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有給休暇の取得義務化に伴う日数の管理業務をしやすくするコツとは

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2020年は、新型コロナウイルスの影響から休業を余儀なくされた企業も多く、従業員に年次有給休暇の取得を勧めるケースも多く見られました。前年には、働き方改革関連法により取得が義務化されたため、取得勧奨もしやすかったかもしれません。
とはいえ、個別に「誰が」「何日」取得したか、残日数はどうなっているか、などを管理するのは大変なものです。
今回は、年次有給休暇の付与日数や有効期間などの基礎知識とともに、従業員が取得しやすく、かつ担当者が管理しやすい方法についてご紹介しましょう。

目次

年次有給休暇とは

「有給休暇の取得義務化」とは

有給休暇を取得しやすくする方法

クラウド勤怠管理システムなら有給休暇の管理もラクラク!

年次有給休暇とは

年次有給休暇(以下「有給休暇」)とは、従業員の心身をリフレッシュしゆとりある生活を保障するために、公休日(就業規則で定める休日)とは別に付与される休暇のことです。労働基準法第39条によって認められた全ての労働者に与えられた権利であり、業種・業態、正社員・パートなどの区別なく、以下の要件を満たした全ての従業員に対して付与され、取得しても賃金は減額されません。

<有給休暇が付与される要件>

  • 雇い入れの日から6ヶ月間継続勤務していること
  • その期間の全労働日の8割以上出勤したこと

ここでいう「継続勤務」とは、基本的に在籍期間のことを表しており、例えば「3ヶ月間は試用期間とし、その後正社員に」など途中から雇用条件が変わる場合は、勤務の実態に即して実質的に判断されます。
この要件に該当する従業員には、有給休暇を付与しなければなりません。
ただし、付与される日数は、正社員・パートなどの雇用形態や所定労働日数、時間、さらに継続年数に応じて変わります。労働基準法第39条では、以下のように最低限の付与日数が定められていますが、この日数を超えて付与することもできます。

出典:厚生労働省PDF【リーフレットシリーズ労基法39条】より

付与後1年以内に消化できなかった有給休暇は、翌年度に限り繰り越しできます。(労働基準法第115条)例えば、年間20日付与されている従業員の場合、前年度の繰り越し分と新年度の付与分を合わせて最大40日分の有給休暇を保持することになります。また、有給休暇は退職日まで保持することができ、退職までに残りの有給休暇を全て消化することも可能です。
付与されて2年が経過した未消化分は、時効により消滅し、退職とともに未消化分は全て消滅することになります。

有給休暇を取得する日は、「労働者が指定することによって決まる」とされており、企業は従業員が指定した日に休暇を与えなければなりません。その際、届出や取得理由を聞くなどは必要ありません。有給休暇の取得は、あくまで従業員が自由に運用できるものです。したがって、企業から有給休暇を取得する日を指定することはできず、また「取得は月に2回まで」などのルールを設けることもできません。
ただし、繁忙期などで有給休暇を取得されると事業の正常な運営が妨げられる場合は、企業に休暇日を変更する権利(時季変更権)が認められています。

「有給休暇の取得義務化」とは

これまでの日本における有給休暇の取得率は、先進国の中でもそう高くなく、政府においても働き方改革の課題として認識するほどでした。有給休暇の付与は企業の“義務”であったものの、これまでは積極的に取得させる動きはなかったのです。そこで、2019年4月、働き方改革関連法の施行に伴い、全ての企業において「少なくとも年間5日の有給休暇を取得させなくてはならない」という義務が課せられることになりました。いわゆる「有給休暇の取得義務化」です。

企業は、有給休暇が10日以上付与されている従業員(管理監督者や有期雇用労働者を含む)に対し、有給休暇を付与した日(基準日)から1年以内に5日以上の有給休暇を取得させなければなりません。

出典:厚生労働省PDF「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」より

取得した有給休暇の合計が5日に達した時点で、企業から取得勧奨する必要はなくなります。従業員が年5日有給休暇を取得できなかった場合、労働基準法第39条違反として30万円以下の罰金が科されることがありますので、注意が必要です。
なお、「有給休暇の取得義務化」に伴い、従業員ごとに「年次有給休暇管理簿」を作成し3年間保存することも義務づけられています。「年次有給休暇管理簿」は、労働者名簿または賃金台帳とあわせて調製することができます。また、必要なときにいつでも出力できれば、専用のシステムで管理することも認められています。

有給休暇を取得しやすくする方法

有給休暇を取得させる方法は3つあります。

  • 従業員自らが請求・取得する
  • 企業による時季を指定する
  • 計画年休(労使協定で計画的に取得日を定める計画的付与制度)を活用する

従業員が適切に有給休暇を請求し、年間で5日以上消化できればよいのですが、確実に5日分の有給休暇を取得させるためには、厚生労働省では次のような方法を推奨しています。

1.「年次有給休暇取得計画表」で管理する

有給休暇をできるだけ多く取得させるためには、計画的に取得できる仕組みも必要です。
従業員ごとに「年次有給休暇取得計画表」を作成し管理すれば、職場内での取得時季の調整がしやすくなります。従業員も、年間を通じて職場の上司や同僚に気兼ねなく計画的に有給休暇を取得しやすくなります。
「年間の予定では、時季が遅くなればなるほど当初の想定とは異なる」と懸念される場合は、四半期別や月別で管理することで、予定変更や業務都合に対応したより細やかな調整が可能になります。
計画表などで管理するとともに、有給休暇の取得を前提とした業務体制の整備や取得状況のフォローアップなど、有給休暇を取得しやすい職場づくりにも努めましょう。

出典:厚生労働省PDF「年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説」より

2.時季指定を活用する

確実に5日分の有給休暇を取得させるには、業務の繁閑を考慮して企業から取得時季を指定することも必要になるでしょう。
企業が取得時季を指定する場合、基準日から1年以内の期間内に適時行うことになります。ただし、労働者の意見を聴取し、できる限り労働者の希望に沿った取得時季になるよう、聴取した意見を尊重するよう努めなければなりません。
例えば、以下のような方法で時季を指定すると、従業員からの有給休暇の請求を妨げることなく、かつ効率的に管理することができるようになります。

  1. 基準日から半年後など一定期間が経過したタイミングで、有給休暇の取得日数が5日未満の従業員に対し時季指定をする。
  2. 過去の実績を見て、有給休暇の取得日数が著しく少ない従業員に対し、確実に取得できるよう基準日に企業が時季指定をする。

3.計画年休を活用する

就業規則による規定と労使協定の締結ができれば、計画年休を活用する方法も可能です。
この場合は、付与日数から5日を除いた残りの日数を計画的付与の対象にでき、消化した有給休暇は取得義務化の5日としてカウントすることができます。前もって計画的に休暇取得日を割り振れば、従業員がためらいを感じることなく有給休暇を取得でき、企業側も計画的に経営を行うことができます。
さらに、導入方法も、以下の3つから職場の実態に応じて選択することができます。

<計画年休の活用方法>

1.全社同一日に有給休暇を取得する一斉付与方式

「夏季や年末年始に計画年休を組み合わせて大型連休にする」「飛び石連休のときに計画年休を活用して連休にする」「業務の比較的閑散な時季に計画年休を取り入れる」など、全社員が同時に有給休暇を取得する。

2.交替で有給休暇を取得する交替制付与方式

定休日を増やすことが難しい場合に、班・グループ別に交替で有給休暇を取得する。

3.労働者の個人的な記念日に充てる個人別付与方式

「アニバーサリー休暇制度」を設け、従業員の誕生日や結婚記念日、子供の誕生日などに有給休暇を取得しやすくする。

ただし、労使協定の締結では、次の項目を定める必要があります。(所轄の労働基準監督署への届出は必要ありません)

  • 計画的付与の対象者
  • 計画的付与の具体的な方法(上記「計画年有の活用方法」などから付与日を設定)
  • 年次有給休暇の付与日数が少ない者の扱い(新規採用者などで5日を超える有給休暇がない従業員に対する対応)
  • 対象となる年次有給休暇の日数(少なくとも5日は労働者の自由な取得を保障すること)
  • 計画的付与日の変更(発生が予想される場合の手続きについて)

クラウド勤怠管理システムなら有給休暇の管理もラクラク!

有給休暇は個別に管理が必要になるため、いかに管理しやすい業務体制を整備するかが肝心です。
例えば、有給休暇の取得義務化には、「年次有給休暇管理簿」や「年次有給休暇取得計画表」などで、従業員ごとにしっかり管理していかなければなりません。しかし、これらを紙やExcelで作成していると、集計に手間がかかるうえ、改ざん、紛失などのリスクも高まります。
そこで、管理方法としてオススメしたいのが、勤怠管理システムです。特に、今市場で提供されているクラウドサービスの勤怠管理システムは、ほとんどが有給休暇の取得義務化にも対応しており、有給休暇の付与状況、取得状況を簡単に把握することができるようになっています。

奉行Edge勤怠管理クラウドでは、休日・休暇の取得状況を定期的に自動作成して、個人・組織ごとの取得状況を瞬時に把握することができます。

また、個人の時季指定・計画的付与による有休日をWebワークフローで効率よく収集し、事前にスケジュール登録することも可能です。消化日数が少ない従業員のリストアップも簡単で、一定期間で有給休暇の取得目標が未達の従業員、上司など関係者に対し、自動的にアラートされるため、手間なく取得勧奨ができます。 「年次有給休暇管理簿」も、従業員ごとに法令に準拠して自動作成し、正社員やパートなどの有休ルールに沿って自動的に付与・残日数を管理できます。 さらに、給与奉行クラウドと一緒に使えば、給与計算に必要な日数・時間・回数などの勤怠データを自動で取り込み、勤怠締日から給与計算まで短時間で業務を完了できます。

「有給休暇の取得率が上がる」ということは、「誰もが働きやすい職場」を意味することにもつながります。 法令遵守の意味だけでなく、従業員のゆとりある暮らしのためにも、有給休暇を適切に管理できるよう、管理業務の体制を今一度見直してみてはいかがでしょうか。

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