給与計算業務では、多くの企業がExcelよりも給与計算システムを活用しています。しかし、年々複雑になる法制度への対応や手作業でのデータ収集に、不安を感じている担当者も多いのではないでしょうか。
特に中小企業では、「経理担当者が兼任している」「使用しているシステムが古い」などの課題を抱えがちで、属人化や計算ミスのリスクも無視できません。
そこで今回は、給与計算業務のよくある課題を整理しつつ、中小企業におすすめしたいクラウド給与計算システムについて、選び方のコツを分かりやすく解説します。
給与計算システムには、提供形態の違いでオンプレ型（特定のパソコンや自社サーバにソフトをインストールする形態）とクラウド型（クラウドサービスでアプリケーションを利用する形態）があります。それぞれの特徴には、次のような違いがあります。
| 項目 | オンプレ型 | クラウド型 |
|---|---|---|
| 導入費用 | 初期費用が大きくなりがち（管理コストも大） | 月額（年額）課金（初期費用少なめ） |
| 操作環境 | オフィスPC限定が基本 | インターネット環境があればどこでも可 |
| アップデート | ユーザー側で都度対応が必要 | 自動で最新状態に更新 |
| 法改正対応 | 自社での対応・確認が必要 | ベンダーが即時反映 |
| セキュリティ | 自社管理（体制整備が必要） | ベンダー管理（高度な対策） |
| BCP対策 | サーバ停止時に業務も停止 | 災害・障害時もクラウド側で冗長化 |
中小企業では、過去に導入したオンプレ型を長年使い続けているケースが少なくありません。そんな中でも、近年では法改正対応の自動化やバックアップ体制の充実、場所にとらわれない柔軟な業務環境などから、クラウドサービスを選ぶ企業が増えてきています。クラウド型の給与計算システム（以下「クラウド給与計算システム」）は、同じくクラウドサービスで提供されている勤怠管理システムや会計システムとも連携がスムーズで、データの利活用が容易なことから、業務効率化も実現しやすいのが特徴です。
また給与計算システムは、機能面の違いからも3つのタイプに分類できます。いずれのタイプもオンプレ型・クラウド型で提供されているため、担当体制や業務フロー、連携の有無などから自社に合った給与計算システムを選びやすくなっています。ただ一般的には、まずは給与特化型から導入し、企業成長とともに必要に応じて人事労務領域へ拡張する、というステップを踏む企業が多いようです。
| タイプ | 特徴 | 向いている企業 |
|---|---|---|
| 給与特化型 | 給与計算のみに特化。 導入が手軽で操作もシンプル。 （例：給与奉行ｉクラウド） |
小規模事業者〜中小企業 （初めての導入にも◎） |
| 人事労務統合型 | 人事・勤怠管理・労務手続き・年末調整など、 人まわりの業務を一体化。 連携・自動化に優れる。 （例：奉行ｉクラウド HR DX Suite） |
中小〜中堅企業 |
| ERP型 | 会計・販売・在庫など会社全体の業務を統合。 導入体制が必要。 （例：奉行V ERPクラウド） |
中堅〜大企業 グループ企業 |
給与計算システムを選ぶ際は、このような種類があることを理解した上で、自社に最適なタイプを選ぶことが肝心です。また、今抱えている課題を適切に解決してくれるかどうかも重要です。まずは自社の課題を洗い出し、必要な機能について理解を深めてからシステムを選ぶように心がけましょう。
多くの企業は、すでに給与計算システムを導入しています。給与計算システムは、Excelに比べて複雑化した給与計算にも強く、必要な情報が整えば自動で給与計算します。
しかし、システムを導入している企業でも、次のような課題が見受けられます。このような業務負担は、Excel管理やオンプレ型で運用している場合に多く、放置するとどんどん深刻化します。自社に当てはまるものがあれば、無理にこれまで通りのスタイルを踏襲せず、給与計算業務を見直すことが必要です。
中小企業では、給与計算業務を人事や経理の担当者が兼任しているケースが多くあります。主業務と並行して給与計算をするため、「確認作業などに満足な時間や環境を確保できない」「計算ミスや見落としが発生しやすい」など、担当者にかかる負担が大きくなりがちです。
また、勤怠集計や年末調整、帳票出力、明細の作成など、関連する作業が多い割に手順が明文化（マニュアル化）されていないことも多く見られます。担当者の退職や急な不在の際に業務の引き継ぎが難航することになり、業務が属人化しやすくなっています。
給与計算では、勤怠情報や人事異動・身上異動情報など、必要なデータを正確に掴むことが重要です。しかし、計算の精度を保つには、事前に社員情報を更新した上で給与計算に反映する必要があります。
特に勤怠情報では、出退勤の打刻ミスや残業の申請漏れ、有給休暇の未反映など、勤怠データの差異は給与計算システムで対処できません。最近は、クラウドサービスで勤怠管理を行う企業も多くなりましたが、給与計算システムとの連携が不十分であれば、勤怠データを反映するために手入力・二重チェックが発生します。
また、身上異動情報は社内手続きを紙やExcel等で行っていると、書類を探す、記入内容を確認する、給与計算システムに転記するなどの手作業も発生し、さらなる負担を招いています。社内手続きに労務管理ツールを活用していても、給与計算システムと連携できていなければ二重入力が発生しやすく、ミスや手間が増える要因にもなります。
このように、給与計算に必要な情報が適切にデータで連携できていないことで、給与計算システムを導入していても非効率な状況が改善されていないことがあります。
給与計算には、社会保険料率や所得税法、雇用関連の法令など様々な法制度が関係します。こうした法制度の改正のたびに、給与計算を始める前に担当者がシステムやExcelの設定を変更したり帳票修正を行ったりしているケースが見られます。
法改正に正しく対応できなければ、従業員への支給額に誤りが生じたり、行政手続き上で不備が発生したりするため、設定変更には慎重さも求められます。また、業務が兼任の場合「法改正があったことを知らなかった」「制度の解釈に自信がない」といった不安を抱えながら、手探りで対応しているケースも少なくありません。
手作業で調整するのは、制度が複雑になるほどミスのリスクも高まり、業務負担が増加する一方です。
給与データには、氏名・住所・マイナンバー・銀行口座など、極めて機密性の高い個人情報が含まれています。給与計算業務に携わるということは、こうした機密性の高い情報の管理も求められることになります。
オンプレ型の給与計算システムやExcel管理では、セキュリティ対策の責任は全て企業が担保しなければなりません。ウイルス対策やOSアップデート、アクセス権限の管理、バックアップ、ファイルの持ち出し制御など、すべきことは多岐にわたります。
それでも情報漏えいのリスクをゼロにはできず、企業にとっては大きな負担となるのが実情です。計算自体に問題がないと、システムの見直しも後回しにされやすく、「きちんと管理したい」「でもそこまで手が回らない」とジレンマを感じている担当者も多いでしょう。
中小企業が抱える給与計算業務の様々な課題には、クラウド給与計算システムが有効と言われています。その理由はいくつかありますが、特に業務上で押さえていただきたいポイントには、次のような点が挙げられます。
給与計算は、社会保険料率や年末調整の控除方法などを年度ごとに反映しなければなりません。
クラウド給与計算システムは、法制度の改正に合わせて自動でプログラム更新がされるため、常に法制度に適した状態で給与計算が行えます。ベンダー側で適切に反映してくれるため、オンプレ型やExcel管理のように手作業で設定変更する必要がなく、設定ミスや反映漏れを防ぐことができます。
給与奉行ｉクラウドを例にすると、社会保険料率や年末調整制度の更新、法定帳票のレイアウト変更を自動反映するため、現場の作業はいつも通りの運用で問題ありません。社会保険料の徴収や標準報酬に変動のある従業員は自動判定され、更新漏れによるミスを防ぎます。所得税も、社員情報の扶養親族の数から自動判定し、社会保険料も最新の料率に基づいて正しい金額が自動計算されます。
また、奉行ｉクラウドユーザーには、最新の法制度情報を様々な方法でいち早く発信しており、いつ更新されるかも把握しやすくなっています。法令対応に追われる時間が減るだけでなく、「どんな制度改正が行われるか」という情報収集や「制度変更を正しく反映できているか」という不安からも解放されます。
給与計算の正確さや効率性を支えるうえで欠かせないのが、勤怠管理や年末調整、会計システムなど他システムとのデータ連携です。
それぞれのシステムがクラウドサービスなら、他社サービスでもほぼAPI連携が可能です。API連携が難しい場合やその他のシステムがオンプレ型の場合でも、給与奉行ｉクラウドのようにCSVで出力したデータをインポートすることができるようになっています。
また、給与奉行ｉクラウドと奉行Edge 勤怠管理クラウドのように、同じベンダーが提供するサービスであれば、プラットフォーム間の自動同期されるため、データをインポートする手作業も不要になり、簡単かつ柔軟にデータ連携が実現できます。
他にも、給与奉行ｉクラウドは奉行Edge 年末調整申告書クラウドとも連携し、従業員からの年末調整申告の内容を自動反映します。
クラウドサービスは、「インターネット環境があれば、どこからでも業務を行える」ことも魅力の1つです。オンプレ型のように社内に縛られることなく、在宅勤務や出張先からでも給与業務を進めることが可能です。育休明けの従業員の不意の対応や介護で自宅待機が必要な場合など、柔軟な働き方にも対応できます。
給与奉行ｉクラウドの場合、リモートワークを行う際にVPNやリモートデスクトップサーバ等が要らず、奉行ｉクラウドのライセンスを追加するだけで安全に社外から利用できます。
オンプレ型はセキュリティ対策を自社で対応しなければならず、自前で強固なセキュリティを施すにはコストがかかるため、どうしても限界があります。
一方、クラウド給与計算システムは、ベンダー側で強固なセキュリティ対策が施され、安全・安心なシステム環境が常に維持されています。ただし、サービスによってセキュリティレベルが異なるため、自社のセキュリティポリシーに合致するか見極めて導入しなければなりません。
給与奉行ｉクラウドは、世界トップレベルのMicrosoft Azureのセキュリティ体制と、奉行ｉクラウド独自のセキュリティ対策（データ暗号化、WAF設置、アクセス制御、24時間365日の監視体制など）のW体制で万全を期しています。大手監査法人にも評価され、SOC1／SOC2報告書などの評価制度も取得しています。
※ 奉行ｉクラウドのセキュリティ対策については、コラム「クラウドサービスの安全性の見極め方は？中小企業のセキュリティリスクや奉行クラウドの安全対策も紹介」を参照ください。
給与計算業務は、明細書の作成・配付作業までが業務です。明細書の作成・配付作業は、給与計算に次いでデリケートに扱う必要があり、意外と手間と神経を使います。
クラウド給与計算システムなら、給与明細書を電子発行することも可能になります。システム自体に電子発行機能が搭載されているタイプや、給与奉行ｉクラウドと奉行Edge 給与明細電子化クラウドのように連携して電子発行するタイプがあります。
給与奉行ｉクラウドと奉行Edge 給与明細電子化クラウドは、給与情報を自動で給与明細に反映するため、手動で連携する必要はありません。源泉徴収票の作成･発行にも対応し、配付方法はWeb閲覧、メール添付、テキスト配信の3種類から選択できます。印刷・封入・配付といった手間がゼロになり、従業員の端末や勤務場所によって使い分けられるため、働き方にあわせて明細書配信できます。
※給与奉行ｉクラウドは印刷して発行することも可能です。
給与計算と関係が深い業務に、年末調整や法定調書の作成・提出などの申告業務があります。
昨今は、従業員からの年末調整申告にもクラウドサービスが提供されており、こうしたサービスと連携することで、申告書類の内容を手入力や手作業でインポートすることなく給与計算システムへ反映できます。
また、e-Tax／eLTAXでの電子申告に対応する給与計算システムも多く、現在は法定調書の提出もクラウドサービスで手続きできるため、大幅に業務時間を短縮できます。
給与奉行ｉクラウドの場合、奉行Edge 年末調整申告書クラウドと連携して申告情報を自動で取り込むことができます。また、法定調書奉行ｉクラウドと連携してe-Tax／eLTAXへの電子申告も可能です。つまり、申告書の配付・提出・年末調整計算・チェックという年末調整業務から給与計算・電子申告までオンライン上で完結することができます。
このように、クラウド給与計算システムは、中小企業の給与計算業務の課題、担当者の不安を解消するのに大いに役立つシステムと言えるのです。
実際、クラウド給与計算システムに切り替えたことで、業務効率化を実現している企業も増えています。例えば、成長中のスタートアップ支援を行うスローガン株式会社様では、給与奉行ｉクラウドを導入したことで、業務の属人化やミスの不安が解消され、業務の効率化を同時に実現できました。
スローガン株式会社様のクラウド導入ストーリーは、こちらをご覧ください。
クラウド給与計算システムを導入する場合、コストなどで安易に選んでしまうのは禁物です。導入後に「思っていたのと違う」「失敗した」と感じて再導入した企業も少なからず存在します。
導入後も納得できるシステムを選ぶためには、次の6つの点を押さえておきましょう。
| 項目 | チェックポイント |
|---|---|
| □ 操作性 | 担当者が迷わず操作できる画面設計か？ 説明書なしでも使えるか？ |
| □ 機能性 | 給与計算以外の業務（年末調整・明細発行・法定帳票作成など）もカバーしているか？ |
| □ 運用性 | 自社の給与体系・雇用形態・締め日などに柔軟に対応できるか？ |
| □ 連携性 | 勤怠管理・会計・年末調整などの他システムと、APIまたはCSVでスムーズに連携できるか？ |
| □ サポート体制 | 導入時・運用中に困った時、頼れる支援体制があるか？動画・有人サポートの有無は？ |
| □ 安全性 | マイナンバーや給与情報などの機密情報を適切に管理・保護できるセキュリティ水準があるか？ |
オンプレ型であれクラウドサービスであれ、システムを導入する際は、実際に使う担当者が「どれだけ迷わず操作できるか」「説明書なしでも感覚的に使えるか」が重要です。
クラウドサービスの場合、Webブラウザで操作するものが多く、オンプレ型に慣れていると「使いづらい」「操作がよく分からない」と感じることもあります。操作手順をわかりやすく解説している動画や、トレーニングサポートがあるサービスなら、使い勝手の不安を解消することもできるでしょう。
アプリで起動する給与奉行ｉクラウドは、Windows操作が基本のため、オンプレ型のように操作することができます。画面ガイドや操作ナビも標準装備されており、初めて使う人でも安心して操作できるのが特長です。よく使う機能は「クイックメニュー」登録でまとめて表示できるなど、操作性が高く評価されています。
給与計算システムの機能はサービスによって異なりますが、主に次のような機能が標準搭載されています。
他にも、従業員名簿など法定三帳簿の管理や、社会保険手続きに対応できるタイプもあります。
給与計算の他にどの関連業務までカバーしたいかも、社内体制や業務フローにあわせて検討するとよいでしょう。
給与奉行ｉクラウドも、上記の基本機能はもとより、法定三帳簿の1つである賃金台帳の出力にも対応します。総務人事奉行ｉクラウドと連携すれば、昇給･昇格などの人事異動や身上異動など手当に関わる変化があった場合も、常に最新情報を給与奉行ｉクラウドの社員情報に自動連携して給与計算に反映できます。
また、奉行ｉクラウド HR DX Suiteは給与計算から入社・退社を含む労務手続き、年末調整申告など人事労務業務全体を効率化でき、給与計算や周辺業務までカバーしたい際に適しています。
給与計算システムは、基本的に従業員数（企業規模）で選べるようになっています。ただし、給与計算は拠点の数や雇用形態のパターンなどによって煩雑さが変わるため、自社の体制にフィットするかどうかを見極めることが大事です。
「給与の締日が複数ある」「賞与が年3回以上ある」「パートやアルバイトなど多様な雇用形態がある」「部署ごとに手当や控除のルールが異なる」など、特殊な条件がある場合は、細かい設定ができるか、従業員情報や勤怠データと連携できるかなどをしっかり確認しておきましょう。
給与奉行ｉクラウドの場合は、従業員数に応じて複数のプランがあり、いつでも拡張することができます。
様々な給与体系や複雑な手当にも対応し、雇用形態ごとに締日・支給日の設定をしたり、12回分の賞与処理ができたりと、柔軟な支給に対応します。
クラウド給与計算システムにデータを取り込む場合、取り込みに必要なフォーマットが指定されている場合があります。適切にデータの書き出しを行わないと取り込めないこともあるため、給与計算に必要なデータは“手作業でつながない”設計になっていることも重要なポイントです。
給与奉行ｉクラウドのように、標準で自動連携できる勤怠管理システムや年末調整申告サービス、電子申告サービスなどがあれば、機能の重複感や連携時の不具合などを感じることなく連携でき、かつ、業務の流れをシームレスにデジタル化することもできます。
サポート体制は、導入時だけでなく、稼働後の対応にも注目しましょう。
導入時の支援サービスが充実していると、ITリソース不足で悩む企業でも安心して新しい仕組みに移行できます。また、稼働後も法改正時やトラブル時に「誰にどう聞けるか」が明確になっていると、業務に支障を来すことも減るため安心感に直結します。チャットボットなどのAI対応機能やWebヘルプのほか、オペレーターが直接対応するサポートもあれば、迅速に問題解決へと進むことができるでしょう。
給与奉行ｉクラウドの場合、導入時にはカスタマーサクセス担当が初期設定手順を丁寧に解説した動画を提供しています。他にも、専任インストラクターが初期設定から操作方法の指導まで丁寧にフォローする支援サービスもあり、同じ画面を共有、確認しながらオンラインで説明するため理解も深まります。
給与計算で取り扱う個人情報を守るためには、当然セキュリティ面がしっかりしたクラウドサービスでなければなりません。先述したように、本来クラウドサービスはベンダーが強固なセキュリティ体制を構築しているものですが、継続性や将来性も含めセキュリティレベルは利用者側で見極める必要があります。特に、業務で取り扱う情報がどう管理・保護されるか把握できれば、担当者としても安心でしょう。
例えば給与奉行ｉクラウドは、「Microsoft Azure」と独自のセキュリティ対策により、給与計算業務で取り扱うデータを万全の体制で管理しています。万一の災害や障害時にも業務を止めないBCP対策が講じられており、業務の継続性確保にも貢献します。
また、マイナンバーは本人確認書類とともにマイナンバー専用のデータ領域に自動保管されます。退職した従業員のマイナンバーは、保存期間経過後にボタン1つで復元不可能な状態に削除されます。マイナンバーを記載した社会保険の届出書や源泉徴収票なども、取扱履歴が自動記録されるため、履歴管理は不要です。
度重なる法制度の改正、複雑化する働き方などに対応するには、「何となく今のままで続けてきた」給与計算業務にも変革が必要です。クラウド給与計算システムは、様々な変化に対応し、かつ、業務そのものを持続可能にする強みを持っています。
ITリソースや業務を遂行する人材の不足で悩んでいるならなおのこと、これからの時代はクラウドという選択肢を前向きに検討する姿勢も重要です。
中小企業がクラウド給与計算システムを導入する場合、今ならIT導入補助金を活用することもできます。採択されれば、2年分の利用料の約1/2を補填できるため、コスト面での負担も軽減できます。ぜひこうした支援も活用して、自社の給与計算業務を時代にあったやり方へと変えていきましょう。
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