当社は2002年4月に学校法人大正大学の出資を受けて設立された企業です。大学の資源を有効活用して、学生の学びと成長や研究の充実につながる事業のほか地域貢献活動を行っております。具体的にはオープンカレッジや校舎等施設の貸し出し、学生生活のサポートなどを提供しています。

今回、販売管理システムを見直すきっかけとなったのは「業務が止まるリスク」でした。具体的には当社では経理はひとりしかおらず、その者しか請求書発行ができない状況であったことに加え、デスクトップの販売管理システムであったため自宅等から業務を行えず、経理が休むと業務が止まってしまうリスクがありました。

当社における販売管理の業務フローはこうでした。まず営業がExcelで見積書を作成して受注。納品後は経理が請求書を発行するために、営業がExcelで作成した請求書発行依頼書を経理に提出します。経理は請求書発行依頼書を参照して販売管理システムに手入力後、システムで出力した紙の請求書を営業に渡し、入金という流れです。

奉行の導入前は20年以上このフローで業務を行ってきており、大きな支障はありませんでした。確かに手入力など、非効率な面はあるものの、これはこれで最適な業務フローになっていたと思います。しかしながら、先に述べた通り「業務が止まるリスク」は残り続けていました。販売管理は入金にもつながる重要な業務ですから、経理としては「業務を止めるわけにはいかない」という想いもあり、業務が止まらない環境をシステムで構築できないかと考えたのです｡

システムの導入は今回が初めてではなく、過去にフリーランス向けの管理システムを導入したことがありました。このときはあまり使われることもなく、導入は失敗に終わってしまいました。もちろん、せっかく導入したシステムですから使おうと最大限努力はしました。しかし、使い方をメーカーに問い合わせてみても納得のいく回答を得られないことが続き、結局使用を諦めてしまいました。

この経験からシステム導入にあたり、サポートの品質を重要視しました。サポートの品質と言っても視点はいろいろあると思いますが、当社の場合は“経理目線”で話ができるサポートを選びたいと考えました。なぜなら、今回の導入は経理を主導としていたため、「何かあった場合に経理が問い合わせをしやすいと助かる」と思ったからです。この点については、奉行を紹介してくれたのが当社をよく知る税理士法人であったので「奉行ならばサポートも期待できるのではないか」と考えました。

また、当社にはITが不得意な営業メンバーもおり、システム変更で業務のやり方を極力変えたくないという事情もありました。具体的には営業メンバーが従来と同様に業務ができることが重要でした。というのも、業務のやり方が変わってしまったら「面倒だから使いたくない」と言われかねないと考えたからです。こうしたなかで、実際に奉行を見てみたところ、従来の業務のやり方を変えずに済むことに加え、シンプルかつ直感的に操作できるようになっており、誰でも使える印象を持ちました。

もちろん「業務が止まらない環境」を構築することも重要なポイントでしたが、この点はクラウド化で簡単に解決できました。クラウド化することで、経理と営業の情報共有がスムーズになりますし、出社せずとも業務を行えるようになるからです。

システム検討時に重視した3つのポイント

奉行の導入後、見積書作成時に入力したデータを活用することで営業メンバーによる二重入力が不要になったことに加え、請求書発行依頼など、紙による申請・承認依頼がなくなりました。こうしたなかで、売上にまで至る業務フローはこう変わりました。まず営業が奉行で見積書を作成し、そのデータを活用して受注、売上入力まで行い、経理に売上申請を回します。営業による売上申請つまり請求書発行は申請ボタンを押すだけの簡単処理となり、経理はそれを承認して請求書発行に進めるようになりました。

このように業務フローは変わったものの、経理としては従来と同様に請求書を発行できており、システム変更の負担をあまり感じていません。営業についても同様の状況です。営業メンバーからは「従来の業務のやり方が難なく使えている。システム変更によって業務のやり方が変わると思っていたが、そうならなくて安心した」という声があがっています。例えばWebサイトの商品名をコピー＆ペーストで入力するといった営業メンバーの従来の業務のやり方も奉行で簡単に再現できているのです。

導入当初、使えるかどうか不安視する声もありましたが、経理でマニュアルを作って説明会を実施し「入力間違いがあっても経理で対応するから！」と伝えて、まずは使ってもらうようにしました。このような活動を続けて約半年経過した頃、営業にも奉行を使った新しい業務フローが定着した感じが出てきました。とはいえ、現実はバラ色ではなく、すべての営業メンバーが使いこなせているわけではありません。一部の営業メンバーはITが不得意でやはり使えないという話なので、その点は無理して変えさせるのではなく、その営業メンバーの分については経理で入力といった工夫をしています。

やっぱり、奉行を入れて一番嬉しかったのは営業メンバーでも請求書の印刷ができたことですね。ちょうど先日風邪をひいて会社を休んでしまったのですが、その際は自宅から奉行にアクセスして請求書のPDFをクラウド上に作成し、担当者に請求書を印刷してもらいました。経理としては「これで肩の荷が下りた！」と、とても安堵しています。

こうしたなか奉行を実際に使っていると、サポートの質の高さに本当に驚かされます。年度当初で伝票番号を変える必要があったのですが、設定しても変わらなかったため電話で問い合わせたところ、パソコンで画面を共有してくれてすぐに解決。メーカーにありがちな難しい言葉ではなく“経理目線”の言葉遣いで説明してくれたのでとても安心しました。入金処理を間違えた際も電話だけで解決できたのですが、これはサポートセンターの方が経理の業務フローをちゃんと理解しているからだと思います。

有り難いことに生産性の向上も実現できています。営業については見積書など、書類作成に伴うExcel操作が大きく減少。以前はExcelのオリジナル書式で書類を作っていましたが、数量が多い場合や食品の注文を受けて消費税率が変わる場合などは作業が煩雑になっており、どこかのタイミングで計算式が崩れてしまうことも。その場合はひとつひとつのセルをしらみつぶしに検証していく必要があり、それが大きなストレスになっていました。現在はそのような作業は不要になり、書類作成をスムーズに行えています。

経理については請求書発行依頼書がなくなったことで手入力が10分の1に減少。また、請求書発行に伴う残業をせずに済むようになりました。以前だと営業メンバーにとって作成が面倒な請求書発行依頼書は定時間際にまとめて経理に提出されることが多く、経理はそこから作業するため、残業せざるを得ない状況でした。しかし、現在は書類を作成せずにボタンひとつで請求書発行を経理に依頼できるようになったからでしょう、請求書発行依頼が分散し、定時で帰れるようになっています。今回、システム入れ替えのテーマは「業務を止めない環境」でしたが、奉行の導入で生産性が向上したほか新しい業務のやり方も定着できたと考えています。

一連の業務がつながり、営業と経理の入力・紙を削減

導入後は奉行の使用を渋る声もありましたが、現在は定着してホッと一息ついたところです。約20年も同じやり方をしてきましたのでシステム入れ替えは大きな不安を伴いましたが「えいっ！」と決断して本当によかったです。経理としては気軽に休めるようになりました。クラウド化で入金状態を営業メンバーも容易に確認できるようになり、入金の有無について経理に問い合わせが入ることも減少しました。

業務フローを見直してみると、改善の余地がまだまだありそうです。例えば請求書と売上の関連性が見えないので収支表を一部手作業しており、経費と売上の整合性を図るためにもシステム拡張が必要かもしれません。そして奉行の導入を機に請求書の電子化について検討を始めましたが、現在は請求書を従来通り紙で出力しています。というのも、会計監査への対応や官公庁への請求は紙のほうが都合がよいですし、請求書がメールで届かないリスクも無視できないからです。今後はお取引先や自社の状況も踏まえ、請求書の電子化にも柔軟に対応していきたいと思います。