株式会社大原商店｜人事労務システムの導入事例｜奉行シリーズ

奉行の導入前はインストール型の勤怠システムが稼働していましたが、給与計算のために多くの事務作業が発生していました。具体的には打刻と労働時間の集計を勤怠システムで行った後、労働時間管理のためのExcelへ転記し、そのExcelが入ったUSBを従業員が車で運んで給与計算の代行会社に手渡していました。こうした事務作業は付加価値を生まないため、無駄だと感じていました。

人手不足が進行し、法改正への対応などで業務量が増大するなかで、今総務部に求められているのは限られた時間、人数で業務を行い、高付加価値を生み出すこと。それが「総務部のあるべき姿」だと考えています。その実現のためには人の手を介す事務作業を無くすことに加えて、勤怠から給与、給与明細、労務管理、人事管理まで、データが一気通貫でつながる仕組みを構築することが必要であり、システム刷新を行うことにしたのです。

以前からお付き合いのあるOBCの販売店に相談したところ、奉行を紹介して頂きました。その後、OBCの営業担当者から直接デモンストレーションを受け、奉行というシステムや営業の人柄についても「信頼できる」と確信しました。OBCの営業担当者は「総務部のあるべき姿」を理解したうえで、こちらの懸念事項に対し、懇切丁寧に説明を加え「問題なく実現できます」と言い切ってくれたため、本当に安心できました。他社の場合、質問をしても「実現できるかわかりません。持ち帰って後日説明します」と言われてしまい、給与計算という大事な業務を任せることに不安が残りました。

システムの刷新に伴い、給与計算の内製化を想定していたため、クラウド化は必須でした。実は、残業時間の集計はそれまでも自社で行っており、給与計算と明細書の印刷・封入封かんの業務のみを依頼していました。そんな中給与計算を外注してきたのは、年度更新や法改正に対し、ミスなく適切に対応することに不安を抱えていたからです。クラウドならばいつでも最新の状態にアップデートされているため、安心して業務を行えます。

心配なのはシステム導入を円滑に進められるかどうかです。給与計算は絶対にミスできない業務なので、業務の内製化に伴い、仕事のやり方が変わることに不安を感じていました。こうしたなか、OBCが奉行の導入だけでなく稼働後のサポートも考えてくれて有り難かったです。「詳しいことはQ＆Aで調べてください」「動画で確認してください」という会社もあるなかで、時宜に応じて有人で導入、稼働をサポートしてくれることが心強かったです。

【安心の連携サポートで導入から稼働までがスピーディー】

OBCの販売店のサポートを受けて3か月で導入から稼働までたどり着けました。正しく給与計算をするために必要な社員情報マスタの整備に苦労しましたが、販売店の導入指導担当の方は実務をとてもよく理解しているため、スピーディーに進められました。あまりによく知っているので「総務をしていたんですか」と聞いたところ「総務をやったことはないですが、社内テストを受けているのでだいたい理解しているんですよ」というお話でした。それでも解決できない場合はOBCのサポートセンターに相談しました。OBCの販売店とサポートセンター、時宜に応じて両者の支援を使い分けて、トラブルなしに導入できました。

【アウトソーシングの頃よりも一連の給与業務を早く完了できた】

給与計算の内製化については代行会社の計算結果と奉行のそれを3か月分、比較して修正および検証しました。現在は勤怠データの手入力がなくなり、勤怠を締めれば自動で給与計算ができる環境になっています。一連の給与業務（勤怠データ集計から振込完了まで）に要する日数を５日から2.5日に短縮できました。奉行導入したことで、給与計算をアウトソーシングしていた頃よりも、時間も手間も削減できています。

この2.5日の削減は大きなインパクトがあります。というのも、時間的余裕が精神的余裕につながるからです。総務の仕事は間違いが許されないだけにプレッシャーが常にかかります。従来、お盆など、日程がタイトになる時期には精神的余裕を失ってしまったことも。時間の削減によって精神的余裕が生まれて慎重に業務を行えるようになったと思います。

【データが一気通貫でつながりデジタル化が進んだ】

勤怠から給与、給与明細、労務管理、人事管理まで、データが一気通貫でつながったことで、有休や残業の申請、各種届出など、デジタル化が一気に進みました。経営陣への提出資料の作成については販管費や製造経費ほか、ほしい情報がすぐに出せるため、助かっています。また、各部門の管理者は部下の労働時間をリアルタイムで把握し、その時間をもとに業務の割り振りを行えるようになり、労働環境改善が進んでいます。さらに、従業員は有休の残日数を自身でいつでも確認できるようになったことで、計画的に休暇を取得する従業員が増えたように思えます。

すぐに取り組みたいのは入社手続きなど、紙が残っている業務のペーパーレス化。次に属人化の解消です。入社手続きのように実質的に特定の従業員しかできない業務をなくし、誰でもできるようにすることで変化への対応力を高めたいですね。

人手不足が深刻化するなかで、人に選んでもらえる企業、入ってよかったと思ってもらえる企業になることが重要だと考えています。実際の取り組みとして３年前から人事評価制度の変更や社員食堂の導入などを行っています。他にも、中期経営計画目標の社内における浸透のためユーモアを交えてポスターを作成し掲示するなど、総務部主体で明るい環境づくりに務めています。今後は人材育成がますます重要になってくるでしょうから、人材育成のための施策立案や実行にも注力していきたいです。

限られた時間、限られた人数で業務を行い、高付加価値を生み出す。これからも「総務部のあるべき姿」の実現に奉行が寄与してくれるものと確信しています。