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Q＆A

EDIの取引について電子保存が義務となるのは請求・領収に関するもののみで、発注に関するものは任意選択でいいのでしょうか？

注文書も電子取引の対象になります。

EDIデータとともに、PDFファイルでも発注書をいただいているのですが、PDFファイルのみ保存しておけばよいでしょうか。EDIデータファイルも一緒に保存する必要があるのでしょうか。

貴社にて正式な発注書データとして扱う方を電子データとして保管してください。EDIデータを正式なデータとする場合、データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムをご利用いただく必要があります。

EDIで受注した場合、CSVファイルをダウンロードしますが、この時点で改ざん出来てしまいますが、どう対応したら良いのでしょうか。

EDI データについて、取引内容が変更されるおそれのない合理的な方法により編集されたデータであれば、その編集後のデータで保存することは可能ではあります。
よって、ご質問の場合ですと、他の要件を満たしている前提で、EDIシステム上でそのCSVデータの訂正削除できない状態であれば、保存方法に対応していることになります。
また、対応していない場合には、CSV形式のデータをPDF等に変換し、タイムスタンプの付与、もしくは訂正・削除の事務処理規定での運用の方式で対応することが必要に考えられます。

EDI取引で、CSVデータファイルに30件の注文があった場合、これを30個のCSVに分け、取引年月日、取引金額、取引先付したファイル名を付ける必要がありますでしょうか。

他の電子取引の保存要件を満たしているという前提のうえで、検索要件については、分ける必要はありません。１つのファイルでそれぞれの取引が検索できれば問題ありません。

CSVデータで複数の注文が来た場合に、ファイルをどのように保存するのが正解でしょうか。 現在は、複数の注文が入っていても1ファイルです。1ファイルでよい場合は、ファイル名に入れるとされる「金額」は何を入れますか。又は、業務手順を作れば「金額」をファイルに入れなくてもよい方法がありますか。

取引情報が含まれるCSVデータは、明瞭な状態で確認でき、速やかに出力することが可能な状態で保存するかつ、税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合等には、検索要件を満たすと考えられます。そのため、そのCSVファイルを保存するシステムがあり、そのシステムで検索ができるのであれば、特にファイル名のルールは必要ありません。CSVファイルを保存するシステムがない場合は、下記のどちらかで検索できるようにしておく必要がございます。
・注文内容をばらして、ファイル名に規則性を持たせる（「日付」「金額」「取引先」） ・索引簿を作成し、索引簿を使用して検索できるようにする
お問合せいただいた業務手順書が索引簿となるのであれば、索引簿で利用して検索できるようになるため、ファイル名に「金額」を入れる必要はございません。また、合計金額でそのファイルを検索することができ、そのうえでそのファイルの中で該当取引を検索できるということであれば1ファイルでファイル名に合計金額を入力する措置でも条件を満たすと考えられます。

WebEDIにおいて注文データをCSVで受領し、基幹システムに自動でインポートする場合、元のcsvデータ（もしくはPDFに変換したデータ）を保管しておく必要がありますか？それとも基幹システム側が電子帳簿等保存の要件クリアしていれば、csvデータの保管は不要になりますか？

EDIデータを変換することなく基幹システムに取り込むことが可能で、伝票形式とは別の形でEDIの内容をそのまま確認できるのであれば、（証憑項目として、日付・金額・取引先を確認でき、一覧になったリストで確認できるイメージ）元のcsvデータの保存は不要となります。

当社ではEDIデータ受注を別会社に委託しており、受注完了したデータをCSVで送ってもらい、それをサーバー内の専用フォルダにて保管しております。また、そのデータ内には例えば得意先はコードしか記載がなく、取引金額も発注数量と単価の記載しかないため、金額そのものの記載はありません。※得意先のコードにつきましては、当社システム内で管理しておりますので、その発注がどこの分であるかは調べることは可能です。サーバーからファイルを抜きだして提示することも可能です。この場合のCSVファイルの保存はどのようにすれば良いでしょうか。CSVをPDFデータとし、それを当社で導入予定の電子保存のシステムでタイムスタンプ押印で保存すれば良いでしょうか。（日に5、60件送られてくるのでやや現実的ではないと思っています） または、事務処理規程にてこのようなCSVファイルの保存方法を決めればよいでしょうか。

CSVファイルは、「PDF等」に変換を行ったうえで、事務処理規程を定めるもしくはタイムスタンプを付与して保存するか、訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて「CSVデータ」のまま保存するか、どちらの対応でも問題ありません。なお、税務調査では帳簿の確認が主に行われる際に、帳簿に関連する書類や取引情報が確認されると想定されます。そのため、関連する帳簿と同じ金額や取引先で検索できるようにしておくべきであると考えられます。以上のことから、今回のように金額の記載がない場合は、仕訳の情報をもとにCSVデータを探し出すことを想定し、そのデータを探せるようにファイル名等を工夫していただく必要があるかと存じます。

取引先のオンライン受発注システムから受注データを受信しています。 受注データは個別の画像データと1年程度分の受注を一括でダウンロードも可能なCSVデータがあります。個別の画像データをダウンロードすると、手間も容量もかかるため、1か月間のCSVデータをダウンロードし、見やすい形式に体裁を整えて保存しようと思いますが、この方法で大丈夫でしょうか。併せて、CSVデータの体裁を整える際にA4サイズでプリントアウトできるようにしなければならないでしょうか。

1ヶ月分の受注データのＣＳＶをダウンロードし、要件に沿って保存する方法で問題ございません。（タイムスタンプを付与して要件に対応する場合には、取引情報の授受から当該記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定める必要がございます。）なお、保存する際のCSVデータの体裁の整え方については、その過程において取引内容が変更されない、合理的な方法により編集を行う必要がございます。EDI取引の場合ではありますが、”合理的な編集”の具体例について、下記の問35、36、37に記載がありますので、ご参考いただきながら編集の方法を定めていただければと存じます。
「電子帳簿保存法一問一答」【電子取引関係】問３５，３６，３７」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf
また、前提として、CSVデータ等の電子データは、プリントアウトできるようにしておく必要はございません。そのため、A４サイズでプリントアウトできるように体裁を整える必要もございません。

EDIで受注した際に得意先「AAA」からの発注に「AAA」の支店である「aaa」「bbb」「ccc」・・・・と複数店舗の発注が一括であがってきます。 その際のPDF化の保存は全発注を一括でも構わないのでしょうか。それとも店舗ごとでしょうか。 ※aaa、bbb等の得意先は、別の管理簿から検索は可能です。

別の管理簿を使用して、得意先のコードを確認し、そのコードをもとにCSVデータ内で情報を探しだすことができるということであればPDF化は一括で構わないと考えられます。

EDIの保存についてですが、EDI保存機能が無い場合はPDFやｽｸﾘｰﾝｼｮｯﾄ等の他で保存しても良いのでしょうか？

はい。保存要件に沿ってPDFやスクリーンショットを保存いただければ問題ありません。

EDIシステムより発注業務を行ってます。この場合、電子データ取引に該当するのでしょうか。該当する場合はどのような保存が必要なのでしょうか。

電子取引に該当します。EDIシステム上で保存要件を満たした状態で保存できる場合は、別途対応する必要はありません。EDIシステム上で保存要件を満たした状態で保存できない場合は、CSVデータ等をダウンロードし、そのCSVデータを保存要件に沿って保存してください。

お客様との注文取引で、EDIデータを受領+注文書（EDIと同注文）もFAXで頂いております。（注文は複数件） 注文書には金額の記載はありません。お客様は注文書の電子保存（SCANなど）は必要でしょうか（EDIデータは電子保管可能）。 また、電子保管（SCANなど）した際、注文書には金額が無いがそれでも良いのか、教えてください。 （注文書には注番など記載ある為、EDIデータと紐づけは可能。）

EDIと注文書が同一の内容で、EDIデータを電子保管できるということであれば、注文書の保存は不要に考えます。注文書は金額の記載がなくても「０円」ないしは「空欄」で検索することができれば検索要件を満たすことが可能です。そのため、他のスキャナ保存制度の要件を満たしているという前提の上で、前述の対応を取っていただければ問題ありません。

EDI取引における電子帳簿保存法について、ご教示ください。・取引先よりEDI取引で注文書や請求書がCSVデータで届く ・EDIシステムでは電子帳簿保存法に対応していなく、CSVデータをダウンロードして保管する必要がある ・CSVデータには複数の取引が1ファイルに入っている 上記の場合はどのように保存すべきでしょうか。 CSVデータを取引毎に手動で分割し、検索要件をファイル名に付与するか、索引簿で紐付けて電子保管する必要がありますでしょうか。1ファイルに200取引程度あり、かなり手のかかる作業になる可能性があり、良い方法はありますでしょうか。

同一の取引先から複数の取引がまとまったデータが届く場合は、検索要件の項目は、各課税期間において自社で一貫した規則性を持っていれば、その電子取引データに記録された取引金額の合計額を用いることができます。なお、合計額で検索できるようにしている場合は、取引の日付ではなく、電子取引データの発行又は受領の年月日で検索できるようにしておく必要があります。詳細については下記ご参照ください。

＜参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問49＞
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-5.pdf

EDIデータの保存は事務規程で真実性の確保を満たし、基幹システムにより検索ができ、ダウンロードが求められた場合に提出できるようにしておけばいいということでしょうか？ もしダメな場合定期的なデータのDVDへの保存等で対応可能でしょうか？

基幹システムでの検索は伝票形式ではなく、EDI情報そもそもを検索できる必要がございます。EDIシステムにてEDI情報を検索できないということであれば、CSVデータ等でダウンロードを行い、電子取引の保存要件に沿って保存してください。