法令違反リスクを防ぐ!勤怠管理システムの“失敗しない”使い方・選び方

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働き方改革をきっかけに、勤怠管理システムを導入する企業が増えています。緊急事態宣言によるテレワークが普及してからは、クラウドサービスへの乗り換えも進んでおり、OBC調べでもすでに多くの企業が勤怠管理システムを導入済みであることがわかっています。
しかし同時に、勤怠管理システムに不満や課題を感じている担当者が多いようです。
そこで今回は、勤怠管理に伴うリスクを整理し、勤怠管理システムでの運用で押さえておくべきポイントについて紹介します。

目次

勤怠管理システムを導入しても消えない“法令違反リスク”の課題

2021年にOBCが行った調査では、勤怠管理システムを利用している企業は約7割に上りました。働き方改革関連法の施行などの影響で、多くの企業で勤怠管理のシステム化が進んでいることがうかがえます。
しかし、その一方で、「導入に失敗した」という声は後を絶ちません。OBC調査でも、担当者が抱える課題のほとんどが、労働時間の適正把握や残業抑制など「法令に則って勤怠を管理できない」ことに集中していました。

この状態を放置すると、法令違反を招く恐れがあります。
厚生労働省の「令和2年度11月「過重労働解消キャンペーン」の重点監督の実施結果」を見ると、労働基準法違反により監督指導を受けた企業が労働基準法改正前よりも増えていることがわかります。1ヶ月あたり80時間を超える長時間労働は減少しているものの、36協定の締結や年5日の有休取得など健康障害防止措置が未整備の件数は、法改正前より増えています。

「令和2年度11月「過重労働解消キャンペーン」の重点監督の実施結果」

出典:厚生労働省「令和2年度11月「過重労働解消キャンペーン」の重点監督の実施結果」

こうした監督指導を無視したり労働基準法違反を繰り返したりしていると、6ヵ月未満の懲役または30万円以下の罰則が科されることがあります。違法な長時間労働や過労死などが複数の事業場で認められた場合は、悪質とみなされ企業名が公表されることもあります。

今や、勤怠管理システムは、働き方改革関連法によって厳格化されてきた法令遵守には欠かせない存在となっています。もちろん、市場で提供されている勤怠管理システムは、基本的に労働基準法に対応していますので、当然法令に則った勤怠管理ができます。
しかし、勤怠管理システムは、「導入したら何とかなる」というものではありません。法令遵守するためには、自社の環境や働き方に合わせて必要な機能を使ったり設定したりして、適切に運用する必要があるのです。

こんなところに法令違反リスク!
勤怠管理で注意すべき6ケースと勤怠管理システムの活かし方

では、法令違反リスクを回避するためには、勤怠管理システムにどのような機能や設定があるとよいのでしょうか。
例えば、勤怠管理システムを導入している企業で次のような事象が発生している場合は、法令違反リスクがかなり高くなっていると考えられます。

  1. ① 自己申告によって始業・終業時刻を把握している従業員がいる
  2. ② 36協定の上限を超えそうな従業員を把握できていない
  3. ③ 勤怠管理システムで年5日の有休取得が未達になりそうな従業員を把握できない
  4. ④ 過度な長時間労働や遅刻、欠勤などの勤怠の乱れが把握できない
  5. ⑤ 1日あたりの労働時間を1分単位でカウントしていない
  6. ⑥ 残業は独自の判断で行っている

これらが法令違反を招かないようにするには、できるだけ早い対策が求められますが、勤怠管理システムの使い方を見直せば充分対応することができます。
ここでは、それぞれの対処法と勤怠管理システムの適切な使い方をご紹介しましょう。

①自己申告によって始業・終業時刻を把握している従業員がいる

▶実態の勤務と乖離しない打刻方法にする

労働時間の把握は、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン(以下「ガイドライン」) によって次のような方法で把握するようにと定められています。

  • 使用者が、自ら現認することにより確認すること
  • タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること

自己申告で始業・終業時間を把握することは、ガイドラインとしては不適正とみなされる可能性があり、やむを得ない場合は、自己申告制の対象となる従業員に対して、ガイドラインを踏まえて「労働時間を正しく記録し、適正に自己申告を行うことなどを十分に説明すること」や「実際の労働時間との合致について必要に応じ実態調査を実施し、労働時間を補正すること」が必要となります。
勤怠管理システムによる打刻は「客観的な記録」としてみなされますが、業種・業務ごとに適正な打刻方法を採用しないと、正しい労働時間の把握が難しくなることもあります。打刻方法については、次のように勤務実態と乖離しない仕組みにすることが必要です。

勤怠管理システムをうまく活用するには、次のようなポイントをチェックしましょう。

  • 在籍している従業員にあった打刻手段が揃っているか
  • スマホ打刻では位置情報が取得できるか

例えば奉行Edge勤怠管理クラウドは、オフィス勤務やテレワーク勤務には「PC打刻」、現場勤務や外出先の勤務には「スマホ打刻」というように、ロケーションや業務特性など実際の勤務にあった打刻方法を使い分けることができるので、すべての従業員に対して正確な時間管理ができます。 特にスマホ打刻は、外出中でも到着や帰宅のタイミングで打刻しやすく、GPSによる位置情報が取得できるので虚偽の打刻も防ぐことができます。

②36協定の上限を超えそうな従業員を勤怠管理上で把握できていない

▶警告レベルに応じてマネジメントを自動アシストする

時間外労働は、原則「月45時間・年360時間」までとされており、36協定を締結していても次のように上限が決まっています。

  • 年720時間以内
  • 複数月平均80時間以内(休日労働を含む)(2か月平均・3か月平均・4か月平均・5か月平均・6か月平均)
  • 月100時間未満(休日労働を含む)
  • 月45時間超は年6回まで
※ 記に違反した場合には、罰則(6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金)が科される恐れがあります。

このルールを遵守するためには、「上限時間を超える前に対象従業員を把握すること」だけでなく、「上限時間を超えないようマネジメントすること」も必要となります。
例えば、15日間で20時間、20日間で30時間というように、自社の状況に応じて残業時間の警告レベルを設定し、警告レベルを超過したタイミングを勤怠管理システムでリアルタイムに把握できれば、是正のアクションもタイムリーに行え、適切にマネジメントすることが可能になります。

こうした使い方ができる勤怠管理システムかどうかは、次のようなポイントをチェックすると分かります。

  • 自社で決めた残業時間を警告レベルとして設定できるか
  • 警告レベルを超過した従業員を自動でリストアップできるか
  • 警告レベル超過した従業員や上司にアラート通知できるか

奉行Edge勤怠管理クラウドなら、 1カ月の時間外労働を自動集計し、期間別に設定した警告レベルを超過したタイミングで従業員本人や上司に自動でアラート通知します。メールや電話などでの声がけが必要ないため、抜け漏れなく残業の多い従業員に是正を促すことができます。

③勤怠管理システムで年5日の有休取得が未達になりそうな従業員を把握できない

▶有休取得目標の達成度合いに応じてマネジメントを自動アシストする

2019年からスタートした「年次有給休暇の取得義務化」では、年10日以上の有休を付与される従業員を対象に、原則として年5日取得するよう企業に義務づけられています。違反すると、対象労働者1人に対して30万円以下の罰金が課せられることもあります。
法令違反リスクを回避するには、「誰が」「どの程度有休取得できているか」を適切に把握し、例えば付与日から段階的に目標日数を定めて取得状況を適切に把握し、達成できていない従業員には期間内に取得できるよう声かけを行うなど、適切にマネジメントする必要があります。

しかし、手作業で個別にマネジメントしていては時間も人的コストもかかります。そのために、こうしたマネジメントを自動化できる勤怠管理システムが重要になります。
勤怠管理システムでマネジメントを自動化できるかは、次のようなポイントをチェックしてみましょう。

  • 自社で決めた有給休暇の取得目標を設定できるか
  • 取得目標に満たない従業員や上司にアラート通知できるか

例えば奉行Edge勤怠管理クラウドは、取得目標を段階的に設定でき、目標未達の従業員やその上司に自動でアラートを通知します。対象者を抽出して連絡する手間がかからず、有休取得に向けてしっかりマネジメントできます。

④過度な長時間労働や遅刻、欠勤などの勤怠の乱れが把握できない

▶メンタル不調や健康障害の兆候を自動で観察・フォローする

長時間労働によるメンタル不調や健康障害は、今や大きな社会問題となっています。
企業には、労働者の安全と健康を守る義務があるため、長時間労働になっている従業員の健康状態を把握し、適切な措置を講じる必要があります。特に、週40時間を超えて労働した時間数が月80時間を超え、かつ疲労の蓄積が認められるときは、従業員の申し出を受けて医師による面接指導を行うことも必要です。
健康リスクを未然に防ぐためには、「月80時間以上残業していないか」「残業が大幅に増えていないか」「欠勤、遅刻、早退など勤怠に乱れはないか」などを観察して、いち早く従業員の見えない不調を読み解くことが非常に重要になります。
勤怠管理システムに、そうした兆候を早期発見できる機能や、対象者に対して自動的にフォローできる機能があれば、抜け漏れなく早期ケアを実現することができます。
勤怠管理システムが対応できるかどうかのチェックポイントは、次の通りです。

  • 過度な長時間労働や勤怠の乱れが見られる従業員を自動抽出できるか
  • 対象事業に対して相談窓口を案内するなど早期フォローができるか

奉行Edge勤怠管理クラウドの場合、奉行Edgeメンタルヘルスケアクラウドと連携して、遅刻や過重労働、休暇取得状況などをシステムが自動分析し、不調の兆候がある従業員を自動抽出します。AI判定で抽出された高リスク者には、自動でメールを送信し、奉行Edgeメンタルヘルスケアクラウドで提供されている相談窓口へと案内することができます。

⑤1日あたりの労働時間を1分単位でカウントしていない

▶労働基準法どおりに正しく労働時間を計算できる

労働時間が正確に把握できていないことで起こる問題の1つに「残業代の未払い問題」があります。
時間外労働や深夜労働をさせると割増賃金が発生しますが、原則は1分単位で計算する必要があります。そのため、「15分単位で管理する」などといった勤怠管理方法では不十分となります。始業時刻前の打刻分はノーカウントにしたり、1日あたりの労働時間を切り捨てにしたりする処理も同様です。
また、悪意はなくても労働時間を誤って計算し、未払い残業代が発生しているケースも多発しています。
こうした事態を防ぐには、端数を切り捨てることなく1分単位で労働時間を正確に集計できる仕組みでなければなりません。
奉行Edge勤怠管理クラウドのように、次のような設定ができる勤怠管理システムか、しっかりチェックしておきましょう。

  • 一日の労働時間の端数・まるめ設定が1分単位になっているか
  • 1ヶ月の労働時間の端数・まるめ設定が正しく設定できるか

●奉行Edge勤怠管理クラウドの設定例

⑥残業は独自の判断で行っている

▶長時間労働が慢性化しないよう残業許可制で運用できる

自己判断による時間外労働を放置していると、長時間労働の慢性化を招く恐れがあり、36協定やその他の法令にも違反するリスクが高くなります。
長時間労働を解消するには、「残業をなくす」「万が一残業が必要になる場合でも、その理由や現状を含め、仕事の割り振りを見直す」などのマネジメントが欠かせません。
そのためには、残業許可制を導入することも検討する必要があるでしょう。残業を事前申請させることで、必要性のない残業、ムダな残業を抑制することにもつながります。
残業許可制を導入するなら、勤怠管理システムに申請・承認フローがついていたり、申請を残業時間の計上条件とすることができたり・・・という機能があるか、チェックしておくといいでしょう。

  • 残業をWebで申請・承認することができるか
  • 残業時間の計上は申請を必須にできるか

例えば奉行Edge勤怠管理クラウドでは、スマートフォンやパソコンから残業を手間なく申請・承認することができます。申請時に「残業の理由」「予定時間」を必須項目に設定することもできるため、上司はその残業が本当に必要かどうか判断しやすくなります。 残業時間の実績は、申請の事実があった場合にのみ計上させるよう設定することができるので、残業許可制を形骸化させることなく運用することも可能です。

ただし、残業許可制の運用には就業規則の整備が必要になるため、必要に応じて自社の就業規則の見直しも行いましょう。

システム導入で失敗しないためには
「自社ルールの設定」に対するフォローも要チェック!

法令遵守のためには「勤怠管理システムを使いこなす」ことが重要になりますが、そのためには「自社の働き方に合わせて正しく設定する」必要があります。
労働基準法に定められているのは、労働に関する基本的なルールです。どう運用するかは企業によって異なるため、まず始めに就業規則等に定めている自社の勤怠ルールを設定します。勤怠管理システムは、この設定が上手くいかないと、そもそも正しく労働時間を把握することができないのです。
導入時に必要な設定には次のような項目があり、自社のパターンをすべて設定しなければなりません。

多くの勤怠管理システムでは、こうした設定は「自分たちで」行うことが基本となっています。そのため、複雑な雇用形態などルールによって設定が難しくなるだけでなく、担当者のITスキルや法令知識レベルなどによっても設定に手間取ることがあります。もし自社が使っている用語とシステムでの用語が違っていると、設定ミスも起こりやすくなります。

これらのリスクを回避するためには、「自社ルールの設定を自分たちでできるか」「設定時のサポートが手厚いか」などもチェックしておくことが肝心です。特にサポート面については、勤怠管理システムを提供しているベンダーごとにサービス内容が異なるため、担当者のITスキルだけでなく自社の勤怠ルールの複雑さも含めて、適切なサポートが受けられるか確認しておきましょう。

例えば、奉行Edge勤怠管理クラウドなら、設定項目を導入状況画面で確認でき、「導入ナビ」機能を標準搭載しています。勤怠の締日や導入している労働時間制、代休・振休など基本的な項目は質問に答えていくだけで自動的に設定できるので、担当者がシステム初心者でも、簡単かつ失敗なく、自社の勤怠管理に必要な設定を漏れなく完了できます。

また、導入ナビで自動登録された設定は、Excelにレポート出力でき、今どんな設定がされているかを一目で確認することができるので、システム担当者が代わっても引き継ぎがしやすくなっています。

おわりに

勤怠管理システムは、労働基準法など労働法関連の法令遵守に欠かせない仕組みであり、DXやデジタル化が進む中では必須の存在といえます。しかし、システム自体は「法令対応」とアピールしていても、自社に合った設定ができなければ、これまで見てきたように様々な法令違反リスクを伴います。
勤怠管理業務に求められる正確性は、企業規模を問わず、全ての企業に課されているものです。これから勤怠管理システムを検討する場合はもちろん、すでに導入している場合でも、今回ご紹介したチェックポイントを参考に、適正な運用方法か見直してみてはいかがでしょうか。

記事内容は動画でも公開しています。

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