「請求書をPDFで送っても、法的に有効なのだろうか？」そんな疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。
紙媒体でのやりとりが主流だった請求書や納品書は、今や作成・送付・保管を電子データで一元的に行えるようになりました。電子データでの扱いには、ペーパーレス化によるコスト削減や、取引内容・取引情報の管理効率化などの利点がある一方で、保存期間のルールや電子帳簿保存法への対応など、押さえておくべき注意点もあります。
この記事では、PDF化した請求書の法的な有効性や保存方法、運用時の注意点を中心に、実務に役立つポイントをわかりやすく解説します。また、運用をスムーズに進めるための関連記事も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
日本の法律では、請求書に発行形式は問われず、電子データ化して発行・送付しても、法的に有効です。たとえば、メールに添付してPDFを送ったり、クラウド請求書発行システムを利用してWeb上で発行・送信しても、法的効力は紙の請求書と同じと見なされます。
ただし、請求書を電子データで発行する場合は、自社と取引先の双方が「この内容が正式な請求書である」と認識していることが前提となる点には留意しましょう。
ここでは、電子帳簿保存法で定められた保存区分について、それぞれの保管・管理のポイントをわかりやすく解説します。
電子帳簿等保存は、会計ソフトなどで作成した仕訳帳・総勘定元帳・決算関係書類などが該当します。電子的に作成されたデータを、電子データのままで保存することができるのです。なお、紙に印刷しての保存は不要です。ただし、改ざん防止のため、タイムスタンプの付与や訂正・削除履歴の記録が求められます。
紙で受け取った請求書・見積書・納品書などは、スキャナでの読み取りやスマートフォンでの撮影によって電子データ化し、保存することができます。ただし、読み取った画像から、日付・金額・取引先など、書類の重要部分が明確に判別できる状態であることが求められます。
メールやクラウドサービスで受け取った請求書・領収書・取引情報などが該当し、受け取った電子データはそのまま電子的に保存しなくてはなりません。紙に印刷しての保存は認められず、ファイル名のルール化や検索機能（取引日・金額・取引先など）を備えることが義務付けられています。
電子帳簿保存法とは、国税関係書類や帳簿を紙ではなくデータで保存する場合の取り扱いなどを定めた法律のことです。PDFで発行・受領した請求書は「電子取引」に区分され、電子帳簿保存法で定められた保存義務が適用されます。
電子取引した書類をデータ保存する場合、「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たす必要があります。
真実性の確保は「保存されたデータが改ざんされていない正しいものであることを証明するため」、可視性の確保は「保存されたデータの内容を確認するため」の要件です。
それぞれの要件の詳しい内容は下記のとおりです。
| 真実性の確保 | 下記のいずれかを行う
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| 可視性の確保 |
|
可視性の確保の「検索機能」については、下記の条件を満たす事業者であれば、一部またはすべてが不要となります。
＜検索機能の要件が緩和される条件＞
なお、自社システムとは、「奉行Edge 発行請求書DXクラウド」のような請求書発行システムを指します。電子帳簿保存法に対応したシステムで、改ざん防止や検索機能が備わっています。
また、タイムスタンプを自動付与して請求書を送付するため、取引先は受領した電子請求書をそのままデータ保存するだけで電子帳簿保存法に対応できるといった点もメリットです。
電子帳簿保存法の要件については、当サイトの記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
電子帳簿保存法の改正内容と2024年の対応を図解でわかりやすく解説！
請求書をPDF化することには、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、5つのメリットについて解説します。
請求書や納品書などの帳票を紙媒体で扱う場合、印刷・封入・郵送・到着確認といった多くの工程が生じ、手間と時間がかかります。
一方で、PDFによる電子データ化を進めると、メールやクラウドシステム上で即座に発行・送信でき、取引先への到着も発行当日に完了します。帳票をペーパーレス化することで、請求業務全体のスピードが上がるのです。
請求書をはじめとする帳票を電子データ化することで、企業は大幅なコスト削減を実現できます。
従来の紙媒体では、印刷用紙代・インク代・封筒代・郵送費・作業にかかる人件費など、発行のたびに細かな経費が積み重なっていました。また、紙の請求書を一定期間保管する場合、保存場所の確保にもコストが発生します。
電子請求書に切り替えれば、クラウド上でデータを保管できるため、物理的な保管スペースや管理費用を削減可能です。
PDF請求書は電子データであるため、必要な情報をすぐに検索できます。たとえば、請求日や取引先名、金額などで絞り込めば、該当する請求書データを瞬時に表示できます。紙の請求書のように、キャビネットの中から該当するファイルを探し出す必要がなくなり、過去の取引内容の確認や監査対応が格段にスムーズになるでしょう。
請求書をExcelやWordで作成し、そのままメール送信すると、受信者側で内容を簡単に変更できてしまうリスクが生じます。ファイルに編集制限をかけていない場合、取引金額や氏名、消費税額などの取引情報が改ざんされる可能性も否定できません。
一方、PDF形式で発行された請求書は、専用ソフトがなければ編集が難しく、改ざん耐性が高いといえます。また、PDFにパスワードを設定することで、不正な閲覧や改ざんを防ぐことができます。
そのため、電子帳簿保存法が求める保存要件の一つである「真実性」を確保しやすく、請求書の電子データ化に適しています。
さらに、電子帳票システムを利用してタイムスタンプを付与すれば、データがいつから存在していたかを証明でき、作成後に改ざんされていないことも保証可能です。電子署名やアクセス権限の設定を組み合わせれば、社内外でのデータ共有時にも安全性が保たれ、取引内容の信頼性を高い水準で維持できます。
請求書などの電子データ化は、テレワークを進める企業にとって非常に相性が良いです。紙の請求書を扱う場合、社内で印刷・押印・郵送といった作業を行う必要があり、在宅勤務中の担当者では対応が難しくなります。
一方で、クラウド上で請求書を作成・送付できる請求書発行システムを導入すれば、場所を問わず請求業務を完結させることが可能です。取引内容の確認をオンラインで行えるため、出社を前提とした業務フローから脱却できます。
さらに、データはクラウド上で安全に保管されるため、社内共有や監査対応もスムーズです。ペーパーレス化によって業務効率化とセキュリティの両立を実現でき、テレワーク体制でも安定した請求処理が可能となります。
請求書をPDF化して送付する際には、いくつか注意しておきたいポイントがあります。法律上のトラブルを防ぎ、取引先にスムーズに内容を確認してもらえるよう、以下の注意点をしっかり押さえておきましょう。
メールに添付する請求書名は、内容や日付がわかりやすいファイル名にします。
ファイル名は、先方がダウンロード後に変更する可能性がありますが、添付した時点でのファイル名がわかりにくいものだと、ダウンロード後の書類整理やファイル名変更の際に手間取る可能性があります。
メールで送る際のファイル名は、電子帳簿保存法の要件に則った形式でなくても問題ありませんが、開かなくても内容を推測できるファイル名を付けておくことが大切です。
メールの件名には、請求書データを添付したことを明記すると親切です。
重要な書類が添付されていることをわかりやすく記載し、請求書を確実に受領してもらう工夫をします。また、請求書を添付したメールの送信履歴を確認したいときも、件名がわかりやすいものになっていればメールボックスの中から探しやすくなります。
請求書に押印している事業者は、押印を廃止するか、電子印鑑などへの切り替えを検討しましょう。
押印の有無で、請求書としての効力に変わりはありません。2020年6月に政府が押印廃止を明言したため、社印などの押印を廃止する風潮が生まれています。特に問題がなければ、廃止することで効率良く書類を作成できるようになります。慣例として押印が必要な場合は、電子印鑑への切り替えがおすすめです。
メールで請求書を送る際は、送信先の宛先の間違いに十分注意してください。万が一ミスがあると、外部に請求情報が漏洩してしまいます。自社はもちろん、請求先の企業にも迷惑をかけることになるため、慎重に対応しなければいけません。例えば、送信先の予測変換機能で誤ったアドレスを設定してしまい、誤送信してしまうリスクなどが考えられます。
「メールアドレスをアドレス帳に登録しておく」「メール送信ボタンをクリックする前に警告を出すシステムを利用する」など、ヒューマンエラーを防ぐシステム的な対策が求められます。
紙の請求書からPDFなどの電子データに切り替える際は、取引先に事前確認を行うことが大切です。
突然送付方法を変更すると、相手側の処理の流れに支障が出たり、取引内容や消費税額などの確認が遅れたりするトラブルにつながるおそれがあります。
事前に「今後はPDF形式で請求書を送付する予定です」とメールや書面で通知しておき、スムーズな移行を促しましょう。取引先が引き続き紙媒体での請求書や納品書の受け取りを希望する場合には、柔軟に対応する姿勢を見せると、信頼関係の維持につながります。
このような丁寧な対応を心がけることで、ペーパーレス化による業務効率化やコスト削減を進めつつ、取引先にも安心してもらえる体制を築くことができるでしょう。
請求書をPDFで保管する場合の注意点はいくつかあります。ここでは主な注意点を3つ挙げ、具体例を用いて詳しく解説します。
請求書のファイル名に法的な決まりはありませんが、誰が見ても内容をすぐに把握できるようにしておくことが重要です。たとえば「20XX年4月」だけでは、どの取引先の請求書かわからず、ファイルを開いて確認する手間が発生します。また、誤って上書き保存してしまうリスクもあるでしょう。
中身がわかりやすいファイル名の例としては、下記のようなものが挙げられます。
＜わかりやすいファイル名の例＞
また、電子帳簿保存法では、電子取引データの保存において「検索機能の確保」が求められています。そのため、ファイル名には取引年月日・取引金額・取引先名などを含めておくと管理しやすいでしょう。
例として、以下のように「請求書」を含めた「20××0401_A社_100000_請求書」などと設定すると、検索や照合がスムーズになります。
| 取引年月日 | 2025年4月1日 |
| 取引金額 | 100,000円 |
| 取引先 | A社 |
| ファイル名の例 | 20250401_A社_100000 |
出典：国税庁 PDF「電子帳簿保存法一問一答」
このように、ファイル名のルールを統一しておくことで、電子データ化による請求書管理の効率化と法令対応の両立が可能になります。
PDF化した請求書を効率的に保管・管理するには、業務フローと社内ルールの整備が欠かせません。発行から送付、控えの電子データ化・保存までの一連のプロセスを明確にし、担当者全員が同じ手順で処理できるように整備しましょう。
具体的には、ファイル形式やパスワード設定の基準を統一し、受領した請求書の保管場所や保存形式をルール化することで、管理を一元化できます。
こうした仕組みづくりによって業務の属人化を防ぐことで、担当者の異動や引き継ぎが発生してもスムーズに対応できる体制が整います。
PDF化した請求書は、電子データである以上、システム障害や人的ミス、災害によって消失するリスクがあります。そのため、信頼性の高いバックアップ体制を整えることが欠かせません。
たとえば、ローカル環境や外部ハードディスクへの定期的な保存に加え、クラウドや遠隔地サーバーを活用した分散保存を行うのが効果的です。特に、自動バックアップ機能を備えたクラウドサービスを利用すれば、担当者の作業負担を軽減しつつ、確実にデータを保護できます。
こうした多層的なバックアップを行うことで、万一トラブルが起きても請求書データを素早く復元でき、業務を止めずに対応できるでしょう。
請求書の控えについては、保存義務はありません。とはいえ、本当に保存しなくてもよいのでしょうか。ここでは、請求書の控えの保存について、現場の視点から詳しく解説します。
請求書を発行した側には本来保存義務はないものの、発行した請求書の控えを保存しておくと、入金状況を把握しやすく、取引内容の確認にも役立ちます。ただし、一度控えを作成すると「取引の記録」として扱われることになるため、税務上の保存義務が発生してしまいます。保存期間は、法人が7年間、個人事業主が5年間です。
また、適格請求書（インボイス）を発行した場合は、控えの作成・保存が義務付けられている点にも注意が必要です。
紙で送付した請求書の控えは、取引関係書類として紙のまま保存することが認められています。
電子帳簿保存法では、こうした紙媒体の帳票をデータ化して保存することも可能です。その場合は、スキャナ保存の要件（解像度・階調・日付や取引先の明確化など）を満たす形で電子データ化し、適正に保管する必要があります。
紙のままでも、スキャナ読み取りによる電子保存でも構いませんが、どちらの方法を採用するかを業務フローに応じて統一しておくと管理がスムーズです。
スキャナ保存については、当サイトの関連記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
電子帳簿保存法の改正内容と2024年の対応を図解でわかりやすく解説！
PDFなどで送付した請求書の控えを保存する場合は、電子帳簿保存法の保存要件を満たす方法で保管する必要があります。2022年の法改正前は、「メールで取引先に送信した請求書を印刷して紙で保存する」といった方法も認められていましたが、現在は電子的にやりとりした取引関係書類を紙で保存することは禁止されています。
そのため、PDFなどの電子データは電子データのまま、検索機能や改ざん防止措置などの要件を満たしたうえで保存することが求められます。
請求書をPDFで安全にやりとりするには、請求書発行システムの導入が効果的です。
請求書発行システムとは、クラウド上で請求書を作成・送付・保存できる仕組みで、紙の帳票を使わずに取引先とのやりとりを完結できます。販売管理システムや会計ソフトと連携させれば、売掛情報（債権データ）から請求書を自動作成することも可能です。
メールでPDF請求書を送る場合、誤送信や改ざんといったリスクがありますが、システムを活用すればセキュリティ面の不安を軽減しつつ、業務の効率化も図れます。特に、毎月多くの請求内容を処理する企業では、人的ミスの防止や業務負荷の軽減につながる点で注目されています。
また、請求書発行業務のDX（デジタルトランスフォーメーション）を進めるにあたっては、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応したシステムを選ぶことが重要です。
たとえば、「奉行Edge 発行請求書DXクラウド」は、あらゆる請求書を電子化し、指定日時に自動送付できます。インボイスの記載要件にも標準対応しており、発行した請求書の控えも自動で電子保存されます。さらに、電子請求書にタイムスタンプを自動付与できるため、改正電子帳簿保存法にもスムーズに対応可能です。
ほかにも、「債権奉行ｉクラウド」と連携すれば、回収予定管理や入金消込などの債権管理を自動化でき、「商蔵奉行ｉクラウド」との組み合わせでは、販売管理業務全体のDXを実現できます。
PDFでの請求書のやりとりを安全かつ効率的に進めたい企業は、こうしたクラウドサービスを積極的に活用し、請求業務から販売管理までの一連の流れをデジタルで最適化してみてはいかがでしょうか。
ここからは、よくある質問をまとめています。業務上で特に疑問に思われる部分なので、ぜひ確認して理解を深めてください。
紙の請求書をPDF化して保存するには、スキャナやスマートフォンのスキャンアプリを使って書類を読み取ります。
スキャン後は、データを探しやすくするために、取引年月日・取引先名・金額などを含めたわかりやすいファイル名を付けるのがポイントです。保存したPDFは、社内サーバーやクラウドストレージに整理して保管しましょう。
複数の担当者がアクセスできるようにしておくと、確認や共有がスムーズになります。
紙の請求書をPDF化して電子データとして保存する場合、原本を紙のまま保管しておく必要は基本的にありません。
ただし、紙の原本を破棄する前に、電子帳簿保存法で定められた保存要件を満たしていることを再度確認しましょう。具体的には、スキャンしたデータを取引年月日・取引先・金額などから検索可能であること、データの改ざんや削除ができない状態で保存されていることが求められます。
これらの条件を満たしていれば、PDFデータを正式な保存記録として扱うことができるため、紙の原本は破棄しても問題ありません。
PDF化した請求書への押印は、法的に必要ありません。
請求書は、契約の履行や支払い請求の事実を示すための取引証憑（帳票）であり、印鑑の有無によって効力が変わるものではありません。そのため、WordやExcelで作成した印影画像や簡易的な電子印鑑を押すことも必須ではないのです。
ただし、取引先によっては慣例的に押印を求められる場合もあるため、自社の取引慣行や取引先の要望に応じて柔軟に対応するのが実務上望ましいといえるでしょう。
効率的かつ安全に請求書をデータでやりとりするなら、請求書発行システムの利用がおすすめです。「奉行Edge 発行請求書DXクラウド」のような、セキュリティ性が高く、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応したシステムを利用すれば、簡単に請求書の電子化を進められます。債権管理や入金消込の自動化ができる「債権奉行ｉクラウド」や販売管理業務全体をデジタル化する「商蔵奉行ｉクラウド」と連携することで、販売管理業務全体の効率化にもつながります。
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あらゆる基幹システムとつながり、入金消込・債権管理の生産性を向上
デジタル化時代に必要な高レベルでの業務標準化とデジタル化が出来る販売管理・在庫管理システム