当社は2019年の設立以来、「保険を、自由に、正直に。」というスローガンのもと、生命保険・損害保険・少額短期保険の代理店業務を通じて、お客様一人ひとりに寄り添ったサービスの提供に努めてまいりました。また、2022年からは金融商品仲介業（IFA）を開始し、金融サービス領域の拡充を通して、より総合的なサービス体制の構築と業容の拡大を図ってまいりました。

当社では社労士に業務を委託していましたが、手作業が多く、業務負担を減らせずにいました。具体的には入社手続きや給与計算などの業務に必要な情報の収集や確認に大きな負担がかかっていたのです。例えば入社手続きについては入社予定者の情報をGoogleフォームで取得し、当社でExcelに転記、社労士へ連携していましたが、転記の手間のほか、マイナンバーなどの個人情報の正確性などの確認が必要でした。

給与計算については給与の形態や手当が複数あり、集計に多大な労力を要していました。また、給与明細書の配付については毎月約8時間かけて個人毎にメールを作成、送信していました。給与計算についても社労士との情報共有はExcelを使用。そのため、給与情報や変更点（手当、控除、勤務状況など）を共有するためにメール作成、送信などの手作業が必要でした。

従業員に関する情報を一元管理できていないことも改善すべき点でした。例えば保険募集人資格や各生命保険会社の登録コード、会員情報・期限管理など、従業員について管理しなければならない情報は多いのですが、情報が散在していて必要なときにアクセスできない状態だったのです。昨今、保険業界においてはガバナンスの強化が叫ばれており、情報を一元管理できていない状況は企業の信頼性の欠如につながりかねないと考えていました。

そうしたなか、当社では近年、従業員数が増加傾向にあることも相まって、業務効率化と情報の一元管理が急務となっていました。これまでの経験で「社労士に業務を委託しただけでは業務効率化は限定的」であることは理解していました。そこでシステムの活用を検討することにしたのです。

社労士への業務委託範囲を変えずに業務効率化できないものか。こう考えていたなかで社労士から推薦を受けたのが奉行でした。奉行の導入を決断した理由は2点です。1つ目は「社労士と一緒に使えるシステム」であることです。奉行ならば、社労士と同じ環境で業務を進められる「共同利用」ができるため、情報連携のための手作業を削減できると考えました。また、社労士が奉行の操作に詳しく、これならば安心して使い続けられると感じました。

2つ目は「奉行は保険業界特有の複雑な給与計算にも対応できる唯一のシステムだ」と社労士から強く推されたからです。社労士によれば「一般的なシステムの場合、給与所得と事業所得を分ける際に手作業が介在してしまうが、奉行を使えば手作業は不要になる。さらに、奉行は期間限定の手当にも対応できるだけの柔軟性がある。たとえ複雑な給与計算でもExcelなどの手段を別に使うことなく、奉行だけで完結できる」という話でした。これならば業務の効率化が一気に進みそうだと感じていました。

源泉徴収票を簡単に出せることも決め手のひとつになりました。当社の営業は個人事業主のような報酬体系であり、同時にDC（確定拠出年金）に加入しているケースが多い。そのため、源泉徴収票の作成において事業所得分と給与所得分を分けて記述する必要があります。その際に一般的に何らかの手作業が必要になりますが、奉行の場合、項目設定を行うだけで源泉徴収票を出力できます。奉行を導入すればExcelで源泉徴収票を作成せる手間がなくなると思いました。

入社手続きについては情報の入力から確認、連携が一気通貫で行えるようになりました。例えば、従来ならば確認に手間のかかっていた資格情報や本人確認書類、マイナンバーなどは写真が添付されているので正誤を一目で判別できるようになり、正確かつ迅速に業務を行えるようになりました。奉行には業務の効率化につながるさまざまな標準機能が実装されていますが、当社では「やることリスト」を活用して業務を進めております。具体的にはリスト内で＜社労士＞などのタグを付けて、タスクや進抄を管理しています。この機能を使えば、タスクに抜け漏れがなくなるだけでなく、進捗状況が一目でわかるので電話やメールなどで確認を取る手間がなくなりました。リスト内で役割分担を明確にしたら、後はリストを上から順に進めていくだけ。社労士の方からも情報連携がスムーズになったことで「仕事がかなりやりやすくなった」と言ってもらえています。このように、社労士と一緒に奉行を使うことで業務効率化の効果を双方が最大限享受できます。

給与計算については保険業界特有の複雑な給与計算や手当も問題なく対応できています。大きかったのは給与明細の配布に伴う時間を年間約100時間（毎月約8時間）削減できたことです。現在では、給与明細を自動で配信できるようになり、さらに給与明細と一緒に立替経費などほかの書類も設定した期日に一斉配信できるようになったのでとても助かっています。言うまでもありませんが、給与明細は重要な個人情報。従来のようにメールで個別送付することはなくなり、誤送信のプレッシャーから解放されました。さらに、従業員が増えても負荷を増やさずに対応できる体制を整えることができました。

従業員の情報を一元管理できる体制にできました。これにより、保険募集人資格や各生命保険会社の登録コード、会員情報・期限管理など、以前は散在していたこれらの情報を探す手間がなくなったほか、昇格や昇進など、人事管理への情報活用も容易になりました。最近は手作業を介さずにほしい帳票をすぐに出力できるようになっています。例えば年収一覧表を参照して何らかの営業的フォローが必要な従業員を抽出するといったことが簡単にできるようになったのです。

奉行を導入して業務効率化は確実に進みました。しかし、まだ奉行を十分に使いこなせておらず、業務効率化は道半ばというのが実感です。そこで今後は身上異動などの諸手続きも奉行でできるようにしていきたいです。そのためには奉行について知ることが重要ですが、OBCにおいてはサポートセンターや「奉行まなぼーど」といったユーザー支援が充実していますのでこれらを積極的に活用し、業務効率化に役立てていきたいです。

また、当社では積極的に採用を進めており、企業成長のための基盤整備が以前にも増して重要になってきました。具体的にはガバナンスや収益基盤の強化が必要不可欠と考えております。そこで一般社団法人生命保険協会の定める認定代理店制度に取り組んできました。当社は2023年に認定を受けたのですが、これには多大な労力がかかりました。というのも、認定代理店として認められるためには、生命保険協会が定める「業務品質評価」をすべてクリアする必要があるからです。もちろん、認定代理店はゴールではなく通過点。認定代理店で満足することなく、これからも業務品質の向上に取り組んでいきたいと考えております。

こうした状況にあって業務効率化を実現できたのは本当に大きいです。これからもOBCと社労士にはシステムと人力の両面で当社の成長をサポートしていただきたいと考えております。