OBC働き方改革推進チーム
経理部門では、会社の経営状況を正確に把握するために、会計数値をレポートとしてまとめることが業務として必須となっています。会計レポートは月の数字が確定した後など、月次で作成することが多く、ほとんどの企業が会計システムから出力したデータをもとに、Excelを使って時間をかけながら作成しています。今回は、この会計レポート作成業務の時間削減方法についてご紹介します。
目次
１ 経理担当者を悩ませる2つの手作業
会計レポートを作成する際、経営者が見たい情報が会計システムだけで管理できていないため、Excelを駆使して作表している方も多いのではないでしょうか。Excelで作成し、加工する作業が発生してしまうことが、時間がかかる原因となるのです。
時間がかかるポイントその①：情報の集約と転記作業
まず、会計レポートの作成は、予算や従業員数など、会計システムで管理できていない情報を集約するところからはじまります。予算管理表から予算情報をコピーすることや、時には他部門に連絡をするなどして収集した情報を転記するという手間が発生します。
時間がかかるポイントその②：Excelの加工作業
転記した情報がそのまま使えればいいのですが、会計レポートは、経営者の見たい情報が見たい形で確認できることが重要なため、ほとんどの企業で独自の形式があります。したがって、勘定科目などの項目を並べ替えたり、計算式を組み込んだりしながら、独自レイアウトの会計レポートに加工する作業が発生します。
２ 短時間でレポートを作成するために理想的な形は？
そうは言っても、自社独自のフォーマットがある限り、そう簡単にExcelをなくすことはできません。では、どのようにすれば時間をかけずに会計レポートを作成することができるのでしょうか。
１．情報の集約・レポートへの転記作業をなくす
会計レポートを短時間で作成するためには、まずは情報の集約・転記作業をなくすことが重要です。これらの作業をなくすためには、実績や予算など、会計レポートに必要な情報がすべて一元化されていることが必要となります。
２．加工作業を最小限に減らす
情報が一元化されても、そのままレポートに使える情報になっているとは限りません。また、会計レポートは会議などで使われることも多いため、見栄えを整えることも必要となります。もし、一元化された情報が、見たい数値に計算されたり、見たい形で整理されていれば、勘定科目を並び替えたり、レイアウトを調整したりする加工作業を最小限に減らすことが可能です。
この2つを実現できれば、情報を集約して、Excelに転記して、レイアウトを変更して・・・といった手作業がなくなり、短時間で会計レポートを作成することができるようになります。
３ 会計システムを活用すれば、手作業を最小限に抑えて短時間で会計レポート作成が可能に！
では、情報を一元化し、加工作業を最小限にするにはどうすればいいの？そう思われた方も多いのではないでしょうか。実は、最新の会計システムを使えば、かんたんに実現することが可能です。
会計システムで、レポートに必要な情報を一元化
最新の会計システムでは、一般的な会計情報だけでなく、様々な経営視点の情報を管理することができます。複数の予算情報、顧客数や従業員数、部門ごとに配賦した実績数値など、点在しがちな情報をExcelデータのまま取り込むことができるため、入力する手間をかけずに経営者が見たい情報を一元化することができます。
見たい情報を見たい形でいつでも出力可能
また、今まで作成していた自社独自のレイアウトをExcelと同様に再現し、あらかじめ設定しておくことが可能です。今までのレイアウトを変更することなく、見たい情報が見たい形でいつでもすぐに出力することができます。
４ おわりに
このように、会計システムを活用することで、今までの手作業がなくなり、レポートの作成業務の時間は大きく削減することが可能です。ぜひ、貴社も取り組んでみてはいかがでしょうか。
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