理研産業株式会社｜人事労務システムの導入事例｜奉行シリーズ

当社は1939年に創業。お客様のオフィスをもっと快適に、もっと楽しくできるようにICTを通じ、お客様の「働く」をより良い形にするお手伝いをしています。サービスの提供範囲はICTコンサルティング、オフィス設計、人材教育、販売促進ツールの制作など、多岐にわたります。
当社は経営理念として「“これからの働く”を実現する」を掲げております。“これからの働く”とは、特定の方法に限定せず、より広い意味での“働く”を実現することです。多様な価値観を持った人が便利に楽しく働けるように、そして成果も出せるようにしたいと考えております。

当社ではコロナ禍より前にモバイルを導入、先行して働き方改革に取り組んできましたが、このままでは「“これからの働く”を十分に実現できていないのではないか」と感じるようになりました。というのも、当社では自社オリジナルのExcel運用が多くあり、誰がどの業務を行っているのかオープンになっていませんでした。“これからの働く”を実現するために、生産性の低い自社オリジナルのExcel運用を無くし、誰がどの業務を行っているのかをオープンにすることで、もっと心地よく働けるのではないかと感じていたのです。

そこで、実際に現場をヒアリングしてみると次のような課題を発見できました。バックオフィスにおいては、長年同じ担当者が業務を行っており、一つ一つの作業でオリジナルの仕組みやルールが存在していました。そのため、その担当者にしかわからない業務が多くあり、退職等によって業務が回らなくなるリスクがありました。また、若手が配属されない状況も続いており、人材面の課題も抱えていました。

このようにバックオフィスの業務がどのような手順で行われていてどのような課題やリスクがあるのかを具体的に理解することで、何をどういう手順でデジタル化すれば「働きやすくなるか」が見えてきたのです。やはり働き方改革のヒントは「現場」にこそあるのです。とはいえ、バックオフィスの場合、営業部門などとは異なり、発言の機会が少ない傾向にあるため、課題が見えにくい。だからこそ、バックオフィスの担当者から意見を聞く場を意識的に設けることが重要だと思います。そうすることでバックオフィス担当者の働き方改革にもつなげられます。
“これからの働く”を実現するために、現場の意見を聞きながらバックオフィスの業務改善をする必要があると思いました。

奉行ともう一社を比較検討し、奉行の導入を決めました。決め手は「属人化を防止でき、“これからの働く”を奉行なら実現できる」と感じたことです。奉行は業界標準であり、パッケージで業務を網羅できるため、オリジナル運用をなくすことが可能。もう一社はパッケージで運用できない部分があって別途改修が必要でした。これでは今までの運用とさほど変わらないため、属人化を防止できないと思いました。また、奉行は基幹業務システムとして導入シェアNo.1であることに加え、高い信頼性のセキュリティ体制も導入の後押しになりました。

バックオフィスのシステム入れ替えは、影響する範囲が大きいため、”導入支援”と”導入後のサポート体制”を入念に調べました。導入支援では、2か月半という短期間での導入を目指していたので、それだけに手厚い援助が必要でした。OBCの場合、業務に精通したインストラクターが来社して稼働まで導いてくれるので確実な稼働を実現できるという安心感がありました。近年は導入支援がインターネットだけという企業も多いですが、このような人的な導入支援があれば内情に合ったアドバイスを受けられますし、とても心強いなと感じました。

導入後のサポート体制では、経験の浅い従業員や若手が配属されたときでも、今まで通り業務を行う必要があるので重要です。OBCでは、サポートセンターに問い合わせをすれば実際の画面を見ながら解決まで導いてくれるリモート接続が利用でき、操作に慣れていない従業員がいても確実に疑問を解消できると感じました。そして、ユーザーコミュニティ「奉行まなぼーど」では「活用Tips集」という動画コンテンツが充実しており、年末調整など、年１回の手順を忘れがちな業務も動画を参照するだけで行えるのはとても便利だと感じました。

このように、さまざまな手段で導入支援・サポートを提供してくれているため、安心感がありました。

さらに、段階的な導入が可能なこともポイントでした。例えば、まずは給与明細の電子化を、次に年末調整申告の電子化をというように自社の状況に合わせて都度導入できるのです。このようなスモールスタートで導入可能ならばバックオフィスの業務体制を柔軟に構築でき、最終的に全体最適に繋げられると思いました。

奉行を導入してからほとんどの業務をパッケージに乗せることができており、近い将来、オリジナル運用をなくして属人化を防止できる体制を構築できそうです。また、総務担当者の業務効率化が大きく進みました。業務効率化が進んだ業務を個別に挙げていけば数え切れません。例えば離職票の作成にかかる時間は30分から15分に、随時改定は20分から10分に、給与支払報告書の作成は5時間から2時間に短縮。退職者への源泉徴収票の入力作業はひとりあたり30分から1分、住民税の届出は30分から5分に。月の給与計算業務では合計約10時間の業務時間を削減できました。給与明細書や源泉徴収票の配付作業は紙が一切なくなり、配付作業にかかっていた5時間がゼロになりました。

制度改正への対応という点では定額減税の前に奉行を導入できていたのは幸運でした。OBCから「定額減税はシステムがすべて自動で行うので何もしなくていいですよ」と案内があり、とても安心しました。従来ではこのような制度改正が行われる際、総務担当者がその内容を理解してシステム依頼書を書き、システムに間違いがないか確認しており「本当に正しく業務が行えているのか」という不安を拭えずにいました。これが自社運用のままだったらと思うと本当にゾッとします。

現在ではこのような業務改善ができたことに加え総務のお役立ち情報を「奉行まなぼーど」や「OBC360°」といったコンテンツで得られるので助かっています。奉行まなぼーど内の「みんなの広場」ではほかのユーザーに質問や回答をするなどしてコミュニケーションを楽しみながら業務を学んでいます。

こうした奉行の導入効果は総務担当者だけでなく従業員にも及んでいます。従業員の年末調整申告がずいぶん楽になっています。具体的には、従業員が入力する画面においては前年度の内容が複写されるようになっているため、どこに何を記入するのか頭を悩ませることが少なくなっています。前年度と同様であればそのまま提出ボタンを押すだけでよく、記入間違いも減らせます。給与明細の電子化も従業員に好評です。従来は給与明細を紙で発行していたので、例えば外出先での確認は困難でした。しかし、現在では給与明細をいつでもどこでも確認できますし、過去の給与明細の出力も簡単にできるようになりました。導入の際には、マニュアルを配付してオンライン説明会を実施したことで、従業員から問い合わせなくスムーズな運用ができました。

このように奉行の導入効果は全社に及んでおり、ワークライフバランスの推進力となっています。こうしたなか、第3回広島ワークスタイルカンファレンス（主催：中国新聞社、広島県社会保険労務士会）において「ワークライフバランス推進部門賞」を受賞することができました。奉行によっていつでもどこでもアクセスが可能な環境を実現できたことがワークライフバランス推進の基盤として評価されたのだと考えています。

当社では育休取得率100％を実現しており、今後もさらに子供・子育ての支援に注力していきます。産休や育休については社会保険免除申請など、スケジュール管理が面倒で手間が多く、この部分も奉行クラウドで改善していきたいと考えています。そして、電子申告の義務化に伴い、法定調書奉行クラウドの導入を検討中。ワンクリックで電子申告できる体制を整える方針です。また、よりよい働き方の実現を目指して人事評価やタレントマネジメントシステムの導入も進めたいと思っています。

当社では2024年7月に「Riken DX Lab」を設置、社内外を問わずDXを浸透、深耕していく決意です。「“これからの働く”を実現する」企業として、これまで培ってきたノウハウやお客様の導入事例だけでなく、私たちの実際の取り組みもご紹介し、モノづくりができるICT会社としてさまざまな商品やサービスを組み合わせて提供していきたいですね。地域社会の持続的な発展を支える企業として、ＤＸのことを相談するなら「やっぱり理研産業！」と言われる存在であり続けたいと考えています。