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Q＆A

タイムスタンプとは何でしょうか？

タイムスタンプとは、電子データがある時点に存在していたこと及び当該電子データがその時点から改ざんされていないことを証明する情報となります。使用するタイムスタンプは、総務大臣による認定制度において認定されている必要があります。勘定奉行クラウドでは、オプション製品を導入いただくことで、総務大臣の認定制度において認定を受けているタイムスタンプを付与することが可能です。

タイムスタンプについて、ファイルそのものにタイムスタンプを付与するのではなく、ファイルサーバーに保存時し、その保存ログを調査して確認できれば良いという認識で良いでしょうか。もしくは、officeファイルで作成日時・更新日時・アクセス日時がプロパティより確認できますが、これはタイムスタンプ付与していると認識して良いでしょうか。

総務大臣が認定したタイムスタンプしか認められません。そのため記載頂いたLOGやファイル作成時は認められません。

領収書をスマホで写真撮影し、この写真を添付する場合、タイムスタンプが押されたとみなされるのですか？

タイムスタンプを押すためには、タイムスタンプを押すことができるシステムが別途必要となります。勘定奉行では、タイムスタンプを押すことができるオプション製品をご用意しております。

CSVファイルについて、大量の受注データをCSVファイルで受けている場合、 タイムスタンプ付与は可能でしょうか。場合によっては事務処理規定を作って保存という方法になりますか？

CSVファイルをPDFか画像ファイルに加工いただくことで「勘定奉行クラウド」ではタイムスタンプ付与が可能となっております。もしくは保存する手順を事務処理規程で定める運用となります。

タイムスタンプについてです。現在は相手方から受領した領収書（レシート含む）、請求書を証憑収集オプションで紐づけしタイムスタンプを押すようにしておりますが、タイムスタンプが必要なものはこの他にもありますでしょうか？また、タイムスタンプが不要なものを自社のサーバに保存するという考えで良いでしょうか？

CSVファイルをPDFか画像ファイルに加工いただくことで「勘定奉行クラウド」ではタイムスタンプ付与が可能となっております。もしくは保存する手順を事務処理規程で定める運用となります。タイムスタンプは、書類ごとに必要・不要が定められている物ではございません。タイムスタンプに代わる措置で対応ができる場合は、タイムスタンプを付与せずにサーバーで保管していただくことができます。タイムスタンプに代わる措置については、電子取引保存制度とスキャナ保存制度で要件が異なります。詳細については、下記よりご確認ください。
「電子帳簿保存法一問一答」【電子取引関係】問14」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf
「電子帳簿保存法一問一答」【スキャナ保存関係】問30
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_02.pdf

電子取引での電子データ保存について教えてください。工場、営業拠点からは、月末に集中して経理へ電子データが送付されて来るため、電子データ保存作業も月末に集中するとイメージします。タイムスタンプ付与、ちゃんと保管できたかの確認作業を含めると、それなりの時間もかかると思います。これら電子データ保存について、発行後いつまでに保存しなければならないといった規定はあったでしょうか。月末では規定違反になるとしたら、早期の保存を実現する手段の検討等が要りようかも知れないと懸念するところです。

タイムスタンプ付与のタイミングについては「速やかに」（おおむね7営業日以内）とされています。7営業日以内の付与が難しい場合は、「その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに」付与することが求められています。「その業務の処理に係る通常の期間」とはそれぞれの企業において採用している業務処理サイクルの期間を示しています。そのため、1ヶ月を業務処理サイクルとしている場合は、1ヶ月とおおむね7営業日以内にタイムスタンプを付与すれば問題ございません。なお、「業務処理サイクル」で認められている最長期間は2か月となります。詳細については、下記よりご確認ください。
「電子帳簿保存法一問一答」【電子取引関係】問５１、52」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf

タイムスタンプ機能のついた複合機などに変えればスキャンすると自動的にタイムスタンプが押されるのでしょうか。

複合機によって機能に違いはあるかと存じますが、スキャンした後に「タイムスタンプを付与する」ボタン等を押すとタイムスタンプが付与される複合機が多いかと存じます。

「スキャナ保存」について伺います。タイムスタンプの付与が要件になっていますが、国税庁のホームページに掲載されているパンフレットで「入力期間内にスキャナ保存したことを確認できる場合には、このタイムスタンプの付与要件に代えることができます」となっています。「入力期間内にスキャナ保存したことを確認できる場合」の具体例を教えていただけますか。できれば、「スキャナ保存」も「電子取引データ保存」で示されている「改ざん防止のための事務処理規程」と「検索機能を確保する簡易な方法」のような方法で対応したいと思っているのですが、可能でしょうか。

スキャナ保存は、電子取引で定めていただく「事務処理規程」と「検索機能の確保」以外に、タイムスタンプ付与もしくは、上記のタイムスタンプ付与に代わる対応が必要となります。なお、タイムスタンプの付与要件に代える対応とは、システムが入力期間内に入力したことを確認できる時刻証明機能を備えていることなどが挙げられます。具体的な方法として、ＳａａＳ型のクラウドサービスが稼働する サーバ（自社システムによる時刻の改ざん可能性を排除したシステム）がＮＴＰサーバ（ネ ットワーク上で現在時刻を配信するためのサーバ）と同期しており、かつ、スキャナデータ が保存された時刻の記録及びその時刻が変更されていないことを確認できるなど、客観的にそのデータ保存の正確性を担保することができる方法となります。