を満たしているのか」と判断に迷う場面も少なくありません。
また、切り分けのルールが現場任せになっていると、保存方法が属人化し、後から確認する際に「どこにあるのか分からない」「同じ取引なのに保存方法がばらばら」といった問題が起こりやすくなります。
電子データで請求書を受領する場合には、「電子で受け取れるか」だけでなく、紙と電子が混在する状況でも保存・保管を整理して管理できるかという視点が重要です。
こうした課題には、奉行Edge 受領請求書DXクラウドのような、紙も電子データも同じ仕組みで取り込めるサービスが有効です。奉行Edge 受領請求書DXクラウドでは、専用メールアドレスに送付された請求書や、専用Webサイトにアップロードされた請求書を直接取り込むことができます。紙の請求書も手動でアップロードでき、あらゆる請求書をサービス上で一元管理できるため、保存対応のばらつきを抑えやすくなります。
アップロードされた請求書は、高精度のAI-OCRによって自動でデータ化され、登録番号の照合やインボイスかどうかの判定を自動で行います。取り込んだ請求書にはタイムスタンプが自動で付与され、証憑リストからすぐに検索・確認できる状態でクラウド上に保存されるため、制度に沿ったペーパーレス化を簡単に実現できます。
請求書と領収書の取り扱いでは、取引の内容や支払の状況、制度上求められる要件を踏まえたうえで、「その書類で何を説明できるか」「どの書類を保存対象とするか」を整理することが重要です。
特に昨今は、紙や電子データでの発行・受領のほか、デジタルインボイス（Peppol）といった新しい動きもあり、請求書・領収書を取り巻く制度や環境は進化し続けています。発行・受領方法が混在する形での対応は業務負担を大きくしやすいため、判断や確認に迷いにくい形で業務を支える「仕組み」を整えていくことが重要です。
奉行Edge 発行請求書DXクラウドや奉行Edge 受領請求書DXクラウドのように、様々な発行・受領方法にも対応できるサービスを活用して、これからの経理業務を安定して進められる基盤作りをしてみてはいかがでしょうか。
例えば、請求書に「入金済み」といった記載がある、または銀行振込明細などの支払証跡と組み合わせて取引内容と支払事実を説明できるなど、請求書であっても、支払いが完了したことを客観的に説明できる場合には、領収書の代わりとして経費処理できるケースがあります。
ただし、社内規定で領収書の提出が必須とされている場合は、別途対応が必要になります。
クレジットカード利用明細書は、原則として領収書そのものの代わりにはなりません。インボイス制度のもとでは、明細だけでは適格請求書の記載要件を満たさないため、原則としてインボイスに該当する請求書や領収書の保存が必要です。ただし、自販機特例や少額特例など、取引内容によっては帳簿保存のみで対応できる場合もあります。
「請求書兼領収書」であっても、取引内容と支払完了の事実を第三者に説明できる記載が揃っていれば、1枚で足りるケースがあります。ただし、書面にそう記載されていても、支払完了が確認できない場合は、支払証跡などの追加資料が必要になることがあります。