なぜ「クラウド勤怠」が選ばれるのか?導入を決める3つの理由

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これまで長年、紙とExcelで勤怠管理をしてきた、という企業は多いものです。その一方で、右肩上がりに導入が進んでいるのが、クラウドを使って勤怠管理を行うシステム。ではなぜ今、クラウド勤怠管理サービスが選ばれているのでしょうか?

<選ばれる理由1>
総務担当者だけではなく、従業員みんなが楽になる!

勤怠管理は総務だけではなく、すべての従業員に関係する業務です。出退勤の打刻や勤怠申請・承認、勤怠集計など、多くの作業工程があり、複数の人がかかわります。そのため、紙やExcelで業務を行っている場合、実は面倒な手作業や承認待ちなどのために多くの時間的ロスが発生していたという事実が。クラウド勤怠管理サービスなら、従業員みんなの勤怠にかかわる非効率さを解消することができます。

一般の従業員の場合

これまで紙で行っていた勤怠申請が、スマートフォンでいつでもどこからでも簡単に行えるようになり、申請業務が劇的に効率化。わざわざ申請を行うために外出先から会社に戻る必要がなくなります。

一般従業員

直行、直帰申請もラクラク!

マネージャーの場合

時間や場所を選ばず、スマートフォンで承認が行えます。紙の申請書では手間がかかっていた申請内容と勤務実績の突合せが、システム上で勤務実績を見ながら楽に行え、スムーズに承認処理ができるのです。

マネージャー

書類が山積みのデスクにサヨナラ!

総務担当者の場合

Excelへの転記や入力間違いがないかのチェック作業が一切不要に。勤怠データが自動的に収集され、勤怠集計や残業計算も自動で完了するため、月次の締めに集中していた業務がほぼゼロになります。また、有給休暇の取得状況や残業時間集計表などのさまざまな管理資料がボタン一つで出力可能。勤怠管理にかかっていた時間が大幅に削減されます。

総務担当者

締め日後の残業がなくなって余裕、余裕!

<選ばれる理由2>
ブラック企業にならないために、リスクマネジメントを強化!

勤怠管理におけるリスクマネジメントの代表的なものとして、働き過ぎによる従業員のメンタル不全や健康障害を未然に防ぐための対応が挙げられます。過重労働による休職や早期退職などの弊害が大きく取り上げられる昨今、リスクマネジメントは今後ますます大きな課題になっていくでしょう。

一般従業員の場合

会社が決めた残業時間の上限を超えると自動的にアラートで通知されるため、残業の抑制が可能。従業員が自らの勤務状況を常に把握することで、残業を減らそうとする意識を育てることもできます。

一般従業員

おっと!今月はもう残業しちゃダメだな。

マネージャーの場合

決められた残業時間の基準値を超えた部下がいると、マネージャーにもリアルタイムにアラートで通知されるため、注意が必要な状況に素早く気づくことが可能。すぐに的確な指導や助言が行うことで、健全な職場環境を維持することにつながります。

マネージャー

勤務状況の「見える化」で、しっかりマネジメント!

総務担当者の場合

紙やExcelの勤怠管理の場合、働き過ぎの注意を呼びかけるのは総務の役目、という会社が多いでしょう。しかし、従業員一人一人の勤務状況を手作業で集計して、把握するのは実質困難。呼びかけが遅れて従業員が体を壊してしまった、などということになっては大変です。クラウド勤怠管理サービスなら、自動的にアラートが飛ぶのでリスク回避に役立ちます。

総務担当者

みんなが長く勤められる会社っていいネ!

<選ばれる理由3>
働き手や働き方の多様化に、無理なく対応できる!

近年、日本企業を取り巻く環境は大きく変化しています。少子高齢化により働き手の数は減少し続け、企業は人材を確保することが急務に。労働関連法の改正も相次ぎ、非正規雇用者の割合が増加するとともに、女性はもちろん、高齢者や外国人など多様な人材の労働市場への進出も目立っています。これに伴い、在宅勤務をはじめとするテレワークなど、場所を限定しない働き方もますます増えていくでしょう。このように働く時間、場所、内容などに制約や制限を持つ人が急増している今、企業にとって、多様化した働き手をいかに活用するかが極めて重要なのです。

こうした流れの中、社内の勤怠管理の見直しは必須事項。雇用形態や契約条件が増えるほどに勤務体系も多様化するため、従来のExcel管理では対応しきれないのではないでしょうか。クラウド勤怠管理サービスなら、いつでも、どこからでもスマートフォンで打刻や申請が行えるため、多様な働き方にも柔軟に対応可能。また、今後も継続していくことが予想される制度改正にも、クラウドなら迅速かつ自動的に対応できます。クラウド勤怠管理サービスは、変化の激しいこれからの時代に適したシステムだといえるでしょう。

一般従業員
マネージャー
総務担当者

いろんな働き手が増えても大丈夫!

ご紹介してきたように、クラウド勤怠管理サービスには従業員みんなにとってうれしいことが満載。これまでの煩雑な業務を効率化し、リスクマネジメントや多様な働き方にも対応できる、メリットにあふれたサービスなのです。

最後に、企業が業務生産性をあげるために、クラウドサービスなどのITを導入することを、国が補助金制度(IT導入補助金)を設けて、後押ししています。
勤怠管理のクラウド化を検討するなら、ぜひそういった情報も収集して、制度を有効に活用してください。

 

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