「クラウド」は、さまざまな会社の業務において選択肢のひとつとして意識されるようになってきました。しかし、本当に自社に今、クラウドが必要なのか、そうではないのかは、しっかり見極めて導入を検討する必要があるでしょう。この記事では、クラウドの必要性を見極めるために役立つ「クラウドに向いている企業の4つのパターン」をご紹介します。あなたの会社が次のどれかに当てはまる状態ならば、クラウド化に向いているといえるでしょう。
クラウド化に向いている企業1
「自社でサーバーの管理やセキュリティ対策を行うのに苦労している」
自社内でサーバーの保守・管理やシステム上で取り扱う重要なデータへのセキュリティ対策などといった業務を抱えていると、業務担当者の負担が重く、自社で対応するのは非効率だと感じている企業が多く見られます。このような企業の場合、クラウドを利用すれば、サーバーの保守・管理はもちろん、個人情報やマイナンバーといった重要な情報を含むデータの保管・管理をクラウドサービス提供企業に任せることで、担当者の負担を大幅に減らすことができるのです。
セキュリティ面においても、サーバーやIT システムを社内に持つ、いわゆるオンプレミスの場合以上に、クラウドには万全の対策が行われていることが多いのが大きな特徴です。過去にはセキュリティへの不安からクラウド化に踏み切れない企業が少なくはないと言われてきましたが、もはや、重要なデータを社内に保管しておくよりも、クラウドに預けた方が安心だといえるでしょう。自社のみではとても導入できない高度なセキュリティ対策が施された環境を低コストで利用できるため、むしろセキュリティを重要視している会社にこそクラウド化は適しているのです。
クラウド化に向いている企業2
「新しいシステムの導入には初期費用をあまりかけられない」
システムを自社の設備として保有・運用する、いわゆるオンプレミスで新システムを導入すると、システムそのものはもちろん、サーバーをはじめとした多額の設備投資がどうしても必要となるため、どうしても多額の初期費用がかかります。その点、新しいシステムをクラウドで導入する場合には、多くのクラウドサービスが利用料金型で提供されていることに加え、サーバーをはじめとする設備投資が不要であるため、初期費用を削減することが可能。クラウドを有効活用することで、初期費用の高さがネックになっている会社でもシステムを導入しやすくなるというわけです。
クラウド化に向いている企業3
「社外からでは従業員が行えない業務が多い」
例えば、勤怠申請を紙で行っていると、その日の業務が終了していたとしても、従業員はわざわざ外出先から会社に戻って申請や承認の作業をやらざるを得ず、ムダが多いといえます。このような状況では申請・承認作業が滞りがちになるため、総務担当者が行う勤怠集計業務に時間がかかってしまいます。このため、毎月残業が発生しているという会社も少なくありません。また、営業の見込管理なども、Excelで管理されていると会社の自席にあるPCなどから行う必要があるため、やはり帰社せざるをえなくなり時間のムダが発生します。
こうした課題はクラウドなら簡単に解決します。勤怠申請の場合であれば、自宅からでも訪問先や出張先からでもスマートフォンやPCを使って、申請・承認が可能です。従業員にとっては、わざわざ会社に戻るというような非効率が解消され、総務担当者にとっても、申請漏れ・承認漏れがなくなり集計作業が滞りなく行えるため勤怠集計にかかる時間が実質ゼロに。見込管理においても同様に、営業担当者が時間や場所を選ばずリアルタイムに確認・対応ができれば、大幅な業務の効率化が図れるでしょう。
これまではシステムを利用できる時間や場所に縛られていましたが、クラウド化すると利用場所やデバイスの制約がなくなるため、システムの都合に合わせる必要がなくなります。システムが業務にフィットすることで、ムダをなくして業務効率化を図ることができるのです。
クラウド化に向いている企業4
「想定外の災害やトラブル時に業務データの確保が必要」
「事業継続計画」を指すBCPは、企業が最優先にすべきテーマのひとつです。「トラブル発生時にデータは消失しないのか、その後の業務は継続できるのか」という不安は、企業にとっては深刻な問題でしょう。サーバーがダウンすれば一時的に業務を中断せざるを得ない状態になり、データ消失という最悪の事態を招くリスクもあります。しかし、社内サーバーにデータを保管している場合は、そのリスク対策をすべて自社で行わなくてはなりません。
その点、クラウドであればBCPへの配慮は万全です。全てのデータが自動的にバックアップされ、災害時に備えてユーザーのバックアップデータを複数の遠隔地に保管するような仕組みを採用しているクラウドサービスも多く存在しています。また、クラウドに接続できさえすればシステムを利用できるため、業務の中断時間は最小限に。今やクラウドは、自社でデータを管理するよりもはるかに安全に運用できるといえるでしょう。
ここまでご紹介してきたことから、どのような状態がクラウド化に適しているかがおわかりいただけたのではないでしょうか。もし、あなたの会社が4つのパターンのどれかにあてはまるなら、クラウドを活用するメリットがあるといえます。
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