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Q＆A

得意先が紙と電子データの両方を送付してきた場合はどちらを保管すればいいでしょうか

紙と電子データのどちらを正本とするかによって対応が分かれます。同じ内容の電子データと書面が存在する場合、紙を正本とすることを当事者間で取り決めている場合には、紙の保存のみが必要となりますが、逆に電子データのほうを正本として取り決めている場合には、電子での保存が必要となります。

１つの取引について、複数の電子データ（見積書・納品書・請求書など）がある場合は、それぞれを保存する必要があるのでしょうか。１取引にかかるデータとしてまとめて保存しても良いでしょうか。

保存が必要になります。保存方式はまとめても問題ありませんが、それぞれ書類の検索要件（取引先・金額・日付）の確保が必要となります。

自社でWordなどで請求書を作成し、印刷して社判を押した請求書をスキャンして取引先にメールで送った場合は、紙での保存が可能でしょうか。

メールで送付した場合は電子取引に該当するため、紙の保存ではなくスキャンして添付したデータの保存が必要です。

指定されたURLからダウンロードした請求書データは、保存が必要でしょうか。

電子取引となり、保存が必要となります。

取引先指定のURLサイトからダウンロードする請求書ファイルがエクセルの場合、どのように保存すればよいですか。

保存方法によりますが、Excel請求書をpdf（画像）に変換して、タイムスタンプを押すか、保存する手順を事務処理規定で定めておく必要があります。

請求書を受け取った日、請求書に記載された日のどちらが保存時の日付となりますか？

請求書に記載されている請求年月日となります。

受領した2枚の請求書PDFファイルを結合して1枚のPDFファイルにすることは問題ありませんか。

問題ありません。但し、2枚とも検索条件を満たしていることが前提となります。

現在、電子で届いた請求書については、一度紙に印刷したものを使って責任者の押印や経理処理を行っていますが、このデータをスキャンして保存することは認められないのでしょうか。

社内承認フローのため、紙に印刷して回すことは構わないですが、その承認活動とは別に電子で届いたデータを要件を満たす形で電子データのまま保存頂く必要があります。ただ、業務が二重化してしまうので、承認活動まで含めて電子データで行える仕組みを検討することをおすすめします

税理士へ会計処理を委託しており、クラウドからダウンロードしたものは請求書などのデータは、税理士へ送信して、税理士側で保管することは問題ないでしょうか。

電子データの保存場所については各税法で定められており、記帳代行業者等の所在地にすることは認められておりません。したがって、自社で保存するか、クラウドサービス等でデータ共有して保存ができる状態にしておく必要があります。

電子データで取引先に送付した請求書や見積書等については、電子データの保存が必要ですか？

はい。電子データで取引先に送付した請求書、見積書等も電子データでの保存が必要です。

受領した2枚の領収書のPDFファイルを結合して1枚のPDFファイルにすることは問題ありませんか。

問題ありません。但し、2枚とも検索条件を満たしていることが前提となります。

トランザクションとエビデンスについて、1：1対応が必須でしょうか？例えば、amazonのようなECサイトで各部門が購入した場合、請求書金額(総額)と各トランザクションの金額はマッチしないことが想定されます。1：1対応が必須ではない場合、どの程度の粒度まででしたら、認められますでしょうか？

トランザクションとは、AmazonなどのECサイトで購入をした場合の注文明細のことかと思いますが、その場合、注文において発行される請求書がすべて保存されていれば問題ありません。

紙の請求書など受領後、支払承認のため社内回覧時に押印や補足の記入をすることがあります。これをスキャナ保存することは問題ありませんか。

紙で受領した請求書に押印・補足記入したのちにスキャナ保存することは問題ありません。

仕入の商品に対していつも手書きでインボイスNoを記入して在庫の管理をしていたのですが、電子帳簿保存になった時にメモ入力等は出来るのでしょうか？または手書きすることから、紙保存になりますでしょうか？

電子データで受領した証憑に対して情報を追加する場合、手書きで追加することはできないため、電子データとメモ書きをセットで保管できるシステムを検討するか、ファイル名に追記するなどしていただくなど、対応の変更を検討頂く必要があります。

会計入力は、入金日、支払日ベースで入力処理を行っておりますが、請求書等の電子保存の日付は、発行日で保存が必要でしょうか？ または、入金、支払日でよろしいでしょうか？

取引年月日、その他の日付により検索できることが必要となりますので、例えば請求書であれば請求年月日での保存、その書類が領収書であれば領収年月日、納品書であれば納品年月日での保存が基本となります。

請求書発行時の控え保存のご質問になります。請求書のデータを業者へ渡し、業者から圧着はがきの請求書を発送しています。この場合は紙取引でしょうか電子取引でしょうか？また、何を保存しておけばよいでしょうか。なお、はがきの控えや再発行は行えません。業者に渡した請求データを保存しておけばよいですか？このデータを保存してもデータとして在るだけで請求書の形では参照することはできません。ご回答のほど宜しくお願いいたします。

電子データで発行をされているため、電子取引に該当します。保管するデータですが、請求書のデータは販売管理ソフトなどのシステムで作成されていますでしょうか？上記の前提ですと、発行したシステムで保存要件を満たした形でデータの保管ができていれば問題ございません。システムで請求書のデータを発行していないということであれば、再度詳細をお教えください。

支払通知書がメールで届いた場合も保存が必要でしょうか？

保存する必要があります。支払通知書がPDF等でメールに添付されて届く場合は、添付されているPDFを保存要件に沿って保管いただく必要があります。

請求書のデータは販売管理システムから作成しております。その販売管理システム内には請求データは存在しますが、締め処理後は、請求データの再作成や請求書の再発行は行え無いシステムになります。次のデータのどちらかが保存されていれば大丈夫ですか？
１．販売管理システム内の請求データ
２．業者へ渡した請求データ（CSVデータ）
どちらかのデータを保存したとして、画面でのデータ照会で、数字と文字の羅列状態(CSVデータが単に羅列されている状態)でも保存要件はクリアされますか？請求書と同様なイメージで画面照会できないと保存要件はクリアとなりませんか？

２．業者へ渡した請求データ（CSVデータ）を保存していただければと思います。このデータは、文字と数字の羅列であっても、取引に関して交付する、記載されている「日付」「取引先」「金額」といった「取引情報」が記載されていれば保存する必要があります。そのうえで、保存要件に対応するために、CSVデータをPDF等に変換し、タイムスタンプの付与、もしくは訂正・削除の事務処理規程での運用の方式で対応すること必要であると考えられます。

ある取引につき請求書は毎月E-mailに添付されてきます。現在はこれを紙媒体におとしてFileしています。支払いは銀行からの自動払いです。今後はこれらをPDFに落とし、自社Serverの決められた場所にFileしていくことでよいか？ご確認お願いします。

はい、ご記載いただいている通りです。宥恕措置後は、電子取引の保存要件、検索要件を満たして保存をする必要があります。

水道光熱費のような請求書と領収が郵送されてくる際についてです。請求書（金額・使用量等明細が記載されている）と引落完了後、後日領収書が郵送されてきます。現在は紙の請求書をPDFファイルにして支払日に仕訳伝票に証憑紐づけをしています。請求書のファイル名は「支払日」「支払先名」「金額」で保存しています。この場合、後日郵送されてきた領収書も仕訳伝票に証憑紐づけをした方が良いのでしょうか？

請求書に加え、紙の領収書を受領した場合、その領収書も保存義務がありますので、紙で保存するか、スキャナ保存し、仕訳に紐づけください。

買掛金についてです。買掛金は支払った日付で起票の際、請求書の証憑紐づけをしています。Q＆Aを拝読していると買掛金計上時がおすすめという事だったですが、その場合は、まず買掛金を計上するとき納品書を証憑紐づけと、現在行っている買掛金支払時の伝票に請求書を紐づけするという方法が正しいのでしょうか？どちらかの証憑紐づけを省くことは可能でしょうか？

電子取引の場合、それぞれの証憑を「日付」「金額」「取引先」で検索することが出来れば問題ございません。そのため、その検索要件を満たして納品書、請求書ともに保存する必要がありますが、共に仕訳への紐づけは必須ではございません。

複数あるものをまとめ保存した場合についてです。ファイル名は件数分の詳細がわかるようにすればよいとのことでしたが、それはファイル名にデータ全ての詳細を入力するという事でしょうか。証憑収集オプションでは金額部分が１つなので、現在はまとめたデータの合計を入力しています。この場合は、別々に保存するのが好ましいのでしょうか？

複数あるものをまとめて、「スキャナ保存」をするという認識でよろしいでしょうか。その場合は、（通達4-19）が示すように、意味として関連付けられたもの又は物理的に関連付けられたものであれば、ファイル名に詳細を入力する必要はございません。証憑収集オプションの金額部分への入力も、現状と同様に合計データを保存していただいて問題ございません。

業務別の基幹システムにより請求書等を電子データで保管しております。もし基幹システムを入れ替えるということになった場合に旧システムに格納されている電子データはどのような扱いになるのでしょうか？新・旧のシステムには全くデータの互換性はないものとなります。

電子データの保存場所が複数のシステムに分かれることは問題ございません。そのため、旧システムがオンプレミス製品で、製品を入れ替えたあとも要件を満たして保存でき、検索・ダウンロードができる場合は、その電子データを正のデータとして扱います。旧システムがクラウド製品で、利用停止した後に確認ができない場合は、全データをローカル等にダウンロードし、ファイル名の活用や索引簿の作成にて要件を満たして保存する必要がございます。

電子帳簿保存法の請求書の訂正についての質問をさせていただきます。自社システムでは、請求書を締めたあとの修正ができませんので、現在は違うフォーマット（ＥＸＣＥＬ）で作成した請求書を再発行しています。電子帳簿保存法の施行後も、「取引情報訂正・削除申請書」の申請後、そちらの措置をとってよろしいでしょうか？

再発行した請求書を電帳法の要件に沿って保管しているという前提のうえで、現在行っている措置をそのまま行っていただいて問題ございません。

電子データの保管についてお尋ねします。弊社の取引先の何社かは取引先が所有するシステムにログインしたうえで請求書を作成し、その請求データを渡すという行為を行っております。弊社は控えとして取引先のシステムより請求データをPDFにしたものを出力することができます。この場合弊社はPDFを電子データとして保管すればよろしいのでしょうか？

現在、取引先のシステムにて請求書控えを発行しているということでよろしいでしょうか。上記の前提で回答いたします。ご記載頂いているように、請求書控えとして発行したPDFを電子取引の保存要件に沿って保管していただければ問題ございません。

経費の請求書で、複数の勘定科目が混在している場合、請求書の明細に勘定科目を付記し、勘定科目ごとの金額明細を記入して回付しています。支払者がそれを見て仕訳をし支払います。 電子受領の請求書の場合、一度印刷し上記の内容を記入し、クラウド会計ソフト（勘定奉行クラウドなど）にアップロードして回付、支払、保存で問題ないでしょうか？

電子データで受領した請求書は、紙に印刷するのではなく、受領したものをそのまま保管する必要があります。電子データで受領した証憑に対して情報を追加する場合、まずは原本のファイルをアップロードしたうえで、クラウド会計ソフト（勘定奉行クラウドなど）の「備考」欄等を使用し電子データとメモ書きをセットで保管するか、ファイル名に追記するなどしていただくなど、対応の変更を検討頂く必要があります。

紙の請求書を受け取って処理する際わかるようにチェックを書き込んで後日振り返って処理漏れがないようにダブルチェックしていますが画像で保管した場合社内処理した事がわかるようにチェックを残しておくことができるのでしょうか？

紙の請求書を画像データにして保管される、ということかと思いますが、画像データ化する際に、チェックの証跡などを「メモ書き」のようなイメージで保管できるシステムがございます。

売上請求書を電子帳簿保存制度に従い保存した後、e-mail添付にて売上請求書を取引先へ送信した場合は、電子取引等保存制度制度にならい保存をする必要がありますか。

はい。電子データで送信したものは、電子取引等保存制度にならい、保存する必要がございます。

電子で受領した請求書に担当者が電子印鑑を押印して上長へ回送し、経理へ届きます。この請求書を証憑保管サービス（証憑保管クラウドなど）へ保存する事は、請求書の改ざんになるのでしょうか？

取引内容が改訂されるおそれのない電子印鑑等を利用し、その点の編集だけであれば、取引内容に影響は及ばないと考えられますので許容されるものと考えます。

インボイス（適格請求書）と電子インボイスの違いが分かりません。インボイスをPDFに出力し運用に活用する場合、そのPDFを電子インボイスと呼ぶのでしょうか？また、それは間違いで、Webで残高や取引明細など適格請求書の項目を問い合せできるアプリを電子インボイスと呼ぶのでしょうか。

電子インボイスとは、適格請求書（インボイス）を電子データ化したものを指します。ご記載いただいているように、PDF形式でインボイスを発行された場合は、そのPDFのことを電子インボイスと呼びます。そのため、アプリケーションなどとは特に関係がございません。

E-mailでPDF化された請求書が添付されている場合も電子的な方法での保存が義務化されるとのお話でしたが、E-mailをそのまま削除しないでおけばいいのでしょうか。それともPDFファイルをパソコンのデスクトップなどに保存する必要があるのでしょうか。

添付されているPDFファイルを、保存要件、検索要件を満たした状態で保存する必要がございます。運用の一例でございますが、PDFをデスクトップに保存するのであれば、「訂正削除の防止に関する事務処理規程の策定、運用、備付け」にて保存要件に対応し、ファイル名を「日付・金額・支払先」にしていただくことで検索要件に対応するといった方法が考えられます。

インボイスをPDFにし、メール添付またはWebによる配信を行った場合、売り手側の請求書の保存はそのPDFの写しなのか、内容が同じであれば売掛元帳（媒体問わず）などでもよいのでしょうか？また、PDFの場合、その締日全ての請求先がひとつのPDFに収納されている（ファイルが請求先毎になっていない）のはNGですか？

電子帳簿保存法においては、請求書控えを電子発行している場合は、その電子データのまま保存する必要がございます。 税務調査では帳簿の確認が主に行われる際に、帳簿に関連する書類や取引情報が確認されると想定されます。該当のPDFを探し出すことが可能であれば、問題ないと考えられます。

取引先へメールで送付するためにスキャンした「PDFの請求書」を電子保存することは理解していますが、スキャナ保存制度を導入していない場合、社判を押印した「紙の請求書」(スキャンデータの元となるもの)はどのように扱えばよいでしょうか。
Q.自社でWordなどで請求書を作成し、印刷して社判を押した請求書をスキャンして取引先にメールで送った場合は、紙での保存が可能でしょうか。
A.メールで送付した場合は電子取引に該当するため、紙の保存ではなくスキャンして添付したデータの保存が必要です。

前提として、メールで送付した場合は電子取引に該当するため、紙の保存ではなくスキャンして添付したデータの保存が必要です。PDFの請求書を保管している場合は、電子データを正本として扱うこととなりますので、スキャナ保存導入の有無問わず紙の請求書の保存は不要となると考えられます。

販売管理システムより請求書を発行しています。取引内容をシステムに入力し請求書を紙もしくはPDFで発行します。発行したという記録は残るのですがそれを紙で出力したのかPDFで出力したのかまでは記録に残りません。請求書を発行する立場としてはどのような形態で出力したのか把握する必要があるのでしょうか。

請求書を出力した形式をシステムで認識する必要はございません。しかしながら、税務調査にて帳簿の確認が主に行われる際には、帳簿に関連する書類や取引情報が速やかに確認できることが求められると想定されます。請求書を探すためには、対象の請求書をどの形式で保管しているのかを何らかの形で認識しておく必要があるかと存じます。

お客様にお渡しする請求書、契約書他を、自社にてエクセルで作成し、紙に印刷後に押印し(領収証、契約書の場合は印紙の添付も含む)、郵送している場合、電子データでの保存はしなくていいですか？尚、業者さんよりいただく請求書も郵送でいただいている場合、こちらもPDFにする必要はないですか？

書類を郵送で送付している場合は、電子取引に該当しないため、電子データでの保存の必要はございません。受領についても、郵送で書類を受け取っている場合は、電子取引に該当しないため、電子データでの保存の必要はございません。

請求書の発行元が紙に出力した「請求書」をスキャニングしてPDFファイルを作成して取引先にメール添付で送付した場合に発行元の請求行為は「電子取引」に該当しますか？

はい。電子取引に該当します。「日付」「金額」「取引先名」などの取引に関する情報の授受を、ＥＤＩ取引、インターネット等による取引、電子メール等の電磁的方式により行った場合は、すべて電子取引となります。

例えば請求書をスキャナ保存することとした場合、一部は紙のまま保存、一部はスキャナ保存というようなことは可能でしょうか。 可能でしたら、「スキャナによる電子化保存規程」ではどのように定める必要があるでしょうか。

前提として、スキャナ保存は国税関係書類の種類ごとに適用が可能です。そのため原則として、請求書をスキャナ保存の対象として選択した場合は、すべての請求書をスキャナ保存をしなければならないと考えられます。ただし、スキャナ保存と紙保存が混同する場合は、「各事務の処理に関する規程」にて、合理的に区分できる書類の種類の単位ごとに、スキャナ保存を開始した日（保存に代えた日）を明確にする必要があります。この「合理的に区分できる書類の種類の単位」についてですが、現在、明確に文章等で明示されたものがございません。そのため、保存する請求書が、明確に区分されたもので、規程上も保存ルールを分けていれば、スキャナ保存と紙の保存ができるものと考えられます。明確な規定は設けられておりませんが、「スキャナによる電子化保存規程」について、国税庁よりサンプルが公開されておりますので、下記よりご参照下さい。 「スキャナ保存に関するもの」【スキャナによる電子化保存規程】
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

出向社員の受け入れをしていて、毎月請求書が届いて支払をしています。支払をする時の請求書PDFにして伝票に添付していますが、伝票に請求書を添付してしまうと他の人が、見る事が出来て、給料の金額がわかってしまいます。人件費の請求書も伝票に添付しなければいけないのでしょうか？

電子データで発行した請求書と仕訳伝票は、必ずしも紐づけて保管する必要はございません。該当の請求書を探し出せるようにしておけば問題ないため、人件費の請求書のみ社内サーバー等に保存要件を満たした状態で保存いただくという対応もあろうかと存じます。また、仕訳や請求書に参照権限を付与できるシステムを利用することで対応するという方法もございます。

「請求書」が郵送されてくる前に、メールで「請求書（再発行）」と記載されたPDFデータを受信します。内容は全く同じですが表題の（再発行）と記載された部分だけ異なります。この場合、PDFを電子保存して、紙は保存しなくても（破棄して）よろしいのでしょうか？

取引先とどちらを正本とすると取り決めているかによって対応方法が変わります。内容が同一かつ、当事者間で電子データを正本として取り決めている場合は、PDFを電子取引保存制度の要件に沿って保管していただければ、紙は破棄して問題ありません。

請求書（控え）を毎月、全取引先分（１ファイル）をドキュワークス(PDFと同様）にて保存しております。 今電帳簿開始にあたり　取引先毎にバラバラに分割して、検索要件（日付・取引先・金額）を満たすように保存が必要でしょうか？

検索要件（日付・取引先・金額）を満たす必要はありますが、その方法として、必ずしも取引先ごとにファイルを分割する必要はございません。税務調査では、帳簿の確認が主に行われる際に、帳簿に関連する書類や取引情報が確認されると想定されます。そのため、該当の請求書（控え）を探し出すことができるような索引簿を作成して保存するという方法もございます。貴社の取引数や起票方法等に合わせて管理のしやすい方法をご選択いただければと存じます。

過去QAの送付側はどちらを原本として保管すればよいのかご教授ください。
＞得意先が紙と電子データの両方を送付してきた場合はどちらを保管すればいいでしょうか？紙と電子データのどちらを正本とするかによって対応が分かれます。同じ内容の電子データと書面が存在する場合、紙を正本とすることを当事者間で取り決めている場合には、紙の保存のみが必要となりますが、逆に電子データのほうを正本として取り決めている場合には、電子での保存が必要となります。

取引先に交付する書類の形式によって保存すべき原本が変わります。
・取引先に同じ内容の電子データと書面の両方を交付している場合、受領側と同様に、当事者間で正本として定めている方を保存する必要があります。
・紙と電子データ両方を作成はしているが、取引先への交付は電子データのみの場合、電子データを原本として保存する必要があります。

電話料金を口座引き落としで毎月処理しております。 通信会社からは、引落金額の請求書（明細あり）と前月の口座振替領収書が1枚で送られてきております。この場合の電帳法対応としましては、請求書をPDFデータにしてタイムスタンプを付与し伝票と一緒に保存することで問題ありませんでしょうか。教えてください。よろしくお願い致します。

請求書、領収書はともに国税関係書類に該当するため、どちらも保存しておく必要があります。そのうえで、PDFなどの電子データで受領している場合は、ご記載いただいている保存方法で問題ないかと存じます。電子データではなく紙で受領している場合は、ご記載いただいている保存方法に加え、スキャナ保存制度で求めれられる解像度等の基準も合わせて満たしていただければ問題ないかと存じます。

先に電子取引でやりとりし、後日同じ内容を郵送する、ないしされた場合についてお伺いいたします。国税庁のQ＆Aにおいて、電子、紙両方使用する場合、紙を保存しておけばよいか、という前提の質問はありました。しかし、弊社としては要件の多いスキャナ保存よりも、要件が軽い電子取引で検討したいと思っています。電子で先にやりとりし、後ほど紙で受領する場合、①基本は電子を原本とする、②紙で追記があった場合には紙も保存するという社内規定は運用として認められるでしょうか？ ご教示のほど、よろしくお願いいたします。

紙と電子データのどちらを正本とするかによって対応が分かれます。同じ内容の電子データと書面が存在する場合、紙を正本とすることを当事者間で取り決めている場合には、紙の保存のみが必要となりますが、逆に電子データのほうを正本として取り決めている場合には、電子での保存が必要となります。電子データと紙を両方受領する場合、ご連絡いただきました通り、①電子データを正本とするので、基本的には電子データで保存する②紙で追記があった場合は、紙も保存するという運用で問題ございません。

①複数の証憑類が混在する中に、請求書がある場合、分割してもよい、という国税庁のQ＆Aがありました。分割してもよい、ということは、分割しなくてもよいのでしょうか？ 複数の証憑が混在したファイルを『請求書』の証憑とし、検索要件を満たす要件を付与すれば問題ないでしょうか？
②弊社は納品書と請求書を同じタイミングで発行しています。同じタイミングで発行しているため、検索要件は同一の内容です。その場合でも、納品書としての証憑、請求書としての証憑で分けて保存する必要はありますか？

①検索要件を満たしているのであれば、分割せずに一括で保存する方法でも問題ありません。
②日付・金額・取引先で検索をした際に請求書と見積書の両方を確認できるという認識でよろしいでしょうか。それであれば、実際に帳簿の情報から関連する証憑を探し出すということを考えると、関連する証憑を見つけ出せている状態となりますので、問題ないと考えられます。

契約～INVOICEをメールでやりとりをしています。外国取引のメールもすべて保存する必要がありますか？

外国取引であっても、会社が行っている取引となりますので同様に電子帳簿保存法の要件に沿って保存が必要となります。メールに請求書等が添付されているのであれば、そのPDF等を要件に沿って保存する必要があります。添付ファイル等なくメール本文でやり取りをされている場合には、本文に取引情報としてみなされる「日付・金額・取引先」が記載されているメールをスクリーンショット等して、検索要件に沿って保存する必要があります。

PDFファイルで受領した請求書や領収書等(電子取引)について質問です。原本のPDFファイルに記載されていた取引情報を訂正しなければ、原本のPDFと他のPDFファイル(社内決裁資料等)を結合した一つのファイルとして保管することは認められるでしょうか。

データに対して手を加える場合は、「合理的な編集」に該当する編集であれば認められております。今回は、取引内容を変更するわけではなく、社内決済用に必要な資料を追加するとのことですので、合理的な編集と認められると考えられます。

電子帳簿保存法対応として事務処理規程を備え付け、日付・金額・取引先で検索できるようにファイル名を以下のルールとしました。日付_会社名_金額_ファィル種類_内容.pdf (例)　yyyymmdd_A社_10,000_請求書_電話工事費.pdf ある会社から複数の請求書を1ファイルに纏めたpdfが送られてきました。この場合、そのまま保存しようとすると、複数分の金額や内容をファイル名に記載しなくてはいけなくなり、ルール通りにするのは無理があると思われます。受け取ったpdfをこちらで請求書単位に分割することは可能ですが、できるだけ手を加えることはしたくありません。相手先に分割を依頼していますが、他に良い方法はありますか?

ご認識の通り、ファイル名に記載するか分割するかの対応が必要となります。それ以外の方法となると、検索をできるように索引簿を作成するなどの方法が考えられます。仕入データなどがございましたらそのデータを活用し、索引簿を作成するなどでご対応いただけるかと存じます。

紙なのか電子データなのか？例えば請求書を郵送したとします。追記等なければ、元の電子データを正として保存しておいてもよいでしょうか。 また、追記についてですが担当者印や社印を押した場合でも紙を正として扱う必要がありますか。

電子データの保存で問題ありません。また、印刷後の社印や担当者印の押印は加筆ではない為、同様に電子データの保存で問題ありません。

電子Data には　相手方からe-mailで添付された　PDFはこれに該当すると考え電子取引の対象としますが 同じく　e-mailに添付された　word 或いはExcell　File　は従来これを紙媒体におとして保管しておりましたが この方法はだめでしょうか？　これらも又　電子取引Dataとして 保存せねばなりませんか？

前提として、電子メールにて、取引情報（請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報）を授受している場合は電子取引となります。そのため、ご記載いただいているWordやExcelファイルに、取引情報が記載されているということであれば電子取引となり、電子データで要件に沿って保存する必要があります。

請求書と内訳となる詳細リスト（発送リストなどで、金額記載がないケースもあります）をCSVで受領している場合があります。請求書は経費精算システム内に電子保存をしてますが、CSVデータは別途サーバー内のフォルダに保管してます。経費精算システム内に保管されている請求書データから逆引き検索し、CSVファイルを特定することはできますが、ファイル名が取引先のみだったり、日付だけだったりとばらばらです。 こういった場合、ファイル名に規則性を持たせ（「日付」「金額」「取引先」）るだけでなく、かつ索引簿を作成する必要もありますか？また、フォルダ内に保存している時点で「電子取引データ～事務処理規定」の作成も必要でしょうか？

詳細リストにより、請求書で不足している情報を補完しているために、その詳細リストを保存する必要があるという前提の上で回答いたします。検索要件については、ファイル名に統一性を持たせるか、索引簿の作成どちらかの対応で構いません。また、下記条件を満たす際は、検索要件は不要となります。真実性確保の要件を満たす必要がございますので、事務処理規程の策定は必要となります。

【検索要件が不要になる条件】

①売上高が5,000 万円以下かつ、税務調査等の際に電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」に応じることができるようにしている場合

②税務調査等の際に、電磁的記録を出力した書面を取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものを提示・提出できるようにしておくかつ、電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」応じることができるようにしている場合

２点ほど、質問があります。１点目ですが、現在、弊社の規定では、請求書などが届いた場合、書類上（紙の場合はその原本に、PDFの場合は印刷した紙に）に部署コードと何の勘定（例えば消耗品費など）で処理するかを記入した上で、規定に定められた承認者に承認印を貰った状態の紙書類を財務部に提出するような流れで処理を行っております。もし、この流れを電帳法後も行うとした場合、届いた時点でのPDFを保存するのではなく、捺印されている状態の書類をスキャンしたPDFを保存する必要があるのでしょうか？それとも、電帳法では、届いた時点でのPDFを保存すれば問題無いでしょうか？２点目ですが、弊社では仕入先に、請求書兼検収明細書という仕入明細書を送り、その内容で問題が無ければ仕入先側が捺印したものを送り返して貰っておりますが、この場合、仕入先側が捺印してある状態のPDFを保存する必要があるでしょうか？それとも、弊社側から送った時点での仕入先の捺印が無いPDFでも問題無いでしょうか？また、仕入先側が捺印した状態のものを紙で送り返した場合は、弊社から仕入先へはPDFで送っておりますが、相手から紙で戻ってきた場合は、紙を原本として保管すれば問題無いでしょうか？ 質問１や２について、このような運用を行っている場合、どのタイミングでのPDFを保管するかを、真実性の確保にある事務処理規定に運用に見合う内容で定義すれば問題無いのでしょうか？

①電帳法においては、届いた時点のPDFを保存していただければ問題ございません。②請求書と検収書の書類の性質から、発行した書類と受領した書類、両方が保存の必要があると考えます。発行した書類はPDFで送付しているため電子取引に該当し、電帳法の要件に沿って保存する必要があります。受領した書類は、受領形式に応じて保存してください。

スキャナによる電子保存、電子取引保存を問わないのですが、先方から受領した請求書を加工して保存する事は認められるでしょうか？ 例えば、派遣会社から送られてくる請求書について、記載されている単価を塗りつぶし、明細の確認は出来ないような加工を行った場合、この加工後の請求書にタイムスタンプを付して、保存することで電子保存の要件を満たす事は出来るでしょうか？検索要件の取引先、取引年月、請求金額には影響を及ぼしません。

データに対して手を加える場合は、「合理的な編集」に該当する編集であれば認められております。今回は、取引内容を変更するわけではありませんが、単価を塗りつぶすという作業は、合理的だと認められない可能性が高いかと考えます。

当社では海外拠点を通じて現地調査を行っており、海外拠点から請求書等をPDFで受領しております。 また、現地調査会社と海外拠点の契約書（請求書含む）も明細として受領しておりますが、 今回保存が必要となるのは海外拠点から受領する請求書のみでよろしいでしょうか？ それとも海外拠点が立て替えたとして、当社と現地調査会社間での取引として明細も保存すべきでしょうか？ ご教示くださいますようお願い申し上げます。

海外拠点の行っている取引においても、会社として保存する必要があるという前提でよろしいでしょうか。その前提の上で、電帳法で求められている、電子データで保存する必要がある取引情報は、メールやシステムなど、電子データで受領したものとなります。そのため、海外拠点が現地調査より契約書等を電子データで受領している場合は、電子データで保存してください。

複合機でインターネットFAX機能を有してデータ保存できる機種を使用しています。 複合機にはデータ受取と同時に印刷する機能もあり、印刷した紙を保管用、受け取ったデータをDocuworksを使用して追記して社内に回覧するようにしています。税務署に問い合わせたところ、受け取った時点でのそのままのデータを保存する必要がある、と言われました。 今時の複合機はほとんどの機種がデータ保存できる機能を有していると思いますが、この機能を有していても使っていなければ、紙だけの利用と見なされるのでしょうか？税務署としては、そう答えざるを得ないのは判りますが、グレーな部分の多い法律ですね。

前提として、受信したファックスを受信と同時に印刷している場合には、紙による取引とみなされ、従来通り紙での保存が可能と考えます。税務署にお問い合わせをいただいた際には、「受け取った時点でのそのままのデータを保存する必要がある」とのご回答だったとのことですが、こちらは電子取引として電子データを保存する際の対応方法になるかと存じます。また、ご記載いただいているように、明確に定められていない部分が多い法律ではございますが、目的は、電子データで保存した場合にも、帳簿から取引の証跡を探しだせる状態になることであるとお考えいただければと存じます。

商品を購入した際に同封されてくる紙の請求書・納品書等については電子帳簿保存法の対象となりますでしょうか？ 会計システムにはPDF化した請求書・納品書を添付しているのですが、こちらはスキャナ保存の対象となる取引関係書類ではありますが、電子データでの保存は任意であるとの認識で合っていますでしょうか？また、基本的なことで申し訳ありませんが「電子データでの保存」とはどのような状態を指すのでしょうか？

ご認識の通りです。紙で受領した書類については、紙で保存することができます。その際、任意でスキャナ保存制度を活用いただいて、電子データで保存することも可能となります。「電子データでの保存」とは、PDF等の取引情報が含まれるデータを、求められる要件に沿って保存している状態をいいます。

電子取引に係るデータ保存とスキャナ保存について教えてください。 会計システムにPDFで請求書等を取り込む際には、元々の証憑がメール添付で来たものか、紙で来たものかの判断がつきません。このような場合、PDFで添付した会計システム上の証憑は電子取引に該当するものでしょうか？ また、例えば紙で来た請求書の1枚目が合計請求書、2枚目以降が個別請求書等の場合、2枚目以降も含めた全証憑の添付がスキャナ保存では必要になりますでしょうか？

電子取引かどうかは、授受方法で判定するものですので、PDFで保存されているから電子取引であるという判断はされないと考えます。しかし、どの書類をどのように受領しているかを認識しておらず、判断もできないということであれば、すべてのデータを、スキャナ保存制度の要件を満たした状態で保存しておくことで法律を違反することは無くなるかと存じます。スキャナ保存は、原則、「合理的に区分できる書類の種類単位」ごとにスキャナ保存を行うかを選択できる制度になります。そのため、原則的に考えますと、今回の場合は2枚目以降も保存が必要かと存じます。しかし、合計請求書と個別請求書を明確に区分することができ、規程上も保存ルールを分けていれば、合計請求書はスキャナ保存、個別請求書は紙の保存とした対応ができるものと考えます。

紙で請求書を作成し、PDF等電子データで請求書を送った場合、作成した当社も電子データで保存する必要がありますででしょうか？（電子データでの保存義務があるのは受け取った側のみでしょうか？） 恐れ入りますが、ご教示のほど宜しくお願いいたします。

書類を電子データで送付した場合は、送付側にも保存義務がございます。そのため、請求データを電子取引保存制度の要件に沿って保存してください。

ドキュワークスというソフトを使って紙の文書やパソコンで作成したデータを管理しています。受領したPDFの請求書もこちらで管理していますがPDFをドキュワークス文書に変換して保存する方が管理がしやすいのですが PDFをドキュワークス文書に変換するのは改ざんになりますか？

ExcelをPDFに変換することは合理的な編集と認められているため、改ざんには該当しません。そのため、ファイル形式の変換と大枠で捉えると、PDFからドキュワークス文書へのファイル形式変換も認められるかと考えます。

スキャナ保存について質問です。現在ＷordやAccessを用いて請求書や領収書を作成し、紙で出力して、郵送で相手方に送っています。 今回スキャナ保存の導入を検討していますが、wordやAccessを使用して作った請求書の紙の控えを、スキャンして専用の保管システム（jima認証あり）に保存することはスキャナ保存に該当しますか。 というのも国税庁のスキャナ保存の説明文書を見ると、「ご自身が手書などで作成して取引相手に紙で渡す書類の写し」と書いてあります。 手書きで作成しているわけではありませんが、wordやAccessなどのソフトを利用して作成し、紙に出力しているので、一応紙での発行になっています。紙の請求書控えを、スキャンして保存したいと考えていますが、これはスキャナ保存となりますか。

紙の請求書の控えを、スキャンして保存するのであれば、スキャナ保存となります。しかしながら、WordやAccessで請求書や領収書を作成しているということなので、「自己が一貫してコンピュータを使用して作成するもの」となり、電磁帳簿等保存制度を活用することで、作成した元データを保存可能と考えます。

自社で作成した見積書や請求書等の書類について、書面（紙）を正本とした場合、取引先から電子データを希望されてスキャニングしてメールで送付しても自社の保存は書面（紙）で問題ないでしょうか？取引先は電子データを正本とするので後日書面（紙）で郵送はしません。

紙を郵送しておらず、紙で作成した見積書や請求書等をスキャンしてメールで送付しているということであれば、電子取引に該当し、電子データを要件に沿って保存する必要があります。

amazonビジネスの適格請求書等の保存について 上記請求書は「こちらの請求書は適格請求書としてはご利用いただけません。」と 記載されており、インボイスには対応しておりません。 対応させるには注文履歴又は購買データからダウンロードしなければなりません。 毎月５０品目の商品を購入するので、個別にダウンロードするのは非現実的です。 そこで、ダウンロードや電子保存はしないで、amazon側で保存させておこうと 考えております。電子帳簿保存法では保存場所についての定めはないと理解して おります。また、購買履歴又は購買データは１０年間ダウンロード可能であると 公表されております。 問題は、注文履歴又は購買データは、取引日と取引先で検索は可能ですが、金額 検索が不可能な点です。しかしながら、取引明細をＣＳＶ形式でダウンロードす れば金額検索が可能で、検索結果から取引日を特定し、そこから目的の取引に辿 ることができます。 従いまして、 ・電子帳簿保存法対応：ダウンロードしたものを電子保存（検索可能な名称を付けて社内サーバーで保存） ・インボイス制度対応：取引明細をＣＳＶ形式でダウンロード（金額検索時に備える） この上記２点の対応で問題ないでしょうか。 よろしくお願いいたします。

問題ないかと思います。補足となりますが、Amazonで電帳法の要件に沿って電子データの適格請求書を保存できるのであれば、請求書をダウンロードして保存する必要は無いように思います。また、金額の検索要件は電子帳簿保存法で求められているものであるので、インボイス対応の為に取引明細を保存しておくわけではなく、電帳法対応の為に保存しておくことになるかと考えます。なお、下記条件を満たす際は、検索要件は不要となりますので、こちらも併せてご参考ください。

【検索要件が不要になる条件】
①売上高が5,000万円以下かつ、税務調査等の際に電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」に応じることができるようにしている場合

②税務調査等の際に、電磁的記録を出力した書面を取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものを提示・提出できるようにしておくかつ、電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」応じることができるようにしている場合

受領した紙の請求書に、弊社の番号を付与する印鑑を押しています。 原本金額等に改ざんはないものの、受領した請求書に対し、弊社手書き、ないし社内捺印等社内メモを記載した書面を スキャナ保存するのは要件を満たさないでしょうか。PDFで見返す際にも印鑑があった方が社内的には運用しやすいのですが、受領時の未加工のままスキャンしなければならないでしょうか？

スキャナ保存制度で求められる保存要件を満たしている前提のうえで、紙で受領した請求書に追記をし、その書類をスキャナ保存することは問題ありません。

①電子帳簿の保存には「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3種類があります。自社発行の請求書写しについてですが、弊社では請求書発行件数が少ないため、Excelで請求を作成し、PDF化してメールにて取引先に発行しています。この場合の請求書は「電子帳簿保存」か「電子取引データ保存」のどちらに該当するのでしょうか？
②自社発行の請求書に誤りを発見した場合、請求書(PDFファイル)をメールにて送信しているので訂正・削除の履歴を残さないといけないと思っています。したがって削除する場合も訂正する場合も誤っている請求書を更新せず、改めて正しい内容の請求書を発行し、先方へ送付すると思いますが合っていますでしょうか？誤った請求書は相手側には破棄してもらってもいいのでしょうか？相手側も誤った請求書と正しい請求書は2つとも保存しておく必要がありますでしょうか？

①PDFを取引先に発行しているとのことですので、この場合は「電子取引データ保存」に該当します。
②インボイス制度上、発行側は適格請求書の記載内容に誤りがあった場合についても、修正前インボイスとして保存が必要になります。ただし、受領する相手側については修正前のものを保管する必要はありません。

電帳法の保存対象となる書類は、請求書等の本体のみが対象で請求明細資料等の補足資料は対象外となりますでしょうか。

請求書にて取引内容を確認できる場合は、補足資料等の保存は特段不要かと存じます。

電子帳簿保存制度のうち「電子取引」に対応する予定です。定時支払の請求書ですが①紙での請求書、②電子データ（メールやダウンロード）請求書が混在することになります。実際の支払業務は①紙での請求書と②電子データを紙に印刷したものとで行おうと考えています。 ただし②電子データは全件電子保存もします。二度手間になることは分かっていますが、支払件数が多いので漏れの無いように紙に印刷したもので金額チェックをするためです。処理に慣れてくれば電子データの印刷を止めることも検討しますが、スタート段階で紙に印刷しないで処理することは難しく、相手先に迷惑をかけることが考えられます。 電子で受け取ったデータは電子保存もしてあればこの様な対応で問題ないでしょうか？

はい。電子データで受領したものを電子取引の保存要件に沿って保存してあれば問題ありません。

自社システムより請求書・納品書等を紙で印刷したものを取引先に送付し、同時に弊社控えとして、システムより直接PDFで出力したものを保存したいと考えています。この場合（システムより直接PDF保存したもの）、保存方法として認められるのか、保存要件としては何に該当するのか、ご教示いただけますでしょうか。

PDFの保存は認められると考えますが、システム内で書類発行の元となるデータを確認することができるのであれば、そのデータを国税関係書類の電磁的記録の保存要件に沿って保存いただければ問題ありません。詳細は下記をご参照ください。
＜参考：電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】問７、25＞
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-1.pdf

公共料金の支払を支払代行会社へ依頼することになりました。 支払代行会社からは、請求書と立替金精算書が発行されます。こちらはWebからダウンロードする為、電子保存が必要になるかと思います。 支払代行会社に支払を依頼した納付書(請求書)のPDFも、依頼すればインターネット上で取得できるのですが、その場合も納付書(請求書)のPDFは電子帳簿保存法の電子保存が必要になるのでしょうか。

インターネット上で受領するということであれば電子取引に該当し、電子取引の要件に沿って保存が必要となります。

毎月、月初にまとめて請求書が届きます。①一括請求書が鑑として一番初めにあり、後ろに単票請求書が綴られている。この場合、一括請求書の鑑を基準に、取引先、一括請求書の金額(単票の合計額)、一括請求書の記載の取引日のこれだけを登録しておけばよろしいでしょうか？ 一括請求書は一括請求書として、単票請求書は単票請求書として検索できるようにしておかなければならないでしょうか？
②単票請求書がひとつのフォルダに入った状態で受領した。こちらもフォルダ単位でまとめてはいけないでしょうか？単票請求書ごとに取引日、取引先、取引金額を検索できるようにしなければならないでしょうか？

①一括請求書の取引日、金額、取引先で検索できるようにしておけば問題ないと考えます。
②一つの国税関係書類に複数の取引がまとめて記載されているような場合は、検索要件の項目は、各課税期間において自社で一貫した規則性を持っていれば、その電子取引データに記録された取引金額の合計額を用いることができます。なお、合計額で検索できるようにしている場合は、取引の日付ではなく、電子取引データの発行又は受領の年月日で検索できるようにしておく必要があります。詳細については下記ご参照ください。

＜参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問49＞
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-5.pdf

インボイス制度開始後から出張旅費精算等は社内規定に基づき精算をしているため請求書、領収書が入手できた場合にも 全て帳簿のみの保存で対応することにしております。（インボイス制度電話相談センターで確認済） その場合、電子帳簿保存法でも電子データ保管は必要ないという理解で間違いないでしょうか。 ホテルを予約している場合など電子データの請求書があると思いますが、社内規定内の支払のため提出してもらっておりません。

請求書・領収書自体の保存が不要なのであれば電子保存も不要となります。

弊社は運送費について海外のAudit会社が間に入り、各運送会社は弊社宛の請求データをそのAudit会社へ送付、そのAudit会社が請求金額を精査し、弊社のAPシステムへ支払いデータを転送しています。運送会社のAudit会社へのデータ送付方法は①請求書をPDFファイルにしてメール送信しているケース、②Excelで請求データを作成しメール送付しているケース、③EDIとまちまちです。また、そのAudit会社から弊社のAPシステムへはAudit後の支払いデータを転送しているだけで、そのAudit会社が受領した請求書或いは請求データ自体は弊社へは送付されていません。よって、弊社のシステム上では請求書自体を確認することができません。このように間に請求データの受領に別会社が介在するケースではどのようにして対応すればいいのでしょうか。現在はすべての運送会社よりAudit会社へ送付するものとは別にオリジナル請求書を紙で発行してもらい保管しております。

貴社と海外のAudit会社の取引の情報を保存すればいいと考えます。そのため、現状支払データしか受領していないということであれば、法律の観点からは保存が必要なのはそのデータのみになると考えます。社内の運用の為に運送会社から紙で請求書を受領しているということかと存じますので、それらはそのまま紙で保存していただければ問題ありません。

複数枚の請求書を１ファイルで送付または受領した場合、請求書単位にファイル分割してシステム登録する必要がありますでしょうか。

一つの国税関係書類に複数の取引がまとめて記載されているような場合は、検索要件の項目は、各課税期間において自社で一貫した規則性を持っていれば、その電子取引データに記録された取引金額の合計額を用いることができます。なお、合計額で検索できるようにしている場合は、取引の日付ではなく、電子取引データの発行又は受領の年月日で検索できるようにしておく必要があります。詳細については下記ご参照ください。

＜参考：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問49＞
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/00023006-044_03-5.pdf

今回の場合は、請求書を複数枚受領しているように見受けれれますので、請求書ごとに検索できるようにして保存しておく必要があるように考えます。なお、一定の条件のもとで電子データの検索要件が不要になる場合がありますので、合わせてご参照ください。

【検索要件が不要になる条件】
①売上高が5,000万円以下かつ、税務調査等の際に電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」に応じることができるようにしている場合

②税務調査等の際に、電磁的記録を出力した書面を取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものを提示・提出できるようにしておくかつ、電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」応じることができるようにしている場合