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労務コンプライアンス

労働時間管理における労務コンプライアンス

労務コンプライアンスが重要視される背景

昨今の労働関連法規の改正には、日本経済が持つ、労働に関する2つの大きな課題が根拠となっています。

1つめは、人口構造の変化。
日本経済は、少子高齢化により今後本格的な人口減少社会となることが予測されています。労働力人口が減少する中、現在と同じような経済社会の持続的な発展を維持するためには、少ない労働力で、現在と同様の生産性を維持することが企業に求められています。つまり、徹底した業務効率化による生産性の向上が必要となっているのです。

2つめは、労働環境の変化。
経済のグローバル化による海外の低価格製品との競争激化や、技術革新の進展に伴ったコスト削減圧力などを背景に、低賃金労働者や不安定な就労形態が問題となっているとともに、正社員においても、中核的人材の絞り込みの結果、長時間労働となっている社員が多いなど、労働環境が多様化してきています。

大きくは、これらの経済環境や労働環境の変化の流れがあり、変化と環境整備とのズレが生じた結果、昨今の労働問題が顕在化してきたといえます。

このような背景の中、「労働契約法」の新設や「パートタイム労働法」・「最低賃金法」の改正など、昨今の労働関連法規の改正が行われてきました。また、平成22年4月には、長時間労働の抑制や健康の維持、ワークライフバランスを目的に労働基準法の大きな改正が行われました。

このように、労働関連法規の改正の背後にある真意を捉えれば、法令の遵守、つまり労務コンプライアンスを通じて、企業は改めて「働き方」というものを問われているといえます。

適切な労働時間の管理と労働生産性

労務コンプライアンスの重要なポイントのひとつは、労働時間の管理です。
例えば、2時間の残業申請を行ったが、結局4時間会社に残り、退勤時にタイムレコーダを打刻した場合、残業代が支給されない2時間が発生します。このようなケースでは、会社は出勤・退勤の打刻管理はできていますが、厳密には労働時間の管理はできていません。最近は労働基準監督署の指導も変化しており、清算された残業時間数よりも終業時刻に対し厳しいチェックが入ります。また、上場審査項目においても、未払い残業代は未払い債務と捉えられるので、リスク項目となります。

現実には、こういった社員の頑張りが企業を支えていることも多く、労働環境の整備を行うことで人件費の増加につながり、利益構造に影響してしまうケースも存在します。しかし、いかなる理由があったとしても労務コンプライアンスへの対応を免除されるわけではありません。それ以上に、労務コンプライアンスの未整備によるリスクは大きく、結果として、訴訟や行政処分、企業の信頼喪失、風評被害、社員の健康障害など人材損失につながりかねません。

就業規則等の整備と並行し、残業申請ルールや長時間労働へのアラームなど社内ルール作りを行い、本当に生産性の高い残業は認めつつ、ムダな残業は削減していくなど、労務管理という観点から広く業務効率化を目指していくことが求められています。

労働時間管理面での労務コンプライアンス対策

正確な労働時間管理を行うためには、システムをうまく活用することも重要となります。
労働時間管理における、労務コンプライアンス対策のチェックポイントには次のような項目があります。

労働時間管理面での労務コンプライアンスチェック

労働時間管理

日々の勤務実績を記録し正確に把握している

残業時間を正確に把握し、適正に手当を支給している

管理監督者にも深夜手当を支給している

勤務実績に応じて正社員・パートに有休を付与している

これらの労務コンプライアンス上の重要項目に対し、具体的には、次のようなシステム機能を活用することで、対策につなげることができます。

システム活用による労務コンプライアンス対策例

労働時間管理 就業形態に応じた
正確な勤務記録
自社に出勤するならタイムレコーダやWEBで打刻、就業先が社外の場合には1週間まとめて勤務実績を報告するなど、就業形態に合った勤務記録により、手間をかけずに正確な記録ができる
勤怠申請・
承認ワークフロー
本当に必要な残業や休日出勤かを事前に申請・承認するしくみを作る
時間外労働の把握と
アラート
時間外労働時間の自動清算と長時間勤務社員を管理資料で確認し、長時間勤務をする前に指導する
休暇管理の一元化 ・有休・公休さらには特別休暇の付与・取得・残管理を一元化する
・休暇申請時には残日数を確認、残不足の場合には警告できる
・出勤率の自動計算、パート社員の有休比例付与にも対応することで、法定の権利を与えることができる

OBCが支援できること

では、上記のようなシステム機能を奉行シリーズ機能で対比してみたいと思います。

1.就業形態に応じた正確な勤務記録

正確な出勤・退勤の勤務記録を行うためには、タイムレコーダの活用が効果的です。多店舗展開をしている小売業や拠点が複数ある企業の場合には、各店舗・拠点での打刻をWEBシステムで行うことで、増設コストの圧縮にもつながります。また、タイムレコーダを活用した場合、打刻データを就業管理システム「就業奉行」に取り込むことで、集計などを自動化でき、労働時間の正確な実態把握につながります。

WEB勤怠打刻

2.勤怠申請・承認ワークフロー

時間外労働についての事前申請ルールを徹底するためには、WEBワークフローシステムの活用もひとつの手段となります。申請ワークフローシステムを利用することで、事前申請の徹底が図れるとともに、申請から承認までの業務効率化にもつながります。

【勤怠申請・承認ワークフロー】

3.時間外労働の把握

就業管理システム「就業奉行」では、出勤・退勤の打刻データを基に、時間外労働時間を自動集計する機能を搭載しているので、正確な実態把握を行うことができます。また、管理帳票の出力条件を活用すれば、時間外労働の多い社員をリスト化できますので、事前に指導を行うなど長時間労働の抑制につなげることもできます。

【労務管理資料の活用】

4.休暇管理の一元化

勤務実績に応じた有給休暇の管理は業務負荷の高い作業ですが、システムに搭載されている休暇管理機能を使うことで、正確な有給休暇の付与と業務効率化を図ることができます。
勤続年数による有給休暇の付与日数変動計算はもちろんですが、勤続年数と年間所定労働日数によって付与日数が変動するパートタイム労働者などへの有休付与管理など、「労働基準法」に準拠した管理が行えます。

【有給付与日数の管理】

企業の成長基盤としての労務コンプライアンス

労務コンプライアンスのための労働環境整備は必要不可欠ではありますが、決してゴールではありません。企業成長のための基盤づくりの1ステップとして捉えていくことが大切です。

労務コンプライアンスにより安全性・健全性の確保ができた上で、さらなる生産性の向上や信頼性の強化といったマネジメントにつなげていくことができるのです。

労務コンプライアンスのステップ

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