労務担当者が押さえておくべき在宅勤務/テレワーク時代の勤怠管理とは

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新型コロナウイルスの感染防止策として、大手企業をはじめ多くの中小企業でも在宅勤務/テレワークに切り替える動きが見られ、「在宅勤務/テレワーク」という働き方はもはや定番化されつつあります。
しかし一方で、導入・実施に当たっては、労務管理面における課題も表面化してきています。勤怠管理もその1つです。2019年には労働時間の上限規制も定められ、コロナ禍といえども労働時間の管理は徹底しなければなりません。
今回は、在宅勤務/テレワークにおける勤怠管理について、労務管理上で押さえておくべきポイントについて解説します。

「在宅勤務/テレワークで労働時間管理が難しい」と言われる理由

企業には、従業員の労働時間を把握する義務があります。適切な勤怠管理、労務管理を行い、長時間労働や過重労働を防いで、従業員の健康管理と安全な職場環境を提供することが求められています。厚生労働省では、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインに基づき、原則として「(企業が)自ら現認することにより確認すること」と「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」で、適切に労働時間の把握を行うよう求めています。

しかし、在宅勤務/テレワークでは、そもそも勤務状況を管理するタイムカードやICカードが使えず、「自己申告」に頼らざるを得ないケースがほとんどです。自己申告制を導入した場合、出社勤務のように状況を把握することができないため、「申告された始業・終業時間が正しいか」や離席時間などの把握が難しくなります。特に在宅勤務/テレワークでは、プライベート等の用件で業務から離れる、いわゆる「中抜け時間」も生じやすくなります。「中抜け時間」の取り扱いについては、「休憩時間の取り扱いにし、その分始業を早める(または終業を遅らせる)」「時間単位の有給休暇扱いにする」などの方法をとることが可能とされていますが、そうした対応も、従業員からの適正な「自己申告」がなされなければ成立しなくなります。

最近では、「在宅勤務/テレワークではサービス残業が増加傾向にある」と問題視されており、企業は対策を講じる必要に迫られています。ただでさえ、自宅がオフィスとなるためにオンオフの切り替えが難しい中、自己申告の方法を複雑にすれば新たなストレス要因にもなりかねません。

従業員の負担が少なく、かつ適正に労働時間を把握しやすい仕組みが、在宅勤務/テレワークの導入には必要不可欠となるのです。

在宅勤務/テレワークの勤怠管理に推奨されている3つの方法

在宅勤務/テレワークにおける労働時間管理では、「始業・終業時刻の管理」と「業務時間中の在席確認」の2つの観点で管理することが求められます。

厚生労働省では、「始業・終業時刻の管理方法」として以下3つの方法を推奨しています。

①メールでの確認

始業・終業の連絡を、メールで上司に送信する方法で、厚生労働省では「テレワーク実施企業でもっとも利用されている」方法としています。
メールは日頃から使い慣れているツールでもあるので、業務報告も行いやすいという利点があります。また、メーリングリストを使うことで担当部署にも一括送信できるので、記録を共有することができます。

②電話による確認

電話で直接、始業・終業の連絡を行う方法です。
メールと同じく使い慣れたツールであり、ストレスなく実施できることがメリットです。対面ではないにせよ、実際に会話もできるので、コミュニケーション不足の緩和にも役立てることができるでしょう。

③勤怠管理ツールの活用

勤怠管理システムなどを利用し、従業員の労働時間を管理する方法です。
メールや電話に比べ、使い慣れるまでに少し手間はかかりますが、始業・終業時刻をシステム上で一元管理でき、残業や休暇などの申請・管理もしやすいのが特徴です。大人数を一度に管理しやすく、担当部署も記録を共有できるなどの特徴があります。

特に「③勤怠管理ツールの活用」をみると、最近はを提供することが求められています。厚生労働省では、「奉行Edge勤怠管理クラウドのようなクラウド型の勤怠管理システムが主流となっており、市場では多くのクラウドサービスが提供されています。
クラウド型にすれば、インターネットにつなぐだけで打刻できるので、オフィス外となる在宅勤務/テレワークでも活用しやすいのが特長です。管理できる内容も、始業・終業時刻の打刻だけでなく、勤務実績管理、休暇取得や病欠管理など、全ての情報をクラウド上でリアルタイムに管理することができます。
また、 雇用形態に沿って勤務体系を自由に設定でき、労働時間の集計作業も自動化することができます。

「業務時間中の在席確認」では、Eメールで離席することの報告をしたり、在席管理ツールやスケジュール管理ツール、チャットなどの情報共有ツールなどを利用したりする方法も推奨されています。他にも、「パソコン画面をキャプチャして記録をとる」方法や、在宅勤務/テレワーク用に貸し出しているPCログから業務実態を分析する方法などを採用している企業もあるようです。

「自社にあった勤怠管理システム」の選び方とは

「在宅勤務/テレワークの導入に合わせて、自社もクラウドサービスに切り替えよう!」と検討を始める場合、勤怠管理システムの選び方で注意しておきたいポイントがあります。

特に、「在宅勤務/テレワークで適用される労働時間制が適切に設定できるか」は重要です。
始業・終業時刻や休憩時間など、在宅勤務/テレワークでは出社勤務時の「通常の労働時間制」が適用できない場合があるため、事業場外みなし労働時間制や裁量労働時間制、フレックスタイム制など、出社勤務とは異なる労働時間制を導入することがあります。そうした場合、従業員ごとに新たな在宅勤務/テレワーク用の労働時間制に切り替えて勤怠管理を行う必要が生じます。
自社の労働時間制の設定が思うようにできなければ、いくら導入コストが安くてもムダになってしまうこともありますので、勤怠管理システムを検討する際は「自社の勤務状況(従業員の労働条件)に合わせて設定・変更ができるか」をしっかり確認しておきましょう。
自社での対応力や労働時間制の難易度によっては、ベンダーの手厚いサポートも必要になるかもしれません。サポート方法は、電話・メールのみの対応だったり、リモート対応ができたり、直接訪問して指導したりとベンダーによって対応は様々ですので、その確認もしておくとよいでしょう。
また、給与システムへの連携方法について、勤怠管理業務のあとに控える給与計算業務が在宅勤務/テレワークでも遂行できるかという点も担当者としてはチェックしておきたいポイントです。

適切なシステムを選ぶにはどのような点に注目すべきか、OBCではホワイトペーパー「これで安心!史上初公開!自社に合った勤怠管理システム選びのコツ」で勤怠管理システムの選び方について詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

他にも、勤怠管理システムには様々な機能で労働時間を適切に把握する機能も求められます。
企業によっては完全に在宅勤務/テレワークに切り替えるのではなく、「週に1〜2日のみ」や「午前中(もしくは午後)のみ」など、勤務時間の一部で導入するケースもあります。時間外労働・休日労働・深夜労働を認めている場合は、在宅勤務/テレワークでも通常勤務同様に残業代を支払う必要もあります。
特に見落としがちになりやすいのは、「残業管理」と「休暇管理」でしょう。
2019年、働き方改革関連法により勤怠管理に関わる多くの法改正が行われました。残業時間の上限規制、有給休暇の取得義務化など、それらは全てこのコロナ禍でも適用されるものです。したがって、在宅勤務/テレワークに対応する勤怠管理システムにも、それらの法律を遵守する機能が必要になります。

例えば、奉行Edge勤怠管理クラウドのように、残業の実態を把握し超過する前に警告したり、一定期間に目標の休暇取得日数を満たせない従業員に自動的に通知して取得を促したりする機能があれば、自宅という上司の目の届かない場所にいても対応することが可能です。休暇申請・残業申請などもシステム上でできれば、勤怠の一元管理もしやすくなります。
奉行Edge勤怠管理クラウドの場合、誰でもリアルタイムに勤務実績を照会でき、従業員一人一人が自分の労働時間を意識できるだけでなく、残業超過などのアラート通知によりマネジメントもサポートします。有給休暇の取得状況をボタンひとつで一覧化し、有休の取得目標に達していない者へは自動アラートで取得の勧奨も行います。打刻方法も、パソコン、モバイル、タブレットなどが利用できるので、在宅勤務/テレワークが週に数日という状況でも、仕組みを変えずに対応することができます。

奉行Edge勤怠管理クラウドでは、システムを利用できる環境かをチェックする「利用環境チェックツール」を用意しています。手軽に利用環境を確認することができます(1分で判定)ので、導入検討時の参考にしてください。

おわりに

在宅勤務/テレワーク者の労働時間管理は、オフィスで働く場合と違い「どうすれば正確に把握できるか」という方法をしっかり吟味する必要があります。
メールやチャットアプリ、ネットワーク機能付きのタイムレコーダーなど、市場には様々な仕組みが提供されていますが、最終的には勤怠状況を集計して給与システムに反映する必要があるため、後々の作業で余計な手間が発生しない方法を選ぶことが重要です。

新新型コロナウイルスの影響が長期化することが想定されている今、在宅勤務/テレワークを導入しない理由が「勤怠管理が難しいから」であれば、その意識から変える必要があります。
在宅勤務/テレワークが、アフターコロナの働き方として「ニューノーマル」であることが明白である以上、自然災害などの非常事態対策としても、できる限り早く在宅勤務/テレワークに適した勤怠管理の“仕組み”を整備しておきましょう。

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