OBC働き方改革推進チーム
入金消込は、入金が正しく予定通りに行われているかを確認する、企業の資金繰りにも関わる大切な業務です。販売管理業務の中でも特に高い精度が求められる一方で、月末などの締め日に業務が集中する傾向があり、入金消込の業務にも多大な時間を費やしている担当者も少なくはないようです。
本コラムでは、そんな業務担当者様向けに、入金消込をできるだけ時間をかけずに行う具体的な手法を詳しくご紹介いたします。
目次
１ 特に時間のかかるポイントは？
まず、入金消込で特に作業時間のかかるポイントはどこにあるのでしょうか？ そのポイントは大きく３つあります。
①入金情報の照合
一般的に入金消込の業務は、通帳や銀行FBデータの入金情報が、一体どの請求先からの入金なのかを照合する作業から始まります。入金情報と元帳などの帳簿を見比べて、１件ずつ確認しながら請求先を照合していく作業は、膨大な時間がかかります。
②回収予定の消込
照合作業が終わると、請求先ごとの回収予定に対して、入金されたかどうかを消し込む作業を行います。その消込作業は、回収漏れを防止するために高い精度が求められます。故に、Excelなどの帳簿上で、請求先や売上伝票・明細ごとに細かく消込を行っている企業も多く、作業時間がかかっています。時には、複数の取引分の一括入金や一部入金が含まれていることもあり、その場合の取引の特定と消込作業にかなり時間を費やします。
③入金伝票の登録
消込作業の後には、販売管理システムの売掛金残高を正しく合わせるために、入金伝票を登録します。請求先ごとに１件ずつ登録する必要があり、時間のかかる作業になります。
このように、入金消込の業務では、照合・消込・伝票入力といった３つの作業に時間がかかっています。
２ なぜ、作業時間がかかるのか？
ここまで、入金消込業務の時間のかかるポイントをご紹介しましたが、なぜ作業時間がかかるのでしょうか？その原因について詳しく探っていきましょう。
原因①：照合作業を目視で行っている。
入金情報の照合に時間がかかるのは、作業を目視で行っているからです。目視による作業の場合、月に数件程度の入金であれば時間はほとんどかかりませんが、月に数十件ないし数百件も入金を行っている企業であれば、膨大な作業時間がかかることは明白です。よって、時間を削減するためには、目視の照合作業を減らすべきであるということがわかります。本来は、目視ではなく入金情報の照合が簡単に行える販売管理システムを利用していればベストですが、仕組みとして持っていないシステムも多く、目視でやらざるを得ない状況が発生しています。
原因②：入金消込をExcelで行っている。
回収予定の消込に時間がかかる原因は、Excelなどの帳簿への転記作業が発生しているからです。入金消込がExcel管理の場合は、入金金額や消込完了などの情報を都度、転記する作業が発生します。売上伝票や明細ごとに細かく消込を行っている企業であれば、さらに時間がかかってしまいます。理想は、Excelなどの帳簿への転記作業をなくし、消込が行える環境を作ることです。しかしながら、従来の販売管理システムでは、入金消込に対応できていないことが多く、Excelで行っている企業が多いのが現状です。
原因③：手入力で、入金伝票を登録している。
入金伝票の登録に時間がかかっているのは、販売管理システムに伝票を手入力していることが原因です。手入力の場合は、請求先や金額を毎回入力しなければならず、請求先が多ければ多いほど、入力の時間も膨大になります。よって、作業時間を削減するためには、手入力をしなくても入金伝票が登録される環境を作ることです。しかし、従来の販売管理システムでは、売掛金残高を合わせるために入金伝票を手入力する方法しかなく、しかたなく手入力で行っているのが現状です。
３ 最新の販売管理システムで実現！ 時間をかけずに入金消込を行う具体的な手法はコレ！
先ほど、入金消込に時間がかかる原因をご紹介しましたが、本質的な問題は、業務側ではなく販売管理システムの環境側にあることがお分かりいただけると思います。実は、最新の販売管理システムであれば、照合・消込・伝票入力の時間を大幅に削減できる環境をつくることが可能です。
ここからは、その最新の販売管理システムによる、具体的な時間削減の手法を詳しくご紹介いたします。
①銀行FBデータを取り込むだけ！入金情報と請求先を一括で自動マッチング
最新の販売管理システムであれば、銀行FBデータを取り込むだけで、振込専用口座番号と振込依頼人名から、どの請求先からの入金なのかをまとめて一括でマッチングすることが出来ます。この仕組みによって、入金情報と請求先の照合を１件ずつ目視で行う作業を減らせます。もし、口座番号と振込依頼人名からマッチング出来なかった場合でも、失敗データの一覧をすぐ確認でき、個別に請求先を紐づけることができるため安心です。
②請求先や伝票・明細単位の入金消込は、チェック作業だけで完了！
請求先ごとの回収予定情報を自動で出力でき、請求先や売上伝票・明細といった自社に合った単位で入金消込が行えます。消込作業は、消込対象をチェックするだけの簡単な作業です。Excelや帳簿上の転記作業が一切なくなり、一括入金や一部入金といった消込にも対応できるため、精度の高い消込業務が行えます。
③入金や消込の情報をもとに、入金伝票を自動作成！
銀行FBデータや入金消込の情報を活用して、手入力を行うことなく、入金伝票を自動作成することができます。また、自動作成される入金伝票の情報を確認することもできるため、安心して業務を完了することができます。
４ おわりに
最新の販売管理システムなら、忙しい締め日に集中する入金消込業務を、できるだけ時間をかけずに行うことができます。本コラムでご紹介した手法が実現できるかどうか、一度、自社の販売管理システムでご確認されてはいかがでしょうか？
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