アートチャイルドケア株式会社|給与システム・人事システムの導入事例|奉行シリーズ

導入事例

アートチャイルドケア株式会社

  • 医療・福祉
  • 事業統合により各社独自で運用していた勤怠・給与システムを奉行V ERPで統一
    管理部門と各保育所、双方の業務生産性向上を実現
    従業員数
    1,500名(平成25年8月1日現在)
    年商
    34億円
    引越サービス事業を核に事業を展開するアートグループの一員であるアートチャイルドケア株式会社様は、2010年にグループが営む3社の保育事業を統合して発足した。当時は、統合前に各社が採用していた独自の勤怠・給与システムを継続して利用しており、システムが統一化されていないが故に、給与計算に多大な手間がかかる上、管理も煩雑で難しい状況であった。
    管理部門と各保育所、双方の業務生産性向上を目的に、人事労務システムを奉行V ERPおよび独自開発の勤怠管理システムで統一。これにより、管理部門の給与計算にかかる業務負荷が半減し、各保育所においては、勤怠処理の省力化や勤務状況の見える化の実現により、業務生産性が大幅に向上した。同時に、点在していた人事情報を一元管理し、的確な人事異動やより良い職場環境作りに向けた人事制度設計を行うための情報基盤を構築した。

    課題と効果

    課題
    1. 事業統合により、以前から利用していた各社独自で運用していた勤怠・給与システムを統一し、管理部門と各保育所、双方の業務効率化が急務であった
    2. 勤怠締め後6日間に業務負荷が集中し、正確な勤怠集計、給与計算が困難な状況であった
    3. 人事情報が点在しており、的確な人事異動などマネジメントに活用できる情報基盤の構築が必要であった
    効果
    1. 奉行V ERPを基盤に独自開発の勤怠管理システムを導入し、管理部門と各保育所双方の業務生産性が大幅に向上した
    2. 勤怠集計、給与計算が自動化され、ミスのない正確な給与業務を実現。業務負荷が半減し、本来の人事業務に集中できるようになった
    3. 一元管理された人事情報を活用することで、より良い職場環境作りに向けたマネジメントが可能になった

    導入の背景と課題

    業務効率化に加え、人事・勤怠情報の見える化を目指す

    • 管理部 人事総務課
      課長
      甲斐 大賀 氏
    • 管理部 人事総務課
      情報システム担当
      課長代理
      関口 大介 氏

    引越サービス事業を核に「暮らし」をサポートする事業を展開するアートグループの一員として、保育事業を全国で展開しているアートチャイルドケア株式会社。厚生労働省からの認可を受けた認可保育所を始め、東京都認証保育所の運営、病院内・企業内保育所の受託運営、ベビーシッターサービスの提供などを行っている。アートグループが社会貢献の一環として立ち上げた、子育て支援情報を提供するサイト「the0123アート子育て研究所」の運営を担っているのも同社である。2013年8月現在、全国で155ヵ所の保育所を運営し、従業員数は1,500名を数える。アートグループの保育事業は、2005年に保育所を開設したところから始まった。2年後には同業の2社をグループに招き入れて事業を拡大させ、2010年に保育事業を統合し、アートチャイルドケア株式会社が発足した。

    同社では、統合前に各社が独自に導入していた勤怠・給与管理システムを継続して利用しており、大きく3つの課題があった。1つは、管理部門における給与業務負荷の軽減、もう1つは、各保育所の勤怠処理の効率化と勤務実績の見える化、そして3つ目は、人事情報に基づくマネジメントの実践である。

    「給与計算の都度、各システムから収集した勤怠データをExcelで加工し、給与計算システムに手入力していたので、非常に手間がかかっていました。」当時を振り返り、管理部人事総務課 課長 甲斐 大賀氏は語る。
    「月末に勤怠を締めてから翌月6日には親会社に人件費の報告をしなければならないため、短時間で処理しなければならず、業務負荷が集中し、大きなプレッシャーがありました。」
    さらに、管理部 人事総務課 情報システム担当 課長代理 関口大介氏も次のように続ける。「勤怠管理においては、出退勤時刻を従業員自身が手入力している保育所が大多数であり、その入力作業が業務時間を圧迫していました。また、以前のシステムでは、残業時間や有休の取得状況などが各保育所でリアルタイムに把握できず、マネジメントが困難な状況でした。」また、人事情報が各システムに点在していたため、人事異動策定に必要な情報の取得や人員構成の把握も困難であり、人事情報管理の基盤構築が急務であった。

    これらの課題を解決すべく、2010年9月に人事労務システムの統一に向けて検討を開始。10ヶ月かけてシステム要件の洗い出しや就業規則の見直しを行い、いくつかのシステムを比較検討した結果、奉行V ERPシリーズの導入および勤怠管理システムの独自開発を決定した。

    選定ポイント

    豊富な管理帳票を評価。法改正対応への安心感もポイントに。

    人事情報管理基盤として、多岐にわたる人事情報を管理でき、様々な視点での情報把握・分析を実現する人事奉行V ERP、そして多様な雇用形態の給与計算に対応可能な給与奉行V ERPおよび給与賞与明細照会Webシステムの導入を決定。勤怠管理システムは、同社特有の園児管理システムと連携する従業員のシフト管理機能や、1ヵ月単位の変形労働時間制の時間外労働管理機能に加え、シフトで組まれた就業時間を外れた出勤時間はすべて残業扱いにするという特殊な残業集計を兼ね備える必要があり、独自開発を行うこととなった。

    「奉行シリーズを初めて見た時は、人員構成表や単価分布表といった見たい資料がぱっと、しかもグラフで視覚的に出てきて、画期的なシステムだと感じました。」と甲斐氏は、管理帳票の豊富さを評価する。また、頻繁な法改正に迅速に対応できる、パッケージならではの安心感もポイントとなった。

    システム概要

    活用できる人事情報管理基盤を構築

    アートチャイルドケア株式会社様が導入した人事奉行では、従業員の基本情報を始め、所属・役職・職種等の異動履歴、健康診断履歴、労働契約履歴といった履歴情報や、顔写真、添付書類といった画像データなど様々な情報を一元管理できる。蓄積された人事情報は、必要な時に必要な条件で自由に抽出し、人事業務やマネジメントに活用することができる。同社では、人員推移表を活用して保育所ごとの人員増減を調べ、変動が大きい保育所に関して原因分析と対策を実施したり、異動履歴を見ながら従業員のステップアップのための人事異動を策定したりと情報に基づいた人事マネジメントを実践している。

    勤怠処理の省力化と勤務状況の見える化を実現

    勤怠管理システムでは、人事奉行に登録した従業員のデータを直接読み込む事によって、人事情報の二重管理が不要になり、正確な人事情報を利用してシフト管理から出退勤管理、勤怠集計まで行える。従業員がICカードを利用して出退勤打刻を行うと、シフトと打刻情報に基づいて勤務実績が自動集計され、Web上でリアルタイムに労働時間や残業時間、有休取得状況を参照できる。従業員はもとより、各保育所の園長や管理部門でいつでも勤務状況を把握できるようになったため、残業が多い従業員に対する対応など、具体的なマネジメントの実施が可能になった。

    手作業をなくし、正確・迅速な給与業務が可能に

    勤怠締め後、承認された各保育所の勤怠データが給与奉行にそのまま連携される。給与計算に影響する異動情報や手当変更情報は、人事奉行で事前に変更予約をしておくことで社員情報に自動更新されるため、更新漏れなく正確な給与計算が可能だ。また、給与賞与明細照会Webの導入により、従業員が明細書や源泉徴収票をWebで参照できるようになった。

    システム概要図

    導入効果と今後の展望

    給与業務の負荷が半減し、本来の業務に集中できるように

    導入効果について、甲斐氏は次のように語る。「以前と比べ、給与計算にかかる業務量は半分以下に減りました。給与計算後に全従業員の給与明細書を印刷し、155ヶ所ある保育所毎に仕分けて郵送する作業に丸2日を費やしていましたが、給与賞与明細照会Webの導入により、その業務も一切不要になりました。」
    関口氏は、「給与業務にかかる時間が大幅に削減されたため、新たな人事制度の設計や運用といった本来行うべき業務に集中できるようになりました。2013年4月には、子育て中で一旦保育の現場から退いている潜在保育士を積極的に採用する「Nursery MaMa」採用制度を創設するなど、新しい制度運用を始めています。」と語る。

    「人財」という強みを活かし、更なる事業拡張へ

    アートチャイルドケア株式会社様は、今後も保育所を拡充し、将来的には従業員5,000名を超える事業拡張を想定している。全国にある保育所において地域格差なく高水準のサービスを提供し続けられる背景には、教育に特化した教育研修部を中心とした人財育成への取り組みがある。園長研修、男性保育士のための研修、保育実技研修、「赤ちゃん学」の研修などのオリジナルの社内研修に加え、自治体主催の保育士研修やビジネスマナーなど様々な外部研修を通じて、高い人間性・高い保育力を持つ人財を育成している。
    今後の展望について、関口氏は次のように語る。「従業員が気持ちよく働けることが、保育サービスの質に良い影響を与えます。今後もより良い職場環境を目指し、人事情報を活用して制度設計を進めていきたいと考えています。」

    会社概要

    会社名
    アートチャイルドケア株式会社
    事業内容
    認可保育所、東京都認証保育所、病院内・企業内保育所、ベビーシッターサービス等の保育サービスを全国で展開。
    資本金
    5,000万円
    年商
    34億円
    従業員数
    1,500名(平成25年8月1日現在)

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