アートチャイルドケア株式会社｜給与システム・人事システムの導入事例｜奉行シリーズ

課題

1. 事業統合により、以前から利用していた各社独自で運用していた勤怠・給与システムを統一し、管理部門と各保育所、双方の業務効率化が急務であった
2. 勤怠締め後6日間に業務負荷が集中し、正確な勤怠集計、給与計算が困難な状況であった
3. 人事情報が点在しており、的確な人事異動などマネジメントに活用できる情報基盤の構築が必要であった

効果

1. 奉行V ERPを基盤に独自開発の勤怠管理システムを導入し、管理部門と各保育所双方の業務生産性が大幅に向上した
2. 勤怠集計、給与計算が自動化され、ミスのない正確な給与業務を実現。業務負荷が半減し、本来の人事業務に集中できるようになった
3. 一元管理された人事情報を活用することで、より良い職場環境作りに向けたマネジメントが可能になった

人事情報管理基盤として、多岐にわたる人事情報を管理でき、様々な視点での情報把握・分析を実現する人事奉行V ERP、そして多様な雇用形態の給与計算に対応可能な給与奉行V ERPおよび給与賞与明細照会Webシステムの導入を決定。勤怠管理システムは、同社特有の園児管理システムと連携する従業員のシフト管理機能や、1ヵ月単位の変形労働時間制の時間外労働管理機能に加え、シフトで組まれた就業時間を外れた出勤時間はすべて残業扱いにするという特殊な残業集計を兼ね備える必要があり、独自開発を行うこととなった。

「奉行シリーズを初めて見た時は、人員構成表や単価分布表といった見たい資料がぱっと、しかもグラフで視覚的に出てきて、画期的なシステムだと感じました。」と甲斐氏は、管理帳票の豊富さを評価する。また、頻繁な法改正に迅速に対応できる、パッケージならではの安心感もポイントとなった。

アートチャイルドケア株式会社様が導入した人事奉行では、従業員の基本情報を始め、所属・役職・職種等の異動履歴、健康診断履歴、労働契約履歴といった履歴情報や、顔写真、添付書類といった画像データなど様々な情報を一元管理できる。蓄積された人事情報は、必要な時に必要な条件で自由に抽出し、人事業務やマネジメントに活用することができる。同社では、人員推移表を活用して保育所ごとの人員増減を調べ、変動が大きい保育所に関して原因分析と対策を実施したり、異動履歴を見ながら従業員のステップアップのための人事異動を策定したりと情報に基づいた人事マネジメントを実践している。

勤怠管理システムでは、人事奉行に登録した従業員のデータを直接読み込む事によって、人事情報の二重管理が不要になり、正確な人事情報を利用してシフト管理から出退勤管理、勤怠集計まで行える。従業員がICカードを利用して出退勤打刻を行うと、シフトと打刻情報に基づいて勤務実績が自動集計され、Web上でリアルタイムに労働時間や残業時間、有休取得状況を参照できる。従業員はもとより、各保育所の園長や管理部門でいつでも勤務状況を把握できるようになったため、残業が多い従業員に対する対応など、具体的なマネジメントの実施が可能になった。

勤怠締め後、承認された各保育所の勤怠データが給与奉行にそのまま連携される。給与計算に影響する異動情報や手当変更情報は、人事奉行で事前に変更予約をしておくことで社員情報に自動更新されるため、更新漏れなく正確な給与計算が可能だ。また、給与賞与明細照会Webの導入により、従業員が明細書や源泉徴収票をWebで参照できるようになった。

導入効果について、甲斐氏は次のように語る。「以前と比べ、給与計算にかかる業務量は半分以下に減りました。給与計算後に全従業員の給与明細書を印刷し、155ヶ所ある保育所毎に仕分けて郵送する作業に丸2日を費やしていましたが、給与賞与明細照会Webの導入により、その業務も一切不要になりました。」
関口氏は、「給与業務にかかる時間が大幅に削減されたため、新たな人事制度の設計や運用といった本来行うべき業務に集中できるようになりました。2013年4月には、子育て中で一旦保育の現場から退いている潜在保育士を積極的に採用する「Nursery MaMa」採用制度を創設するなど、新しい制度運用を始めています。」と語る。

アートチャイルドケア株式会社様は、今後も保育所を拡充し、将来的には従業員5,000名を超える事業拡張を想定している。全国にある保育所において地域格差なく高水準のサービスを提供し続けられる背景には、教育に特化した教育研修部を中心とした人財育成への取り組みがある。園長研修、男性保育士のための研修、保育実技研修、「赤ちゃん学」の研修などのオリジナルの社内研修に加え、自治体主催の保育士研修やビジネスマナーなど様々な外部研修を通じて、高い人間性・高い保育力を持つ人財を育成している。
今後の展望について、関口氏は次のように語る。「従業員が気持ちよく働けることが、保育サービスの質に良い影響を与えます。今後もより良い職場環境を目指し、人事情報を活用して制度設計を進めていきたいと考えています。」