OBC働き方改革推進チーム
利益は出ているのに倒産してしまう「黒字倒産」という言葉はみなさんも耳にしたことがあるのではないでしょうか。実は倒産した企業の約半数が黒字倒産していると言われています。黒字倒産を防ぐために重要な役割を担うのが資金繰り表です。今回は、会社を経営していくうえで必須となる資金繰り表をリアルタイムで短時間に作成する方法についてご紹介します。
目次
１ 会社の経営に必須な資金繰り表、だけどかんたんに作れない・・・
多くの企業は資金繰り表をExcelで作成しています。しかし、経営者から「資金繰り表を出して！」と言われてもすぐに作成するのは難しくないでしょうか。では、なぜ資金繰り表はすぐに作成できないのでしょうか？
入金・支払予定の情報を加味しなければならない
資金繰り表は、現在ある資金の情報だけでなく、いつ・いくらのお金が出入りするかという入金・支払予定まで把握できなければいけません。この入金・支払予定の情報は、会計システムではなくExcelで管理している企業も多く、会計システムから現状の資金情報を出力して、Excel管理表から入金・支払予定情報をExcelの資金繰り表に転記する、といった作業が必要となります。
週単位・月単位など、様々な単位の資金繰り表が必要
やっと作成できたとしても、経営者は「来週の資金繰りはどうか？来月は？3か月後は？」など様々な単位で資金繰りが気になるものです。そのため、経理担当者は経営者からのリクエストに応じて同じように転記しながら様々な単位の資金繰り表を作成しなければならず、とても大変な業務となっています。
お金は日々動くので更新が必要
さらに、売上や仕入は日々発生しているため、一度作った資金繰り表は日がたてば情報が古くなってしまいます。そのため、経営者からリクエストの都度、また一から作る必要があります。
このように、資金繰り表の作成は、経理担当者にとってとても手間と時間がかかる業務となっています。
２ 手間と時間をかけずに資金繰り表を作るには仕組み化が重要！
では、どのようにすれば短時間で資金繰り表を作ることができるのでしょうか？そのためには、以下の3点を抑えた仕組み化が重要となります。
１．入金・支払予定の情報が資金繰り表に常に反映される
まずは入金・支払予定情報を資金繰り表へ常に反映できるようにしておきましょう。入金・支払予定情報は、取引先ごとの売掛金・買掛金などの取引情報と回収・支払条件を元に集計を行うため、Excelで管理しているケースが多くあります。この場合、どうしても資金繰り表とは別ファイルでの管理となるため、資金繰り表への転記作業が発生してしまいます。この転記作業をなくすためには、入金・支払予定情報と資金繰り表を一緒に管理し、入金・支払予定情報が資金繰り表へ自動的に反映される仕組みを作ることが重要です。
２．見たい単位でいつでも見れる
次に、日・週・月など様々な単位でいつでも見れるようにしましょう。仮にExcelのフィルターを使って日・週・月などの単位で見ようとすると、日単位での明細が必要になります。1日ごとの資金の動きを記録しようとすると、相当な負担がかかってしまいます。見たい単位でいつでも見れる状態にし、経営者からのリクエストにすぐに応えるためには、やはり仕組み化が必要と言えます。
３．日々の資金の動きがリアルタイムで反映される
3つ目は資金の動きがリアルタイムで反映されるようにしておきましょう。実際に入金や支払があるものは、銀行明細を確認すれば細かな資金の動きを確認できますが、資金繰り表に反映されなければ意味がありません。また、予定情報については、取引先ごとに支払・入金の条件が決まっているため、いつ・いくらのお金の動きがあるかは情報として把握することが可能です。これらの情報を即座に資金繰り表に反映されるような仕組みにしておくことができれば、資金の動きがあるたびに必要な更新作業がなくなります。
３ 資金の情報が集まる会計システムを活用することが、時間短縮のカギ！
そうは言っても、Excelで資金繰り表を作成している限りそんな仕組みにはならない！と思われていませんか？実は、会計システムを活用することが資金繰り表を短時間で作成するのに最適なのです。では、どのように会計システムで実現できるのかをご紹介します。
１．入金・支払予定管理の方法
現在の一般的な会計システムでは取引先情報を登録できるようになっています。あらかじめ回収・支払条件を設定しておくことで、売掛金・買掛金などの取引仕訳情報を元に、入金・支払予定情報を管理することが可能です。そのため、Excelで入金・支払予定を管理する必要がなくなり、いつでも予定情報を確認することができます。
２．見たい単位で瞬時に出力
会計システムで管理された実績、予算、入金・支払予定などの情報は、いつからいつまでの範囲を集計するか自由に指定でき、指定した単位で瞬時に出力することができます。これで経営者からのリクエストにすぐに応えることができるようになります。
３．リアルタイムで常に反映
お金に関わる取引が発生すれば、必ず会計システムに仕訳の入力を行っています。これらの仕訳情報は当然リアルタイムに資金繰り表に情報が反映されるため、常に最新情報の資金繰り表を出力することが可能です。
このように資金繰り表を短時間で作成するために必要なことはすべて会計システムに詰まっています。貴社も最新の会計システムを使って、資金繰り表を短時間で作成する方法を試してみてはいかがでしょうか？
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