OBC働き方改革推進チーム
支払管理は、経理部門にとって毎月訪れる重要な業務の1つです。決められた期日までに、もれなく正確にお金を支払うことは企業の信用につながるため、短期間に集中して業務を行う必要があります。しかし、ミスがあってはならない業務であるため、ご担当者様は時間をかけて行われているのではないでしょうか。本コラムでは、この支払管理業務を短時間で完了できる方法についてご紹介します。
目次
１ 支払管理業務で時間がかかる2つのポイント
まずは時間がかかるポイントについて確認していきたいと思います。支払管理業務の中で時間がかかるポイントは大きく2つあります。
時間がかかるポイントその①：支払予定表の作成
いつ・どこに・いくらのお金を支払わなければならないかを正確に管理するためには、支払予定表が必要です。支払予定表は、仕入先から届いた納品書などを確認しながら、仕入先・仕入金額・支払条件・支払日など多くの情報を入力しなければならないため、時間がかかります。
時間がかかるポイントその②：支払確定・消込作業
支払日に間に合うように消込作業を行い、支払を完了させます。今ではインターネットバンキングの普及により、振り込み自体は短時間で行えるようになりましたが、支払を確定させるためには、支払予定表を確認し、責任者の承認を得る必要があります。支払確定後、元帳などを確認しながら消込を行うなどのプロセスを踏む必要があり、時間がかかっています。
２ 時間がかかってしまう原因は？
では、なぜこれらの業務に時間がかかってしまうのでしょうか？その理由について探っていきます。
原因①：Excelと会計システムの二重入力
インターネットで「支払管理」と検索すると、Excelの無料テンプレートがたくさん出てくるように、多くの企業では支払管理表をExcelで作成しています。しかし、Excelで支払予定表を作成していると、会計システムとの二重入力が発生します。1件1件はそれほど手間がかからなくても、20日や月末など締日に集中して行う業務のため、多くの時間を費やす原因となります。支払予定表を作成する手間がなくなれば、二重入力が解消され、業務時間を大きく短縮することができます。
原因②：支払確定・消込までのたくさんのプロセス
支払いを確定・消込を完了させるためには多くのプロセスが必要になります。まず支払予定表を確認し、支払額を入力、責任者などのチェック・承認、支払伝票の作成、支払予定の消込といったように、プロセスの多さが時間がかかる原因となります。とはいえ、支払・消込作業はミスなく正確に行う必要があるため、確認・承認作業は必須と言えます。そのため、確認作業以外のプロセスを効率化することができれば、支払確定・消込作業を短時間で行うことができるようになります。
このように、それぞれ時間がかかる原因がありますが、どのようにすればこれらの原因を解消することができるのでしょうか？
３ 今では支払管理が行える会計システムが主流に！
支払管理業務の時間短縮のカギを握るのは会計システムです。従来の会計システムでは取引先の情報を持つことができず、補助科目などを利用して取引先を管理している方も多かったのではないでしょうか。しかし、今では支払管理まで行える会計システムが主流となっており、この会計システムを活用することで2つの原因を同時に解消することができます。
解消ポイント①：支払予定表を自動作成し、二重入力が不要に
現在の一般的な会計システムでは、取引先情報を登録できるようになっており、支払条件など詳細な設定が可能です。そのため、未払金や買掛金など債務に関わる仕訳伝票から自動的に支払予定表を作成することができます。Excelで支払予定表を作成する必要がなくなるため、二重入力が解消されます。
解消ポイント②：支払確定・消込作業が確認だけのプロセスに
自動的に作成された支払予定表を確認し、チェックを入れるだけなど、かんたんな操作で消込や支払伝票の作成、さらにFBデータの作成までできるようになっています。もちろん、一部支払いなどのイレギュラーなケースにも対応できます。確認するだけの作業で一連のプロセスが完了するため、たくさんのプロセスに時間を割く必要がなくなります。
４ おわりに
いかがでしたでしょうか。ポイントを押さえた会計システムを活用することで、毎月必ず行う支払管理業務の時間を大きく削減することができます。貴社も会計システムを活用した時間短縮に取り組んでみてはいかがでしょうか。
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