多くの企業がまだ知らない。社会保険・労働保険の手続き業務を劇的に削減する方法

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最近、様々な業務においてIT化が進んでいます。総務部門でも、勤怠管理や給与管理などでシステムが導入され、業務効率の向上が図られていることでしょう。ところが、労務管理、特に社会保険・労働保険の手続き業務においては、ほとんどの企業が紙による手作業から抜け出せず、膨大な業務時間を費やしています。
そこで注目したいのが「手続き業務のIT化」です。
まだ広く認知されていませんが、クラウドサービスを活用した「手続き業務のIT化」が進んでおり、紙による手作業をシステム化することで、劇的に業務時間を削減することが可能になります。
今回は、担当者の負担が大きくなりやすい紙による手続き業務の問題点を紐解きつつ、「手続き業務のIT化」がどう解決に導くのかについて考察します。

紙による手続きで発生する6つの「時間ロス」

手続きを紙で行う場合において、時間がかかるポイントはどこにあるのでしょうか?
一般的な社会保険・労働保険の手続き業務には、下図のような6つのプロセスが発生します。

手続きに必要な業務プロセス

この6つのプロセスそれぞれにおいて手作業が発生することで「時間ロス」を引き起こし、結果として全体の業務時間が膨らんでいるのです。

1.【手続きの準備】マンパワーに頼り、準備に時間がかかる

社会保険・労働保険の手続きは、その種類や従業員の性別などによって必要な書類や手続きの手順が変わるため、手続きに合わせて書類の準備や手順の確認が必要になります。専門知識を要するため専任で担当することになり、どうしても担当者の知識、経験則に頼りがちになります。手続きの煩雑さからマニュアルにまとめるのが難しく、誰かに引き継いだり手伝ってもらったりすることも容易ではありません。専門書で調べたり役所に問い合わせたりして解決することも多く、一人にかかる負担が大きくなり時間もかかりやすくなります。

2.【従業員への説明・連絡】個別対応に手間取る

例えば、結婚、出産などライフイベントが発生すると、その都度本人へ手続きの依頼・説明を行うことになります。一人ひとりに向けてメールなどで連絡を取ったり、書類を添付して記入事項を説明したりする業務が発生します。従業員にとっても頻繁に発生しないイベントなので手続きの段取りを覚えていないことが多く、書類作成中の問い合わせも発生しやすくなります。

3.【書類の回収・内容の確認・差し戻し】一つひとつの作業に手間と時間がかかる

従業員に期日までにきちんと提出してもらえるよう未提出の書類について電話やメールで催促したり、記入内容をチェックし申請に誤りがあると差し戻し・再回収したりと、必要な情報を収集するのに時間と手間がかかります。また、従業員が遠隔地の拠点にいる場合は、紙の書類を郵送でやりとりする時間ロスも考慮しなければなりません。

4.【進捗管理】Excelでの進捗管理に時間がかかる

誰の、どの手続きを、どこまで処理したか・・・などの進捗管理をExcelで行っている場合、手続きのたびにリストの作成・更新作業が必要になります。複数の手続きを並行して行っていると、誰の、どの処理を終えたのかなどを漏れなくチェックする作業に非常に手間がかかります。

5.【届出書の作成・提出】届出書への転記作業、窓口での手続き時間が必要に

従業員から提出された書類を基に、必要な届出書に転記します。間違いなく転記できているかどうかのチェックも慎重に行わねばなりません。また各役所の窓口へ提出する際も、移動時間や窓口での手続きが終了するまでの時間を拘束されることになり、他の業務に支障を来さないよう配慮が必要になります。

6.【社員情報の更新】人事給与システムの社員情報更新に時間がかかる

人事給与システムの社員情報を更新するのも手続き業務の一環ですので、ここでも入力ミスがないように慎重に進めなければなりません。一人ひとりの情報を手入力するのは時間もかかります。給与計算に関わることも多いため、入力ミスがないかのチェックも入念に行う必要があり、労務担当者の負荷も大きくなります。

クラウドサービスで業務プロセスをつなぎ、手続き業務の「時間ロス」を徹底的に削減

このような紙による手続きで発生する手間や時間ロスを大幅に削減するのが、今注目を集めている労務管理クラウドサービスです。
従来紙でやりとりしていた業務プロセスをクラウド上で行えるため、労務担当者・従業員双方の業務がスムーズに流れるようになり、手続きにかかる時間を大幅に削減することができます。

<労務担当者の時間削減ポイント>

  • 従業員とのやりとりがスムーズにできる
    従業員への事前連絡や提出依頼、差し戻し、催促…といったやりとりがクラウド上で簡単にできるようになります。そのため、書類を印刷して渡したり、差し戻しや催促のためにメールや電話を個別に行ったりといった手間がなくなり、従業員とのやりとりにかかっていた時間を大幅に削減できます。
  • 進捗管理を自動化できる
    一つひとつの作業手順が完了したかどうかのチェックも自動化でき、クラウド上で常に確認できるようになります。改めてExcelなどでリストを作成したり更新したりすることも必要ありません。複数の手続きが並行しても混乱することなく、確実に手順に沿って進めることができます。
  • 届出書の作成を自動化、電子申請も可能
    従業員によって入力されたデータを基に、社会保険や労働保険などの届出書が自動作成されるので、転記・手入力の手間が省けます。法改正などで届出書が改訂されると自動的にアップデートされるので、様式の変更に伴うプログラムの更新作業は必要ありません。また、サービスを通して電子申請ができれば、わざわざ役所窓口へ申請の手続きに出向かなくても済みます。
  • データ連携で社員情報の更新も自動化
    手続きが完了した後、データを勤怠管理や給与計算といった人事給与システムと連携することで、改めて各システムへ情報を入力し直す手間が省けます。
  • 初心者でもすぐ扱える、複数名でも分担できる
    クラウドサービスによって手続きのプロセスを標準化することで、手続き業務に慣れていない担当者でも迷うことなく確実に処理を進めることができます。専門知識を補完するガイド機能が豊富なサービスも多く、専門書で調べたり、役所に問い合わせたりする手間や時間も削減できます。複数の担当者で利用すれば、クラウドでリアルタイムに情報共有しながら役割分担をして手続きを進めることができます。

<従業員の時間削減ポイント>

  • 専門知識なしでも簡単に、迷わず申請できる
    社会保険関連の専門知識がない従業員にとっては、いくら書き方の手引きがあったとしても役所の書類を正しく埋めるのは至難の業です。クラウドサービスなら、順番に表示される項目に入力していくだけで、漏れなく簡単に申請することができます。基礎年金番号やマイナンバーの確認など、入力時につまずきやすい項目にはヘルプ機能がついているものが多いので、その都度労務担当者に問い合わせることもなくなります。
  • いつでも、どこからでも申請ができる
    クラウドサービスなら、インターネットにつながりさえすれば、いつでも、どこからでも申請することができます。自宅や外出先などで、隙間時間に申請することができます。

社会保険労務士との連携もクラウドサービスなら簡単!
労務担当者と双方の業務負荷を軽減

社会保険・労働保険の手続きには、労働基準法やパートタイム労働法、育児介護休業法など法律の専門知識を要します。そのため届出書の作成など専門的な部分は、社会保険労務士など外部の専門家に委託するケースもあるでしょう。
社会保険労務士と一緒にクラウドサービスを利用すれば、社員の情報をメールやFAX等でやりとりする必要がなくなり、双方にとって業務効率アップが期待できます。

  • 情報提供のための手作業が不要に
    従業員から収集した情報を社会保険労務士に提供するにあたって、情報をまとめてFAXしたり、メールに添付して送ったり、郵送したりという作業が発生します。中には、社会保険労務士指定の用紙や決められたExcelフォーマットに転記が必要なこともあるでしょう。クラウドサービスで情報を共有できれば、このような情報提供にかかる手作業が不要になります。FAXや郵送にかかるコストも削減できるメリットもあります。
  • 紛失・漏洩のリスクが回避できる
    FAXやメール、郵送で従業員の個人情報をやりとりするのは、紛失や情報漏洩の面から見てもリスクが高くなります。クラウドサービスで共有できると、個人情報が紙やメールに残ることがないため、紛失や情報漏洩のリスクを回避できます。手続きを終えた後に手元に残った個人情報を確実に廃棄したかといった心配もなくなります。もちろん、個人情報の紛失や漏洩のリスクを防ぐためにも、セキュリティのしっかりしたクラウドサービスを選ぶことが重要です。
  • リアルタイムに情報を共有できる
    社員情報をクラウドで共有できれば、申請されるたびに連絡をしなくてもリアルタイムに双方で把握でき、正確な情報を相互で共有することができます。
  • 効率的に社会保険労務士と役割分担ができる
    社会保険労務士とクラウドサービスを一緒に利用することで、労務担当者は社員情報の収集に専念し、社会保険労務士は届出書の作成や電子申請を行うといった効率的な役割分担が可能になります。

このように、社会保険労務士とクラウドで連携すれば、互いに業務負荷を軽減することができます。互いの時間に余裕ができれば、良好な労使関係の維持や従業員が能力を存分に発揮できる労働環境についてなど、本来検討したい相談事にも充分な時間を割くことができるようにもなるでしょう。
「手続き業務のIT化」は、社会保険労務士との繋がりを強化し、よりよい会社づくりに向けた体制の整備にも貢献します。

まとめ

今、時代は刻々と変化しています。女性の活躍、労働者の高齢化、ダイバーシティー、パート従業員の働き方の変化・・・それに伴う法改正などで、総務部門の業務はますます複雑になることでしょう。
これまでなかなか改善が進まなかった手続き業務をIT化することで、ギュッと作業時間を短縮できれば、本来従事すべき業務に時間を費やすことができるようになります。
従業員一人ひとりの生産性向上が求められる今こそ、総務部門も手続き業務の改善から始めてみてはいかがでしょうか?

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