有給休暇管理簿とは、企業が従業員の年次有給休暇を適切に管理するために作成・保存が求められる書類です。作成方法自体は紙・Excel・勤怠管理システムなど自由に選べますが、いずれの場合も、労働者ごとに「基準日・日数・時季」を記録し、一定期間保管する必要があります。また、2019年の法改正により、年10日以上の有給休暇が付与される従業員に対し「年5日の確実な取得」が企業に義務付けられるなど、有給休暇を巡る運用は厳格化しています。
本記事では、有給休暇管理簿の基本、記載項目と保存期間、関連ルール、作成方法と効率化のポイントまで、人事労務担当者向けに整理して解説します。
有給休暇管理簿とは、従業員の有給休暇の発生状況や消化実態を正確に把握するための書類です。労働基準法により、企業には年次有給休暇を与えた従業員（パート・アルバイト含む）を対象とした作成と保存が義務付けられています。
具体的には、以下の3項目を労働者ごとに記録・管理する必要があります。
管理簿の保存期間は原則5年ですが、法改正の経過措置により当面の間は3年間と定められています。適切な管理を行い、年5日の指定義務遵守や労働者の権利保護を確実に進めましょう。
有給休暇管理簿は、従業員の有給休暇の取得状況を正確に記録・管理するための法定帳簿です。労働基準法により、企業には有給休暇が付与されるすべての労働者を対象に、作成と保存が義務づけられています。これは、年5日の確実な取得義務を遵守し、適切な労務管理を行うために欠かせない書類です。単なる記録にとどまらず、労働者の権利を守り、企業のコンプライアンスを維持するための重要な役割を担っています。
有給休暇管理簿は、通常1人の従業員に対して1枚の管理簿を作成します。有給休暇の基準日や使用日などが従業員によって異なり、記載すべき情報量も多いため、一覧にするには適さないからです。したがって、従業員名や社員番号に加え、入社日、生年月日、性別などの情報も併記するといいでしょう。
また、有給休暇は理由を問わず取得できる従業員の権利のため、取得理由を管理簿に記載する必要はありません。ただし、自発的に休みを取らない従業員がいる場合に、雇用主が日付を指定して取得させたり、計画的に有給休暇取得日を割り振ったりすることもあることから、本人の希望による取得なのか、日付指定や計画的付与なのかを記載することはあります。
なお、有給休暇管理簿に決まったフォーマットはありませんが、「基準日」「日数」「時季」の記載が労働基準法で定められています。
有給休暇管理簿に記載する項目のひとつである基準日とは、従業員に有給休暇を付与した日のことです。
有給休暇は通常1年に一度付与されますが、最初の付与は、雇用から6ヵ月経過した日です。例えば4月1日入社の従業員なら、10月1日が基準日となり、最初の有給休暇が付与されます。その後、毎年10月1日にその年の有給休暇が付与されます。
ただし、上記は最低基準のため、従業員に有利になる扱いであれば、基準日を前倒して設定することも可能です。例えば、4月1日の入社時点で5日、半年後に残り5日といった運用もできます。この場合、初年度の有給休暇を本来よりも6ヵ月繰り上げて支給していることから、基準日は4月1日になり、翌年の4月1日に新たに有給休暇が付与されます。
有給休暇管理簿に記載する日数とは、従業員が取得できる有給休暇の日数のことです。付与された有給休暇の合計の日数と、取得済みの日数を差し引いた日数を記載することで、該当の従業員の有給休暇残日数がわかるようにします。
時季とは、従業員が有給休暇を取得した日付です。こちらも有給休暇管理簿に記載する必要があります。
有給休暇管理簿の保存期間は、3年です。有給休暇管理簿の作成と保存が義務付けられている、労働基準法施行規則第24条の7では5年と定められていますが、法改正の経過措置として当面は3年間の保存も認められています。なお、有給休暇の付与から1年間に加え、その期間の満了後から3年間保存しなければなりません。
ただし、3年とするのはあくまでも経過措置です。具体的にいつまでの措置なのかは明らかにされていませんが、長く保存する分には問題ないため、5年間保存できる体制を整えておくと安心です。
出典：労働基準監督署 PDF「年次有給休暇管理簿」
出典：厚生労働省労働基準局 PDF「改正労働基準法等に関するQ＆A」
有給休暇管理簿の作成・保管は法令上の義務であり、未作成や不備がある場合は、労働基準監督署の調査で是正を求められる可能性があります。
特に注意すべきは、2019年より義務化された「年5日の有給休暇取得義務」との関連です。
有給休暇は原則として、労働者が請求する時季に与えることとされています。管理簿がないことで正確な取得状況が把握できず、結果として義務を怠り、年10日以上の有給休暇が付与される従業員に対して年5日を取得させなかった場合、「従業員1人あたり30万円以下の罰金」が科せられる可能性があります。
有給休暇管理簿は、誰に何日有給を付与し、実際にいつ消化したかを可視化する重要な法的エビデンスです。労働基準監督署の調査（臨検）の際、適切な管理が行われていないと判断されれば、コンプライアンス違反として企業の社会的信用を大きく損なうことにもなりかねません。
全従業員の有給休暇を適切に管理し、法的リスクを回避する体制を整えましょう。
出典：厚生労働省 PDF「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」
有給休暇管理簿は、年次有給休暇が付与されるすべての従業員を対象に作成・保存しなければなりません。これには、正社員だけでなく、パートや契約社員などを含め、法定付与が発生する労働者全体が含まれます。
特に注意が必要なのは、年10日以上の年休が付与される労働者です。2019年の労働基準法改正により、対象者には年5日の確実な取得が義務化されたため、管理簿によって取得状況を正確に把握することが不可欠となりました。週の所定労働日数が少ない短時間勤務者であっても、勤続年数に応じた「比例付与」によって付与日数が10日以上になれば、当然作成の対象となります。
一方、派遣社員に対しては、雇用関係のある「派遣元（派遣会社）」が有給休暇を付与し、管理簿を作成・保存する義務を負います。そのため、派遣スタッフを受け入れている企業側（派遣先）が、有給休暇を付与したり、管理簿を作成したりする必要はありません。
有給休暇は、労働基準法に基づき一定の要件を満たした全従業員に与えられる法定休暇です。2019年の法改正により、年10日以上の付与対象者に対して「年5日の確実な取得」が義務化されるなど、運用のルールが厳格化されました。適切な労務管理には、以下の3項目を網羅した管理簿の作成が不可欠です。
ここでは、企業が遵守すべき有給休暇の「付与日数」「取得の義務」「取得の権利」について詳しく解説します。
有給休暇は、下記の条件を満たす従業員に対して付与されます。
＜有給休暇付与の条件＞
例えば、4月1日に入社した従業員が10月1日時点で在籍している場合、有給休暇の付与の対象です。ただし、ケガなどの理由で「半年のうち2ヵ月間欠勤していた」という場合は、対象になりません。
勤続年数に応じた有給休暇の付与日数は、下記のとおりです。
| 勤務継続期間 | 有給休暇の付与日数 |
| 6ヵ月 | 10日 |
| 1年6ヵ月 | 11日 |
| 2年6ヵ月 | 12日 |
| 3年6ヵ月 | 14日 |
| 4年6ヵ月 | 16日 |
| 5年6ヵ月 | 18日 |
| 6年6ヵ月以上 | 20日 |
出典：厚生労働省 PDF「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」
アルバイトやパートなど、所定労働日数が少ない場合は、所定労働日数によって有給休暇の付与日数が決まります。該当者は、所定労働時間が週30時間未満で、週所定労働日数4日以下または年間所定労働日数216日以下の従業員です。短時間勤務で1日7時間、週35時間労働の正社員などは、フルタイムの正社員と同じ日数の有給休暇が付与されます。
週の所定労働日数と勤続年数に応じた有給休暇の付与日数は下記のとおりです。
| 週の所定労働日数 | 勤続年数 | ||||||
| 6ヵ月 | 1年6ヵ月 | 2年6ヵ月 | 3年6ヵ月 | 4年6ヵ月 | 5年6ヵ月 | 6年6ヵ月以上 | |
| 4日 | 7日 | 8日 | 9日 | 10日 | 12日 | 13日 | 15日 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3日 | 5日 | 6日 | 6日 | 8日 | 9日 | 10日 | 11日 |
| 2日 | 3日 | 4日 | 4日 | 5日 | 6日 | 6日 | 7日 |
| 1日 | 1日 | 2日 | 2日 | 2日 | 3日 | 3日 | 3日 |
出典：厚生労働省 PDF「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」
なお、付与された有給休暇は、1年間繰り越せます。例えば、年間で20日の有給休暇を付与された従業員が、年間で8日有給休暇を取得した場合、翌年への繰り越し分は12日です。翌年、新たに20日付与された際は、繰り越し分と合わせて、有給休暇の残日数は32日となります。繰り越した分の有給休暇は、1年間で取得しなければ失効します。
2019年4月の法改正の施行から、年5日の年次有給休暇の確実な取得が企業に義務付けられました。これは、従業員の義務ではなく雇用する企業側の義務です。
有給休暇取得義務の対象になるのは、有給休暇が年に10日以上付与される従業員です。正社員のほか、パートやアルバイトなどでも、条件に該当すれば対象になります。
該当する従業員には、有給休暇の付与から1年以内に、最低5日の有給休暇を取得させなければいけません。従業員側から有給休暇取得の申し出がなかった場合は、企業が有給休暇取得希望日をヒアリングし、その結果をもとに有給休暇取得日を指定することができます。これを「時季指定」と呼びます。
ただし、希望日のヒアリングを行わなかったり、ヒアリング内容を尊重せずに企業の都合で有給休暇取得日を決めたりすることはできません。
有給休暇の取得を促進するために、「毎年5日間の長期休暇を好きな時期に取得できる」などのアナウンスも有効といえます。また、部署ごとの有給休暇取得率などを確認し、取得の妨げになる要因を取り除いていくことも大切です。
なお、事業者と個々の従業員で取り交わされる約束事を書面契約した「労使協定」を結び、有給休暇取得日をあらかじめ企業が決めることもできます。これを「計画的付与制度」と呼びます。
また、計画的付与の対象は、従業員に付与される有給休暇から5日を除いた日数です。残りの有給休暇に関しては、従業員が希望する日に取得してもらう必要があります。
出典：厚生労働省 PDF「年次有給休暇の計画的付与制度」
有給休暇の取得日は、原則として従業員の希望に応じる必要があります。繁忙期などで事業の正常な運営を妨げる場合は、企業側が有給休暇の取得時季をずらす、「時季変更権」を行使することが可能です。
しかし、時季変更権は、簡単に認められるものではないため、業務量や繁忙期などの対応も考えて人員配置を行う必要があります。また、正当な理由なく有給休暇を与えなかった場合、対象の従業員1人につき、6ヵ月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金が科せられる可能性があるので注意しましょう。
なお、有給休暇の取得理由によって、企業が取得を拒否することはできません。また、取得理由を従業員が申告する必要もありません。一方で、従業員が取得理由を伝えることによって、企業が時季変更権を行使しないこともあります。
有給休暇管理簿において、従業員が実際に休暇を取得した「時季（取得日）」を正確に記録することは、企業の法的義務です。
労働基準法により有給休暇は「労働者が時季を指定して取得する」のが原則ですが、企業側にも「年5日の確実な取得」をさせる義務があるからです。会社側で取得時季を調整・指定する場合もあるため、最終的な取得状況を客観的なエビデンスとして残さなければなりません。
有給休暇管理簿を用いて「時季・日数・基準日」の3項目を労働者ごとに記録します。特に、定年後の継続雇用制度を利用するシニア層や短時間勤務のパートタイマーなど、雇用形態が多様な職場では管理が複雑になりがちです。
適切な時季の記録は、単なる事務作業ではなく、労働基準法を遵守し、従業員の権利を保護しながら円滑な事業運営を行うための不可欠なプロセスといえます。
出典：厚生労働省 PDF「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」
有給休暇管理簿の作成方法は、企業の規模やIT環境に応じて主に3つの選択肢があります。
自社に適したツールを選定し、基準日・日数・時季を正確に記録できる体制を整えましょう。
有給休暇管理簿の作成には、紙に手書きで記入していく方法があります。市販の有給休暇管理簿を使用するほか、インターネット上にあるテンプレートや、各地方の労働局の作成例などをベースにしたもので作成する方法でも問題ありません。
Excelなどで作成した有給休暇管理簿の表を印刷して、手書きで取得や付与の履歴を書き足していくことでも、正式な管理簿としての役割を果たせます。
Excelで有給休暇管理簿を作成し、入力することで有給休暇を管理することも可能です。テンプレートを用意し、従業員ごとにタブを作って管理する方法が挙げられます。
一方で、Excelでの管理は、企業の規模によっては最適な方法ではありません。目的の従業員を探す手間がかかったり、入力作業に時間を要したりするため、従業員数が少ない企業に適した方法といえます。
有給休暇管理簿の運用方法は、企業の規模や管理する従業員数、事務作業の負担を考慮して選ぶことが重要です。対象となる人数が少ない場合は、コストをかけずに紙の帳簿やExcelのテンプレートで運用するのが一般的といえます。手書きや手入力での管理は導入が容易な反面、計算ミスや記入漏れが起きやすいため注意が必要です。一方で、業務の効率化を優先するのであれば、付与日数の自動計算や管理ミスを防げる「勤怠管理システム」の活用がおすすめです。自社の状況に最適なツールを選定し、法令を遵守できる体制を整えましょう。
有給休暇管理の負担を軽減し、効率化を図る主な手法は以下の2点です。
システム上での取得申請により事務作業を大幅に削減し、入力ミスや管理漏れといった法的リスクを最小限に抑えましょう。
有給休暇付与日の同一とは、「有給休暇の斉一的取扱い」のことです。労働基準法には明記されていませんが、厚生労働省より通達が出ています。
従業員によっては、勤続年数6ヵ月を待たずに有給休暇を付与するなどして、全従業員の基準日を一律に定めます。有給休暇の斉一的取扱いは、有給休暇管理業務の効率化を図る目的で、導入は任意となるルールです。
ただし、必ず法律で定められた基準以上の条件にする必要があるため、入社の時期によってどうしても有利不利が発生します。そのため、基準日を年に複数回設けることや入社日に応じて付与日数の調整を行うなど、従業員間での差が少なくなるように工夫をする必要があります。
調整が難しい場合は、月初めや給与の締日など、月の中で同じ日に付与する運用も可能です。この場合であれば毎月一度、該当者の確認を行うだけなので、有給休暇管理業務の簡略化につながります。
なお、どのような規定にした場合でも、法律に定められた有給休暇付与日数を下回ることはできません。
出典：厚生労働省 東京労働局 PDF「しっかりマスター 有給休暇編」
勤怠管理システムは、労働時間だけでなく有給休暇の管理も可能です。従業員の入社日と、有給休暇付与ルールを設定しておけば、それに応じてシステム的に有給休暇が付与されるため、手間がかかりません。
有給休暇の取得状況に合わせて残日数を自動で計算したり、翌年へ繰り越しできる有給休暇の日数もシステム的に算出されたりするため、有給休暇の管理におけるミスが軽減できるでしょう。
さらに、休暇の取得申請をシステム上で行えるサービスもあります。このようなシステムを利用すれば、有給休暇関連の業務全般を大幅に効率化できます。
また、従業員自身がリアルタイムで残日数を確認できるため、管理部門への問い合わせ対応コストを削減できるほか、取得漏れを自ら意識する自律的な運用も期待できます。
あわせて、システム導入を機に基準日の統一を行う際は、就業規則への明記が必要です。法定の付与日より遅らせるなどの不利益変更にならないよう、移行期間の付与日数計算には特に注意しましょう。
有給休暇管理簿は、年次有給休暇が付与される労働者ごとに作成・保存が必要な法定帳簿です。
なお、年10日以上付与される労働者については、別途、年5日の確実な取得義務の対象となります。
管理方法には「紙」「Excel」「勤怠管理システム」などがありますが、自社の従業員数や、労働基準法に定められた「5日取得義務」のチェック、さらには保存義務（法令上は5年間、当面の間は3年間）を確実に守れるかどうかを基準に選択することが大切です。
もし、手入力によるミスや更新漏れを防ぎ、業務全体の効率化を目指すのであれば、「奉行Edge 勤怠管理クラウド」の利用がおすすめです。有給休暇の自動付与はもちろん、管理簿の出力や取得義務の進捗アラートなど、デジタルの力でコンプライアンス遵守と大幅な工数削減を同時に実現できます。
併せて、勤怠のオンライン打刻や勤怠データの自動集計、給与計算システム「給与奉行ｉクラウド」などとの連携といった機能も利用できるため、勤怠管理の効率化につながります。ぜひご活用ください。
有給休暇管理簿は、原則として年次有給休暇を与えた時点（基準日）で作成する必要があります。
厚生労働省は、年休を与えた際に管理簿を作成し、付与日数や時季、取得状況を明らかにすることを求めているためです。
実務においては、有給休暇を与えたタイミングでベースを作成し、その後は従業員が休暇を取得するたびに随時更新していく運用が最も効率的です。これにより、常に最新の取得状況を正確に把握でき、年5日の取得義務違反を防ぐことにもつながります。「付与した時点」で終わりではなく、その後の取得状況をリアルタイムで追える状態にしておくことが、適正な労務管理のポイントとなります。
はい、有給休暇管理簿は労働者名簿や賃金台帳と一緒に管理することが可能です。
厚生労働省の指針においても、年次有給休暇管理簿をこれらの法定帳簿とあわせて「調製（作成）」できることが明確に示されています。
具体的には、既存の労働者名簿や賃金台帳の余白や項目に、有給休暇の「基準日」「日数」「時季」という必須3項目を追記する形でも運用できます。あえて別々のファイルや書類として独立させる必要はないため、社内の管理体制に合わせて、最も確認しやすい形にまとめるのが合理的です。ただし、一緒に管理する場合でも、法定の保存期間（保存義務は起算日から原則5年間、現在、当面の間の保存義務は3年間）を確実に守れるように体制を整えておきましょう。
■監修者
山本 喜一
特定社会保険労務士、精神保健福祉士
大学院修了後、経済産業省所管の財団法人に技術職として勤務し、産業技術総合研究所との共同研究にも携わる。その後、法務部門の業務や労働組合役員も経験。退職後、社会保険労務士法人日本人事を設立。社外取締役として上場も経験。上場支援、メンタルヘルス不調者、問題社員対応などを得意とする。
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