株式会社池田模範堂|勤怠管理システム・人事システム・給与システムの導入事例|奉行シリーズ

導入事例

株式会社池田模範堂

  • 製造業
  • 「奉行V ERP」の導入により人事労務のシステム統合を実現
    業務の無駄を排除し、大幅な効率化へ
    所在地
    富山県
    従業員数
    260名(2011年1月現在)
    年商
    115億円(2010年11月期)
    虫さされ・かゆみ止め薬のトップブランド「ムヒ」で有名な株式会社池田模範堂様は、人事労務について従来から続く業務の在り方を見直し、奉行V ERPの勤怠管理システム・給与計算システム・人事情報管理システムを導入。人事労務の各システムを統合したことで、業務全体の大幅な効率化を実現した。
    パッケージの活用により高度な業務標準化を目指した同社が、複数のシステムから「奉行V ERP」を選択するに至った選定ポイントや、導入後の効果について、同社の導入プロジェクトに携わった皆様にお話を伺った。
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    課題と効果

    課題
    1. 従来からの紙ベースによる勤怠管理業務や通勤費計算への業務負荷が限界となっていた
    2. 業務プロセス単位の部分的なシステム化により、一部で経験を必要とする手作業が残っていた
    効果
    1. パッケージ機能をうまく活用することで、人事労務業務や就業規則を整備し、より高度な業務の標準化を実現した
    2. 勤怠管理から給与管理・人事管理にいたる人事労務業務について「奉行V ERP」による統合システム化を実現した

    導入前の課題と導入に至る経緯

    勤怠業務の効率化と人事労務システムの統合を目指し既存システムのリプレイスを検討

    • 人事企画課澤 広子 様
    • 総務経理課横道 達也 様

    虫さされ・かゆみ止め薬のトップブランド「ムヒ」で有名な株式会社池田模範堂様は、創業100年を迎えたことを機に、2011年に、従来のブランドイメージを「ムヒ」から「MUHI」へと刷新。「肌を治すチカラ」を新たなコーポレートスローガンに掲げ、新しい分野への挑戦を始めている。
    一方で、社内では2007年に「情報システム委員会」を発足し、部門や業務ごとで個別に最適化されているシステムを、全社的に統合整備していくための活動を開始した。委員会活動の範囲は、サーバー環境の構築からソフトウェアの整備まで多岐にわたるが、その中で、基幹業務システムについても整備が行われることとなり、2009年、業務の課題が大きかった人事労務の分野から見直しが行われることとなった。

    同社には、人事労務業務における課題が大きく二点あった。一点目はシステム化されていない勤怠管理にかかる業務負荷が大きい点。そしてもう一点は、部分的なシステム化により、経験を必要とする手作業が残っている点であった。

    当時、勤怠管理については、出勤簿や各種申請の提出、打刻管理なども全て紙による管理が行われていた。さらに、業務を複雑にしていたのが通勤費の計算であった。同社は自動車通勤者が多く、通勤費は実費支給の方法を取っている。そのため、日々の通勤手段について記録を必要としており、勤怠の締め日には出勤簿上での通勤費集計も必要となっていた。
    その頃の業務の状況について人事企画課の澤様は次のように語る。
    「有給休暇や休日出勤の申請、日々の残業時間の申請は全て紙の出勤簿で行っていました。勤怠の締日には、社員各自が電卓で計算した残業の合計時間を出勤簿へ記入し、上長が内容を確認します。やはり記入間違いなどがありますので、最終的に人事企画課に提出されてくる全社員の出勤簿は、担当者で手分けしてチェックを行う必要がありました。260名以上の社員がいますので、本当に大変な作業でした。勤怠と通勤費の締め作業には、大体6人で3日間を要していましたし、就業時間中には終わらないので残業も多くなっていました。」

    システム面での課題について、情報システム委員会のメンバーでもある、総務経理課の横道様は次のように語る。
    「当社では、今まで業務プロセスごとに必要なシステムを導入してきました。これらのシステムは業務プロセスごとに最適化はされているのですが、業務全体からシステムを見ると、システム間を連携するために経験を必要とする手作業が数多く残っていました。現在は、作業標準化と業務効率化を目的にシステム統合や最適化を一段と進めているところです。
    人事労務についても、10年以上前から、給与計算システムと人事情報管理システムが導入されていましたが、給与計算には勤怠を締めた後の結果の手入力が必要でしたし、全ての紙の出勤簿を生データとして管理しておくなど、非効率な業務が残っていました。」

    企業の成長と共に社員数の拡大を続ける同社では、紙による管理業務が限界となっており、また、人事労務業務全体を効率化できるシステム基盤が必要となっていた。このような背景の中、新たな人事労務システムを検討することとなった。

    選定ポイント

    人事労務業務全体を統合できるシステムを選択
    パッケージでありながら顧客要望への柔軟さを持つ「奉行V ERP」を評価

    システムの検討にあたっては、4社について細かな比較検討を行った。重要視するポイントのひとつとして、パッケージシステムにこだわったという。
    「まずは、世の中のパッケージシステムは何ができるのかを知りたいという思いがありましたから、数多くのシステムをじっくり検討することにしました。手組みのシステムでは、自分たちのやりたいことはできますが、自社のオリジナルのやり方を見直すことにはなりません。パッケージシステムを検討することで、世の中の標準的な業務、スタンダードなやり方を知りたいと考えていました。」(横道様)

    約半年間をかけて検討を重ねた結果、同社は「奉行V ERP」の導入を決定。タイムレコーダ、勤怠管理WEBシステム、就業奉行V ERP、給与奉行V ERP、人事奉行V ERPによる、統合人事労務システムの構築を行うこととなった。

    数あるシステムの中から「奉行V ERP」に決定した理由について、横道様は次のように語る。
    「システムの機能面では、勤怠申請や打刻など、全社員が使ってもらうシステムとなりますので、まずは、使い勝手を重要視しました。また、奉行V ERPは人事労務の各システムがデータベース統合される点も決め手となりました。システム間のデータ連携がスムーズに行えます。
    また、就業管理・給与管理・人事管理を総合的に提案いただけたことも大きなポイントとなりました。奉行V ERPは、システム間での操作性が統一されていますので、担当者はいくつものシステム操作を覚える必要が無いというメリットがあります。」
    中でも、パッケージでありながら、顧客の要件対応に柔軟なシステムである点に驚いたという。
    「奉行V ERPの機能性について提案を受けている際、1点、運用上の手間が発生しそうな点がありました。それを伝えると、『すぐに改善します。』という回答が返ってきました。実際に、導入時期には機能改善がされており、要望通りの機能が搭載されていました。ベンダーの方から、OBCはお客様の声を吸い上げてくれるメーカーであるとお聞きしていましたが、パッケージでありながら機能改善への柔軟性を持つ点にとても驚かされました。このような機能の成長性に期待が持てる点は大きな決定要素のひとつとなりました。」

    システム概要

    人事労務のシステム統合により、業務全体のプロセスに沿ったシステム化を実現

    株式会社池田模範堂様は、本社(研究所、工場を含む)を含め5つの拠点を展開している。日々の勤怠打刻は各拠点に設置されたタイムレコーダからデータを本社に収集し、「就業奉行V ERP」に自動で取り込んでいる。また、有給休暇や休日出勤等の勤怠申請は「勤怠管理WEBシステム」によりWEB経由で申請ができ、承認ワークフローを通して就業奉行V ERPに書き込まれる。
    勤怠データは締日には自動で勤怠集計がされ、確定された勤怠結果は「給与奉行V ERP」へとデータベース連携により取り込まれ、給与計算に反映がされる。
    これらの人事労務システム間で統一使用する人事情報マスターは「人事奉行V ERP」により一元管理がされているため、人事異動や結婚・入社・退社などで日々変化する人事情報も「就業奉行V ERP」や「給与奉行V ERP」にリアルタイムに反映がされる。
    このように、人事労務管理に関わる全体的な業務プロセスに沿ったシステム化を実現している。

    システムフロー図
    システムのポイント
    1. システムと連動するタイムレコーダの導入により、全国5拠点の勤怠打刻データの収集と勤怠集計を効率化
    2. 有給休暇や休日出勤などの勤怠申請はWEBにより承認フローの効率化を実現
    3. 各システム間の連携はデータベース統合で実現。失敗の無いデータ取込が可能
    4. 実費支給が必要な通勤費のカウントはアドオン開発により自動処理機能を追加
    5. タイムレコーダのお弁当申請機能の活用により、お弁当の集計と代金の天引きを自動化

    導入効果と今後の展望

    勤怠管理業務の効率化により、業務コストを大幅に削減

    • 人事企画課山村 みどり 様
    • 人事企画課石黒 久美子 様

    システムの導入設計段階では苦労もあったが、システムベンダーの導入支援体制によりスムーズに導入を進めることができたと語る。
    「運用に向けた最初の設計作業では、想像以上に自社の勤務体系の種類が多いことに驚きました。それを全てシステムに落とし込んでいくわけですが、社員全員が使うシステムですので、体系などは意識せずに使えるよう、わかりやすい表現や設計を意識しました。申請と承認ワークフローの作成をはじめ、社内のルールをシステムに表現したり、就業規則の複雑な部分を見直しながら新しいルール化を進めていく過程は苦労も多かったのですが、ベンダーの支援体制も素晴らしく、その都度相談を行いながら問題無く進めることができました。」(横道様)

    奉行V ERPの導入後、同社の課題であった勤怠管理業務は大幅に効率化を実現した。その効果について人事企画課 係長の山村様は次のように話す。
    「勤怠集計については1日で業務が終わるようになり、作業時間が大幅に短縮されました。最終の勤怠について打刻の漏れが無いかの確認はしますが、集計についてはシステムが自動で行ってくれますので、集計作業が一切必要なくなりました。この点については人事企画課での作業だけでなく、現場の作業負担も無くなりました。また、以前は出勤簿が手元に集まらなければ作業を開始できないため、チェック作業を一気に行う必要があり大変でしたが、今はリアルタイムで途中に確認することができ、作業が平準化されました。奉行V ERPを導入したことで、人手を掛けなくて済むようになりましたから、業務コストは確実に削減できています。」

    また、データ移行作業も、OBCサポートセンターやベンダーの支援も合わせ、自社内で運用を完結することができたという。実際に操作を担当されている人事企画課の石黒様は奉行V ERPの機能性や操作性について次のように評価する。 「現在の部署に異動になる前は、パッケージシステムを一度もさわったことが無かったのですが、奉行V ERPを直ぐに使えるようになりましたので、その完成度の高さは素晴らしいと感じます。画面もきれいですし、例えば社員の異動があった場合でも、顔写真で本人の確認を行いながら異動の操作を行うことができる、そんな使いやすさがあります。」

    奉行V ERPの導入を足掛かりに、社内のシステム化のさらなる推進へ

    奉行V ERPの導入により、人事労務業務の基盤構築を実現した同社。最後に、今後の同社のシステムの展望について横道様にお聞きした。
    「今回、システムの導入に合わせ、就業規則の見直しと整備を行ったことで、社内への周知徹底の良い機会となりました。また、勤怠管理WEBの導入は、社員全員がPCを使用する足がかりとなったことも、大きな効果のひとつとなりました。全社員がPCを使える環境を構築できたことで、社内のシステム化を将来さらに進めていく基礎を作ることができました。今後は、ワークフローに様々な申請を反映させながら、紙ベースの業務を削減していきたいと考えています。」

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    会社概要

    会社名
    株式会社池田模範堂
    設立
    創業 1909年(明治42年)・設立 1948年(昭和23年)
    資本金
    9,516万円
    売上高
    115億円(2010年11月期)
    従業員数
    260名(2011年1月現在)
    事業内容
    医薬品の製造販売
    URL
    http://www.ikedamohando.co.jp/

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