すぐできる!給与明細をカンタンに電子化する方法とは

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すぐできる!給与明細をカンタンに電子化する方法とは

近年スマートフォン等の普及により、電子化・・・つまり、紙で手渡しせず電子データにしてweb等で確認する対応を進める企業が増えています。給与明細を電子化すると、毎月必ず発生する給与計算業務の効率化を図れ、従業員の利便性の向上にも寄与するといわれています。
しかし、様々なメリットがある一方で、法的な問題や電子化する際の注意点、導入の手間など、さまざまな疑問や不安を感じている担当者も少なくないようです。
そこで今回は、給与明細を電子化した際のメリットや、導入の手順についてご紹介します。

給与明細の電子化は法的にも問題なし!

給与明細は、従業員がどれだけ働いて、どれだけの給与を振り込んだかを確認する重要な書面です。
労働基準法には給与明細について明確な記載はありませんが、所得税法では“給与を支払う者が、給与の支払を受ける者に対して、給与から控除した金額が分かるように支払明細書を交付する”ことが定められています。また、労働保険料徴収法、健康保険法、厚生年金保険法でも保険料の控除額を従業員に通知するよう定められており、給与明細の発行は“企業の義務”となっています。

とはいえ、労務担当者から見れば、いくら便利とはいえ「給与明細を電子化することに法的な問題はないのか?」という点は気になるところでしょう。

実は、法律において給与明細は“必ず書面にすること”とは記載されていません。
また、2006年度に行われた税制改正で、2007年1月1日以後に交付する給与所得の源泉徴収票や給与等の支払明細書について、一定の要件の下で書面でなく「電磁的方法」により交付することができるようになっています。
そのため、電子化は「法的に問題はない」ことになります。

法律で認められている「電磁的方法」には以下の3つあり、多くの企業では1と2が採用されています。

給与明細書で認められている「電磁的方法」
  1. ① 電子メールを利用する方法
  2. ② 社内LAN・WANやインターネット等を利用して閲覧に供する方法
  3. ③ フロッピーディスク、MO、CD−ROM等の磁気媒体等に記録して交付する方法

上記方法を用いるにあたって、企業側には、受給者(交付を受ける従業員)ごとに作成された明細書のファイルを、受給者が閲覧したりプリントアウトしたりできるよう環境整備が求められています。給与明細は個人情報に値する情報ですので、共有PCなど複数人で操作する環境で閲覧するのではなく、個人の端末から閲覧・プリントアウトできる環境の整備が必要になることは留意しておきましょう。

給与明細の電子化は労務担当者・従業員にとってメリット大!

給与明細を電子化するメリットは、大きく2つあります。

メリット1
発行に伴う経費を削減できる

紙の給与明細を配付する場合、紙の代金や印刷、封筒などのコスト、国内外の拠点がある場合や在宅勤務者がいる場合は郵送コストなどが必要となります。従業員数が増えてくると、当然そのコストは膨大なものになるでしょう。

Web等で給与明細を確認できれば、ペーパーレス化を促進できるので、これまで給与明細作成にかかっていた経費を削減することが可能です。

メリット2
業務の手間を削減できる

紙で給与明細を発行するには、多くの手間がかかります。印刷する手間、封入の手間、配付のために部門ごとで仕分けするなど、必ず人手が必要になります。毎月の作業ともなれば、「封筒と中身の宛名が違う」「担当者が配付ミスをする」「郵送事故が発生する」という事態も起こりやすくなり、相当の労力を要することでしょう。
しかし給与明細を電子化すれば、これらの業務負担が軽減され、人的コストを大幅に削減することができます。人的なミスの発生も抑えられ、配付までの時間短縮にも貢献できます。

例えば、奉行Edge給与明細電子化クラウドを利用している企業様では「給与明細の発行作業を二人で分担して毎月3.5時間かかっていたものが、ゼロになった」という事例も報告されています。

上記のメリットは労務担当者側から見たものですが、給与明細の電子化は、従業員側にも以下のような大きなメリットももたらします。

メリット3
紛失するリスクがなくなり、管理がラクになる

給与明細書には、基本給だけでなく手当や保険料などの控除額も記載されており、個人情報の流出にもなりかねないため、本来は扱いに注意しなければならないものです。しかし、紙で発行すると、受け取った後に本人が紛失させてしまう可能性があり、個人情報が流出しても企業は対応しきれないケースがほとんどでした。
しかし、電子化すると電子データで確認することになるため、書類紛失のリスクを避けることにもつながります。また、保管のための物理的なスペースも必要ないため、管理がとてもラクになります。

メリット4
「いつでも」「どこでも」確認できる

給与明細を電子化すると、インターネットにつながっていれば、時間や場所を問わず閲覧が可能になります。スマートフォンやタブレットなどモバイル端末に対応したシステムも多く提供されているので、従業員は外出先や自宅からでも確認することができます。
加えて、紙の明細書は、捨てたり紛失したりして過去のデータを見られなくなることがありますが、web等で閲覧できれば、過去のデータも含めていつでも確認できるようになります。

つまり、給与明細を紙からWeb等での閲覧にするだけで、労務担当者・従業員双方に有益な状態がもたらされることになるのです。

誰でも簡単!4ステップで完了!給与明細電子化ツール導入の流れ

給与明細をインターネット経由で従業員が確認できるようにするには、専用のシステムを導入する必要があります。
といっても、導入方法は難しいモノではありません。
給与明細を電子化するには、以下のように4つのステップで簡単に導入できます。ただし、導入や活用をする上では、いくつか注意しておきたい点もあります。
ここでは、どのような点に注意すると良いかも含めて、4つのステップを解説していきましょう。

ステップ①
どこまで電子化するか決める

まず始めに、電子化する範囲を決めましょう。社内預金明細の通知や源泉徴収票など、給与明細以外の帳票にも対応させるのかどうかによっても、システム選びが変わります。
特に、従業員が書面の交付を求めるケースがある場合は注意が必要です。国税庁ホームページでは、「給与所得や退職所得のある方が確定申告を行う場合には、電磁的方法により提供を受けた源泉徴収票データをプリントアウトしたものではなく、従来どおり給与等の支払をする方から書面により交付を受けたものを添付しなければ」ならないと記載されています。従業員が自身で確定申告する場合、企業から交付された書面が必要になるのです。
所得税法でも、「従業員から請求された場合は書類で交付すること」と定められていることから、もし従業員から書面での交付請求があった場合には、書面でも交付できるよう準備をしておかなければなりません。
毎月の明細書だけにするのか、源泉徴収票も電子化するのかは、事前に状況を把握し、どの書類を電子化し、どの書類を紙媒体で扱うのかを、細かく取り決めることが必要です。

ステップ②
従業員から電子化への同意をもらう

給与明細を電子化する4つのステップの中でも、この「従業員に同意をもらう」ことは特に重要です。
所得税法では、給与明細を電子化するには「従業員の承諾や同意がなければ電子化できない」と定められています。このため、必ず従業員の承諾を得ることが必要となります。
承諾した従業員からは、送付先となるメールアドレスも受け取ります。承諾に関しては、所得税法で「電磁的方法又は書面で承諾を得ること」とあります。従業員が同意したことを証明できるものが必要になりますので、注意しましょう。(「奉行Edge給与明細電子化クラウド」には「web照会同意書」と「メール送信同意書」のテンプレートをご用意しています)

従業員への説明時には、電子化することで得られる従業員側のメリットもしっかり伝えると、同意を得られやすくなります。
ただし、必ずしも全従業員の承諾が必要というわけではありません。中には何らかの事情で承諾しない従業員が、1人2人と出ることも珍しくはありません。その場合は、該当者だけ従来通り紙で対応し、承諾した人にはwebで対応するという分割もいいでしょう。

ステップ③
適切な給与明細電子化ツールを選ぶ

従業員の同意が得られたら、自社にあった給与明細電子化ツールを選びましょう。
そもそも、給与明細システムの導入には、給与計算システムとの連携が必要です。すでに給与システムが導入されている場合は、現行の給与システムとのデータの連携方法を確認しておく必要があります。
給与明細電子化ツールの多くはCSVインポートに対応していますが、中にはデータ加工をする必要のあるものもあります。既存の給与システムとの相性によっては、手間が増える可能性もあるので、どのように連携するかを導入前にしっかりチェックしておきましょう。その他、「奉行Edge給与明細電子化クラウド」のような専用の給与システムに対応するタイプもありますので、現行の給与システムから検索するのも1つの方法です。

また、現在給与明細電子化ツールの多くは、クラウドサービスで提供されています。このため、システムの運用コストは、月額(または年額)費用と配付数(従業員数)によって計算されます。初期費用+ランニングコスト(月額・年額の費用+配付数)が、紙の給与明細を発行する際にかかる全費用(印刷、配付等)より下回るかどうか、しっかり吟味する必要があります。

さらに、給与明細を電子化するにあたり、情報漏えいのリスクは充分考えなければなりません。セキュリティのしっかりしたシステムを選んだり、大切なファイルにはパスワードや電子署名を付したり等の対策が必要となります。クラウドサービスなら、自社でセキュリティ対策を講じずともベンダーが強固な体制を整えているので安心して利用できます。例えば「奉行Edge給与明細電子化クラウド」では、セキュリティに係る内部統制を対象とした国際認証「SOC2 Type2」報告書や、情報セキュリティマネジメントの国際標準規格である「ISO27001」を取得しており、万全の情報管理体制が整っています。

これらをまとめると、以下のようなポイントで自社にあったシステムを選ぶと良いでしょう。

給与明細電子化ツール選びのチェックポイント
  • 現行の給与システムと連携できるか
  • 取り決めた電子化範囲に対応するか
  • 初期コスト・ランニングコストは適切か
  • 書面配付希望者への対応もできるか
  • セキュリティはしっかりしているか

ステップ④
働き方に合わせた閲覧環境を整備する

ステップ③を検討する際に、同時に検討しておきたいのが「閲覧環境の整備」です。
従業員の働き方や働く場所によって、Webの閲覧環境は異なります。スマートフォンやタブレットを持つのは「当たり前」となっている現在では、あまり深く考えなくてもいいように思われていますが、勤務場所や雇用形態によっては、一律の閲覧方法が難しいというケースもあるでしょう。
クラウドサービス型のシステムであれば、どのデバイスでもアクセスできるものがほとんどですが、システムには大きくWeb照会型とアプリ型がありますので、デバイスによっては使い勝手が変わってくる可能性もあります。
どのデバイスを使用するか、従業員の勤務場所や雇用形態に合わせて、PCでのWeb照会だけでなく、モバイルからの閲覧やメール配信なども含め、方法を選択できるようにしておきましょう。

おわりに

給与明細の電子化は、インターネットを利用して電子データで給与明細書を配付することができれば、印刷も郵送も配付も作業が不要になり、大幅な作業効率化が望めます。

例えば、「奉行Edge給与明細電子化クラウド」では、紙の明細書で配付作業に年45時間かかっていたものが作業時間ゼロになったり、人件費や郵送コストなどで年間14万かかっていたものが0円になったり・・・といった削減例もあります(OBC調べ)。
うまく自社にあったシステムを選べば、労務の「働き方改革」にも大いに貢献できるでしょう。
この機会に、給与明細電子化ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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