OBC働き方改革推進チーム
毎月勤怠締日がおっくうだという総務人事のご担当者様は多いのではないでしょうか。どうしても勤怠管理業務には時間がかかってしまい、勤怠締日には残業が発生してしまうというご担当者様は少なくないようです。本コラムでは、勤怠管理業務にかかる時間を削減する方法をご紹介します。
目次
１ なぜ勤怠管理業務は時間がかかるのか？
まず、なぜ勤怠管理業務に時間がかかってしまうのか、その原因を探ってみましょう。
従業員からの情報収集に時間がかかる！
勤怠管理業務は、従業員の勤怠情報を集めることから始まります。一般的に、残業や有休などの申請は紙の勤怠届出書で行われており、打刻はタイムレコーダで行われていることが多くあります。すると、勤怠情報を集めるために、紙の届出書を各部署から回収し、タイムレコーダの設置場所まで行って紙のタイムカードを回収するのに時間がかかってしまいます。また、残業や有休などの申請に対して、現場の上司が承認する必要があるため、承認を待つ時間が発生することもあります。
勤怠情報の集計に時間がかかる！
勤怠情報の収集が終わると、集計作業が待っています。まず、紙の届出書やタイムカードを部署ごとなどに仕分ける必要があります。仕分けが終わったら、収集漏れがある従業員がいないか、時間をかけて一人ずつ確認します。
次に、紙の内容をデータ化するために、Excelなどに一人一人の勤怠情報を転記する必要があります。転記するだけでも時間がかかりますが、打刻漏れや申請漏れがないかチェックしながら情報を入力していくことになるため、一層時間のかかる作業となります。
また、収集漏れがある場合も、打刻・申請漏れがある場合も、メールや電話で本人か上司に連絡をして、至急勤怠情報を提出してもらうよう依頼をします。この場合も、紙で情報を収集するため、手元に情報が来るまで待たなくてはいけません。
勤怠計算に時間がかかる！
すべての勤怠情報が集計できたら、勤怠計算に移ります。多くの企業の計算手段はExcelです。Excelは自由に計算式が組めるため計算するのに非常に便利ですが、計算式が壊れていたり計算結果が間違っていたりするケースがあるため、多くのご担当者様が電卓で検算をしています。また、法令や就業規則が変わるタイミングで都度メンテナンスをしなければいけないため、Excelの変更に時間がかかることもあります。
２ どうすれば勤怠管理業務にかかる時間を削減できるのか？
ここまでで収集・集計・計算に時間がかかることがわかりましたが、どのようにそれらにかかる時間を削減すればいいのでしょうか？
収集が不要になる仕組みをつくる
収集にかかる時間を削減するためには、紙の収集が不要になる仕組みを作ることが重要です。紙の収集をなくすためには、ペーパーレス化により紙自体をなくす必要があります。タイムレコーダで打刻している場合は、紙のタイムカードを集めなくても、タイムレコーダから直接情報を吸い上げられる仕組みを作ります。また、勤怠届出書についても同様にペーパーレス化をしましょう。収集の手間がなくなるだけでなく、申請者から承認者へ届出書を手渡しする必要もなくなります。また、自宅や外出先からも申請ができるような仕組みにすることで、外出先から会社へ戻る時間も削減することができます。
集計が不要になる仕組みをつくる
集計の時間をなくすためには、打刻・申請された情報がリアルタイムで部門ごと・従業員ごとに集計される仕組みが必要です。また、リアルタイムに集計がされることで、未打刻があった日の翌日には、打刻漏れに気づけるようになります。
計算が不要になる仕組みをつくる
勤怠計算にかかる時間をなくすために、正確性が担保された計算手段が必要となります。検算や二重チェックが不要になるように、正確に計算できる仕組みを作りましょう。また、時間をかけなくても、法令や就業規則の変更が簡単にできることも忘れてはいけません。
３ 勤怠締日の残業０を実現する勤怠管理業務の時間削減方法とは？
これまでご覧になった方は、「どうやって仕組みを作ればいいの？」と思われているかもしれません。すべての仕組みを実現するためには、勤怠管理システムの導入が必須です。ただし、やみくもに勤怠管理システムを導入すればいいというわけではありません。ここでは、時間削減に効果的な勤怠管理システムを使った、具体的な時間削減方法をご紹介します。
打刻情報のデータ化とWeb申請承認で収集いらず
時間削減に効果的な勤怠管理システムは、打刻した情報を即時にデータ化するため、総務人事のご担当者様が紙で勤怠情報を収集する必要がありません。パソコンやスマートフォンなどのWeb上で打刻ができるだけでなく、タイムレコーダでの打刻や静脈認証での打刻など、打刻方法のバリエーションが多いことで、従業員の働き方に合わせた打刻環境を整えられ、従業員の業務時間削減にもつながります。さらに、残業や有休などの申請・承認業務をWeb上で行えるようになります。これにより、紙が一切なくなり、収集にかかる時間が不要になります。
集計不要で毎日最新の勤務情報が手に入る
打刻や申請情報は部門ごと・従業員ごとなどでリアルタイムに集計されます。毎日最新の勤務情報が更新され、未打刻があったら該当する従業員に対して自動アラートを出します。これにより、集計作業や未打刻のチェックまですべてをなくすことが可能になります。
複雑な勤怠情報の自動計算で検算・チェック不要に
日々の遅刻・早退・残業時間などの計算はもちろんのこと、変形労働時間制やフレックスタイム制に対応した計算式を組めるため、複雑な勤怠計算を自動化することができます。端数処理の設定もできるため、正確な計算結果が手に入り、検算やチェックの必要性もなくなります。また、就業規則が変わった場合は、わかりやすい設定画面から、簡単に設定を変更することができます。労働基準法などの法改正や働き方が変化した場合はプログラムが自動更新されるため、メンテナンスに時間をかけることもありません。
４ おわりに
毎月やってくる勤怠締日がストレスになっているご担当者様、業務時間を削減して勤怠締日の定時退社を実現させませんか？
関連リンク
メルマガ読者20万人以上！
OBC 360のメルマガ登録はこちらから！
メルマガ登録
