勤怠管理システムの導入にむけて、知っておきたいメリット・デメリットとは

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OBC360°では、これまで数回にわたり「適切な勤怠管理こそが今後コンプライアンスの視点からも重要課題」とお伝えしてきました。しかし実際の勤怠管理業務においては、「どう管理するか」によって担当者に大きな負担を課すことにもなります。
勤怠管理システムは、政府が推し進める働き方改革や業務の効率化などの観点からも有効な管理方法として、今や多くの企業で導入が進んでいます。その一方で、システム導入で失敗した例が多く紹介されるなど、導入時の課題も浮き彫りになっているのです。
そこで今回は、勤怠管理システムを導入で企業が受けるメリットやデメリットについて考えてみましょう。

【参考記事】

今後の「勤怠管理」は企業にとって重要なポジションに

2019年4月からは労働基準法を始め様々な法律で「労働時間」に関する事項が改正されます。これにより、今後の勤怠管理には以下の2つの要件が求められます。
1つは、「法令遵守(コンプライアンス)の徹底」です。すでに労働基準法において、勤怠管理は「企業の責務」とされている業務ですが、法改正後は「労働時間を正しく把握すること」が追加されます。違反すれば厳しい罰則が科せられる上に、勤怠管理がゆるいと企業モラルを疑われる場合もあります。
もう1つは、残業も含め正しい労働時間を把握するため「管理方法を適正にすること」が求められます。厚生労働省が示す「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」(以下、「ガイドライン」)では、記録方法を原則として以下のように定めています。

  1. (ア)労働時間管理を行う企業または管理監督者などが、直接確認し、適正に記録すること。
  2. (イ)タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等が客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。

(イ)については「客観的な記録を基礎情報とした上で、必要に応じて残業命令書や報告書などの労働時間を算出できる記録資料と突き合わせる」ことが求められています。
これらの要件を満たしていない場合は、現在の勤怠管理方法はもとより、勤怠管理業務そのものをも見直す必要があります。

OBC360°記事「タイムカードやエクセルの勤怠管理が招くリスクと対策〜ポイントは “業務の効率化”にあり!」でもご紹介したように、勤怠管理業務は中小企業、特に総務部門にとって負担になりやすいものです。

例えば、休日出勤や有休等の勤怠申請を紙で行っている場合、従業員がエクセル等の申請書に入力・印刷し、上司に承認印をもらって総務部門に提出するという一連の作業に、スムーズにできても1回あたり10分はかかるでしょう。仮に勤怠申請が月に10回あれば、毎月従業員の労働時間のうち100分を費やすことになります。支店や部門数が5カ所あると、それだけで合計500分が必要になる計算です。
総務担当者においても、各部門から送られてきたタイムカードと勤怠申請書をチェックしエクセルに入力・確認・集計作業を完了させる作業に1人あたり10分かかると考えると、100人従業員がいれば合計1,000分は必要という計算になります。つまり、100人規模の企業において勤怠管理にかかる時間は、総務部門だけでも丸2日以上を費やすことになるのです。

ただでさえ忙しい部門で1つの業務が占める割合が大きいと、他の業務にも影響する可能性が高くなります。
今後の勤怠管理においては、管理方法が適切でない場合はもちろん、全体の業務負担を軽減するためにも、業務内容を見直し適切な対策を取ることが肝心なのです。

「勤怠管理システム」導入のメリットとは

では、実際に勤怠管理システムを導入すれば、どのようなメリットを得られるのでしょうか。
導入メリットについてはいろいろありますが、大きくは次の5つにまとめられます。

  • 業務時間が大幅に削減できる
    これまでエクセルやタイムカードで管理していた場合に比べ、集計やチェック、分析など手作業に頼っていた業務を自動化できるため、勤怠管理業務にかかる時間を大幅に削減できます。例えばフレックスタイム制や変形労働時間制などといった複雑な雇用形態も、個別に雇用形態を設定すれば複雑な労働時間の集計を簡単に行うことができます。
    また、勤怠管理システムには、休日取得状況を管理する機能や勤怠に関わる申請機能も備わっています。手続きが完了するまでスピードアップが図れる上、その結果は勤怠データに自動的に集約されるので、担当者が手作業で処理する必要はありません。
    さらに、給与計算ソフトとデータを連携すれば給与計算作業の効率化も図れます。
    勤怠管理システムを導入すれば、これまでの勤怠管理に必要とされていた労力が大幅に削減できますので、担当者は本来尽力したい業務に専念することができるのです。
  • 適正に労働時間を管理できる
    勤怠管理システムは、法で定められた「客観的な記録」に当たるため、「正しい労働時間の把握」に適した管理方法だと言えます。打刻方法もICカードやパソコン、スマートフォンなどを活用できるため、タイムカードの列に並ぶことなく、スムーズに正確な始業終業時間の打刻ができます。
    また、個人を特定できる社員証ICカードや社用携帯などを打刻デバイスとして使えるため、代理打刻などの不正が起こりにくくなります。
  • 労働基準法違反を防ぐことができる
    残業が増えると心身の不調にも影響することは、すでに周知の事実です。従業員の健康管理のためにも、残業が増えないような工夫をすることは企業にとって大きな課題と言えます。
    勤怠管理システムは、残業時間も実数値でタイムリーに管理することができます。2019年4月からは「時間外労働の上限規制」も行われます。勤怠管理システムに備わっているアラート機能を活用すれば、残業超過になりつつある従業員に対し、事前に警鐘を鳴らすことができるので、事前の超過予防策にもなります。
    アラートがきっかけとなって、従業員の「時間内労働」に対する意識を高めることにも繋がります。
  • 法改正にタイムリーに対応できる
    2019年春の法改正は労働時間に関わるため、勤怠管理は法改正の影響を大きく受けることになります。そして、働き方改革が進む中、今後もこのような改正が行われることは自明でしょう。勤怠管理はそのたびに管理方法や業務の見直しを余儀なくされます。
    勤怠管理システムを導入していても、プログラムの更新など影響は少なからず発生します。しかし、多くの勤怠管理システムでは、さまざまな法改正に対応できるよう自動で更新されるようになっています。時勢や法改正などによって自動でアップデートされるものを選べば、手作業で仕様変更をする必要はなく、業務に影響を与えることなく管理することができます。
  • 従業員の労働生産性を上げることができる
    勤怠管理システムでは、自動で労働時間を計算するのでリアルタイムに労働時間を把握することができます。例えばプロジェクトの場合、工数を登録・管理する機能を使えば、従業員ごとの労働時間と業務の進捗状況を見ながら遅延している工程に対して即時に有効な措置を取ることも可能です。
    また、勤怠管理システムにはアラート機能が搭載されています。36協定で定めた労働時間の上限に近づいた従業員がいれば、アラート機能で「働き過ぎ」の状況を上司や本人に知らせることができます。これにより、業務過多になっている従業員の仕事を他の従業員に分散させるなど、対策も打ちやすくなります。
    勤怠管理システムでは、休日取得や出張や残業などの事前申請や打刻漏れ等による事後申請もシステム上で行えます。従業員の手続きや上司の承認にかかる手間を省くことで、業務効率を上げることにも貢献します。

「勤怠管理システム」導入のデメリットとは

しかしメリットが紹介される一方で、勤怠管理システムを導入してみたものの「失敗した」という事例も少なくありません。そして、こうした失敗が勤怠管理のデメリットと言われています。
では、実際どのような失敗があるのでしょうか?そして、なぜ起こるのでしょうか?
ここでは、勤怠管理システムを導入する際に起きやすい失敗と、その要因について考えてみましょう。

▶ 期待したほどの業務改善ができない

勤怠管理システムを選ぶ際、導入コストを真っ先に考えがちですが、安価なものは操作性も機能性もシンプルな場合が多く「実は必要最低限の機能しかなかった」「求める機能はオプションだった」というケースが起こりやすくなります。業務改善や業務の効率化は、標準仕様の機能で行うのが理想的です。もし期待する機能がなければ、後で追加購入することにもなりかねず、結果的にコスト高になる可能性もあります。

また、機能の有無だけに注目すると「期待した改善ができなかった」ということも起こります。例えば、給与計算など他システムとのデータ連携では、自動連携の他にCSVファイルで連携するタイプもあります。しかし「どう連携するか」に目を向けずに選ぶと、「手間をなくしたかったのにエクスポート・インポートしなければならない」ということにもなりかねません。このように、従来の管理方法で「何を改善したいか、何を残したいか」を検討した上で必要な機能を確認しないと、失敗を招きやすくなるのです。

その他、システムの機能をうまく使いこなせず業務改善が捗らないケースもあります。この主な要因としては、導入時に充分なサポートを受けられていないことが挙げられるでしょう。
導入時のサポート方法はベンダーによって異なり、メールや電話などを介した遠隔サポート方法もあれば、ベンダーが直接訪問して導入指導をする方法もあります。メールや電話を介したサポートでは、企業からの問い合わせを受けてベンダーが遠隔からアドバイスするので、企業が自ら設定することになります。自社に適した設定を自力で完了できるならいいのですが、少しでも設定作業に不安があるのなら、訪問指導サポートがあるシステムを選ぶほうが無難です。
導入時に充分なサポートを受けていれば、自社が求める業務改善に適した機能の選定、運用の適正化も可能になります。導入後はもちろん、導入時から適切なサポートが得られるかどうかも、業務改善の実現を左右することになります。

▶ 管理方法が自社の「働き方」に適していない

勤怠管理システムの導入でデメリットとなりやすいのは、「管理担当者には使いやすくても従業員には使い勝手が悪かった」など、一方的な使い勝手で検討しがちな点です。
外回りが多いのに、据え置き型の打刻機でしか打刻できないというのは本末転倒です。従業員の「働き方」に応じた打刻方法と組み合わせなければ、正しい出退勤時刻も記録できず、正確な労働時間の把握は困難になります。
また、昨今は中小企業でも勤務形態が複雑になっています。フレックスタイム制や裁量労働制、夜勤シフトがある場合など、従業員ごとの雇用形態に合わせて管理できるのかどうかも見極めなければなりません。就業規則を含め、自社の定める働き方に対応できる勤怠管理システムでなければ、別途管理が必要になったり新たな手作業が発生したりと、管理業務がより煩雑になる可能性もあります。

▶ トラブルで打刻が正しくできない

勤怠管理システムでよくあるトラブルに、タイムレコーダーの故障や「パソコンでページが正しく表示されない」などがあります。このようなトラブルが発生すると、正しい出退勤時刻を打刻できない場合があります。その原因は「打刻機そのものの故障」「推奨環境を満たしていない」「ネットワーク回線の問題」など様々に考えられますが、いずれにしても復旧するまでは「使えない」時間が発生することも想定しなければなりません。しかし、このようなイレギュラーに対して即座に対応できる機能・サービスがなければ、勤怠データを正しく管理することは難しくなります。
クラウド型でもオンプレミス型でも、システムである以上は故障等のトラブルの可能性を否定できません。万が一、システムエラー等が発生した場合、どのようにトラブルシューティングを行うのか、また勤怠管理に及ぶ影響をどう回避するのかについても、事前に確認・検討しておく必要があります。

▶ 情報が漏洩してしまった

昨今は、サイバー攻撃なども激しくなっています。勤怠管理システムを導入するにあたり、セキュリティ対策がしっかり行われていないと「情報が漏洩してしまった」という事態にもなりかねません。
今注目を集めているクラウド型の勤怠管理システムなら、セキュリティに充分な投資を行っているものも多く、一般的な企業以上に強固なセキュリティ環境が構築されています。
とはいえ、システムを導入する前には、そもそもデータの取り扱いがどうなっているか、セキュリティについてどのように対応しているか、自社でできる取り組みはないか、などをしっかり確認・検討しておくことが肝心です。

デメリットは導入前の準備でほぼ回避できます

こうしたデメリットを考えると、勤怠管理システムを選択することに戸惑いを感じるかもしれません。ですがそのほとんどは、導入前の準備をしっかり行えば回避することができるものです。
勤怠管理システムには様々な機能や特徴があります。自社の使う環境、事業規模、雇用形態などを充分把握し、自社にとって最適なシステムを選ぶことが大事なのです。

おわりに

導入に向けては「経営者の説得」も大事なポイントです。経営者の理解がなければ、システムの導入は難しくなります。しかし、今後の勤怠管理に求められる要件を考慮すれば、自ずと導入をせざるを得ない状況は理解してもらえるはずです。
また、従業員の意識共有も重要です。もともと自己申告が主だった従業員には、新しい打刻方法が窮屈に感じることもあります。従業員が非協力的では、正しい労働時間を管理することは難しくなります。「勤怠申請がラクになる」「長時間労働を抑制して働きやすい環境作りに貢献する」など、従業員にとっても大きなメリットがあることを周知しておくことも、導入時に欠かせない準備のひとつと言えるでしょう。

現在、勤怠管理システムの市場は様々なサービスで溢れています。「どのシステムを選ぶか」「どう使うか」によって、成果の出方も大きく変わります。ここでご紹介したメリット・デメリットを念頭に置きながら、「自社がシステムに求めるものは何か」を洗い出し、しっかり吟味して「失敗のない適切な勤怠管理システム」を選んでください。

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