株式会社ラーンズ｜販売管理システム・仕入在庫管理システムの導入事例｜奉行シリーズ

「この会社をどうしていこうかと考えようにも、とにかく、どこに、いくら掛かっているのかといった情報が、全くわからない状態でした。」
以前のシステムについて、こう穏やかに語るのは、株式会社ラーンズ　代表取締役の岩下氏である。

同社では、以前より親会社であるベネッセコーポレーションのシステムを利用して、販売管理業務を行っていた。 システムの管理はグループ企業へと委託し、さらに、受注から出荷に至る業務全般を外部にアウトソーシングしていたため、販売管理費のコントールが困難となっており、また、事業体本体の活動状況が十分に把握できないという大きな問題を抱えていた。

一方、アウトソーシング先の業務フローについても、多数の問題点があった。大規模なシステムの一部を使用しているため、自社の業務に合わせられない部分は手作業で運用する必要があり、システムにより標準化できていない業務が少なくなかった。また、受注業務と出荷業務が分断されているため、一連の業務プロセス上のいたる箇所で二重入力や二重チェックが発生。 言わば、人的資源活用による業務運用がなされている状態であった。

「当時のシステムは、受注と売上の管理が一つではなかったので、“モノの出”と“お金の入り”は複数の集計結果を見比べる必要がありましたから、正しい数字を確認することがとても困難な状況でした。
今後、会社が成長していくためには、必要な数字をきちんと見ることができる、身の丈に合った自社のためのシステムを必要としていました。」（岩下氏）

このような背景の中、経営支援と業務効率化との両面において課題の多かった当時の仕組みを見直し、販売仕入管理システムの刷新を図ることを決定。こうして、新たな販売仕入管理の基盤システムとして「奉行V ERPシリーズ」を導入することとなった。

システムの選定にあたっては、複数案から検討を行った。総務部の川手氏は奉行シリーズに決定したポイントについて、次のように語る。
「当社の業務は一部の特殊な業務を除けば、パッケージシステムの標準機能で運用できると感じていました。一方で、特殊な業務に対応するためのカスタマイズ部分の設計がポイントになると考えていましたが、納得のいく仕組みをご提案いただけたのが奉行シリーズを導入する決め手となりました。」

同社は、学校を相手としたB to Bのビジネスでありながら、先生個別のニーズにも細かく応えていく、B to Cとしての要素も非常に強い。そのため、個別ニーズに応えられる「サービス」の提供につながるシステムを、どう構築していくかという点も大切にしてきた。そういう点で、カスタマイズによる特殊業務への対応は必要不可欠であったと言える。

株式会社ラーンズ様の販売仕入業務プロセスは、教材出版業界ならではの特殊性を持つ。今回のシステムのポイントとして、担当システムベンダーである株式会社NTTデータセキスイシステムズの上席コンサルタント 宮下氏は次の点を挙げる。

一つ目は、取引形態パターンの複雑性に見られる。同社の商品を購入する直接的な顧客は、主に学校と先生である。学校や先生からの注文を同社のお客様センターが直接受けることもあるが、取次会社（教科書供給所）や書店を通じて注文を受けるケースも発生する。
また、請求については、取引形態パターンによって請求先が変化し、取次会社へ請求を行う場合には、注文元の書店情報を請求書に記載する必要がある。そのため、どのパターンによって受注したかが把握できるよう、商流管理が必要となる。

二つ目は、見本・献本への対応である。　取扱う商品の特性上、内容を比較検討するための見本品を無料で配布するケースが多い。また、注文部数に応じて先生の指導用の商品を無料で追加する「献本」の考え方を、システムで表現する必要があった。これらの見本・献本については、売上金額は発生しないが、出荷量と在庫数管理に反映する必要がある。

さらに、問題集と解答とで冊子が分かれている場合の構成商品の管理や、その場合の見本・献本の出荷管理など、複雑かつ多様なパターンへの対応をシステムで実現しなければならなかった。

今回のシステム導入に、プロジェクト責任者として携わってきた事業企画課 課長の中原氏は、システムが稼働するまでの経緯を次のように振り返る。
「今までは、受注から先を全てアウトソーシングしていたこともあって、業務は完全なるブラックボックスでしたから、現場での暗黙知による作業が多く、ラーンズ側としてコントロールしている業務上のルールがほとんど無かったと言えます。マニュアルが十分に整理されていない中で、業務プロセスをひとつずつシステムに置き換えていく作業は非常に苦労をしましたが、進めていく内に、自社の業務の全体像が少しずつ見えていきました。
プロジェクトにとっては、カットオーバー日である9月1日に、滞りなく出荷ができ、納品書が出せる状態になることが必達のミッションでしたが、そういう状態でしたので、テスト稼働時には、受注内容ごと、締めを迎える等の業務のプロセスごとに問題が起こりました。しかし、システムベンダーにも協力いただきながら、9月1日には何とか予定どおり稼働することができました。」

システムの本格稼働から3ヶ月が経った。今回のシステム導入の効果について中原氏は次のように語る。
「今は、手作業が無くなり業務をほぼシステムに乗せることができましたので、効果のひとつとしては、業務の効率化が実現でき、手作業によるリスクが削減できるようになりました。また、十分に平準化されていなかった業務ルールを、社内に徹底できるようになったことが、なにより大きな効果でした。これは当社設立以来、初めてとも言える劇的な変化でした。」
また、教育出版事業部 部長の三田村氏は次のように続ける。
「そういう意味では、今回、システム導入をきっかけとして、会社の仕組み作りや、社員の意識喚起ができたと言えます。」

本格的な検討から約5か月で、販売仕入業務の基盤構築を成功させた同社。社員へのさらなる意識喚起やルールの徹底、そして、生徒手帳事業のシステム化など、まだまだ解決すべき課題も残るが、ひとまずは大きな成果を残せたと評価する。また、販売管理費のコスト削減という点では、来期以降、効果が見えてくるのではないかという確かな感覚があるという。

最後に、同社の今後の事業展望について岩下様にお伺いした。
「私どもは教科のプロフェッショナルですので、プロとして感度を磨きながら、先生と子供達のために何ができるかを考えていく集団でありたいと思っております。　数字的な目標というよりは、例えば、子供達がセンター試験の会場でボロボロになった私達の参考書を持っている姿、喜ぶ姿を見たいですね。生徒手帳についても、単なる規則集ではなく、学校に対する帰属意識の象徴となるような役割を担う商品でありたいと思います。そういうゴールの姿をイメージできる商品づくりを今後も目指していきたいと考えています。」
強固な販売基盤が構築できた今、次のステップを目指しさらなる成長を続ける同社。今後益々奉行シリーズの活用に期待がかかる。