勤怠管理・勤怠入力はどうすべき？対象や項目、注意点など担当者が知っておきたい基礎知識を解説

目次

• 勤怠管理とは
• 勤怠入力で管理するのは「労働時間」と「休憩時間」
• 勤怠管理が求められる理由
• 勤怠管理を行うべき企業・事業所
• 勤怠管理の対象となる従業員
• 勤怠入力で管理する項目
• 勤怠管理・勤怠入力の手法とそれぞれのメリット・デメリット
• 勤怠管理システムを選ぶ際のポイント
• 勤怠管理・勤怠入力を行う上での注意点
• おわりに
• 勤怠管理・勤怠入力に関するよくあるご質問

勤怠管理とは

勤怠管理とは、労働基準法で定められた企業の義務として、従業員の労働時間・休憩時間・出欠状況を正確に記録・管理する業務を指します。
これは社内のルールとして行うものではなく、労働基準法で定められた企業の義務です。時間外労働や休日出勤は割増賃金の対象になるため、従業員が実際に働いた時間を正確に把握しておかなければなりません。

なお、企業が行う従業員の時間管理には「就業管理」もあります。就業管理は、従業員の働き方が不均衡にならないよう、始業・終業時間や休憩時間、休日の取り方に偏りがないかを管理するもので、勤怠管理とは目的が異なります。

勤怠入力で管理するのは「労働時間」と「休憩時間」

勤怠管理で把握すべき対象は、「労働時間」と「休憩時間」の2つです。労働時間には法定労働時間と所定労働時間があり、これを超える時間外労働・深夜労働・休日労働は割増賃金の支払い対象となります。休憩時間にも労働基準法で基準が定められており、適切に休憩を与えていない場合は法令違反につながるため、罰則の対象となります。

●労働時間とは

労働時間には、労働基準法第32条が「休憩時間を除いて1日8時間、1週間で40時間」と定める「法定労働時間」と、企業が就業規則で定める「所定労働時間」があります。所定労働時間の計算は、始業から終業までの拘束時間から休憩時間を引いて算出します。
法定労働時間を超えて働いた場合は「時間外労働」、法律が定める休日に働いた場合は「休日労働」となり、労働基準法では原則禁止となっています。法定労働時間を超える時間外労働や法定休日労働を行わせるには、原則として36協定の締結・届出が必要であり、あわせて法定の割増賃金を支払わなければなりません。また、深夜（22時～5時）の労働は「深夜労働」に当たり、割増賃金の支払いが必要になります。

●休憩時間とは

休憩時間は、労働基準法で「労働時間が6時間を超える場合少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間を労働時間の途中に与えること」と定義されています。（労使協定がある場合や、運輸交通業や郵便など一部の職業はこの限りではありません）また、一部適用除外の事業はあるものの、原則として従業員に一斉に休憩時間を与えなければならないとされています。

●労働時間と休憩時間の判断

労働時間と休憩時間のどちらに当たるのか、判断が難しいケースもあります。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（以下「ガイドライン」）では、労働時間・休憩時間の判断について、「使用者の明示または黙示の指示により、労働者が業務に従事する時間は労働時間に当たる」と明記されています。例えば、従業員に就業時間外の研修参加を義務付ける場合、それは労働時間に当たる、ということです。業務命令ではなくとも、業務上必要な研修だったり、欠席すれば査定などに響く可能性があったりと、企業側の指示で学習などを行う時間は「労働時間」に当たる可能性があります。
業務から離れる休憩時間に対して、企業は賃金を支払う必要はありません。しかし、労働時間に応じた適切な休憩時間を与えずに働かせている企業には、6ヵ月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金が科されることもあります。
適切に休憩時間を与え、適切に労働に従事していることを示すためにも、勤怠管理によって適正に把握することが求められるのです。

勤怠管理が求められる理由

勤怠管理が求められる主な理由は、「法令遵守」「正確な給与計算」「従業員の健康管理」の3点です。
企業は、「1日8時間、週40時間」の法定労働時間が適正に守られているか、それに応じて正しい賃金を従業員に支払えているか、常に把握しておく義務を負っています。（労働基準法第32条）
勤怠情報は、給与計算に利用されるため、正しい給与、残業代を計算するためには、時間外労働や休日労働の把握も必要になります。給与の額を間違えると、その額をもとに計算する社会保険料や税金の額にもズレが生じるため、適正に勤怠情報を管理・収集しなければなりません。
厚生労働省のガイドラインでは、「賃金台帳の適正な調製」として次のようにも定めています。

現在は、働き方改革関連法によって「長時間労働の是正」「多様で柔軟な働き方の実現」「公正な待遇の確保」といった事項が義務化されています。こうした法令に適切に対応するためにも、適正な勤怠管理は必要です。
過失であっても残業代の未払いや法令違反の疑いのある労働を従業員に課していたりすると、コンプライアンスを問われる可能性もあります。従業員がよかれと思って自主的に働いていたとしても、それが度を超えた長時間労働になっていれば、責任を問われるのは企業です。トラブルの芽を事前に摘んでおく意味でも、勤怠管理は必要不可欠なのです。

勤怠管理を行うべき企業・事業所

業種・業界・事業規模を問わず、従業員を雇用しているほぼすべての企業が勤怠管理を行う義務を負います。（※一部の業種を除く）
これは、労働基準法のうち、労働時間にかかる規定（労働基準法第4章）が適用されるすべての事業場が対象となるためです。

※農業や水産業といった自然や天候の影響を強く受ける業種などは除きます。

勤怠管理の対象となる従業員

勤怠管理の対象となる従業員は、「労働基準法第41条に定める者及びみなし労働時間制が適用される労働者（事業場外労働を行う者にあっては、みなし労働時間制が適用される時間に限る）を除くすべての労働者」です。企業規模や業種を問わず従業員を雇用する場合は、例外なく勤怠管理が必要になります。
ここで記載される「労働基準法第41条に定める者」とは、例えば管理監督者など事業所の責任者を指します。ただし、2019年に改正された労働安全衛生法では、「事業者は、労働者の労働時間の状況を把握しなければならない」という条文が追加されたため、管理監督者などの責任者であっても労働時間の適正な把握が義務化されていますので注意が必要です。
また、「みなし労働時間制」には、「事業場外労働のみなし労働時間制」「専門業務型裁量労働制」「企画業務型裁量労働制」があります。高度プロフェッショナル制度はみなし労働時間制になりませんが、健康確保の措置が求められるので、年間104の休日取得状況の把握は必要となります。

勤怠入力で管理する項目

勤怠入力で管理すべき項目は、始業・終業時刻や労働時間、休憩時間だけではありません。
適切な管理を行うためには、厚生労働省のガイドラインに沿った項目を確認する必要があります。
これらは正しい賃金計算だけでなく、従業員の負荷の把握や法令に沿った対応にも関わるため、もれなく管理することが大切です。

●始業・終業時刻、労働時間、休憩時間

労働時間を正確に把握するために必要な項目です。賃金算定のため、始業・終業については1分単位で管理します。遅刻や早退が多い従業員には、適正な業務指導や配置換えなどの対処にも応用できます。

●時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間

法定労働時間を超えて働いた時間も、当然支払う賃金に影響します。時間外労働や深夜残業、休日出勤には、割増賃金を支払わなければなりません。それぞれ異なる割増率が適用されるので、正確に時間を把握する必要があります。

●出勤日、欠勤日、休日出勤日

1ヵ月単位で勤務状況を把握することも必要です。休日を正しく取得できているか、休日出勤があった際には振替休日や代休を取得できているかなどの情報は、従業員の健康を管理する上で欠かせません。給与計算にも影響するため、適切な管理が必要です。

●有休取得日数・残日数

従業員に有休を取得させることは、使用者としての義務です。現在は年次有給休暇の取得も義務化されており、適切に有休を取得できているかの把握をするためにも、勤怠管理をしっかり行うことが大切です。

勤怠管理・勤怠入力の手法とそれぞれのメリット・デメリット

勤怠管理の方法には、紙の出勤簿、タイムカード、Excel、勤怠管理システムなどがあります。低コストで始めやすい方法もあれば、記録の正確性や計算のしやすさに強みがある方法もあります。
従業員の働く場所や勤務のしかたによって向き不向きも異なるため、各手法のメリットとデメリットを踏まえて、自社に合う方法を見極めることが大切です。

■紙の出勤簿

紙のフォーマットで勤怠を管理します。カレンダー仕様のフォーマットを用い、出勤時刻・退勤時刻、残業時間、休憩時間、遅刻、早退、休日取得など、あらゆる情報を書きこみます。

• メリット

  アナログ式ながら、1枚のシートに全てをまとめて管理できるという特徴があります。

• デメリット

  全て手書きの自己申告が主となるため、不正申告やサービス残業の温床になりやすく、厚生労働省のガイドラインに定める「適正な労働時間の把握」は難しくなります。
  ただし、ガイドラインには、自己申告制の特例措置^※についても条件が定義されていますので、それらを全て満たすことができれば、「客観的記録」として認められる場合があります。

※特例措置については、厚生労働省のガイドライン「自己申告制により始業・終業時刻の確認及び記録を行う場合の措置」を参照ください。

■タイムカード

紙の打刻シートをタイムレコーダーに差し込んで打刻する方法で、1ヵ月分の勤怠状況を1人1枚のシートで管理します。

• メリット

  打刻する端末を購入すれば用紙を補給するだけで済むため低コストで導入でき、操作も簡単なので誰でもすぐに使用することができます。

• デメリット

  始業・終業時刻しか記録できないものが多く、休日や残業時間の管理ができない可能性があります。また、社内にタイムレコーダーの設置が必要なため、テレワークや社外で勤務する場合にはリアルタイムな打刻ができません。手書きなどの修正による自己申告は、厚生労働省のガイドラインで定める「客観的記録」として認められていないため、紙の出勤簿と同様、別の措置が必要となります。
  打刻機能しかないタイムレコーダーを使用すると、集計作業をエクセルなど別の表計算ソフトを活用して行うことになり、集計作業にかなりの労力と時間を要したり、転記ミスなどのリスクも考慮したりしなければなりません。

■Excel管理

Excelを使って打刻から集計まで同時に行う方法で、セルに数式を設定することで、従業員が出退勤時刻を入力するだけで自動的に労働時間を計算します。

• メリット

  インターネット上で無料のテンプレートも数多くあるため、Excelがインストールされていれば実質0円で導入できます。テンプレートも、項目が休憩時間や休日、遅刻・早退など細かく分類されている仕様もあり、自社の働き方にあわせて選べます。

• デメリット

  基本操作は従業員任せになるので、客観的な記録とはなりません。また、入力ミスや不正申告も起こりやすく、適正に管理するのは難しいと言えます。
  固定されたパソコンでデータを共有する場合は、テレワークなど勤務形態によっては対応できない可能性もあります。
  1つのセルで管理できるのは単純な計算に留まるため、分析に用いるには複雑な計算が別途必要になります。人数が多くなると表計算エラーが起きやすくなったり、入力時のミスでエラーが起こったりする場合もあります。エラーに気づかず、残業代が未払いになるケースも発生しています。
  法改正によって残業の割増率が変更になると、計算式が変わるため、定期的に計算式を確認しておかなければなりません。

※Excelでの勤怠管理について、より詳しいメリット・デメリットについてはコラム 「勤怠管理をエクセル（Excel）で行う方法 関数の使い方、メリット・デメリット」も参照ください。

■勤怠管理システム

• メリット

  リアルタイムで打刻管理ができる上、集計や分析にかかる手間も少なく済みます。給与システムとも連携できるので、転記する手間がなく給与計算ミスも防げます。個別の勤務状況によってアラート機能を設定すれば、労働過多になっている従業員に対しても適切な指導をタイムリーに行えます。
  クラウドサービスなら、テレワークや社外労働の多い従業員がいる場合でも簡単に勤怠管理が行えます。

• デメリット

  勤怠管理システムは総じて導入コストがかかりやすく、企業規模や管理体制によってはコストが膨らむ可能性もあります。また、システム選びの際には、「自社の雇用形態に合っているか」や操作性、セキュリティ面など確認しておくべき項目も多く、導入にはある程度の時間もかかります。

※勤怠管理システムの機能や導入メリット、選び方については、コラム 「勤怠管理システムとは？導入するメリットや機能、選び方を解説」も参照ください。

勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

勤怠管理システムを選ぶ際は、打刻のしやすさだけでなく、次の点を確認することが大切です。

●従業員が使いやすいか

従業員にとって使いやすいかどうかは、勤怠管理システムを選ぶうえでの基本となるポイントです。打刻忘れや入力ミスが起こりにくいか、実際の画面を見て、直感的に操作できるかを事前に確認しておきましょう。従業員が使いにくい仕組みを選んでしまうと、記録漏れが起こりやすくなります。あわせて、無料のトライアル期間があるか、導入後に不明点を相談できるサポート体制が整っているかも確認しておくと、運用を進めやすくなります。

●労務担当者の業務負担を軽減できるか

勤怠管理システムは、担当者が扱いやすく、給与計算への反映や勤怠データの集計を無理なく進められるものを選ぶことが大切です。担当者のITスキルや勤怠・法令に関する知識に合わないシステムでは、多機能でも使いこなせず、かえって業務負担が増えるおそれがあります。

●自社に合った管理方法か

勤怠管理システムを選ぶ際は、シフト制やフレックスタイム制、時短勤務など、自社の勤務体系に必要な機能を備えているかをチェックしておく必要があります。勤怠管理は単純に打刻できればよいものではなく、正しい勤怠データを給与などに反映することが重要です。そのため、システムで管理できる範囲や、自社のルールに合わせた設定ができるかどうかも確認しておきましょう。

●セキュリティ要件を満たしているか

勤怠管理では、従業員の氏名や労働時間などの個人情報を扱います。不正アクセスなどで情報が外部に漏れた場合、会社の信用に大きく影響するおそれがあります。そのため、データの暗号化、IPアドレス制限、二段階認証といった対策が備わっているかも選定時のポイントです。

●外部のシステムと連携できるか

勤怠データは、給与計算だけでなく、人事や経費精算、プロジェクト管理などにも活用されるため、外部のシステムとスムーズに連携できるかどうかも見ておきたい点です。
連携しにくい仕組みを選ぶと、同じ内容を何度も入力することになり、ミスや確認の手間が増えるおそれがあります。

勤怠管理には原則として客観的な記録が求められるため、企業規模や雇用形態などをふまえて、自社や従業員に合った管理方法を見極める必要があります。実際に費用をかけて導入しても、自社の運用に合わず定着しないケースも少なくないため、選定は慎重に進めましょう。

ホワイトペーパー「自社に合った勤怠管理システム選びのコツ」も参考にしながら、自社に合った勤怠管理システムを探してみてください。

勤怠管理・勤怠入力を行う上での注意点

勤怠管理・勤怠入力では、雇用区分や働き方によって確認事項や、注意すべき点が異なります。ここでは、運用していく上で特に注意したいポイントを整理します

●パート・アルバイトの場合

●多様な働き方の従業員、契約社員の場合

ただし、派遣社員の勤怠管理は派遣元企業が行うので、派遣先企業は勤務時間を管理できていれば問題ありません。

●「扶養控除内」希望者の場合

配偶者の扶養に入っている従業員の場合、年収や週の労働時間の規定範囲を超えると、配偶者の扶養から外れる可能性があります。従業員が「扶養控除内」での勤務を希望している場合は、扶養控除内に収まるよう勤怠管理で管理する必要があります。
一般に言われる「扶養控除内」には、所得税が発生する「103万円の壁」、従業員が501人以上の企業で勤務日数、勤務時間など諸条件によって自らに社会保険加入義務が発生する「106万円の壁」、配偶者の社会保険の扶養から外れる「130万円の壁」があり、従業員がどの「扶養控除内」を希望しているかを確認しましょう。
繁忙期などでどうしても時間外労働が発生する場合は、他の勤務日の労働時間を調整する必要があります。この場合、従業員の判断で調整させるのではなく、必ず管理監督者が適切に対応できるよう勤怠状況を共有しておくことが望ましいでしょう。

おわりに

2019年に改正された労働基準法では、時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得義務化などが定められ、勤怠管理はますます重要な業務になっています。しかし、未だにコンプライアンス上の課題を感じている担当者も多いようです。
「フレックスタイム制や変形労働時間制などの多様な勤務形態を採用している」「残業の発生が多い」「繁忙期、閑散期の波がある」など、働き方は企業によって多種多様です。Excel管理でもシステム管理でも、標準的なフォームをそのまま活用しては、自社の勤怠ルールに合わない部分も出てくるでしょう。
労働時間を適正に把握するには、自社の働き方に合った方法を選ぶことが大切です。
ぜひこの機会に、従業員や働き方など自社の特性に合わせた「適正な勤怠管理」になっているか、見直してみてはいかがでしょうか。

勤怠管理・勤怠入力に関するよくあるご質問

「勤怠管理」はなぜ必要なのか？

労働基準法第32条では、法定労働時間は「1日8時間、週40時間」と定められています。これが適正に守られているか、正しい賃金を支払えているかを管理する仕組みが、勤怠管理です。
労働時間は、従業員の給与計算において基礎情報となります。従業員が働いている時間を正確に把握できていなければ、正しい給与や残業代を支払えているかどうかわかりません。正しい労働時間を算出するためにも、勤怠管理を適切に行うことが求められているのです。
労働基準法には、労働者名簿、賃金台帳とともに労働時間の記録に関する書類についても、保存期間は本則5年ですが、当分の間は経過措置により3年とされています。このことからも、勤怠管理は企業に課せられた「義務」であることが分かります。

勤怠管理で管理すべき内容とは？

勤怠管理を行う上では、勤怠管理の対象者と管理すべき項目を把握することが大事です。

勤怠管理の手法とメリット／デメリットとは？

厚生労働省の「ガイドライン」には、原則として以下のような方法で勤怠情報を記録するように指示されています。
(ア) 労働時間管理を行う企業または管理監督者などが、直接確認し、適正に記録すること。
(イ) タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。
勤怠の管理方法には様々なタイプがあり、原則としてこのガイドラインに則って記録する必要があります。

パートやアルバイトも勤怠管理の対象となる？

パートやアルバイトも労働基準法の適用対象となるため、労働時間・休憩・割増賃金（残業代）を適切に管理する必要があります。打刻方法と手順を統一し、休暇管理（有休含む）も同じ仕組みで一元管理すると、打刻漏れやトラブルを減らせます。

勤怠管理を怠った場合はどうなる？

勤怠管理を怠り、労働時間の記録を保存していない、または虚偽の記録を作成した場合、労基法上の帳簿保存義務違反などとして罰則（30万円以下の罰金）の対象となる可能性があります。記録が曖昧だと残業代の未払いが起きやすく、従業員からの遡及請求や労基署の是正勧告につながります。重大な違反と判断されると、より厳しい行政対応につながる場合もあり、企業の信用に影響するおそれがあります。

勤怠入力はスマートフォンからでもできる？

クラウド型の勤怠管理システムなら、スマートフォンから出退勤の打刻や各種申請が可能です。
専用のアプリやブラウザで操作できるため、外出先でもリアルタイムで記録でき、打刻漏れの防止にもつながります。
多くのシステムではGPS（位置情報）機能を搭載しており、どこで打刻したかを管理者が確認できるため、在宅勤務や直行・直帰が多い営業職、複数の現場を回るスタッフの出退勤管理にも役立ちます。
また、電波が不安定な場合も想定し、後から修正申請できるルールも整えると安心です。

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