この4つがポイント!失敗しない販売管理システムの選び方

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販売管理システムは商売の要。その入れ替えには大きな負担がかかります。そのため、大幅な見直しは先送りにして、今すぐに対応しなければならない目先の機能改善だけをひとまず繰り返している、という企業が多いのではないでしょうか。しかし、そのせいで全社的な生産性が大きく下がっていることも少なくありません。販売管理システムは企業の根幹にかかわる重要なシステムだからこそ、今現在、システムで行っている業務だけではなく、行っていない業務も含めた「業務全体の生産性が向上できるか」という視点で見直すことが大切なのです。

では、どのような販売管理システムを選定すればいいのでしょうか?ぜひ押さえておきたい4つのポイントをご紹介しましょう。

ポイント1
販売情報の二重入力・二重管理を解消できること

販売管理業務において次のようなケースを多く見かけますが、あなたの会社ではいかがでしょうか?

  • 受注は台帳に記入し、売上はシステムに入力するというように、注文情報を2回入力している。
  • 受注と発注を別々に管理しているため、同じ商品情報を2回入力している。
  • 得意先ごとの商品単価は別ファイルで管理している。
  • 複数の請求分がまとめて入金されることや、一部だけ入金されることがあるため、回収消込管理はExcelで行っている。

このような状態は、同じ入力を繰り返したり、同じ情報を別々のシステムで管理したりといった「二重入力」「二重管理」が発生してしまうという、従来の販売管理システムでは非常にありがちな問題点です。最新のシステムは、受注情報から管理を可能にし、販売管理をトータルに行える仕組みがありますので、一度入力した情報はプロセスで引き継がれ、再度入力する必要はありません。また、受注情報と発注情報を同時に入力できる機能や得意先ごとに商品単価が管理できる機能、明細単位で債権の消込管理ができる機能など、業務に即した機能が多数搭載されています。新しい販売管理システムは、このような二重入力・二重管理をなくすことができるかどうかという視点で選定しましょう。

ポイント2
業務担当者以外の人も簡単に販売情報を活用できること

従来の販売管理システムはライセンスや権限の問題から、システムにアクセスできる人が業務担当者だけに限られているものが大半でした。そのため、営業担当者がこれから受ける注文品の在庫を確認したい、経営者が売上状況を確認したいなど、販売情報に関する情報を知りたい時には誰もが業務担当者に問い合わせていました。

最新の販売管理システムには、必要な情報の参照だけができるなど、業務担当者以外の人にもライセンスを提供しやすい仕組みがあります。また、ボタン一つでExcelに情報を出力して数値化やグラフ化するなど、システムに不慣れな人でも扱える操作性も備えているのです。このように誰でも簡単に販売管理情報を活用できるかどうかが、新しい販売管理システムの選定基準の一つだといえるでしょう。

ポイント3
販売管理上の重要な変化を自ら確認する必要がないこと

従来の販売管理システムの場合、例えば、取引先の中で滞留債権が発生していても、自主的に入金リストと請求一覧を出力し、見比べる作業を行うまで気づくことができません。システムに入力する作業だけでなく、入力した情報からアウトプットする作業までを行うことは業務負荷が高いことに加え、人の目での対応には限界があるともいえるでしょう。その点、新しい販売管理システムには、一定期間以上滞留していたら自動的にシステムから通知を出すといったアラート機能が搭載されているものがあり、自主的に調べる作業を必要としません。

滞留債権の例に限らず、新しい販売管理システムには、注文に影響が出ないよう在庫調整を行うために、売上数量が基準以上に増加したら通知する、予算が締日の10日前に70%を下回っていたら通知する、といった営業活動において早いタイミングで知っておきたい変化を、自分で調べる必要なく、自動で知らせる仕組みが盛り込まれています。このようなシステムを選べば、重要な変化に楽に、確実に気づくことができるため、「変化を見つけ出す」作業はシステムに任せ、人は「より早く的確なアクションを起こす」ことに集中することができるのです。

ポイント4
制度改正やIT環境変化への対応にコストがかからないこと

従来の販売管理システムでは、例えば消費税の改定があった場合、システムの設定変更のためにコストがかかることが当たり前でした。また、OSのアップデートやそれに伴うシステムのバージョンアップ、サポート終了など、目まぐるしく変化していくIT環境への対応もコストが発生する要因になります。将来にわたって、その都度コストをかけ続けるのはなかなかの負担だといえるでしょう。

新しい販売管理システムの中には、こうした制度改正やIT環境変化が発生した際に、サポートサービスとして自動的にアップデートを行い、対応し続けるタイプが登場しています。企業にとって簡単に変更することができない重要なシステムですから、長期にわたってコストをかけずに、こうした変化にしっかり対応できるかどうかも選定基準の一つにするべきでしょう。

販売管理システムの4つの選定ポイントをご理解いただけたでしょうか。これまでは当たり前のように行っていた業務でも、実際には必要以上に手間がかかっていたというケースが多く、販売管理システムを賢く選べば業務全体の生産性を大きく向上できるといえます。「OBC販売管理提案モデル」では4つの選定ポイントを踏まえた販売管理システムのより詳しい情報を提供していますので、参考にしてみてはいかがでしょうか?

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